Aunque el aplazo de cuentas por pagar es considerado como una buena práctica que ayuda a mantener la liquidez, el pago oportuno a proveedores no deja de ser esencial para evitar multas, mantener un abastecimiento suficiente y preservar relaciones comerciales.
Pero, considerando que alrededor del 50% de facturas B2B se pagan con algún tipo de atraso, de acuerdo con Atradius, la realidad es que estos pagos puntuales son más difíciles de lograr de lo que podría parecer inicialmente.
La buena noticia es que, implementando ciertas medidas y ocupando las herramientas de tecnología adecuadas, garantizar el pago oportuno de las cuentas por pagar es una meta completamente alcanzable en tu empresa y en este artículo te ayudaremos a conseguirla con 8 consejos que puedes seguir de forma sencilla y rápida.
Digitaliza y automatiza tu proceso de pagos
El primer paso para asegurar pagos oportunos es digitalizar y automatizar la gestión de cuentas por pagar. Mediante la adopción de un software de pagos que realice esta tarea, puedes eliminar procesos manuales que causen retrasos y puedes centralizar la información de facturas para facilitar su monitoreo y evitar perder de vista alguna fecha de vencimiento.
Aunque la gran mayoría de las facturas en el contexto actual se encuentran en formato digital y aunque muchas de ellas se generan de forma automática, actualmente, un gran número de empresas aún procesan sus facturas entrantes de forma manual. Como resultado, predominan workflows lentos con una mayor probabilidad de resultar en pagos atrasados.
Diseña workflows de aprobación más eficientes
Algunos departamentos de cuentas por pagar pueden necesitar más de 6 aprobaciones diferentes para poder realizar una compra, prolongando el procesamiento de una sola factura y aumentando el riesgo de que ocurran retrasos. Si bien es cierto que la automatización puede acelerar el proceso de aprobación, sin workflows optimizados, su potencial se ve limitado.
Por esta razón, antes de automatizar, es aconsejable revisar los procesos actuales de aprobación y rediseñarlos para que sean más eficientes y rápidos. Esto se puede lograr reduciendo la cantidad de aprobaciones o, bien, generando un proceso más claro de aprobación que defina responsables y establezca fechas límite.
Te podría interesar: 8 Buenas prácticas para una mejor gestión de las cuentas por pagar
Establece alertas de vencimiento
Cuando la cantidad de facturas entrantes es elevada, mantener el control total sobre cada fecha de vencimiento puede ser un desafío, por lo que contar con alguna estrategia para evitar perderlas de vista es buena idea.
La centralización y digitalización de facturas es un primer paso para facilitar el monitoreo del vencimiento de múltiples cuentas a la vez, pero la forma más segura de evitar atrasos es mediante la generación de alertas de vencimiento. Esto se puede llevar a cabo de forma manual, pero el software de pagos adecuado lo realizará de forma automática.
Evalúa si es necesario contratar más personal
En ocasiones, la cantidad de facturas entrantes a procesar puede ser abrumadora para cualquier equipo de cuentas por pagar y si la automatización no está aliviando significativamente la carga laboral, tal vez sea momento de contratar personal adicional.
¿Cómo saber si el personal que tiene tu empresa es insuficiente? En el área de pagos, algunos indicadores de ello son un mayor número de errores, un incremento en las horas extras trabajadas o incluso una tasa de rotación de personal creciente en el departamento.
Aprovecha productos como el confirming
Si la estacionalidad en la liquidez de tu empresa es lo que le dificulta realizar pagos oportunos en ciertos momentos del año, una solución apropiada puede ser el confirming o factoring inverso. Mediante este producto de financiamiento, puedes solicitar el pago anticipado de cuentas por pagar a una institución y así postergar el pago con recursos propios por hasta unos cuantos meses más.
De esta forma, puedes cumplir con las obligaciones de tu negocio, al mismo tiempo que preservas su liquidez por un tiempo mayor. Todo ello, sin riesgo de incurrir en pagos atrasados.
Relacionado: 7 funciones clave del departamento de cuentas por pagar
Programa pagos con anticipación
Incluso con datos centralizados y alertas, distintos errores pueden llevar a un retraso en cuentas por pagar, por lo que, para una mayor seguridad, también puedes programar pagos con anticipación. Así, cualquier depósito o transferencia se realizará de forma automática cuando llegue la fecha programada, sin necesidad de un monitoreo manual.
Algunos bancos ofrecen esta opción para el pago de servicios o algunas suscripciones; sin embargo, para el pago de facturas específicas en una fecha posterior se necesita un software de pagos más especializado o algún sistema ERP que ofrezca la funcionalidad.
Domicilia el pago de suscripciones esenciales
En efecto, los servicios de suscripción (como asesorías o software) no cancelados a tiempo pueden generar gastos considerables, pero, para evitar que ciertos departamentos pierdan acceso a las herramientas que necesitan para operar, es recomendable domiciliar el pago de las suscripciones más esenciales.
Un gran número de suscripciones pueden no ser tan relevantes para alcanzar las metas de tu empresa, por lo que, antes de domiciliar el pago de suscripciones cruciales, es recomendable verificar su importancia.
Negocia plazos de pago más convenientes
Finalmente, otra forma de facilitar pagos más oportunos es mediante la negociación con proveedores. Al llevarla a cabo de forma más frecuente, puedes conseguir plazos de pago mucho más convenientes que aseguren que tu empresa sea capaz de cumplir con sus obligaciones a tiempo, pero sin sacrificar todas sus reservas de capital de trabajo en temporadas bajas.
Por supuesto, esto no afectará la eficiencia del procesamiento de pagos de tu negocio, pero sí te brindará un plazo de tiempo adicional muy valioso para evitar retrasos, sin importar su posible origen.
Relacionado: KPIs de cuentas por pagar más importantes y cómo optimizarlos
En conclusión, la base para un departamento de cuentas por pagar más eficiente y puntual está en el seguimiento de buenas prácticas como las anteriores, pero, para facilitar su implementación y mejorar su eficiencia, lo mejor que puedes hacer es adoptar un software de pagos especializado.
Afortunadamente, esto no tiene por qué representar un costo significativo, pues Xepelin pone a tu disposición un sistema de gestión de pagos y cobros gratuito que te permitirá automatizar alertas, centralizar tus facturas, programar pagos y registrar cambios en tiempo real, entre otras cosas.
Con esta herramienta, puedes comenzar hoy mismo a impulsar la gestión de pagos de tu empresa, pero sin suscripciones costosas y de forma mucho más sencilla.
¿Cómo empezar a utilizarlo? Solo necesitas crear una cuenta en Xepelin.
Gestiona tus cuentas por cobrar y por pagar sin costo. Xepelin te permite centralizar tu flujo de efectivo de forma automática, eficiente y 100% digital para impulsar el éxito de tu negocio.
