En la gestión de cuentas por pagar existe una gran cantidad de tareas de registro de datos, comunicación, cotejo, análisis, aprobación y demás que se deben ejecutar perfectamente para que el proceso se lleve a cabo de la mejor forma posible desde el ángulo operativo y el estratégico.
Por ello, también son muchos los posibles errores y cuellos de botella que pueden surgir fácilmente en la transición de un paso a otro, los cuales pueden dañar la eficiencia del workflow, ralentizándolo, deteniéndolo o llevándolo por caminos equivocados.
Las prácticas ideales para manejar estos problemas suelen manifestarse a medida que estos emergen, pero, para evitarle a tu empresa este proceso de prueba y error, en este artículo destacamos los errores más comunes del proceso y te brindamos guías generales para evitarlos.
¿Por qué debes familiarizarte con estos problemas?
Conocer los errores más comunes del proceso de pago, entender por qué son considerados como tal y comprender la magnitud de sus efectos es vital por una razón: deja claro que tienes que evitarlos y fomenta acciones concretas para hacerlo.
Básicamente, si sabes qué equivocaciones debes evitar y por qué debes hacerlo, puedes tomar medidas para lograrlo.
Cuando estos errores son difusos o no hay claridad sobre por qué son problemas que se deben impedir, no puede existir el camino o la iniciativa para prevenirlos o manejarlos una vez que se presentan.
Los 8 errores e ineficiencias más comunes en la gestión de pagos y cómo evitarlos
Ahora bien, existen muchos errores altamente específicos que pueden surgir dentro del proceso de cuentas por pagar y que debes tratar de evitar, pero la gran mayoría se pueden clasificar en 8 tipos. A continuación, detallamos estas equivocaciones, explicamos por qué lo son y de dónde suelen surgir, y te brindamos medidas generales para prevenirlas:
Órdenes con datos equivocados
Durante el proceso de creación de una orden de compra, errores manuales de registro pueden surgir fácilmente y resultar en órdenes enviadas que no están alineadas con lo que tu empresa necesita.
Estas pueden llevar a compras insuficientes o innecesarias, pero también a conflictos cuando la mercancía o servicios entregados no coinciden con las expectativas de tu negocio, incluso si coinciden con una orden.
Las causas principales del problema: Las simples equivocaciones de digitación al momento de crear órdenes son la raíz principal, pero la ausencia de una revisión antes del envío a proveedores es la razón por la que se convierte en un problema.
La solución: Si es posible, automatizar la generación de órdenes con software especializado que extraiga datos de un catálogo o base de datos de proveedores, los ajuste a los requerimientos de tu empresa y los coloque en un documento final.
Sin embargo, un error de escaneo también puede resultar en equivocaciones, así que la mejor solución es revisar cada orden antes de enviarla.
Facturas extraviadas o no revisadas
Tras el envío de una factura, distintos problemas pueden resultar en que esta no sea procesada, cotejada con una orden de compra y un archivo de recepción o introducida a un workflow de aprobación.
Esto detiene el proceso indefinidamente hasta que alguien nota la factura pendiente, lo cual aumenta la probabilidad de que ocurra un atraso en el pago de la misma.
Los orígenes del problema: En primer lugar, claridad y visibilidad insuficientes; si no es claro a quién le corresponde procesar una factura, esta permanece estancada, y, si no existe una manera de que el responsable de procesarla identifique el momento de hacerlo, el resultado será el mismo. Adicionalmente, facturas enviadas por el canal equivocado tenderán a ser extraviadas y olvidadas.
Las mejores soluciones: Estandarizar procesos por escrito para que no haya duda sobre pasos a seguir y responsables de ejecutarlos, invertir en software de pagos que centralice cuentas por pagar para facilitar su monitoreo por cada participante en el proceso y comunicar de forma clara y reiterativa los canales por los que las facturas deberán ser enviadas.
Pagos realizados, pero no asociados con una orden o documento de recepción
Otro error común se presenta cuando un pago es efectuado, pero no existe ninguna clase de documento o transacción real que lo respalde más allá de una factura emitida a nombre de tu empresa. Esto resulta en una pérdida neta, pues representa una salida de efectivo, pero sin una recepción de bienes o servicios.
El origen: Comúnmente, esto es producto de un intento exitoso de fraude de facturas, en el que una factura es enviada con la esperanza de que sea pagada sin una revisión. Por supuesto, la ausencia de un proceso de revisión permite que este error tenga un impacto negativo.
¿Cómo prevenir esto? Es difícil prevenir el fraude como tal, pero puedes prevenir que afecte a tu negocio al definir un proceso apropiado de revisión de facturas entrantes que incluya un cotejo de 3 vías en el que se compruebe que una factura coincide con una orden de compra y un documento de recepción.
Pagos duplicados
A veces, una factura entrante está asociada adecuadamente con otros documentos y una compra real, pero, por distintas razones, es sometida 2 veces al mismo proceso de cotejo y aprobación y pagada de forma duplicada. De manera parecida a como sucede con pagos fraudulentos, esto resulta en una pérdida económica.
La causa detrás del problema: Suele ser la baja visibilidad; si una persona procesa una factura sin que otra tenga forma de saber que esta ya fue gestionada, es posible que repita el proceso de nuevo.
La solución: Crear visibilidad mediante bases de datos conjuntas de fácil acceso que permitan que cada miembro conozca el estado de una factura en todo momento.
Estas se pueden crear de forma manual, pero es posible construirlas mediante software de gestión de cuentas por pagar que ofrezca esta función. Por ejemplo, Xepelin se conecta con el sistema del SAT para ofrecer información actualizada en tiempo real y así generar un registro automatizado.
También es importante segmentar cuentas y responsabilidades, de tal forma que no exista el riesgo de que 2 miembros del equipo manejen una misma cuenta o proceso de forma independiente.
Información de pago errónea o incompleta
Hay situaciones en las que la información bancaria de un proveedor es errónea o está incompleta, por lo que un pago se envía a la entidad incorrecta o, simplemente, no se puede realizar.
Dependiendo del problema exacto, tu empresa podría tener que realizar un nuevo pago a la cuenta correcta, sin posibilidad de recuperar el pago original, o tendrá que retrasar su proceso de pago hasta que el error sea resuelto.
¿A qué se debe este error? Puede deberse a errores manuales del proveedor, equivocaciones al momento de pago, bases de datos desactualizadas o revisiones insuficientes.
¿Cómo prevenir esto?: Se debe confirmar la información recibida, realizar una revisión antes de efectuar un pago y mantener actualizadas las bases de datos de proveedores. Para una mayor eficiencia, es recomendable crear un portal de autoservicio en el que proveedores puedan cargar su información de forma directa, eliminando intermediaciones que puedan generar errores.
Fechas de pago olvidadas o erróneas
Cuando no existen medidas apropiadas de control, las fechas de pago correctas de una factura pueden ser olvidadas o registradas equivocadamente, algo que, naturalmente, genera retrasos en las cuentas por pagar.
El origen del problema: La ausencia de recordatorios, visibilidad deficiente que impide monitorear vencimientos y errores manuales en el traspaso de acuerdos con proveedores a bases de datos internas.
Las mejores soluciones: Fijar alarmas que indiquen el momento para realizar un pago oportuno, programar pagos para que se realicen automáticamente e implementar software que mejore visibilidad y registre fechas de vencimiento en automático mediante el escaneo de acuerdos, sin procesos de registro manual.
Documentos extraviados
Durante el proceso de generar y registrar órdenes de compra y archivos de recepción, esta documentación puede perderse fácilmente en su transcurso por distintos pasos y responsables de pagos.
Cuando esto sucede, tareas críticas como el cotejo de 3 vías son retrasadas y la evidencia necesaria para realizar una aclaración puede no estar disponible en caso de disputa.
Las causas comunes: Generalmente, esto se debe a la falta de un proceso detallado de organización que alinee el almacenamiento de documentos y a una mala comunicación entre equipos.
¿Cómo prevenir esto? Se necesita establecer un proceso adecuado que deje claras las guías y convenciones a seguir para mantener la organización de la documentación; también es crítico dictar los canales apropiados de comunicación entre áreas como procurement y pagos y asegurar que cada participante del proceso tenga en mente las expectativas a cumplir.
Registros incorrectos
Finalmente, otro error común sucede cuando los registros contables finales de pagos no reflejan la realidad. Como resultado, las decisiones tomadas a partir de esta información tenderán a ser deficientes.
El origen: Equivocaciones manuales al momento de traspasar un dato de un lugar a otro.
La solución: Digitalizar registros para que movilizar información de un lugar a otro sea mucho más sencillo y preciso, o automatizar el proceso por completo para que quede libre de errores.
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¿Por qué debes hacer todo por evitar estas equivocaciones?
Tomar acción para prevenir estos errores y arreglarlos cuando suceden es vital por todos los efectos negativos que estos pueden llegar a causar en tu empresa, que van desde retrasos y pequeños conflictos con proveedores hasta pagos retrasados y un mayor daño a las relaciones comerciales.
Incluso con herramientas digitales y automatización, no siempre es posible evitar cada equivocación, pero tomar medidas concretas para prevenirlas tenderá a reducir su ritmo de aparición y, con esto, disminuir los efectos problemáticos que puedan generar.
¿Cómo Xepelin puede ayudarte a reducir errores y cuellos de botella?
A partir de todo lo anterior, es claro que una gestión de cuentas por pagar libre de errores recae en gran medida en contar con una herramienta digital que ayude a mejorar la trazabilidad de cuentas y a automatizar el registro de datos, y Xepelin puede brindarla sin costo alguno.
Mediante una integración directa con el sistema del SAT, la plataforma ofrece un flujo siempre actualizado de datos sobre facturas entrantes que genera una sola versión de la verdad para tu equipo, de tal forma que el estado de cada factura es visible en todo momento y que errores como pagos duplicados y fechas olvidadas no pueden aparecer.
Con funciones adicionales para programar pagos y generar alertas automáticas, la herramienta puede ayudar a crear un proceso de cuentas por pagar fluido, sin cuellos de botella ni obstáculos innecesarios.
¿El primer paso para comenzar a aprovechar esta solución? Crear una cuenta en Xepelin.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los 3 errores más frecuentes en las cuentas por pagar?
Los pagos duplicados o sin una orden de compra relacionada, las fechas de pago olvidadas y los errores de registro son las equivocaciones más frecuentes, a las cuales deberás dedicar más recursos para disminuir.
¿Por qué se originan la gran mayoría de errores en la gestión de cuentas por pagar?
Los procesos manuales, la falta de procesos estructurados y la ausencia de visibilidad sobre cuentas suelen ser los principales culpables detrás de errores de pagos, pues fomentan equivocaciones de registro, problemas que no son detectados a tiempo y tareas duplicadas.
¿Cuáles son los efectos de errores en el proceso de pagos?
Principalmente, equivocaciones comunes resultan en procesos retrasados, fricciones con proveedores y pérdidas económicas para tu empresa.
¿Cómo evitar equivocaciones comunes en el proceso de gestión de pagos?
Los procesos estructurados y la implementación de software de pagos son las soluciones más universales para reducir errores en el área, puesto que, en conjunto, alinean acciones, generan trazabilidad y mecanizan tareas repetitivas en las que errores surgen frecuentemente,
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