Las políticas de crédito no son solo relevantes para instituciones financieras, sino también para cualquier empresa que desea explotar la oportunidad de ofrecer algún tipo de crédito a sus clientes para estrechar su relación con ellos o incluso atraer nuevos prospectos, pero de forma segura.
Dada su importancia, esta clase de guías escritas no son fáciles de generar, pero siempre puedes hacerlo de forma efectiva siguiendo ciertos lineamientos y teniendo en mente lo que una política debe hacer, así como lo que debe considerar para lograrlo.
¿Dónde conseguir esta información? En este artículo la compartimos de forma completa y en un solo lugar para que protejas a tu negocio al mismo tiempo que impulsas sus relaciones comerciales con una política adecuada.
¿Qué es una política de crédito?
Una política de crédito es, en esencia, un documento que expresa los lineamientos bajo los que operará la relación crediticia entre una empresa y sus clientes para que esta beneficie a ambas partes involucradas.
Más específicamente: dicta las expectativas que tus clientes deberán cumplir para recibir crédito por parte de tu negocio y gestionarlo sin consecuencias, así como los derechos que tiene tu empresa para decidir a qué clientes brindará crédito y bajo qué condiciones y límites.
Considerando todo esto, se puede decir que su fin es tanto externo (dar a conocer requisitos, consecuencias y límites) como interno (ayudar al equipo de gestión de crédito a decidir a qué clientes brindar crédito y cómo hacerlo) y que, resumidamente, su propósito principal es el de permitir capitalizar la decisión de ofrecer crédito, pero bajo un esquema seguro y regulado.
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¿Por qué debes tener una política de crédito?
La razón principal por la que contar con una política de crédito bien redactada es buena idea es simple: sin ella, tus clientes no están sujetos a reglas específicas para pagar el crédito otorgado, tu equipo no sabe cómo decidir a qué cliente aceptar y, por ende, tu empresa no está protegida legalmente contra retrasos o clientes riesgosos.
En cambio, un documento de esta clase respalda a tu negocio con reglas claras sobre lo que cada parte involucrada en una operación de crédito tiene que hacer y en donde los requisitos para que esta acción se lleve a cabo son claros.
Así, no hay malentendidos, tu empresa tiene el derecho de aplicar consecuencias sobre cuentas que violen los acuerdos de la política y cada cliente tiene expectativas realistas sobre si es candidato para recibir crédito o no con base en lo estipulado.
¿Qué debe contener una política de crédito?
Hablando de forma mucho más específica, una política de crédito requiere de estos apartados para cumplir con su propósito fundamental:
Propósito y alcance de la política: ¿Por qué es importante este documento? ¿En qué segmentos de clientes se aplicará?
Plazos de crédito: ¿Cuáles son los días máximos después de una venta a crédito en que esta se puede pagar? ¿Qué opciones de plazos estarán disponibles (30, 60, 90 días, etc.)? ¿De qué depende que un cliente pueda tener plazos más largos?
Requisitos para aplicar: ¿Qué documentación necesita un cliente para solicitar crédito? ¿Hay requisitos mínimos que deba cumplir? Además de comunicarle a clientes sobre el proceso de aplicación, ayuda a descartar candidatos inelegibles desde un inicio para evitar saturar sistemas de revisión.
Proceso de selección y aprobación: ¿Con base en qué factores se debe tomar la decisión de otorgar crédito? ¿Qué márgenes de riesgo son aceptables y cuáles no? ¿Qué factores de riesgo son importantes a evaluar?
Responsables del proceso: ¿Qué miembros de tu empresa deberán manejar el proceso de aprobación y tomar decisiones sobre él? Esto genera un sentido de responsabilidad.
Límites generales de crédito: ¿Cuáles son los montos mínimos y máximos que tu empresa otorgará?
Límites específicos de crédito: Tras una solicitud aprobada, ¿qué condiciones afectarán el límite máximo de crédito de un cliente?
Protocolos de monitoreo: ¿De qué forma y con qué frecuencia serán monitoreadas las cuentas para detectar riesgos y hacer seguimiento de ciertos casos? ¿Qué señales indican que es momento de realizar seguimiento de una situación?
Procesos de cobranza: ¿Cómo se solicitará el pago de facturas atrasadas? ¿Qué tono se utilizará? ¿En qué momentos del proceso se enviarán recordatorios de pago?
Tasas moratorias y consecuencias por retrasos: ¿Qué tasas de interés se aplicarán sobre facturas atrasadas? ¿Existirán otro tipo de consecuencias por un retraso? ¿Cuáles? ¿Cómo se aplicarán?
Posibles descuentos por pronto pago: ¿Existe la posibilidad de que los clientes puedan reducir el monto a deber con pagos adelantados? ¿De qué porcentaje será el descuento? ¿Para qué clientes aplica este beneficio?
¿Qué debes priorizar al momento de redactar una política de crédito?
Más allá de los apartados que debe contener, una política de crédito de calidad es construida con 6 atributos en mente: claridad, detalle, consistencia, equilibrio, flexibilidad y accesibilidad. Esto es lo que cada cualidad conlleva y las razones por las que son esenciales:
Claridad: una buena política es fácil de entender para quien sea que la lea, sea esta un cliente o un experto en gestión crediticia de tu empresa. Sin esta cualidad, es posible que no cumpla su propósito de evitar malentendidos.
Detalle: considera cada posible escenario que se puede presentar en la gestión de crédito y no deja ninguna clase de dudas sobre qué hacer en cada uno. Una política de crédito no puede guiar decisiones sin reglas fijas.
Consistencia: es aplicable para todos los clientes de igual manera, evitando dar lugar a decisiones arbitrarias o preferenciales.
Equilibrio: genera protección, pero también es lo suficientemente equilibrada para proporcionar condiciones de crédito favorables que, en efecto, son capaces de atraer clientes. Sin equilibrio, el propósito esencial de un documento como este no se puede cumplir.
Flexibilidad: puede estar sujeta a cambios según fluctuaciones de mercado y otras políticas internas, todo con el fin de mantenerla relevante.
Accesibilidad: está disponible para cualquier cliente o miembro del personal que la necesite en un momento. Si no es accesible, no puede ser útil.
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Ejemplo de una política de crédito completa
La realidad es que las políticas de crédito pueden llegar a ser documentos extensos de hasta 200 páginas en algunas instituciones especializadas, pero, para darte una idea básica y más práctica de cómo debe ser redactado un documento de este tipo a nivel general, a continuación mostramos un ejemplo sencillo:
Propósito y alcance
Esta política establece los lineamientos para otorgar crédito a clientes, con el fin de proteger la liquidez de la empresa y reducir riesgos financieros, pero asegurando al mismo tiempo oportunidades de ventas. Aplica a todo cliente comercial que solicite crédito para la compra de productos o servicios de nuestra compañía.
Plazos de crédito
Los créditos otorgados tendrán plazos de 30, 60, 90 y hasta 120 días según el perfil del cliente y el volumen de compra, sin excepciones. Dependiendo del perfil de riesgo de un cliente, compras de volumen alto (que sobrepasen los $30,000 y no superen los $50,000) podrán ser ofrecidas a crédito por cualquiera de estas opciones, mientras que otras menores solo podrán ser ofrecidas a 30 días.
Requisitos para aplicar
El cliente debe presentar documentación financiera básica (balances generales y estados de resultados del último año), identificación fiscal y referencias comerciales. Para evitar que demasiadas solicitudes saturen el proceso de aprobación, cualquier cliente con menos de 1 año de facturación será rechazado automáticamente.
Proceso de selección y aprobación
La decisión se tomará evaluando historial crediticio, capacidad de pago, antigüedad del cliente y riesgos asociados. Solo se aprobarán créditos dentro de márgenes de riesgo aceptables, descartando clientes con un volumen de deuda elevado, incumplimientos recurrentes o un score crediticio menor a 600.
Responsables del proceso
El área de finanzas, junto con el gerente de ventas, será responsable de revisar solicitudes y aprobar o rechazar créditos, generando responsabilidad clara sobre las decisiones.
Límites generales y específicos de crédito
Se otorgarán créditos entre $1,000 y $50,000, ajustables según historial, volumen de compra y perfil de riesgo del cliente.
Protocolos de monitoreo
Las cuentas se monitorearán semanalmente para detectar retrasos. Señales de riesgo que exigen una atención más cercana incluyen facturas vencidas, cambios en comportamiento de pago o disminución en la actividad de compra.
Procesos de cobranza
Se enviarán recordatorios de pago a los 5, 15 y 30 días después del vencimiento, así como recordatorios preventivos 15, 7 y 3 días antes de la fecha límite pactada.
Tasas moratorias y consecuencias
Se aplicará una tasa de interés del 2% mensual sobre facturas vencidas. Casos de retrasos prolongados podrán derivar en suspensión de crédito o cierre de cuenta.
Descuentos por pronto pago
Clientes que paguen antes de la fecha de vencimiento podrán recibir un 5% de descuento sobre el monto a pagar, aplicable a cuentas al día y clientes con buen historial crediticio.
¿Cómo hacer cumplir la política de crédito de tu empresa?
De la teoría a la práctica, hay muchas cosas que pueden hacer de implementar una política de crédito algo más complicado, así que te brindamos algunos consejos que podrían ser de ayuda:
- Prioriza la claridad para que cualquier persona que lea tu política sepa cómo respetarla y seguirla.
- Automatiza el envío de recordatorios de pago para asegurar comunicaciones oportunas en los momentos elegidos. Considera automatizar también el envío de facturas.
- Monitorea de cerca las cuentas con el fin de detectar alertas oportunamente.
- Ofrece varios métodos que hagan del proceso de pago algo mucho más conveniente para tus clientes.
- No temas tomar acción sobre cuentas retrasadas.
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Siguiendo estos lineamientos, puedes tener la certeza de que cualquier política de crédito que implementes en tu empresa te brindará los beneficios que esperas y te protegerá contra los riesgos que buscas evitar.
Ahora bien, incluso con una política bien redactada, tu empresa necesita datos fiables para medir adecuadamente el riesgo de solicitantes y tecnología que simplifique el proceso de cobranza para garantizar al 100% un área eficiente de cuentas por cobrar.
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