Por más de una razón, contar con registros financieros precisos y adecuados en tu empresa es una necesidad vital; entre otras cosas, estos te permitirán cumplir correctamente con obligaciones fiscales, comprobar solidez frente a posibles inversionistas o instituciones financieras y tomar decisiones estratégicas a partir de datos.
Pero la pregunta no suele ser por qué es que son tan importantes, sino cómo es posible mantenerlos en forma en contextos dinámicos de gestión día a día y considerando la posibilidad de que se presenten cambios legales y fiscales en la forma en la que los registros financieros deben ser creados.
¿La respuesta? Aquí la brindamos mediante una checklist de 11 recomendaciones a seguir para conseguir el nivel de precisión que los registros financieros de tu negocio deben tener.
Digitaliza registros para simplificar su organización
Si bien es cierto que la digitalización está creciendo gracias a la accesibilidad de sistemas que la fomentan y el esfuerzo de los gobiernos en crear infraestructura que obligue la adopción de tecnología, muchas empresas aún utilizan procesos físicos para registrar información importante, algo que, fundamentalmente, propicia errores y dificulta el acceso a datos.
Es por esto que el primer paso para cualquier negocio que busque conseguir registros financieros más precisos es invertir en procesos digitales. Entre otras cosas, estos aceleran el registro de datos, permiten realizar consultas más rápidas y generalmente reducen errores o malentendidos causados por la legibilidad de la información.
Considera automatizar el registro de datos
La digitalización es valiosa para mejorar registros, pero la automatización es todavía más útil para asegurar la eliminación de errores, pues, fundamentalmente, se basa en que la información generada por un sistema (de facturación o bancario) sea mecánicamente recopilada y anotada por otro diferente, sin intervención humana que pueda ser afectada por distracciones o fatiga.
El camino hacia la automatización suena complicado y costoso, pero la realidad es que es posible iniciarlo fácilmente desde hoy gracias al surgimiento de software de finanzas gratuito que permite visualizar datos fiables en tiempo real de forma sencilla para lograr un registro actualizado, sin costos.
Separa registros adecuadamente
Aunque muchas veces hay registros que necesitan interactuar entre sí (por ejemplo, pagos y cobros para generar reportes de liquidez), contar con categorías separadas para la documentación de áreas distintas es una buena práctica que permite localizar la información correcta cuando se necesita y conciliar datos rápidamente, sin complicaciones.
No necesitas un sistema demasiado complejo para separar registros; basta con clasificaciones sencillas de pagos, cobros, liquidez, deuda, gastos deducibles y no deducibles, etc., para percibir los beneficios de esta práctica.
No olvides establecer convenciones claras para nombrar archivos
Para encontrar datos específicos rápidamente, no solo necesitas saber en dónde buscarlos, necesitas una noción exacta del archivo o documento que buscas, y esto solo se puede lograr de una forma: con convenciones específicas para nombrarlos.
Incluso en registros físicos, archivos nombrados lógicamente de acuerdo con el periodo que abarcan y la información que contienen permiten mantener un registro de fácil y rápido acceso y ordenado para la presentación de informes particulares.
Realiza chequeos y ajustes con periodicidad fija
Incluso con automatización, la posibilidad de registros erróneos nunca es cero debido a problemas que pueden surgir desde el proceso de facturación o pago de un servicio ofrecido por tu empresa y que los sistemas pueden replicar mecánicamente. Por ello, es buena idea contar también con procesos para monitorear y revisar la información registrada.
La mejor práctica suele ser establecer cierta periodicidad en estos procesos, todo con el fin de que cualquier posible error sea detectado y corregido a tiempo, antes de que pueda desencadenar otros errores en información relacionada o que sea identificado por autoridades fiscales como algo sospechoso.
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Efectúa registros tan pronto como sea posible tras la generación de datos
Para asegurar con mayor garantía que cualquier nueva transacción, pago, venta, etc., esté registrada de forma correcta, una buena estrategia puede ser asentarla al momento en el que es concretada, en lugar de esperar un día, o incluso más, para hacerlo, lo cual incrementa la probabilidad de que se presenten errores o discrepancias.
Por supuesto, recuerda que el automatizar los registros financieros de tu empresa te permitirá lograr esto de una forma más fluida, sin interrumpir actividades para anotar datos.
Fija procesos estandarizados de registro
Para crear registros consistentes y legibles para cualquier persona que necesite revisarlos, debes asegurar que estos sigan una estructura y, para ello, establecer procesos estandarizados de registro puede ser una buena solución.
¿Qué datos se deben registrar en cada transacción? ¿En qué documento se deben anotar? ¿Qué archivos o información complementaria se requiere para respaldar la información? La respuesta a preguntas como estas se debe incluir en el proceso con el fin de que sea desempeñado consistentemente.
Capacítate en el seguimiento de nuevas regulaciones de registro
Si bien tiene un propósito más amplio, los registros financieros están profundamente relacionados con la contabilidad para fines fiscales y legales en tu empresa, por lo que estos suelen tener que seguir cierto formato específico de acuerdo con regulaciones particulares.
Entonces, para que los registros de tu negocio estén siempre organizados de la mejor forma posible, es aconsejable que monitorees de cerca los requisitos que deben cumplir y nuevas exigencias legales que deban satisfacer.
Considera asesoría externa
Sin importar si eres líder de una empresa o si tienes otras responsabilidades en ella dentro del área de finanzas, puede ser difícil balancear deberes actuales con un monitoreo constante de nuevas regulaciones, así que podría ser recomendable recurrir a asesoría externa para estar al tanto de cambios.
Incluso si no existen cambios regulatorios importantes, la asesoría le brindará a tu negocio una perspectiva externa y objetiva sobre sus registros, lo cual podría ser valioso como crítica constructiva para mejorarlos.
Respalda lo necesario
Sean físicos o digitales, los registros financieros pueden ser vulnerables a cierto tipo de errores que pueden borrarlos o perderlos accidentalmente. Entonces, lo ideal es siempre respaldarlos con copias de seguridad y con documentos complementarios que validen la información contenida en ellos, como recibos, facturas, órdenes de compra y demás.
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Siempre mantén registros por años después de su creación
Generalmente, un gobierno o autoridad fiscal puede tener la facultad de solicitar aclaraciones sobre la información financiera de tu empresa por un determinado número de años. Además, distintos bancos podrían requerir información financiera con diferentes grados de antigüedad para evaluar una solicitud de crédito.
Tomando esto en cuenta, una práctica ideal en la gestión de registros financieros es resguardarlos por años después del periodo de tiempo que engloban.
Contar con registros financieros precisos, actualizados y de fácil acceso en tu empresa es una meta perfectamente alcanzable siguiendo cualquiera de estas prácticas. Sin embargo, la digitalización y automatización suelen ser las medidas más importantes.
¿Por qué? Estas son las que mayor impacto tienen en el registro preciso de transacciones en tu negocio y, aunque puede no ser obvio, son sencillas de seguir gracias a aliados como Xepelin, que automatiza el registro de las finanzas de tu empresa en tiempo real con datos extraídos directamente de tu sistema de facturación, todo de forma totalmente gratis.
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