Los pagos precisos y oportunos a proveedores son cruciales para mantener una relación comercial sólida con ellos que brinde ventajas tangibles, como descuentos. Además, la validación efectiva de facturas entrantes es un filtro básico para la prevención de fraudes.
Esto deja claro que la gestión de cuentas por pagar es un área de alta importancia estratégica, y un componente vital de ella es la creación y ejecución de un proceso de aprobación de facturas tanto ágil como preciso.
¿Cómo puedes lograrlo en tu empresa? Aquí te brindamos todo lo que necesitas saber, desde lo que este proceso debe ser fundamentalmente, hasta los retos comunes que enfrenta y las mejores prácticas a seguir para superarlos.
Aprobación de facturas: qué es y en qué consiste
La aprobación de facturas se puede definir como el proceso empresarial interno de validar solicitudes de pago entrantes, buscando asegurar la legitimidad, precisión, relevancia y pago oportuno de cada una de ellas.
Más a detalle, consiste en recibir, cotejar, validar y autorizar cada factura recibida para cumplir 4 propósitos principales:
- Comprobar que proviene de un proveedor legítimo y que está asociad con una orden de compra existente.
- Verificar que el monto declarado coincide con la orden de compra correspondiente.
- Asegurar que la factura está alineada con las políticas de gasto y estrategias vigentes.
- Emitir el pago correspondiente a facturas verificadas de forma puntual.
¿Por qué es tan importante contar con un proceso optimizado de aprobación de facturas?
La importancia de este proceso interno radica en las consecuencias que pueden presentarse cuando este no existe o no se lleva a cabo de forma adecuada: sin él, no hay forma de comprobar de manera fiable la legitimidad de nuevas solicitudes de pago y, por ende, riesgos como la realización de gastos innecesarios y el ser víctima de fraude pueden incrementar considerablemente.
Asimismo, un proceso de aprobación que protege contra estos riesgos, pero que consume demasiado tiempo, tenderá a llevar a pagos atrasados con el potencial para dañar la relación con proveedores y así desencadenar otros problemas en la cadena de suministro.
Por el contrario, una aprobación de facturas optimizada brindará beneficios como relaciones comerciales sólidas, una cadena de abastecimiento más fluida, un mejor control sobre gastos y pérdidas menores o nulas debido a fraudes.
Los pasos esenciales de la aprobación de facturas
Pero, ¿qué pasos debe tener un proceso de aprobación de facturas adecuado? Esto es lo que debe englobar:
- Recibir solicitudes de pago (facturas) en las áreas correspondientes.
- Comprobar que están asociadas con una orden de compra existente y verificar la información oficial del proveedor para evitar fraudes.
- Cotejar la información contenida en las facturas con aquella perteneciente a las órdenes asociadas e iniciar la disputa correspondiente en caso de que se encuentren discrepancias.
- Clasificar las facturas de acuerdo con el área a la que pertenecen y los responsables de aprobarlas, enviándolas a estos posteriormente.
- Autorizar el pago de las facturas.
- Realizar el pago solicitado.
- Registrar la transacción completada para fines de contabilidad (para conciliación, auditoría futura, revisión de gastos, etc.).
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Problemas comunes en la aprobación de facturas y consejos para superarlos
Aunque un proceso de aprobación con los pasos anteriores cumplirá su función básica, esta podrá ser desempeñada de mejor manera (más rápida y precisa) tomando en cuenta los problemas comunes del proceso y las mejores prácticas a seguir para superar a cada uno.
Estos son los más destacables:
Facturas enviadas al área o persona incorrecta
Ya sea debido a proveedores que envían facturas a un área errónea o miembros del equipo de finanzas que no tienen una idea clara de a quién acudir para la autorización de un pago, los errores de envío pueden generar cuellos de botella de alto impacto en la aprobación de facturas.
Una buena solución para este problema es la creación y comunicación de lineamientos internos y externos claros que dicten los canales por los que cada factura debe ser enviada para ser procesada y los responsables de hacerlo.
Errores de cotejo
Por más minuciosos que sean, los cotejos manuales de dos vías son vulnerables a errores con el potencial de causar gastos innecesarios o producto de fraude.
Con ello en mente, lo mejor es recurrir a un proceso de cotejo extenso de 3 vías (que compare facturas, órdenes de compra y documentos de recepción de mercancías) y, para mayor precisión y seguridad, considerar invertir en un software de escaneo de documentos que se encargue de realizar esta tarea, pero siendo menos propenso a errores y más rápido en la detección de discrepancias.
Sobrecarga de facturas pendientes de pago
Mientras más grande sea una empresa, más numerosas serán las facturas entrantes a procesar y, por ende, mayor será la cantidad de recursos de personal necesarios para administrarlas, incrementando así costos y la posibilidad de que se presenten retrasos en procesos de aprobación.
¿Cómo evitar un problema de este tipo y mantener costos más estables? Un software de pagos puede aliviar presiones en el procesamiento de facturas con funciones de automatización de registro de nuevos documentos, programación de pagos una vez aprobados y más, sin necesidad de contrataciones adicionales.
Aunado a esto, y dado que no todo gasto es lo suficientemente considerable para exigir un proceso de aprobación complejo, las políticas claras de manejo de caja chica que delimiten el valor de compras que no requieren de una autorización mayor también son útiles para reducir la carga de facturas a procesar.
Facturas olvidadas o estancadas en un paso del proceso
Incluso con cargas moderadas de trabajo, puede ser sencillo perder de vista algunas facturas recibidas o estancadas en medio de algún paso del proceso de aprobación, lo cual puede resultar en pagos atrasados.
La mejor forma de solucionar este problema es aumentando la visibilidad sobre transacciones, usualmente, a través de algún tipo de herramienta digital que permita monitorear nuevas solicitudes de pago, cambios en su estado de aprobación y fechas de vencimiento en tiempo real.
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¿Cómo Xepelin puede impulsar la gestión de aprobaciones sin costo?
La realidad es que muchas de las buenas prácticas que hacen de un proceso de aprobación de facturas algo mucho más preciso y rápido requieren de tecnología. Sin embargo, la buena noticia es que estas herramientas pueden estar al alcance de tu empresa sin costo alguno, por medio de Xepelin.
Xepelin pone a tu disposición un software gratuito de cuentas por pagar que te brindará las funcionalidades que necesitas para un mejor proceso de aprobación de facturas y, en general, una mejor gestión de pagos. ¿Cómo? Con estas características:
- Gestión digital de flujos de aprobación.
- Visibilidad total y en tiempo real sobre pagos pendientes y su estado.
- Pagos programados y automatizados para transacciones más rápidas.
Además, dentro de una misma plataforma tienes acceso gratuito a funciones de gestión de cuentas por cobrar que te permitirán dar un paso más hacia una administración más completa de la liquidez de tu negocio.
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