Una factura proforma es un documento con fines informativos que difiere del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en que no cuenta con validez legal, comercial o tributaria, sino que funciona como un borrador de la factura final durante el proceso de negociación de la venta de un producto o servicio que tu empresa ofrezca.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Las facturas proforma sirven para informar previamente a un comprador sobre los costos implicados en la venta de algún producto o servicio de forma detallada y no consisten en una orden de pago. Estas facturas suelen ser enviadas al cliente como parte de una formalidad antes de que este decida o no realizar la adquisición.
Si bien se pueden emitir este tipo de facturas para cualquier tipo de cliente, las facturas proforma son comúnmente utilizadas por las empresas que realizan exportaciones internacionales con el fin de informar al importador sobre todos los detalles sobre las características de la mercancía, su número total, valor unitario, etc.
Esto no solo le brinda datos relevantes al importador antes de que haga la compra, sino que puede facilitarle el tramitar permisos y licencias de importación.
Dado que las facturas proforma no acuerdan aún el pago de artículos o servicios, no pueden ser utilizadas para métodos de financiamiento como el factoraje, sin embargo, una vez que has acordado los términos de la transacción con el cliente y emitido la factura electrónica correspondiente puedes acudir a servicios financieros digitales ágiles como los que Xepelin te ofrece.
En pocas palabras: le sirven al cliente para cotejar los datos de una factura antes de su emisión oficial, pero no se tratan de CFDI válidos legalmente.
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¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
Esencialmente, son enviados en momentos diferentes y no poseen el mismo nivel de detalle.
Por un lado, los presupuestos en enfocan meramente en destacar los costos de una posible orden para que el cliente pueda tomar una decisión informada sobre si proceder o no con la realización de un pedido.
En cambio, una factura proforma es un documento que destaca toda la información de una transacción ya casi oficial justo antes de que es completada, solo como confirmación antes de la emisión de la factura asociada.
¿Cómo emitir una factura proforma?
Para emitir una factura proforma no necesitas seguir lineamientos o formatos específicos, ya que no se trata de un documento oficial que el SAT o la ley regulen.
Sin embargo, es recomendable aclarar en un principio la naturaleza del documento y tomar como referencia los datos de una factura electrónica (fecha de emisión, nombre, razón social y dirección tanto de tu empresa como del cliente) además de incluir un desglose completo de los precios unitarios y totales, una descripción de las mercancías o servicios y cualquier otro dato que consideres relevante para el cliente.
Algunos datos comunes incluidos en facturas de este tipo son:
- Datos del proveedor, como nombre y dirección
- Datos básicos del cliente, como nombre y datos relevantes a la transacción
- Descripción completa de una orden
- Costos de la transacción desglosados; precio por unidad, total, tarifas de envío, impuestos y demás
- Fecha
- Cualquier otro tipo de información que pueda ser relevante para un cliente, como tiempos de envío o métodos de pago disponibles, por ejemplo
¿Por qué es beneficioso para tu empresa el emitir facturas proforma?
Emitir facturas proforma a tus clientes antes de que ellos realicen el pago, conlleva la ventaja práctica de poder negociar y realizar correcciones antes de emitir la factura electrónica final ante el SAT.
Pero no solo es una facilidad al momento de confirmar la información y evitar cancelar facturas ya emitidas, sino que es una oportunidad para generar confianza, mejorar tu reputación y proyectar transparencia como empresa, ya que te ayuda a establecer una comunicación honesta con posibles clientes.
A pesar de no ser un documento obligatorio para las empresas, el generar facturas proforma a tus clientes es un proceso relativamente sencillo que evita atrasos en tus cuentas por cobrar por la cancelación de facturas electrónicas y fomenta una negociación sana.
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