Las mejores prácticas de gestión de liquidez no siempre son tan claras para cualquier empresa, por lo que es común que algunas medidas ejecutadas con el fin de conseguir el nivel deseado de disponibilidad de efectivo sean en realidad errores con el potencial para disminuirlo en vez de impulsarlo.
Tener en mente estos errores comunes y entender por qué son considerados como tal es el primer paso para evitarlos, y aquí explicamos 10 de los más frecuentes junto con las razones que explican sus efectos negativos.
Adicionalmente, te brindamos algunas recomendaciones para evitar que surjan o que se repitan.
Asumir que hay liquidez cuando hay rentabilidad
Uno de los errores más comunes en esta área es confundir liquidez con rentabilidad, asumiendo que si existen ganancias netas, debe existir liquidez suficiente para continuar operando sin problemas, lo cual no es siempre cierto.
Claro, estas métricas están relacionadas, pero son muchos los casos en los que la rentabilidad puede existir sin liquidez, debido a que la forma en la que cada una se registra es diferente.
Por un lado, la rentabilidad es el resultado de restar gastos de ingresos, mientras que la liquidez es el resultado de restar pasivos circulantes de activos equivalentes; esta diferencia causa distorsiones en situaciones como estas:
- Tu empresa tiene ventas registradas como ingresos en su balance general, pero estas no han sido cobradas, así que no se han convertido en efectivo. En este caso, puede existir rentabilidad contable, pero no liquidez real.
- Tu negocio realiza una compra grande de activos que reduce efectivo, pero, dado que el valor de esta se registra como deducciones periódicas de depreciación y no como un pago único, el impacto inmediato de esta compra permanece oculto.
- Tu empresa hace una compra de inventario, el cual es registrado como un activo a corto plazo y no un costo o pasivo, así que no aparece como una pérdida de liquidez, aunque sí significó un gasto de efectivo.
Si no estás consciente de esta diferencia, existe el riesgo de que tu empresa opere con normalidad, pero con riesgos ocultos significativos; actuando con base en un resultado positivo de rentabilidad, a pesar de no tener liquidez suficiente.
¿Cómo evitar cometer este error?
Lograrlo implica solamente estar consciente de la diferencia entre estos conceptos y actuar de manera acorde; por ejemplo, tomando decisiones con base en diferentes estados financieros en lugar de uno solo y vigilando estas métricas de forma separada.
Monitorear liquidez de forma esporádica o poco frecuente
Por definición, la liquidez es una métrica financiera a corto plazo que, además, puede cambiar de un momento a otro cuando se realizan compras grandes, surgen gastos inesperados o se generan disrupciones en ventas o cobros. Es por esto que un monitoreo mensual que detecta problemas a tiempo es una buena práctica, y cualquier seguimiento menos frecuente resulta un error.
Ahora bien, una revisión mensual es el estándar, pero vigilancia más constante, cada semana o cada día, podría ser la práctica correcta si tu empresa tiene un flujo de efectivo inestable que requiera de mayor atención para identificar déficits impredecibles oportunamente y arreglarlos.
¿Cómo evitar un monitor insuficiente?
Entender la importancia del monitoreo frecuente es el primer paso, pero asegurarlo implica definir una periodicidad, asignar responsables de realizarlo, fijar recordatorios y, si es posible, utilizar software financiero que brinde datos automáticamente sin necesidad de gastar tiempo en actualizar registros.
Medir un solo KPI de liquidez
El ratio corriente es el KPI más comúnmente utilizado para cuantificar liquidez y monitorearla, pero, a pesar de que proporciona una mirada rápida y útil, no revela otros aspectos esenciales para entenderla.
Apoyarse solo en este indicador, o cualquier otro KPI de manera individual, puede darte una idea incompleta de la posición de liquidez de tu negocio, algo que lleva a decisiones equivocadas y problemas que pasan desapercibidos.
¿Qué hacer para evitar esto?
Primero, debes familiarizarte con otros KPI de liquidez que brindan una idea más completa del capital disponible de tu negocio (como el ciclo de conversión de efectivo y el capital de trabajo neto) y luego incorporarlos, de forma escrita, dentro de los procesos cotidianos de análisis de liquidez.
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Enfocarse solo en el presente y no en liquidez futura
En efecto, monitorear liquidez día con día o semana con semana es ideal, pero esto no es suficiente, pues detectar y solucionar problemas a medida que surgen deja a tu negocio sin tiempo para reaccionar de la mejor forma, algo que podría orillarte a tomar una decisión urgente en vez de planificada.
¿Cuál es la alternativa adecuada?
Realizar proyecciones de liquidez futura como parte de la gestión financiera periódica.
El estándar es realizarlas a 13 semanas, es decir, estimando cambios de liquidez de las próximas 13 semanas de tu negocio, considerando que una proyección a mayor plazo podría quedar obsoleta rápidamente a medida que surjan cambios. Sin embargo, si el flujo de efectivo de tu empresa es estable, una proyección a mayor plazo podría ser útil.
No actualizar bases de datos de proyecciones
Por motivos de simplicidad y velocidad, muchas empresas realizan proyecciones de liquidez a lo largo del tiempo sin actualizar las bases de datos utilizadas para hacerlo, pero este es un error que, a largo plazo, podría hacer que las proyecciones futuras pierdan precisión.
Esto, por una razón: nueva información puede surgir y esta siempre tenderá a tener un mayor impacto en el comportamiento de la liquidez de tu empresa que datos pasados, así que ignorarla y continuar trabajando con datos históricos hace que proyecciones pierdan relevancia poco a poco.
¿Cómo asegurarse de que esto no suceda?
Puedes evitar este error incorporando la actualización de datos como una parte básica del proceso de proyección, de tal manera que su responsable lo considere como parte de sus actividades cotidianas.
Depender de procesos manuales de registro, monitoreo y proyección
Si bien es posible tomar ciertas medidas para asegurar que procesos manuales de registro, análisis y proyección sean más precisos, estos siempre tendrán un margen de error mucho mayor que las tareas automatizadas, por lo que depender de ellos completamente es un error.
¿Cuál es la práctica correcta?
Lo ideal es aprovechar la tecnología disponible para mecanizar ciertas tareas, de tal forma que se realicen de forma periódica cuando es necesario, pero en menor tiempo y con menores errores. Por ejemplo, automatizar el registro de datos diarios de flujo de caja o la ejecución de proyecciones.
Algo importante a mencionar: evitar este error no implica solo usar tecnología, sino tener un plan claro sobre cómo será utilizada y en qué fases del proceso de gestión de liquidez. Sin este enfoque, no hay garantía de que la medida correcta brinde resultados.
Apoyarse demasiado en préstamos a corto plazo para cubrir brechas
Ahora bien, existen ciertos gastos y déficits de liquidez difíciles de prevenir, pero que tu empresa debe estar preparada para cubrir sin afectar su capacidad de cumplir con otras obligaciones. Recurrir a financiamiento para hacerlo suele ser una solución rápida, pero depender de ella completamente es un error común.
Esto, simplemente, porque cada vez que una línea de crédito u otra alternativa es utilizada, tu negocio asume un costo. Este costo no será significativo si el beneficio de contar con liquidez lo supera, pero puede disminuir el flujo de caja si es demasiado constante.
¿Cómo evitar depender de financiación para cubrir déficits?
Creando un fondo de emergencia a partir de ahorros de tu empresa, el cual permita realizar gastos inesperados sin un costo adicional, utilizando el financiamiento solo cuando su beneficio justifica su precio.
También es recomendable reflexionar previamente sobre el tipo de financiación más adecuado para estos casos, eligiendo, por ejemplo, una solución como el factoring en lugar de un préstamo tradicional con el fin de adquirir más deuda de la necesaria u óptima.
Construir reservas de capital en cuentas corrientes
Queda claro que contar con reservas de liquidez es necesario, pero resulta un error común el ahorrarlas en una cuenta corriente o simple en donde el dinero depositado no genera un beneficio o interés.
Esto, ya que el efectivo ubicado en una cuenta de este tipo pierde poder con el tiempo, a medida que la inflación crece, de tal forma que una reserva suficiente en un momento se puede volver insuficiente a futuro y dejar vulnerable a tu empresa ante emergencias.
¿Cómo corregir este error?
La opción correcta es depositar este dinero en una opción de inversión líquida o a corto plazo, que hará que este genere intereses para preservar su valor al mismo tiempo que se mantiene accesible en caso de ser necesario.
Aprovechar cada descuento de pronto pago
Puede parecer lógico que aprovechar cada descuento por pago anticipado ofrecido a tu empresa es la mejor idea para ahorrar a largo plazo; sin embargo, hay muchos casos en los que esto es un error.
En efecto, cada descuento aprovechado es una reducción neta de los gastos de tu negocio, pero hay situaciones en las que es más conveniente preservar la liquidez de manera inmediata que reducir gastos a futuro.
Por ejemplo, en escenarios en los que los clientes pagarán hasta dentro de 30 días o más, tu empresa tiene facturas pendientes a proveedores y no puedes arriesgar quedar sin capital de trabajo.
¿Qué hacer para evitar este error?
No es necesario dejar de lado los descuentos de pronto pago por completo, sino que, antes de aceptarlos, debes pensar si son más beneficiosos que una alternativa como negociar plazos de pago más prolongados que le permitan a tu negocio preservar liquidez por un plazo mayor.
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No contar con un proceso estructurado de cobranza
Un componente esencial de la gestión de liquidez es la cobranza efectiva, por lo que la ausencia de un plan estructurado para llevarla a cabo es un error en esta área.
A mayor detalle, el proceso de cobro asegura que tu empresa obtenga un flujo de efectivo suficiente y estable, por lo que su ausencia puede provocar desajustes como cuentas por cobrar estancadas o pagos impuntuales.
¿Cómo corregir este error?
Contar con cierto proceso de cobro es mejor que no tener ninguno, aunque lo ideal es que este sea tan estructurado como sea posible, con responsables de cada fase, protocolos a seguir en diferentes casos y pasos claros a seguir. Esto aumenta las probabilidades de que este se ejecute de la manera planeada.
En conclusión, son muchos los errores de manejo de liquidez con el potencial para reducir efectivo en vez de estabilizarlo, pero el entender su importancia y lo que está en tus manos para corregirlos y evitarlos te ayudará a asegurar que esta área de gestión financiera se lleve a cabo de la mejor manera.
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