La gestión financiera de tu empresa involucra múltiples procesos entrelazados que se deben llevar a cabo de la mejor forma posible para lograr el nivel de liquidez necesario, asegurar operaciones estables y garantizar que el dinero gastado brinde el mayor retorno posible. Uno de los procesos de mayor importancia es el de cuentas por pagar.
Puede parecer solo un proceso operativo, pero se trata de uno de alto valor estratégico que debes ejecutar de manera optimizada para que brinde los beneficios que puede generar, y en este artículo detallamos la información que necesitas para lograrlo.
Desde su definición y la razón detrás de su valor hasta sus principales retos y mejores prácticas, todo esto es crucial para crear un proceso óptimo de pagos y lo puedes encontrar aquí.
¿Qué es el proceso de cuentas por pagar y cuál es su propósito?
El proceso de cuentas por pagar o de gestión de pagos es un workflow operativo y estratégico del área de finanzas enfocado en la administración de pagos a proveedores. Se dice que es operativo porque abarca la realización de una tarea específica, pero estratégico porque debe estar alineado con las metas generales de liquidez y eficiencia de tu empresa fuera del área de pagos.
Su ejecución es guiada por 6 objetivos principales:
- Realizar el pago oportuno de obligaciones con proveedores de productos y servicios.
- Contribuir a la estabilización del flujo de efectivo mediante negociaciones de plazos de crédito, la captación de descuentos de pronto pago relevantes y la programación estratégica de pagos, coordinándolos con entradas de efectivo.
- Prevenir pérdidas ocasionadas por fraudes o errores.
- Mejorar la eficiencia para ahorrar tiempo y dinero.
- Construir y preservar una buena relación con proveedores para asegurar operaciones estables y eficientes a largo plazo.
- Mantener un registro confiable de pagos para la toma de decisiones financieras.
¿Por qué es tan importante estratégicamente el proceso de cuentas por pagar?
Se dice que este es un proceso de alta importancia por los beneficios que un workflow optimizado puede brindar:
- Genera liquidez mayor y más estable, que facilita las operaciones diarias.
- Asegura relaciones comerciales sólidas, que generan oportunidades de ahorro y beneficios estratégicos futuros.
- Disminuye riesgos reputacionales y financieros que puedan resultar en pérdidas u obstáculos innecesarios.
- Fomenta una mejor toma de decisiones, respaldada por registros apropiados.
Estas ventajas no son solo generadas por la gestión de pagos, pero este proceso puede contribuir en gran medida para materializarlas.
¿Qué pasa cuando este proceso no es óptimo? Las consecuencias no son solo la ausencia de beneficios, sino la aparición de riesgos innecesarios ocasionados por intereses moratorios o consecuencias de impago, relaciones dañadas que dificultan el acceso a bienes críticos y hasta pérdidas financieras debido a fraudes.
¿Qué pasos debe involucrar el proceso?
Es clara la importancia del proceso de gestión de pagos, pero ¿qué debe involucrar para que genere beneficios y cumpla sus objetivos? Debe apegarse a 9 pasos básicos que cumplen un rol particular:
- Análisis y negociación de términos para tratar de conseguir plazos de crédito favorables que estén alineados con metas generales de gestión de caja.
- Generación y envío de órdenes de compra para darle formalidad a una transacción.
- Análisis y registro de recepción de productos o servicios que confirme oficialmente lo recibido en una compra, o bien, que compruebe que no se recibió lo esperado.
- Recepción y revisión de facturas que coteje que una factura es legítima, que está asociada con una orden de compra y con un documento de recepción y que coincide con la información contenida en ellos.
- En caso de que algo no cuadre, el siguiente paso es la generación formal de una disputa que resulte en la alineación de expectativas en torno a una compra o su cancelación.
- Aprobación interna de pagos que confirme que la compra coincide con las expectativas fijadas y los presupuestos definidos a un nivel más estratégico.
- Pago de facturas bajo los términos acordados al inicio del proceso, cumpliendo con plazos y montos.
- Registro de información de cada transacción, desde montos hasta tiempos de entrega y disputas, con fines estratégicos de análisis financiero y de eficiencia.
- Conciliación de cuentas para contar con un registro contable fiable que compruebe gastos para fines fiscales y administrativos.
¿Qué retos afectan la gestión de pagos?
Existen varios retos u obstáculos distintos que pueden afectar la ejecución de los pasos anteriores y que debes tener en mente para estar preparado para afrontarlos con medidas concretas. A nivel general, se pueden condensar en 5 categorías principales, y a continuación explicamos cada una y destacamos sus efectos:
Problemas en procesos: Los procesos no estandarizados, con pasos duplicados o que no resultan claros, pueden dar lugar a ejecuciones desorganizadas, propensas a errores, más largas de lo necesario y que pueden generar atrasos.
Asimismo, pasos omitidos (como negociaciones o aprobaciones) pueden llevar a objetivos esenciales no cumplidos.
Errores manuales: Pequeños errores en cotejos de documentos, pagos, registros y otros pasos del proceso dan lugar a pasos que se deben repetir y, por ende, a procesos prolongados innecesariamente.
Comunicación deficiente: Tanto de manera interna como externa, la mala comunicación fácilmente genera atrasos en la gestión de pagos.
Por ejemplo, situaciones en las que un responsable de cotejo no tiene contacto directo con el responsable de aprobación pueden llevar a facturas que no son aprobadas a tiempo. Similarmente, malentendidos entre proveedores y personal de compras pueden generar disputas.
Falta de trazabilidad: Cuando el estado de una factura no es fácil de seguir, los responsables de distintos pasos del proceso de pagos pueden no saber cuándo es el momento para realizar su labor, lo cual extiende el workflow.
Fraude: Intentos de fraude causan ineficiencias de distintas formas; por un lado, requieren una revisión más profunda que consume tiempo; por otra parte, si no son detectados, pueden generar pérdidas económicas difíciles de recuperar.
¿Cómo lograr un proceso mejor de cuentas por pagar?
Por suerte, existen muchas medidas que puedes seguir para afrontar los desafíos anteriores exitosamente, entre las cuales se deben destacar las siguientes:
- Digitalizar el proceso con el fin de dificultar la aparición de errores de registro o pago. Los procesos digitales aún pueden enfrentar errores, pero su simplicidad reduce esta probabilidad.
- Automatizar pasos repetitivos, como el registro de datos o la conciliación, para eliminar errores manuales por completo. Esto no tiene por qué involucrar la contratación de un software costoso, pues existen plataformas, como Xepelin, que automatizan tareas de cuentas por pagar sin costo.
- Separar obligaciones dentro del proceso con el propósito de evitar saturaciones de trabajo que generen ineficiencias.
- Estandarizar workflows por escrito para que cada responsable de cada paso pueda seguir el proceso más fácilmente y entienda perfectamente su momento de participar.
- Ejecutar capacitaciones para que responsabilidades y momentos críticos de acción queden todavía más claros.
- Definir categorías de aprobación que segmenten a los pagos que necesitan aprobación y a aquellos que no; esto reduce la carga de trabajo en aprobaciones y lleva a un proceso más ágil.
- Programar pagos con anticipación para evitar por completo la posibilidad de retrasos.
- Monitorear pagos y facturas frecuentemente para tener una mejor trazabilidad de problemas y cuellos de botella y así solucionar ineficiencias a tiempo.
- Crear un portal digital de proveedores para que el envío de facturas y el registro de datos sea más sencillo.
- Evaluar la eficiencia del proceso a menudo para identificar cuándo existe un problema que necesite atención.
¿Cómo medir la eficiencia del proceso de cuentas por pagar?
Uno de los pasos más críticos para optimizar el proceso de pagos es evaluarlo para determinar si necesita ser ajustado; para ello, hay 6 KPI fundamentales que debes calcular y monitorear a lo largo del tiempo:
DPO: Los DPO miden el tiempo promedio, en días, que tu empresa tarda en pagar a proveedores, tomando en cuenta la duración del proceso desde negociación a pago. Pueden ayudarte a saber si este workflow está contribuyendo efectivamente a preservar liquidez; lo ideal es que coincidan con tus DSO (días promedio de cobro) o los excedan ligeramente.
DPO = (Cuentas por pagar promedio/Costo de bienes vendidos) X Número de días de un periodo
Costo por factura: Mide el costo promedio de procesar una factura, dividiendo los costos del proceso de cuentas por pagar entre la cantidad de facturas gestionadas en un periodo. Es un indicador de la eficiencia con la que el proceso se está ejecutando; un número demasiado elevado indica que se están invirtiendo demasiados recursos en el área sin una productividad proporcional.
Costo por factura = Costos totales de cuentas por pagar/Número de facturas procesadas en un periodo
Tiempo promedio de procesamiento de facturas: Evalúa el tiempo que tarda una factura en estar lista para el pago, incluso si este no se realiza inmediatamente. Te ayuda a determinar la velocidad de procesamiento interna.
Tiempo de procesamiento = Tiempo total de gestión/Número de facturas procesadas
Tasa de excepciones: Mide el porcentaje de facturas procesadas que se presentaron con un error o una inconsistencia que frenó su pago para revelar qué tan significativos son los efectos de errores en tu proceso de pago.
Tasa de excepciones = (Número de facturas con errores o problemas/Total de facturas) X 100
Porcentaje de precisión en pagos: Es el porcentaje de facturas pagadas a tiempo y es un KPI extremadamente valioso para corroborar que la gestión de cuentas por pagar esté cumpliendo con uno de sus propósitos centrales.
Porcentaje de precisión = (Número de pagos realizados a tiempo/Total de pagos realizados) X 100
Número de facturas procesadas por empleado: Determina el promedio de facturas procesadas por un solo miembro de tu equipo de pagos; un número demasiado elevado puede indicar una carga laboral difícil de manejar que tenderá a aumentar errores. Sin embargo, si otros indicadores son sanos, puede ser señal de una alta eficiencia.
Número de facturas por empleado = Total de facturas procesadas/Miembros del equipo de cuentas por pagar
Cada uno de estos KPI evalúa una pequeña parte de la eficiencia del proceso y en un momento estático, así que lo ideal es calcularlos en conjunto y a lo largo del tiempo para construir una imagen completa y detectar tendencias que predigan desempeño futuro.
¿Cómo Xepelin te ayuda a conseguir un proceso de cuentas por pagar optimizado?
Como puedes notar, crear un proceso ideal de cuentas por pagar exige delimitar ciertos pasos críticos, manejar obstáculos específicos y seguir buenas prácticas específicas, pero Xepelin puede ayudarte a crearlo mediante una plataforma gratuita de gestión de pagos que te brindará visibilidad y control 24/7.
Mediante una integración directa con el registro del SAT de tu empresa, la herramienta te brinda información centralizada y en tiempo real sobre nuevos pagos a realizar; de esta manera, cada miembro de tu equipo puede dar un mejor seguimiento a cada factura y obtienes una versión única de la realidad que facilita decisiones alineadas.
En un solo lugar, puedes monitorear también las cuentas por cobrar para tener una visión completa sobre el ciclo de conversión de efectivo de tu negocio.
El primer paso para comenzar es crear una cuenta en Xepelin.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las cuentas por pagar?
Son todas las deudas (pasivos) que tu empresa posee con sus proveedores como producto de la compra a crédito de productos o servicios.
¿Cómo se registran las cuentas por pagar?
Contablemente, se registran como pasivos circulantes (a corto plazo) en el balance general de tu negocio cuando son generadas y se eliminan cuando son pagadas; para tener un control administrativo interno sobre ellas, se debe registrar la información de cada una junto con los documentos asociados correspondientes.
¿Cuál es la diferencia entre el proceso de procurement y el de cuentas por pagar?
El proceso de procurement tiene un mayor alcance; este abarca también la búsqueda y selección de proveedores, mientras que el proceso de cuentas por pagar se centra en la gestión de pagos.
¿Qué es el cotejo de 3 vías?
Es el proceso estándar de verificación de facturas entrantes, que consiste en comprobar que los datos de una orden de compra, un documento de recepción de bienes y una factura coinciden.
¿Qué pasa si existe una discrepancia entre lo que se ordenó y lo que se recibió?
Cuando existe una discrepancia entre una orden de compra y un archivo de recepción o una factura, debes detener el workflow de cuentas por pagar antes de proseguir con la aprobación de pago y contactar al proveedor correspondiente para iniciar un proceso de disputa o aclaración.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar las cuentas por pagar?
Puedes mejorar su visibilidad mediante un registro centralizado y actualizado automáticamente, reduciendo errores y mejorando la eficiencia del proceso; dependiendo del nivel de automatización, puedes ahorrar tiempo en la ejecución de tareas repetitivas del proceso, como el cotejo de 3 vías y la programación de pagos.
Gestiona tus cuentas por cobrar y por pagar sin costo. Xepelin te permite centralizar tu flujo de efectivo de forma automática, eficiente y 100% digital para impulsar el éxito de tu negocio.
