El mercado y cada una de las variables que lo afectan pueden cambiar de un momento a otro, generando imprevistos económicos que todo negocio debe poder manejar para proteger su flujo de efectivo, evitar contraer más deuda de la necesaria y, sobre todo, mantener sus operaciones.
Hay muchas estrategias para enfrentar esta clase de gastos inesperados, pero, debido a su simplicidad y efectividad, el crear un fondo de emergencia suele ser una de las más comunes.
Suena sencillo, pero hay ciertas cosas que debes saber para crear una reserva que, verdaderamente, cubra cualquier posible imprevisto de manera suficiente, y aquí te las compartiremos todas en un solo lugar.
¿Qué es un fondo de emergencia?
Un fondo de emergencia es una reserva de efectivo a la que tu negocio puede recurrir para cubrir cualquier tipo de gastos inesperados. Está conformado por ahorros completamente líquidos, a los que se puede acceder rápidamente para afrontar imprevistos no considerados en un presupuesto inicial, pero adecuadamente resguardados para evitar su utilización con otros fines.
¿Por qué es importante tener un fondo de emergencia empresarial?
Contar con un fondo de emergencia para lidiar con imprevistos suele ser muy importante debido a los cambios y riesgos a los que toda empresa está expuesta y que tienen efectos directos en su estado de salud financiera. En este contexto, un fondo de emergencia es un recurso ideal para afrontar todos los posibles costos que el lidiar con una fluctuación del mercado pueda tener.
Sin un fondo de reserva para lidiar con estos escenarios, una empresa puede tener que recurrir a deuda para cubrir gastos emergentes, generando un compromiso de pago a largo plazo, o debe tomar prestados recursos de otras áreas operacionales, impactando su correcto funcionamiento.
Por supuesto, esta no es la única forma de manejar emergencias financieras y, hoy en día, existen soluciones de financiamiento rápidas y accesibles que no generan tantos riesgos como la deuda tradicional, pero que pueden ser igual de efectivas para afrontar imprevistos, como el factoring.
Sin embargo, esta clase de fondos tienden a ser una solución práctica y fácil para la gran mayoría de negocios, sin importar su tamaño.
¿Para qué escenarios puede ser útil un fondo de emergencia?
Para ilustrar mejor por qué construir un fondo de emergencia sería algo valioso para tu empresa, aquí hay algunos ejemplos de casos y escenarios cotidianos en los que podría ser útil:
- Picos de demanda: ante flujos grandes y no anticipados de demanda, un fondo de reserva puede apoyar en la adquisición suficiente de inventario para capitalizar una oportunidad de este tipo.
- Temporadas bajas: de manera inversa, una reserva de efectivo puede ayudarte a cubrir los gastos operacionales de tu negocio durante un periodo natural de bajas ventas.
- Crisis y fallos: máquinas averiadas, inventario estropeado y daños provocados por desastres naturales son solo algunos de los eventos impredecibles que podrían generar costos no anticipados y por los cuales es buena idea contar con una reserva de efectivo.
- Fluctuaciones de precios: las razones por las que los precios de materia prima pueden elevarse son muchas, y un fondo de emergencia protege a tu empresa contra este riesgo.
- Cobros atrasados: junto con ciertos tipos de financiamiento, los fondos de reserva son muy relevantes para mantener la liquidez en situaciones en las que los clientes tardan más de lo normal en cubrir sus facturas.
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¿Cuánto dinero se debe tener en un fondo de emergencia?
Como regla general, es buena idea que un fondo de emergencia cubra, aproximadamente, de 3 a 6 meses de costos operativos de tu empresa, incluyendo nóminas, deudas pendientes, servicios, alquiler de oficinas, etc.
Esto con el fin de que tu negocio posea suficientes fondos para operar con normalidad en caso de una disrupción, imprevisto o periodo de bajas ventas, sin importar su duración.
Sin embargo, la cantidad ideal depende mucho de los riesgos a los que está expuesta tu empresa, de su estacionalidad y de la duración de sus temporadas bajas. Mientras mayores sean los riesgos propios de tu negocio, las fluctuaciones de su demanda y la duración de sus periodos de menor facturación, el volumen de gastos operativos a cubrir podría ser mayor.
Es muy importante que tomes el tiempo necesario para medir este fondo con exactitud, de acuerdo con las variables mencionadas, ya que una reserva demasiado pequeña será insuficiente para cumplir con su objetivo y una demasiado grande concentrará capital inmóvil sin aprovechar.
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Tips para construir un fondo de emergencia y aprovecharlo de la mejor forma
Lo cierto es que juntar una cantidad suficiente de fondos para manejar imprevistos no es una tarea sencilla y tampoco lo es el garantizar que esta reserva sea utilizada de la mejor forma.
En efecto, alcanzar estas metas exige gran colaboración y participación de todo tu equipo, pero son completamente alcanzables, y aquí hay algunas recomendaciones que podrían ser útiles para lograrlas:
Fija una meta clara
Un objetivo realista y claro de ahorro mensual o anual le comunicará a tu equipo lo que necesitas de ellos en materia de control de gastos, para así asegurar contribuciones periódicas y suficientes al fondo.
Establece una política de gastos
Para orientar las decisiones financieras de cada uno de los miembros de tu empresa hacia la meta común, crear una política de gastos que establezca directrices sobre cómo y cuándo ahorrar dinero es una estrategia relevante.
Comunica la intención de la estrategia y su importancia
Un cambio radical en metas y políticas financieras puede causar fricciones culturales que impiden su adopción, así que es recomendable que inviertas tiempo en una comunicación clara y abierta sobre la importancia del fondo y los beneficios que traerá para cada colaborador de tu empresa.
Monitorea de cerca el avance
¿Cómo saber si la estrategia elegida está funcionando? Necesitarás monitorear frecuentemente su avance y evaluar si lo que se está haciendo actualmente es suficiente para construir el fondo en el momento esperado o si se necesitan implementar medidas adicionales.
Automatiza el ahorro
Para evitar olvidos que retrasen el alcance de tu meta principal, recuerda que tienes la opción de programar transferencias periódicas fijas que alimenten la reserva de forma continua.
Controla el uso del fondo
Un fondo de emergencia no servirá de mucho si, cuando llega el momento de utilizarlo, este no está completo. Puedes evitar esto con políticas escritas que dicten cuándo y cómo será utilizado este recurso, quién puede aprovecharlo y qué aprobaciones se necesitan para retirar efectivo de él.
Revisa y evalúa el monto establecido
¿Han ocurrido cambios en el perfil de riesgos de tu empresa? ¿Tu negocio ha crecido y ahora tiene más gastos? Estos son ejemplos de preguntas sobre las que deberás reflexionar periódicamente con el fin de evaluar si el monto de tu fondo es suficiente o si es momento de aumentarlo.
Las ventajas de contar con un fondo de reserva cuando lo necesitas
A pesar de que construir un fondo de reserva puede ser una tarea lenta y, muchas veces, complicada, hacerlo vale la pena debido a las ventajas que te brindará:
- Garantiza continuidad para operar en periodos de bajas ventas o después de escenarios imprevistos, reduciendo el estrés financiero.
- Protege el flujo de efectivo contra amenazas.
- Contribuye también al crecimiento, a través de una reserva de capital que puede ser útil para aprovechar ofertas temporales, como descuentos o precios bajos en materiales.
- Reduce la dependencia en deuda externa al permitirte lidiar con gastos emergentes con recursos propios.
- Demuestra una buena planificación financiera que causa una buena impresión sobre socios, accionistas y otras partes interesadas.
- Acelera la recuperación tras una crisis al aportar suficientes recursos financieros para invertir en ella.
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Comprendiendo el propósito que tiene un fondo de emergencia, su importancia y lo que puedes hacer para construirlo, implementar uno que proteja a tu empresa contra cualquier tipo de imprevisto puede ser algo mucho más sencillo.
En efecto, desarrollar esta estrategia puede ser algo muy tardado, así que si lo que necesitas es liquidez inmediata para mantener estable el flujo de caja de tu empresa, es posible que recurrir a una solución de financiamiento como el factoring de Xepelin, pueda ser mejor idea.
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