Entre otras cosas, una gestión adecuada del proceso de cobranza de tu empresa involucra tener visibilidad sobre cada cuenta, cada vencimiento, cada monto pendiente y cada una de las demás piezas clave de información que sirven para saber qué paso sigue en cada cobro pendiente y entender mejor el estado de la cartera con el fin de saber cómo mejorarlo.
Lo cierto es que esta información suele estar fragmentada en diferentes lugares; diferentes miembros del equipo de cobranza, diferentes fases del proceso y hasta diferentes áreas, lo cual dificulta la toma de decisiones y distorsiona la realidad sobre la cartera de cuentas por cobrar.
Afortunadamente, centralizar toda esta data es sencillo mediante un documento fácil de realizar: el aging report o informe de antigüedad de cuentas, que concentra estos datos en un solo lugar, y en este artículo te decimos cómo crearlo y cómo aprovecharlo para una toma de decisiones más estratégica.
¿Qué es un aging report?
Para comenzar, el aging report (a veces llamado solamente aging de cartera o antigüedad de cuentas por cobrar) es un documento con información detallada y completa sobre cada una de las cuentas por cobrar de tu empresa que permite visualizar mejor el estado de la cartera pendiente al concentrar la información de múltiples facturas y de su condición actual en un solo lugar.
El documento consiste en un formato simple de tabla en el que se le asigna una fila a cada cliente, columnas adicionales para datos de facturas (vencimientos, emisiones, etc.) una columna a cada periodo de antigüedad (30 días, 60 días, etc.) y una celda a cada monto pendiente por cliente y periodo.
¿Qué contiene un aging report?
Aunque no existe una regla universal que indique los datos exactos que este documento debe contener para ser útil, usualmente posee estas piezas clave de información:
- Nombre de cada cliente con una cuenta pendiente
- Número de factura asociado con cada transacción
- Fecha de vencimiento de cada factura
- Fecha de emisión de cada factura
- Periodo de antigüedad de cuentas
- Monto pendiente por cliente y periodo de antigüedad
- Deuda total por cliente
- Deuda vigente y deuda vencida por cliente
- Total de deuda por periodo de antigüedad
- Deuda total
Adicionalmente, distintos colores o elementos visuales se pueden utilizar para segmentar grupos de clientes, de tal forma que se puedan detectar patrones o problemas en grupos específicos y no solo a nivel general. El reporte también se puede llenar con información específica sobre plazos de crédito, días transcurridos después de una fecha de vencimiento y demás según tus necesidades.
Ejemplo de un aging report
Para ilustrar mejor la posible estructura de un aging report, aquí mostramos un ejemplo completo:
Como puedes ver, este ejemplo divide cuentas con 2 colores diferentes según el segmento de clientes al que corresponden; las cuentas de gran tamaño son resaltadas en verde, mientras que las cuentas más pequeñas son destacadas en morado.
También, el ejemplo muestra cómo puedes incorporar la información de un cliente que cuenta con varias facturas pendientes de pago y segmentar esta información de una manera clara dentro del reporte, en una misma fila.
La tabla puede tener la estructura que elijas de acuerdo con la información que necesitas saber y tener centralizada, pero este ejemplo muestra las pequeñas decisiones que puedes tomar para personalizarlas.
¿Para qué sirve un informe de antigüedad de cuentas por cobrar y la información que contiene?
En esencia, un aging report sirve para centralizar la información de cuentas por cobrar en un lugar con el fin de facilitar su análisis. ¿Para qué sirve esta información centralizada? Para comprender mejor la cartera de cuentas pendientes de tu empresa en ámbitos distintos, ayudando a identificar ciertos patrones:
Clientes que pagan tardíamente con frecuencia: Puedes comparar reportes de periodos diferentes para tener una idea de clientes o segmentos específicos que mantienen un balance vencido constante o que frecuentemente pagan muy cerca de la fecha límite.
Cuentas totales que exceden su fecha límite en comparación con cuentas vigentes: Al expresar claramente la deuda vencida total, este reporte te dice si existe una situación en la que un porcentaje considerable de clientes paguen después del plazo acordado.
Cambios de DSO con respecto a periodos anteriores: Una comparación periódica de aging reports también revela si tus clientes están tardando más, menos o los mismos días en saldar facturas.
Fluctuaciones y tendencias del flujo de caja: Sea que exista un problema o no, el aging report te puede mostrar ciertos riesgos en torno a la gestión del flujo de efectivo de tu negocio con base en el tiempo promedio que los clientes tardan en pagar. Comparando esta información con el estado de liquidez, puedes detectar si la velocidad actual está dando lugar al flujo deseado.
A su vez, esta información puede ser aprovechada para impulsar decisiones que lleven a cuentas cobradas de forma más rápida y eficiente, como la creación o mejora de una política de crédito o de un proceso de cobro.
Por ejemplo, un alto volumen de cuentas morosas puede decirte que es momento de vetar mejor a clientes o que tu estrategia de cobranza no está guiando a clientes por el proceso adecuado. Similarmente, problemas de vencimiento o antigüedad creciente en clientes o segmentos específicos te indican que debes tomar acción para modificar estrategias a nivel particular.
Dado que el reporte concentra múltiples datos, tomar estas decisiones es algo mucho más rápido y eficiente que no consume la misma cantidad de tiempo que revisar facturas de manera aislada.
En pocas palabras: el aging report y su información sirven para hacer un diagnóstico apropiado del estado de cuentas por cobrar e identificar el momento para tomar acción y mejorarlo; todo de forma más ágil.
Relacionado: 7 Razones detrás de los retrasos en cuentas por cobrar y cómo solucionarlas
Pasos para crear un aging report
En este punto, 2 cosas son claras: lo que este reporte puede ofrecer y por qué esto es valioso, pero, ¿cómo puedes generarlo? Solo necesitas seguir estos pasos:
- Recopila la información necesaria en un solo lugar para que su registro sea más rápido. Lo más importante: juntar facturas y términos de crédito acordados por cada una.
- Define los periodos de antigüedad que abarcarán cada columna. Según el nivel de detalle que necesites, tienes 2 opciones:
- Crear una columna general titulada “balance vigente” para registrar montos por vencer y asignar columnas subsecuentes a periodos de atraso (más de 30 días, más de 90 días, etc.) para registrar montos vencidos.
- Asignar ciertas columnas a distintos plazos después de la emisión, pero antes del vencimiento, y otras a periodos de antigüedad después de fechas de vencimiento. Esto te brindará más detalle, pero podría saturar el reporte.
- Si es necesario, define segmentos y asigna un color o distintivo visual que los separe dentro del documento.
- Asigna una fila en la primera columna a cada nombre de cliente y utiliza las siguientes columnas para registrar números de factura, fechas de emisión y fechas de vencimiento correspondientes.
- Asigna un periodo de antigüedad a cada una de las columnas próximas de acuerdo con los periodos definidos
- Utiliza las celdas vacías para registrar cada monto pendiente con respecto a un cliente y un periodo específico.
- Utiliza la última columna y la última fila para registrar totales.
Al terminar, contarás con un aging report completo que ahora se puede usar para analizar el estado de la cartera y, por supuesto, para informar mejores decisiones en torno a su gestión.
¿Cómo debe ser leído con este fin? A continuación explicamos en lo que debes fijarte.
¿Cómo utilizar el aging report para un análisis estratégico de valor?
Para que el aging report te permita generar todas las perspectivas de valor que puede ofrecer, esto es lo que debes analizar:
Monto pendiente: Fijarte en la cantidad de dinero atrapado en cuentas por cobrar es útil para entender mejor el ciclo de efectivo de tu negocio y para saber si este es positivo para obtener la liquidez necesaria o no.
Porcentaje de cuentas vencidas: El mero porcentaje de cuentas vencidas con respecto a cuentas totales te indica si existe un problema de mora y revela su magnitud. Un porcentaje de entre 5% y 15% puede llegar a ser normal si no excede los 30 días, pero uno mayor o que se encuentra por arriba de 60 o 90 días es señal de riesgo.
Tiempo promedio de mora: ¿En qué periodo se encuentran la mayoría de cuentas atrasadas? Responder a esto te permite identificar riesgos y éxitos en la selección de clientes y la gestión de cuentas vencidas. También es útil para anticipar el flujo de efectivo. Lo ideal es que este se acerque a 0 en medida de lo posible, pero un promedio de hasta 20 días puede ser normal.
Tiempo promedio de pago: Más allá del tiempo de atraso promedio, el tiempo promedio de pago te puede servir para compararlo con necesidades de liquidez y saber si tus fechas de pago a proveedores coinciden con fechas de cobro. Un promedio que excede plazos de crédito estándar por mucho indica que es momento de acortarlos, cambiar la estrategia de cobro o realizar un mejor análisis de clientes.
Cambios en días promedio de pago y mora, porcentaje de cuentas vencidas y monto total: Para entender si existen ciertos factores externos o estrategias que están provocando cambios que debas atender, las fluctuaciones en el aging report a lo largo del tiempo se deben monitorear.
Porcentaje de cuentas vencidas de grandes y pequeños clientes y proporción entre ellos: Debes fijarte en esto para entender si el origen de un problema está en atrasos frecuentes de múltiples clientes pequeños o en pocos clientes de mayor tamaño con cuentas pendientes de gran valor.
Comportamiento de segmentos o clientes específicos: Más allá de su tamaño, los clientes se pueden segmentar de acuerdo con otras características y preferencias, y debes analizar todo lo anterior de manera específica a cada uno para encontrar problemas localizados.
¿Cada cuánto tiempo se debe actualizar este documento?
Dado que los periodos usualmente definidos en el aging report van en lapsos de 30 días, tal y como los plazos de crédito tradicionales, lo ideal es que este documento sea actualizado cada mes. Esto asegura que el reporte se mantenga vigente para la toma de decisiones en el momento en el que se necesita realizar.
Sin embargo, dado que las fechas de vencimiento de facturas pueden estar completamente desfasadas entre sí (algunas caducando a fin de mes y otras al inicio), puede ser buena idea actualizarlo de forma semanal o bisemanal, dependiendo del nivel de control y visibilidad que requieras.
Cómo Xepelin te ayuda a conseguir un aging report preciso y actualizado
Crear un aging report no es una tarea compleja, pero actualizarlo manualmente cada semana o mes puede consumir una gran cantidad de tiempo y no hay garantía de que este proceso no genere errores que puedan resultar en la perspectiva equivocada y, por ende, la decisión errónea.
Sin embargo, tener a la mano y en todo momento la información que brinda es indispensable para una buena gestión.
¿Cómo asegurar reportes precisos y disponibles? Xepelin puede ayudarte.
Esto, mediante una plataforma gratuita de gestión de cobros que se conecta en tiempo real con el sistema de facturación de tu negocio para ofrecer una visión completa y siempre actualizada de toda la información tradicionalmente contenida en un aging report: desde montos totales pendientes hasta fechas de vencimiento específicas y cantidad de cuentas en mora.
Con toda esta información en un solo lugar y actualizada en automático, manejar la cartera pendiente de tu empresa puede ser un poco más sencillo, y con funciones para automatizar el envío de recordatorios de pago, puede serlo aún más.
Lo único que necesitas para empezar es una cuenta en Xepelin.
Gestiona tus cuentas por cobrar y por pagar sin costo. Xepelin te permite centralizar tu flujo de efectivo de forma automática, eficiente y 100% digital para impulsar el éxito de tu negocio.
