De acuerdo con KPMG, el uso de la IA en departamentos de finanzas ha crecido más del doble desde el año 2024, pasando de un 30% a un 75%, aproximadamente.
Sin embargo, entre muchas empresas (especialmente pymes) y los beneficios de esta tecnología en sus operaciones financieras diarias y sus márgenes de ganancia, aún existe un obstáculo importante: la falta de conocimiento de lo que la inteligencia artificial puede hacer por ellas hoy mismo.
Este cuello de botella dificulta la adopción de la IA y bloquea su potencial, pues impide que organizaciones tomen la integración en serio por el temor a invertir en una tecnología sin retorno y causa incertidumbre en torno a cómo hacerlo.
Como resultado, las empresas que más lo necesitan pueden perderse de las ventajas de la IA, pero en este artículo buscamos cambiar esto con un listado de las formas en las que esta tecnología está siendo utilizada hoy mismo. Todo con el fin de impulsar cuanto antes a tu organización a iniciar su transición a un área de finanzas respaldada por la inteligencia artificial.
Realizar diagnósticos y auditorías internas profundas
Aunque existe una gran cantidad de talento perfectamente capaz de realizar diagnósticos y auditorías financieras internas de forma precisa, la IA ya está teniendo un gran uso eliminando 2 cuellos de botella naturales del proceso tradicional: el tiempo necesario para concretarlas y la dificultad para encontrar patrones ocultos.
¿Cómo? Al ser provista de información financiera detallada, presupuestos y otros documentos relevantes, los algoritmos de inteligencia artificial se encargan de procesar datos, buscar patrones y tendencias y, finalmente, ofrecer una visión clara sobre riesgos y oportunidades actuales en materia de gastos, ventas, etc.
Pero, a diferencia de las auditorías llevadas a cabo de forma manual en su totalidad, la IA desempeña esta tarea en minutos en lugar de horas y no es vulnerable a los sesgos cognitivos o condiciones biológicas (como el cansancio) propios del trabajo humano y que pueden llevar a errores en el producto final o riesgos y oportunidades pasados por alto.
El impacto final de esta forma de uso: de acuerdo con McKinsey, una reducción del 50% en el tiempo necesario para llevar a cabo esta tarea y los costos involucrados, junto con una mejora en la calidad de las decisiones tomadas en el 70% de los casos, gracias a data mucho más completa.
Crear proyecciones y previsiones en menor tiempo y con menor margen de error
La IA no solo se está ocupando para el diagnóstico presente, sino también para el análisis a futuro, asistiendo en proyecciones y previsiones de manera similar: partiendo de datos y reportes pasados y detectando patrones y fluctuaciones para predecir fluctuaciones esperadas a corto y largo plazo.
Específicamente, las mismas capacidades que hacen posible el análisis financiero profundo se están aprovechando para llevar a cabo procesos de previsión y proyección en menor tiempo y un resultado más acertado.
En diversos equipos de finanzas, como el de Microsoft y grandes empresas similares, se están utilizando modelos de inteligencia artificial con este propósito, desbloqueando beneficios como una precisión mejorada y ciclos de proyección hasta un 30% más cortos.
Agilizar y automatizar el registro de gastos y facturas
Diversas herramientas de inteligencia artificial modernas están equipadas con la capacidad para leer la información contenida en documentos o fotografías y pasarla a otro formato, registrarla o analizarla, según la herramienta o prompt utilizado. Este potencial es algo que cada vez se está utilizando más en tareas de gestión financiera como las siguientes:
- Registrar la información en tickets de compra de forma ágil y sin cuellos de botella manuales para lograr un control de gastos más preciso y rápido.
- Cotejar que la información contenida en múltiples documentos coincide, como facturas, órdenes de compra y notas de recepción; en menos tiempo y con menos margen de error.
- Registrar los datos de proveedores contenidos en órdenes de compra de forma eficiente, sin necesidad de una introducción manual de información.
- Automatizar el traspaso de información de pagos y cobros a registros centralizados.
Esta forma de uso es una posibilidad gracias a herramientas de software disponibles actualmente, como Mendel y Freshbooks.
Utilizada de esta manera, la IA está disminuyendo el tiempo necesario para la creación de reportes y aumentando su precisión, mejorando simultáneamente la velocidad en la toma de decisiones estratégicas y su calidad.
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Automatizar la conciliación de cuentas y asistir en la presentación de declaraciones
Lo cierto es que no siempre es posible automatizar el registro de datos de principio a fin y que algunas herramientas diseñadas únicamente para esta tarea pueden cometer errores o traspasar información sin detectar problemas, registros que no coinciden o patrones sospechosos.
No obstante, la IA ya está teniendo un impacto real en solucionar este problema, siendo utilizada para automatizar la conciliación de cuentas, analizando registros de pagos, cobros y más en segundos y con gran precisión. Todo gracias a su capacidad para escanear múltiples líneas de datos en distintas bases y compararlas sin fatigarse o mezclar información.
Como resultado, empresas están consiguiendo registros con menos errores, y tiempos promedio invertidos en el cierre de mes disminuidos en un 30%, tal como el caso de organizaciones como Siemens.
¿De qué forma? En conjunto, los registros y conciliaciones automatizados sientan las bases para un proceso de cálculo de impuestos mucho más preciso, que toma en cuenta cada ingreso de forma precisa, pero que también toma en cuenta cada oportunidad de deducción.
Hacer brainstorming de ideas y consejos
Generalmente, las capacidades centrales de la IA llevan a que esta tecnología esté siendo aprovechada principalmente en la automatización de tareas repetitivas o que requieren prolongada atención que puede fatigar el trabajo humano, pero su ocupación en la generación de estrategias y consejos financieros está creciendo con la popularidad de herramientas como Claude y ChatGPT.
Si bien es cierto que la inteligencia artificial puede cometer errores de juicio al no estar diseñada para este tipo de tareas cognitivas, este uso particular ya está siendo incorporado a workflows de finanzas. Esto como una forma de plantear ideas de estrategias a partir de información o escenarios específicos, para que luego el criterio humano intervenga en la elección de la opción más adecuada.
Esto ayuda a eliminar cuellos de botella en el proceso de decisión y permite llegar a conclusiones más rápidas.
Usos más especializados de la IA en finanzas que están creciendo
Los 5 ejemplos anteriores marcan una idea clara de las formas de uso que la IA ya está teniendo en los departamentos de finanzas de forma generalizada y más común, y son aplicaciones que tu empresa podría comenzar a aprovechar cuanto antes.
Sin embargo, si estás buscando una implementación más compleja y posees los recursos para llevarla a cabo, es recomendable que tengas en mente estos usos más especializados que, aunque menos comunes, ya están siendo explotados por grandes empresas:
Asegurar decisiones de gasto alineadas con políticas internas: Aunque más complejos de implementar y generalmente más costosos, ya existen software que utilizan la IA para analizar compras e intervenir en caso de que no respeten políticas internas de gasto.
Análisis de cuentas por cobrar: Hoy en día ya existen software especializados en cobros que analizan las cuentas pendientes y los comportamientos de pago de clientes para mandar mensajes de cobro más oportunos, predecir flujos de caja y optimizar tiempos de cobro a nivel general.
Generación de reportes y explicaciones actualizadas: Combinando capacidades de automatización y analítica, algunos ERP de finanzas y otras herramientas se están integrando con bases de datos en constante cambio para brindar reportes siempre actualizados junto con análisis profundos pero fáciles de compartir.
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El impacto de la inteligencia artificial en la gestión de finanzas ya es una realidad, y ahora es el momento para comenzar a aprovecharlo con el fin de evitar que tu empresa se atrase frente a competidores y que puedas desbloquear todos los beneficios de eficiencia, precisión y ahorro de costos de esta tecnología cuanto antes.
La buena noticia es que utilizar el potencial de la IA en tu departamento de finanzas puede ser algo rápido y sencillo gracias a aliados como Xepelin, que pone a tu disposición un sistema gratuito de gestión financiera respaldado por inteligencia artificial.
En este, podrás tener acceso a reportes financieros generados en tiempo real, podrás prever el flujo de caja de tu negocio y recibir recomendaciones personalizadas sobre cómo mejorarlo y podrás automatizar tareas repetitivas de la gestión de cobros y pagos.
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