A lo largo de todo el ecosistema empresarial actual, una cosa es clara: la gestión de cuentas por pagar se ha convertido en una función fundamental. De hecho, de acuerdo con una encuesta realizada por Ardent Partners, el 66% de las compañías consideran este departamento como esencial. En consecuencia, cada vez más ejecutivos enfocan sus esfuerzos en optimizar el área de pagos.
Sin embargo, este enfoque estratégico en las cuentas por pagar es relativamente nuevo, y muchas empresas de menor tamaño o con menos tiempo en el mercado pueden encontrar dificultades al momento de medir el desempeño de su área de pagos y al buscar optimizarla para competir en el entorno comercial.
Tomando esto en cuenta, en este artículo hablaremos sobre los 10 KPIs más importantes que existen para analizar la eficiencia de la gestión de cuentas por pagar y sobre cómo mejorarlos. Todo esto con el objetivo de impulsar a pequeños y medianos negocios a comenzar a evaluar su área de pagos y a enfocar sus estrategias en optimizarla para generar aún más valor.
Tiempo promedio de validación de facturas
Para evitar ser víctima de fraudes, tomarse el tiempo para validar facturas entrantes es algo esencial. No obstante, este proceso puede consumir grandes cantidades de tiempo, lo cual lleva a retrasos significativos en el proceso de pagos, por lo que vigilar el tiempo promedio de validación es importante. Este KPI se calcula midiendo el tiempo de validación total de las facturas entrantes y dividiéndolo por el número de facturas procesadas en cierto tiempo.
Si el número es demasiado alto, es necesario tomar medidas para reducirlo, tales como la utilización de software de validación de facturas o el aprovechamiento de herramientas de inteligencia artificial como los procesadores inteligentes de documentación (IDP) que escaneen facturas y las comparen con órdenes de compra de manera rápida y confiable.
Tiempo promedio de aprobación de pagos
La aprobación de pagos conlleva un proceso complejo que puede involucrar a múltiples partes diferentes, lo cual tiene el potencial de causar cuellos de botella y retrasos. Para comprobar que la duración de este proceso se encuentra en niveles aceptables, medir el tiempo promedio de aprobación de pagos es clave. De manera similar al tiempo promedio de validación de facturas, esta métrica se calcula de esta manera:
Tiempo promedio de aprobación de pagos: Tiempos totales de aprobación/Cantidad de facturas procesadas en un tiempo
Si el valor obtenido es demasiado elevado (considerando que sus valores promedio tienden a ser de entre 4 y 7 días, por lo que un número igual o menor es lo mejor) este se puede reducir mejorando la comunicación con los responsables de tomar decisiones de aprobación o asegurando que los datos necesarios para informar cada decisión estén disponibles de forma oportuna y en tiempo real.
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Días de pago pendientes (DPO)
Considerando que, para preservar la liquidez tanto tiempo como sea posible, es necesario postergar las obligaciones de pago tanto como se pueda, es necesaria una manera de medir el éxito de esta tarea. Por esto, los DPO destacan como uno de los KPIs más importantes en el área de cuentas por pagar, ya que miden el tiempo promedio que una empresa tarda en cubrir las facturas de proveedores. Se puede obtener de la siguiente forma:
DPO: (Valor de cuentas por pagar/Costo de bienes vendidos) x Días del periodo a evaluar
Mientras mayor sea el resultado de este cálculo, mayores son los días promedio que una empresa tarda en pagar a sus proveedores, lo cual es considerado como algo positivo. Cuando el valor de este indicador es bajo, tal vez es momento de elevarlo tratando de priorizar cuentas importantes y postergar pagos menos esenciales en medida de lo posible.
Porcentaje de facturas pagadas con retraso
Aunque postergar cuentas por pagar es la práctica a seguir para preservar la liquidez, los pagos efectuados después de fechas pactadas solo causan multas y problemas en la relación con proveedores, por lo que deben ser evitados. Para conocer el porcentaje de pagos atrasados solo es necesario multiplicar el número de facturas pagadas después de la fecha límite por 100 y dividirlo entre la cantidad total de facturas pagadas en un periodo de tiempo (generalmente en un mes).
En este caso, lo ideal es mantener el resultado tan bajo como sea posible. Para lograrlo, algunas estrategias de optimización pueden ser la programación anticipada de transferencias y la automatización de recordatorios de pagos, ambas medidas reducen la probabilidad que un olvido resulte en pagos tardíos.
Porcentaje de descuentos por pronto pago capturados
Con el fin de incentivar la solvencia oportuna de facturas, diversos proveedores pueden ofrecer descuentos por pago anticipado que reducen el monto a liquidar por una factura. Dado que estas son grandes oportunidades para ahorrar recursos, monitorear el porcentaje de descuentos capturados es buena idea para determinar qué tanto está siendo aprovechada esta ventaja. ¿Cómo se calcula? Solo es necesario seguir esta fórmula:
Porcentaje de descuentos por pronto pago capturados: Descuentos utilizados/Descuentos ofrecidos
Para interpretar este indicador, el equilibrio es clave. Por un lado, capturar descuentos por pronto pago ahorra dinero, pero, en ocasiones, postergar una cuenta puede ser mejor para la liquidez. Entonces, un valor óptimo solo se puede determinar de acuerdo con las metas de una empresa específica. Si elevar este KPI es la meta, lo mejor es rastrear las ofertas de descuento de cerca y programar pagos rápidamente para aprovecharlas.
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Ratio de errores
Los errores de pago (como montos incorrectos, transferencias duplicadas y depósitos en cuentas equivocadas) no solo representan un gasto innecesario de dinero, sino también de tiempo, por lo que seguir de cerca su porcentaje es buena idea. Este indicador se puede obtener de forma sencilla dividiendo el número de errores entre el total de facturas pagadas, ambos en el mismo periodo de tiempo, y multiplicando el resultado por 100.
Idealmente, el valor resultante debería acercarse a 0 tanto como sea posible. Si este no se encuentra en un rango aceptable, es recomendable recurrir a la automatización de las cuentas por pagar para reducirlo significativamente. De acuerdo con Tipalti, esta acción tiene el potencial de reducir los errores humanos hasta en un 40%.
Facturas promedio procesadas por empleado
De acuerdo con Versapay, en promedio, empresas medianas procesan entre 300 y 2500 facturas de manera mensual, una cifra que puede resultar abrumadora para cualquier compañía. Para manejar esta cantidad, lo mejor es monitorear los niveles de productividad del equipo de cuentas por pagar, vigilando de cerca el promedio de facturas procesadas. Esta ratio se calcula siguiendo esta fórmula:
Facturas promedio procesadas por empleado: Facturas procesadas/Número de empleados en el área de pagos
A fin de cuentas, el mejor rango de valor para esta métrica depende del volumen de facturas de cada empresa, siendo un número mayor considerado como algo generalmente mejor. Sin embargo, si el indicador muestra valores demasiado reducidos, tal vez sea momento de invertir en capacitaciones, de optimizar los procesos actuales o de contratar personal adicional para lidiar con la carga de trabajo.
Costo de procesamiento de facturas
Uno de los objetivos centrales de la gestión de cuentas por pagar es mantener los gastos del proceso al mínimo, por lo que monitorear el costo procesamiento de facturas no solo es una sugerencia valiosa, sino una necesidad. Este valor se puede obtener de manera relativamente sencilla dividiendo el costo mensual total del área de cuentas por pagar (incluyendo nómina, software, papel, etc.) entre el número de facturas procesadas en el mismo lapso de tiempo.
Para mantener al mínimo este indicador, es necesario aumentar la velocidad con la que las facturas son procesadas. Generalmente, esto implica adoptar la automatización de cuentas por pagar.
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Ratio de pagos electrónicos
Para obtener mayor seguridad y velocidad, así como menores costos, las empresas deben hacer lo posible para incentivar a sus proveedores a aceptar métodos electrónicos de pago. ¿Cómo comprobar que este proceso está siendo efectivo? Se puede calcular el porcentaje mensual de pagos electrónicos, esto con el fin de medir la velocidad y magnitud de la migración de proveedores hacia formas de pago más eficientes. Para conocerlo de manera exacta, solo es necesario dividir el número de pagos electrónicos entre el número de pagos totales.
En efecto, optimizar este indicador implica tratar de influir en las decisiones de proveedores, lo cual puede ser difícil de lograr. Sin embargo, poner en práctica medidas que incentiven la adopción de nuevos métodos, como la reducción de los tiempos de pago, puede ser una solución.
Cuentas por pagar mensuales promedio
Con el fin de que un equipo de finanzas haga lo posible por asegurar que los recursos necesarios para pagar la deuda a corto plazo estarán disponibles en el momento correcto, primero es necesario conocer la magnitud de esta deuda. Para tener una idea clara de él, se puede calcular el volumen promedio mensual de cuentas por pagar siguiendo una fórmula específica:
Cuentas por pagar promedio: Monto a pagar a lo largo de un año / 12
Si bien es cierto que un valor menor es lo ideal, ya que conlleva menos gastos, la optimización no es el propósito de este KPI. En realidad, su importancia radica en que le permite a los equipos de cobros y finanzas tomar las medidas necesarias para cubrir, por lo menos, el valor de este indicador de manera mensual. Por lo tanto, estar consciente de él en todo momento es aconsejable.
Finalmente, aunque la gestión de cuentas por pagar aparenta ser relativamente simple, involucra la revisión y optimización de una gran cantidad de métricas y KPIs diferentes, los cuales llevan a un análisis de pagos adecuado y a un nivel óptimo de rentabilidad en el proceso. La buena noticia es que, en la actualidad, monitorear y mejorar todos estos indicadores es mucho más sencillo gracias a las herramientas de automatización y gestión disponibles en el mercado.
Entre estas herramientas, destaca Xepelin, que ofrece un sistema gratuito de gestión de cobros y pagos que permite centralizar la información de cuentas en una sola plataforma, realizar conciliaciones de forma rápida, planificar cobros y automatizar pagos, por mencionar algunas funcionalidades.
De manera adicional y con el fin de potenciar el área de cuentas por pagar de las empresas aún más, Xepelin ayuda a postergar el pago a proveedores por medio de financiamiento. En pocas palabras, Xepelin cubre las facturas de proveedores al momento, pero la empresa financiada le paga a Xepelin en una fecha posterior. Así, es posible optimizar indicadores como los DPO y preservar la liquidez por más tiempo, sin que esto implique incurrir en retrasos que afecten las relaciones comerciales.
Para obtener acceso a estas y otras herramientas que impulsan la gestión financiera empresarial, solo es necesario crear una cuenta en Xepelin.
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