Si tu empresa realiza ventas a crédito por cualquier motivo, entonces debe contar con un proceso de cobro adecuado para convertir cuentas pendientes en efectivo real y necesita de una forma para medir la eficiencia de dicho proceso.
Uno de los indicadores más fundamentales para lograrlo es la rotación de cuentas por cobrar, también llamada ratio de cuentas por cobrar o AR turnover.
Se trata de una métrica simple en teoría, pero, para asegurar que brinde la información correcta y que esta sea útil para tomar decisiones y entender mejor a tu negocio, es importante conocer la forma adecuada de calcularla e interpretarla, así como lo que puede y no puede mostrar y aquellos factores que influyen en esta.
Todo esto y más lo puedes encontrar aquí.
¿Qué es la rotación de cuentas por cobrar y qué información puede mostrar?
La rotación de cuentas por cobrar es un indicador de eficiencia, particularmente de gestión de cobros, que muestra la cantidad de veces que tu empresa convierte sus cuentas pendientes en efectivo en un periodo, usualmente de un año.
¿Cómo? Determinando la proporción entre 2 cifras: el valor promedio de los cobros pendientes en un momento dado durante un periodo y el valor neto de ventas a crédito del mismo (el cual es, en realidad, el valor neto de cuentas por cobrar). Esta comparación te dice a cuántas veces del promedio equivale el total y, por ende, cuántas veces es que esta cantidad fue generada, convertida en efectivo y generada de nuevo.
En concreto: revela qué tan ágil y efectiva es tu empresa cobrando ventas a crédito al mostrar cuántas veces al año, aproximadamente, es que el balance pendiente promedio de ellas es convertido en efectivo y generado nuevamente.
Más allá de ser una métrica de eficiencia en manejo de cobros por sí sola, es la base para calcular otros KPI de cuentas por cobrar que brindan mayor contexto sobre la eficiencia en esta área.
¿Por qué debes calcular este indicador y monitorearlo?
Calcular este indicador y monitorear cambios en él es una parte importante de una buena gestión de cobros, debido a que revela información útil para evaluar la eficiencia de esta área de forma rápida y precisa.
En un cálculo rápido, este ratio pone en contexto las ventas a crédito netas con el promedio de cobros pendientes, revalando si un proceso de cobranza está siendo efectivo o no e indicando cuándo es momento de tomar acción para mejorarlo.
Además, sirve para calcular métricas como los DSO (días promedio de cobro) y se puede usar como punto de referencia para realizar comparaciones de eficiencia entre empresas similares, sin importar su escala, ya que es un ratio que mide la proporción entre 2 variables en lugar de una cantidad neta que puede variar mucho entre empresas de diferente tamaño.
Sin este KPI y otros similares, puedes tratar de construir una imagen sobre eficiencia en gestión de cuentas por cobrar a partir de cifras netas, pero construir una más precisa y ágil que impulse una mejor y más rápida toma de decisiones dentro de un contexto particular será más complicado.
¿Cómo calcular correctamente la rotación de cobros? Fórmula, ejemplo y mejores prácticas
Calcular la rotación de cuentas por cobrar es un proceso relativamente simple que solo requiere la aplicación de esta fórmula:
Rotación de cuentas por cobrar = Ventas a crédito netas de un periodo/Cuentas por cobrar promedio del mismo
Las ventas a crédito netas son, simplemente, el valor total de ventas a crédito concretadas, mientras que las cuentas por cobrar promedio se pueden obtener de 2 formas distintas:
- Sumando los valores iniciales y finales de cuentas por cobrar de un periodo y dividiendo el resultado entre 2.
- Sumando los valores de cuentas por cobrar mensuales de un periodo y dividiendo el resultado entre la cantidad de meses contabilizados (12 si es un año, 6 si es un semestre, etc.)
El primer método es el más rápido, pero el segundo es el más preciso y apegado a la realidad, ya que toma en cuenta posibles flujos estacionales.
Ejemplo de cálculo del ratio de cuentas por cobrar
Entonces, por ejemplo, si tu empresa tiene ventas a crédito totales equivalentes a $490,000 y cuentas por cobrar promedio iguales a $90,000, puedes encontrar su rotación de cobros dividiendo 490,000 entre 90,000, lo cual lleva a un resultado de 5.4. Esto indica que tu empresa cobra facturas pendientes y genera nuevas 5 veces en un periodo.
Mejores prácticas para calcular la rotación de cobros
Ahora bien, para asegurar que el cálculo te brinde el resultado más acertado posible, también es importante que realices estas prácticas antes de aplicar la fórmula:
- Resta las devoluciones y descuentos de ventas a crédito totales, pues un valor erróneamente inflado puede aparentar un ratio mejor.
- No incluyas ventas en efectivo en el cálculo, solo ventas a crédito.
- Asegúrate de que el promedio de cuentas y su valor total correspondan al mismo periodo, sea cual sea; un desfase en esta área causará un resultado equivocado.
- Incorpora la deuda incobrable en el cálculo, pero elimínala después de cierto punto. Incluirla te ayuda a medir la eficiencia adecuadamente, pues las cuentas incobrables influyen en ella, pero hacerlo indeterminadamente inflará erróneamente el promedio de cuentas pendientes incluso si tu proceso de manejo mejora.
- Calcular el ratio de forma anual es el estándar, pero puede ser mejor idea calcularlo con base trimestral o semestral si realizas algún cambio en la gestión de cobros que impacte su eficiencia inmediatamente y necesites medir su efecto en comparación con un periodo anterior.
Relacionado: 7 Mejores prácticas de gestión de cuentas por cobrar
¿Cómo interpretar este KPI? ¿Qué debes considerar?
Como se mencionó anteriormente, el resultado de aplicar la fórmula anterior y seguir las prácticas recomendadas mostrará la cantidad aproximada de veces que las cuentas por cobrar de tu empresa son saldadas y reemplazadas en un periodo. Entonces, un ratio más grande significa que tu empresa recupera sus cuentas más rápido, mientras que un ratio más pequeño indica un proceso más lento.
Pero, para saber si cierta cifra es positiva o negativa, debes considerar 3 cosas: la industria de tu empresa, su tipo de clientes y la evolución del ratio a lo largo del tiempo. Estas son las razones detrás de ello:
Industria
Debido a diferencias en el modelo de negocios de distintos sectores, el ratio ideal puede variar y la mejor forma de saber si un resultado es bueno o malo es comparándolo con el promedio general del sector relevante.
Por ejemplo, la industria minorista opera con pagos realizados al momento de compra, lo cual favorece un ratio elevado; por el contrario, empresas de construcción tienen un ratio promedio más reducido debido a que el periodo entre la emisión de una factura y su pago es afectado por largos procesos de aprobación derivados de los grandes costos de un proyecto.
Con respecto al promedio de tu industria, ya es posible saber si un resultado es bueno o malo; si este es igual o ligeramente mayor, la eficiencia en cobros de tu negocio es sólida; si es inferior, esta podría estar operando con riesgos de liquidez importantes si la velocidad de cobro es superior a la velocidad con la que se debe pagar a proveedores.
Si este es demasiado elevado, tal vez tu empresa no esté aprovechando la oportunidad de utilizar las ventas a crédito para vender más.
No obstante, aún debes considerar 2 aspectos más para una interpretación adecuada.
Tipo de clientes
Generalmente, individuos pagan de contado (solo utilizando crédito mediante intermediarios), mientras que negocios requieren plazos de pago más largos para proteger su liquidez. Por ello, las empresas B2B tienen una rotación menor en comparación con aquellas B2C.
Adicionalmente, y en promedio, los grandes corporativos suelen tomar más tiempo para saldar facturas pendientes debido a mayores procesos internos y un gran poder sobre el mercado, así que empresas con múltiples clientes de este tipo tienen ratios más reducidos. Todo esto se debe considerar para saber si un resultado es más positivo o negativo.
Por ejemplo, si tu empresa colabora con múltiples clientes corporativos en comparación con su industria, tal vez un ratio menor no sea tan negativo, pues esta es, simplemente, su normalidad y no necesariamente representa un problema.
Tendencias al alza o a la baja
Finalmente, un resultado que mejora constantemente siempre será mejor que uno que está empeorando, pues demuestra mejoras en eficiencia incluso si el ratio obtenido es menor al promedio general por industria.
Por supuesto, los elementos anteriores son prioritarios para determinar el valor de un ratio específico y un resultado bueno y estable es mejor que uno malo que está mejorando, pero, una vez que estos son analizados, este último factor se debe considerar para evaluar el desarrollo con respecto a tu propia empresa a lo largo del tiempo.
¿A qué se puede deber un problema con este ratio?
Dado que un ratio bajo puede indicar un problema, pero no puede señalar sus causas, para optimizarlo, deberás encontrar su origen con un análisis más a fondo. Estas son algunas de las razones más comunes detrás de un ratio bajo:
- Políticas de crédito demasiado laxas u omitidas, que le brindan a los clientes demasiado tiempo para pagar, que no establecen consecuencias para los pagos atrasados o que, simplemente, no son ejercidas.
- Un proceso deficiente, ausente o no respetado de análisis crediticio que permite la entrada de clientes con un mal comportamiento de pago.
- Un proceso deficiente, inexistente o no seguido de cobro que no guía a clientes por el camino adecuado.
- Escenarios macroeconómicos negativos a nivel región o industria que disminuyen la capacidad de pago de los clientes.
Si bien hay ciertos factores que no se pueden controlar, como puedes ver, la gran mayoría de causas detrás de un mal ratio se pueden manejar.
¿Cómo mejorar la rotación de cobros?
Para corregir un ratio negativo desde su origen, deberás tratar las causas anteriores con medidas concretas de gestión; estas son algunas que podrían ser relevantes:
- Garantiza la existencia de una política de crédito, un proceso de cobro y un proceso de análisis crediticio que protejan a tu negocio.
- Prioriza claridad en la redacción de políticas y procesos, de tal forma que cualquier responsable de interpretarlas pueda hacerlo correctamente.
- Asegura que tus procesos y políticas sean completos y no den lugar a un escenario en donde el camino correcto a seguir sea dudoso; incluye montos y plazos máximos en políticas de crédito, pasos concretos y estrategias por segmento en procesos de cobro y requisitos mínimos de aceptación en procesos de análisis.
- Integra a tu equipo en la creación de procesos y políticas para enriquecer el resultado con perspectivas diversas.
- Capacita a tu equipo en el seguimiento de procesos y políticas, con el fin de facilitar su seguimiento.
- Automatiza tareas, como el envío de recordatorios de pago, para asegurar que sean a prueba de olvidos y que se realicen siempre a tiempo.
- Consigue visibilidad total sobre cobros pendientes por medio de software de cobranza, para así poder detectar a tiempo problemas que necesiten atención.
- Considera ofrecer descuentos por pronto pago para incentivar el pago más rápido de facturas.
- Mantén un contacto constante con clientes durante el proceso de cobranza para evitar pagos olvidados; por supuesto, trata de no dañar la relación comercial con demasiados mensajes.
- Sigue atrasos de cerca y busca maneras de solucionarlos en vez de solo aceptar que existen; mucha de la cartera vencida se puede recuperar con una buena comunicación.
Cómo Xepelin puede ayudarte a agilizar la gestión de cobranza en tu empresa
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De esta forma, dar seguimiento a cobros pendientes de acuerdo con su fecha de vencimiento, organizar cuentas y entender a fondo la cartera de tu empresa para informar mejores decisiones se vuelve algo más sencillo.
Adicionalmente, la herramienta ofrece ciertas funciones de automatización que van más allá de la visibilidad y te permiten tomar acción para acelerar cobranzas efectivamente, principalmente a través de recordatorios automatizados que puedes programar en segundos y en los que puedes confiar que llegarán en el momento preciso.
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