Si tu empresa opera con stock físico, entonces es cierto que esta sobrevive y crece siguiendo un ciclo particular: adquiere o produce inventario, lo almacena y luego lo comercializa para conseguir una ganancia suficiente para continuar comprando existencias y reinvertir en expandirse.
A este proceso se le denomina ciclo operativo u operating cycle, y es un concepto que debes dominar a fondo para saber cómo entender, controlar y mejorar la eficiencia y liquidez de tu negocio.
Además de su definición, necesitas comprender sus componentes, la forma para calcularlo y otros elementos importantes que compartiremos en este artículo, con el propósito de que puedas traducir un conocimiento sólido en un ciclo optimizado con impacto real.
¿Qué es el operating cycle o ciclo operativo y por qué es un concepto esencial?
El operating cycle o ciclo operativo es la cantidad de tiempo (días, en específico) que tarda tu empresa en convertir adquisiciones de inventario en efectivo listo para ser reinvertido.
Entonces, es el principal mecanismo mediante el cual una empresa con productos físicos genera cash flow y ganancias, y así logra subsistir y crecer; o sea, es el centro de sus actividades.
Tomando esto en cuenta, queda claro que el ciclo operativo es algo de suma importancia por 2 razones principales:
- Es un concepto que debes conocer y entender a fondo para saber lo que representa en tu empresa y lo que puedes hacer para optimizarlo.
- Es un valor que debes monitorear para conocer la efectividad con la que el stock de tu negocio está generando un beneficio en efectivo y así tomar acción oportuna para mejorarla.
¿Cuál es la diferencia entre ciclo operativo y ciclo de conversión de efectivo?
¿Es lo mismo el ciclo operativo que el ciclo de conversión de efectivo? No, aunque a este último muchas veces se le conoce como net operating cycle o ciclo operativo neto.
Su diferencia radica en su alcance: mientras que el ciclo operativo solo considera días de inventario y días de cobro en su cálculo, el ciclo de conversión de efectivo es más preciso, considerando también días promedio de pago para dar una visión más exacta sobre el tiempo que el capital permanece atado en el proceso operativo.
A mayor detalle:
- El ciclo operativo mide los días que el inventario permanece en tu almacén junto con los días que tarda en convertirse en efectivo una vez vendido, de forma tal que muestra qué tantos días permanece inmóvil el capital atado a este o qué tan eficientemente se está eligiendo stock y cobrando ventas.
- El ciclo de conversión de efectivo mide lo mismo, menos los DPO (el tiempo promedio que tu negocio tarda en pagar a proveedores), mostrando si se está haciendo todo lo posible para preservar la liquidez con cobros rápidos, inventario preciso y pagos postergados.
En pocas palabras: el ciclo operativo mide eficiencia para convertir inventario en efectivo; el ciclo de conversión mide eficiencia en la creación y gestión de liquidez.
Muchas veces, los conceptos de ciclo operativo y ciclo de conversión de efectivo son utilizados de forma indistinta, pero no diferenciarlos es un error que puede nublar la información que proporcionan.
Los componentes principales del operating cycle y factores externos e internos que lo afectan
Es evidente por qué el ciclo operativo se trata de algo tan importante de conocer y vigilar, pero aún necesitas entenderlo a fondo para que puedas saber cómo mejorarlo.
Para ello, primero debes saber sus componentes y lo que afecta a cada uno; si entiendes lo que lo compone y afecta, puedes manipular estas variables para optimizarlo hasta que llegue a un valor ideal.
El ciclo operativo está compuesto por 2 fases principales, con algunas fases secundarias:
Adquisición y producción de inventario
El ciclo inicia siempre con la acción de comprar el stock que se buscará convertir en efectivo con una ganancia mayor a su costo. Si tu empresa revende productos (como en el caso de la industria retail), esto involucra adquirir artículos finalizados; si se encarga de manufacturarlos, entonces esta fase abarca comprar materias primas y transformarlas en artículos que puedes vender.
Varias decisiones tomadas en esta etapa y variables relacionadas afectan la efectividad final del ciclo, por ejemplo:
- La elección de proveedores: Una selección óptima asegura entregas puntuales que acortan el ciclo y stock o material de calidad que, en efecto, puede venderse directamente o trabajarse.
- La cantidad de inventario solicitado: Si los materiales a trabajar o el stock a vender superan la demanda verdadera por un producto, el ciclo se prolongará debido a que será más difícil deshacerse de excesos.
- La calidad del proceso de producción: Problemas como maquinaria descompuesta, falta de mano de obra o malos procesos pueden retrasar el ciclo al prolongar significativamente el tiempo que se necesita para que un artículo pueda ser comercializado.
Tras finalizar esta etapa, los productos son almacenados y comercializados y, aunque existen ciertos problemas en estos pasos con el potencial para prolongar el ciclo operativo (como un stock mal acomodado que retrasa entregas o deficiencias en estrategias de venta), se consideran pasos secundarios.
Recolección de cobros
Una vez que el stock ha sido vendido, aún se debe convertir a efectivo tangible para que el ciclo sea completado; esta es la fase de recolección, un componente esencial en empresas que venden a crédito.
Las variables y decisiones más importantes que afectan la eficiencia de esta etapa y su velocidad son las siguientes:
- Decisiones de crédito: El tipo de clientes al que se le realice una venta a crédito influirá en la velocidad con la que estas serán pagadas; si se les vende a crédito a un grupo de clientes de alto riesgo o con mal historial, el efectivo tardará más en llegar.
- Estrategias de cobranza: La forma en la que se ejecuta el proceso de informar políticas de cobro y recordar una fecha de pago también puede afectar el tiempo en el que esta es pagada; si no existe suficiente comunicación, por ejemplo, es posible que el pago sea olvidado.
También podría interesarte: de liquidez para entender y mejorar tu cash flow
Fórmula para cuantificar el ciclo operativo de tu empresa
Pero, ¿cómo calcular el ciclo operativo? Para saber cuándo es momento de controlarlo, primero necesitas cuantificarlo, y esta fórmula te servirá para lograrlo:
Ciclo operativo = DIO (Días promedio de inventario) + DSO (Días promedio de cobro)
Básicamente, lo único que necesitas para medir el ciclo operativo de tu negocio es sumar sus DIO (días promedio que el inventario permanece en almacén) a sus DSO (días promedio que tarda una factura en ser cobrada).
El resultado te mostrará los días promedio totales que el capital de trabajo de tu empresa se mantiene atado en stock, revelando la efectividad con la que opera y si está generando efectivo lo suficientemente rápido como para preservar su liquidez
Por ejemplo, si tu empresa tarda 40 días, en promedio, en deshacerse del stock que compra, y cada factura de venta tarda 80 días, en promedio, en volverse líquida, su ciclo operativo es de 120 días. ¿Esto sería un resultado positivo? Como veremos a continuación, la respuesta a esta pregunta depende de varios factores.
¿Cuál es un ciclo operativo ideal?
El operating cycle ideal depende, principalmente, de la industria en la que opera tu empresa. Tomando como referencia el rango promedio del sector como referencia, puedes determinar si el de tu negocio es común y normal, si es demasiado prolongado en comparación o si es reducido.
¿Qué pasa si está en el rango común o promedio? Puedes estar seguro de que el ciclo operativo de tu empresa es relativamente sano.
¿Qué pasa si el resultado es mayor? Esto indica que tu negocio no está operando con la misma liquidez y eficiencia que un gran porcentaje de empresas en su sector, así que es buena idea tomar acción para mejorarlo.
¿Qué pasa si el resultado es menor? Tu empresa convierte stock en efectivo de una forma más rápida que muchos competidores y colaboradores de la misma industria.
Lo cierto es que tu ciclo operativo puede cambiar, así que es necesario que lo vigiles de cerca, cada ciertos meses, para asegurar que se mantenga sano o que vaya mejorando, y no permitas que se pase por alto un ciclo que no disminuye o que incluso empeora, cuyos efectos podrían ser graves en tu empresa a largo plazo.
¿Qué puedes hacer para mejorar el ciclo operativo de tu empresa?
Si el ciclo operativo de tu negocio es bajo o, simplemente, puede ser mejor, hay muchas cosas que puedes hacer para influir en las variables que lo afectan. Por ejemplo, puedes aplicar estas medidas:
- Mide el desempeño de proveedores y haz cambios si es necesario, para que entregas tardías o con problemas no causen retrasos.
- Invierte en mejores previsiones de demanda, con tecnología y procesos estructurados, que eviten excesos de stock difíciles de liquidar.
- Implementa mantenimiento preventivo o predictivo para reducir posibles interrupciones en la producción.
- Estandariza el proceso de producción para volverlo menos propenso a errores o interrupciones.
- Capacita a tu equipo en cada fase (sea producción, compras, cobranza, etc.) con el fin de minimizar la incidencia de errores.
- Crea un proceso escrito de cobro que le diga a tu equipo cómo cobrar de manera eficaz.
- Cuenta con políticas de crédito que le digan a los miembros relevantes de tu equipo a qué clientes vender a crédito y a quiénes no, según su nivel de riesgo.
Desde sus respectivas áreas, estas acciones pueden aliviar los cuellos de botella que retrasan ventas y cobros.
El impacto de un ciclo operativo ideal
Cuando el ciclo operativo de tu empresa es óptimo, puedes conseguir beneficios importantes en materia de liquidez, costos y velocidad de crecimiento. A mayor detalle:
Liquidez: Un ciclo rápido fomenta un constante estado de liquidez en tu negocio, debido a que no hay que esperar demasiado para obtener el efectivo de ventas concretadas.
Costos: Con una mejor liquidez, tu empresa no depende del financiamiento externo en la misma medida y, como resultado, puede llegar a mejorar sus márgenes de rentabilidad y generar la misma productividad, sin tanta inversión.
Velocidad de crecimiento: Un ciclo de caja sano y un estado de eficiencia en costos permiten que tu negocio crezca de forma orgánica, sin interrupciones y más rápidamente, ya que hay efectivo para reinvertir al momento.
Relacionado: 7 Mejores prácticas de gestión de cuentas por cobrar
En conclusión, el ciclo operativo es un concepto de extrema importancia para tu empresa, y es algo que debes revisar con frecuencia para detectar problemas y manejarlos a tiempo.
Cada empresa es única y opera en circunstancias difíciles de replicar, así que no hay forma de decir exactamente lo que necesitas para que tu ciclo operativo mejore. Sin embargo, esta guía te brinda todo lo que tienes que saber para tomar decisiones que se amolden a tu negocio y te permitan optimizar sus operaciones.
La buena noticia es que no estás solo en el control y gestión de tu flujo de caja y ciclo operativo, pues Xepelin ofrece soluciones que podrían ayudarte a visualizarlo mejor y hasta optimizarlo.
Principalmente, pone a tu disposición un sistema de gestión de cobros y pagos y una plataforma de análisis financiero, dentro de los cuales podrás visualizar el flujo de facturas de tu empresa y optimizarlo con automatizaciones, y vigilar tu liquidez en tiempo real, respectivamente.
Así, anticipar las necesidades de flujo de caja de tu negocio es algo más sencillo y también lo es el tomar el control para cubrirlas.
Ambas herramientas son 100% gratuitas, y lo único que necesitas para comenzar a aprovecharlas es crear una cuenta en Xepelin.
Gestiona tus cuentas por cobrar y por pagar sin costo. Xepelin te permite centralizar tu flujo de efectivo de forma automática, eficiente y 100% digital para impulsar el éxito de tu negocio.
