Al iniciar las operaciones de tu empresa, uno de los pasos más importantes que deberás tomar es la apertura de una cuenta empresarial que, entre otras cosas, facilite la administración del dinero de tu negocio.
Son muchas las razones por las que esta acción es esencial tanto a corto como a largo plazo, y en este artículo las explicamos con el fin de impulsarte hacia ella y te ayudamos a ejecutarla de la mejor forma posible. Esto, con información sobre las opciones de cuentas a tu disposición, lo que necesitas para tramitar una cuenta y consejos para elegir la mejor opción según tus necesidades.
¿Cómo funciona una cuenta empresarial? e¿En qué consiste?
Básicamente, una cuenta empresarial es un producto financiero diseñado para personas morales o físicas con actividad empresarial, que permite depositar dinero y gestionarlo de manera centralizada. Más específicamente, funciona como un centro de administración financiera desde el cual es posible recibir dinero, disponer de él según sea necesario y, por supuesto, monitorear movimientos para un control apropiado.
¿Qué funciones ofrece una cuenta empresarial?
Aunque las funciones exactas de una cuenta empresarial pueden variar (como veremos al hablar sobre tipos de cuentas), a nivel general, este producto puede ofrecer funciones como estas:
- Recepción de fondos.
- Retiro de efectivo en cajeros u otros lugares.
- Realización de transferencias y pagos a proveedores.
- Pago de nóminas.
- Pago de servicios.
- Monitoreo de transacciones.
- Desglose mensual de movimientos.
Asimismo, la apertura de una cuenta empresarial suele incluir una tarjeta de débito para la realización de compras físicas y brinda acceso a otros servicios de inversión, financiamiento, cobranza y demás, siendo una cuenta empresarial con una institución particular un requisito básico para la contratación de otros servicios de la misma.
¿Por qué necesitas abrir una cuenta empresarial?
Abrir una cuenta empresarial es una buena idea por muchas razones, pero la más importante es que, simplemente, una cuenta personal no es suficiente para gestionar las finanzas de una empresa con precisión estratégica y cumpliendo con requisitos básicos contables y fiscales.
Por ejemplo:
- Mientras que una cuenta personal tiene ciertos límites de transacciones al mes y puede activar alertas de seguridad cuando estos son superados, una cuenta empresarial permite manejar mayores cantidades de dinero.
- Una cuenta empresarial brinda acceso a servicios de financiación e inversión de mayor magnitud que una cuenta personal no ofrece.
- Las cuentas empresariales ofrecen opciones de gestión que las personales no, como la capacidad para dar autorización de uso a múltiples partes, funciones de conciliación y control más sofisticadas, etc.
- Las cuentas para empresas ayudan a ejercer el principio legal de responsabilidad limitada, o sea, que los activos de individuos con participación en una organización quedan protegidos ante situaciones de bancarrota.
- Una cuenta de empresa permite que la organización que la posee sea fiscalizada de forma correcta y sencilla, sin posibles líneas difusas entre el patrimonio empresarial y el personal.
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Ahora que queda claro lo que este tipo de producto aporta, es momento de ayudarte a elegir el más adecuado.
Tipos de cuentas empresariales
Si bien es cierto que todas las cuentas empresariales comparten características fundamentales similares, no todas son iguales. De hecho, este tipo de productos se pueden dividir en 3 categorías amplias:
Cuentas corrientes o de cheques
Funcionan como centros básicos para recibir y dispersar fondos, así como para organizarlos y monitorearlos en tiempo real.
Cuentas remuneradas
Ofrecen las funciones de administración de una cuenta corriente, pero permiten la generación de intereses sobre balances completos o excedentes de capital, con disponibilidad diaria de fondos.
Cuentas en dólares o multidivisa
Operan con una o varias monedas diferentes a la nacional para preservar su valor frente a posibles devaluaciones, evitar comisiones por conversión de divisas, etc. Son especialmente relevantes para empresas con una gran cantidad de clientes y/o proveedores extranjeros.
Estas son las 3 categorías más grandes dentro de las cuales se pueden clasificar las cuentas empresariales, pero pueden existir más categorías a partir de ellas, como, por ejemplo:
- Cuentas pyme, que ofrecen menos costos y suelen incluir productos específicos para este sector de empresas.
- Cuentas corporativas, diseñadas para cubrir las necesidades de personalización y gestión de grandes compañías.
- Cuentas startup, creadas con las necesidades de este tipo de organizaciones en mente.
¿Qué alternativa es mejor? No hay una respuesta universal, pero conocer las características de cada tipo de producto puede darte una idea del tipo de cuenta que se amolda a las necesidades de tu negocio y que sería buena idea abrir.
Opciones para abrir una cuenta empresarial
Ahora bien, ¿a dónde acudir para la apertura de una cuenta empresarial? En un sentido estricto, son productos exclusivamente ofrecidos por bancos, ya que son estas instituciones las que tienen la autorización legal de brindarlos como tal. Sin embargo, existen alternativas similares ofrecidas por el sector fintech.
A nivel general, aquí hay algunos ejemplos de instituciones que ofrecen cuentas empresariales y productos similares:
Xepelin
Ofrece Xepelin Suite, una plataforma que funciona como una cuenta corriente en la que es posible gestionar fondos con transferencias SPEI gratuitas y pagos a proveedores, y en donde los balances disponibles generan un porcentaje de beneficio día a día, con liquidez diaria.
La herramienta incluye funciones de automatización para la gestión de cobros y pagos, al igual que acceso a servicios de factoraje y confirming.
BBVA
Ofrece una cuenta maestra para pymes sin saldo promedio a mantener o comisiones, pero con todas las funciones de una cuenta corriente. Para empresas más grandes, también brinda una cuenta con atención personalizada y herramientas de gestión, aunque con un saldo promedio mínimo mensual de $12,000 pesos.
Banamex
Ofrece una cuenta empresarial que se puede contratar bajo dos paquetes pyme diferentes: uno básico con funciones fundamentales de gestión y con un costo mensual de $390 más IVA, y uno avanzado con mayores límites y funcionalidades con un precio mensual de $690 más IVA.
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¿Qué se necesita para la apertura de una cuenta empresarial?
La documentación y requisitos exactos para abrir una cuenta empresarial varían entre instituciones, pero, como referencia, estos son algunos de los más comunes:
- Acta constitutiva para personas morales.
- Identificación oficial para personas físicas y representantes de una persona moral.
- RFC.
- Datos de contacto como número telefónico y correo electrónico.
- Comprobante de domicilio.
- Firma electrónica.
- Constancia de situación fiscal.
- Dependiendo de la institución, montos mínimos de apertura.
Tener en mente estos requisitos es vital para que te prepares con ellos y así la contratación de cualquier cuenta que elijas transcurra de la forma más ágil posible.
¿Cómo elegir dónde abrir una cuenta empresarial?
Queda claro que, incluso si ofrecen funciones básicas similares, existe una gran variedad de cuentas empresariales, así que, ¿cómo puedes elegir la adecuada? Los siguientes criterios de referencia pueden servirte para realizar tu elección final:
- Costos: Dado que ofrecen mayor funcionalidad, las cuentas empresariales suelen traer algunas comisiones, pero estas variarán dependiendo del producto y algunas serán 100% gratuitas.
- Acceso a otros productos: Uno de los beneficios más grandes de las cuentas de este tipo es la gestión centralizada con acceso a otros servicios, así que resulta lógico evaluar opciones en torno a este rubro.
- Saldos mínimos: Muchas cuentas solicitarán mantener un promedio mensual específico de fondos para evitar comisiones extra y lo ideal es que este sea conveniente para tu negocio.
- Límites de transacciones: Proveedores de cuentas empresariales pueden fijar ciertos límites mensuales de transacciones que, al ser rebasados, puedan generar comisiones. Entonces, la opción que elijas debe poseer límites compatibles con tu empresa.
- Facilidad de uso: Por supuesto, una cuenta no sirve de mucho si usarla es demasiado complejo o si esta es propensa a problemas técnicos, por lo que esto se debe considerar.
- Calidad de atención: Dependiendo del tamaño de tu empresa, es posible que necesites servicios o atención personalizada y no todos los proveedores de cuentas serán capaces de brindarlos.
- Facilidad de contratación: Si comenzar cuanto antes a administrar tus finanzas empresariales es una prioridad, podría ser recomendable recurrir a opciones que ofrezcan contratación híbrida o 100% digital.
Preguntas frecuentes sobre la apertura de una cuenta empresarial
¿Es posible o recomendable abrir múltiples cuentas empresariales?
Es posible, recomendable en muchos casos y una práctica común, ya que se trata de una estrategia muy útil para administrar finanzas de forma más controlada y estricta, con cuentas diferentes destinadas a propósitos distintos que evitan que el dinero se mezcle en una sola cuenta, permiten que sea más fácil visualizarlo para decidir qué hacer con él y simplifican el control presupuestario.
¿Es ilegal no tener una cuenta empresarial como persona moral o persona física con actividad empresarial?
En ningún caso es una obligación legal, pero no contar con una puede ser extremadamente riesgoso en materia fiscal y contable, especialmente en el caso de personas morales.
Una persona física con actividad empresarial puede optar por una cuenta personal y perderse algunos beneficios de administración, pero no enfrentará retos tan graves con una gestión ordenada. No obstante, una persona moral sin una cuenta empresarial puede encontrar grandes dificultades para registrar y reportar sus finanzas ante el SAT, dando lugar a riesgos legales.
¿Cuánto tiempo puede tardar el proceso de apertura de una cuenta empresarial?
Generalmente, es rápido y no suele tardar más de unos cuantos días hábiles. Si el proceso es digital, el tiempo se reduce a horas.
¿Existen cuentas empresariales o productos similares sin saldos mínimos o montos mínimos de apertura?
Si bien es cierto que la mayoría de cuentas y productos similares solicitan saldos y montos mínimos, existen opciones sin estas limitaciones, como algunas cuentas bancarias sencillas y plataformas fintech.
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En conclusión, abrir una cuenta empresarial es un paso vital para tu negocio que en ningún caso es prudente omitir o postergar, pero existen productos que cubren necesidades diferentes y necesitas considerar varios aspectos para llegar a una decisión satisfactoria.
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