De acuerdo con una encuesta de PYMNTS, desde 2023, el 81% de las empresas han percibido un incremento en pagos con retraso por parte de sus clientes. Esta elevada cifra muestra cómo es que todos los negocios, sin importar su tamaño, necesitan encontrar nuevas soluciones en su departamento de cuentas por cobrar para enfrentar este desafío y evitar problemas de flujo de efectivo que impidan su crecimiento.
Pero, ¿cómo encontrar la respuesta indicada ante este problema? En primer lugar, es necesario identificar cada una de las razones detrás de los retrasos de cobro y entenderlas a fondo para diseñar una solución efectiva.
Para que puedas detectar los retos de cuentas por cobrar que enfrenta tu empresa y consigas superarlos exitosamente, en este artículo hablaremos sobre 7 de las razones más comunes detrás de esta clase de problemas y sobre las mejores soluciones para cada una de ellas.
Facturas con errores o en disputa
Cuando un cliente recibe una factura con errores o inconsistencias respecto a la orden de compra correspondiente, únicamente ocurre un escenario: se debe iniciar una disputa. De esta manera, un error puede retrasar un cobro por días, tomando en cuenta el tiempo necesario para que el cliente detecte el error y notifique del problema, aunado al tiempo que tarde tu empresa en recibir el reclamo, corregirlo, enviar la nueva factura y que esta sea finalmente pagada.
Dado que es imposible eliminar por completo el surgimiento de errores, lo que debes hacer para enfrentar este problema es disminuir el tiempo en el que una disputa es solucionada mediante la optimización del proceso de reclamación.
¿Cómo hacerlo? Es necesario establecer un canal de servicio disponible a lo largo del día, que sea revisado constantemente, y señalarlo ante el cliente, así, el proceso para corregir una factura puede llevarse a cabo de forma ágil. Igualmente, es recomendable automatizar la generación de alertas de reclamos de pago para que, en caso de que el canal no sea revisado, los miembros del equipo correspondiente reciban una notificación oportuna y puedan responder cuanto antes.
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Falta de notificación de pago
Sin importar cuánto invierte tu empresa en mejorar su procedimiento de cuentas por cobrar, siempre existirá la posibilidad de que un simple olvido evite que se cobre a tiempo una factura o impida que tus clientes recuerden su fecha límite de pago. Por esta razón, es recomendable tener activada algún tipo de alerta que te permita recordar con antelación el plazo límite de pago de cada factura, para así realizar el proceso de cobranza correspondiente antes de que este transcurra.
Dado que crear una alarma de forma manual por cada transacción que realiza tu empresa es un proceso tedioso y propenso a errores, en su lugar, es mejor apoyarse en la tecnología disponible. Algunas herramientas digitales de gestión de cuentas, como la de Xepelin, generan alertas de cobro automáticas que indican cuándo se acerca el momento de cobrar una factura. De esta forma, pasar por alto una fecha de cobro se vuelve más difícil y no tienes que dividir tu atención entre múltiples fechas a la vez, ya que la herramienta lo hace por ti.
Falta de claridad en los términos y condiciones
Especialmente en el caso de las empresas pequeñas, suele suceder que, con el propósito de no alejar a un nuevo cliente, la redacción de políticas de pago no es clara y pone en segundo plano datos importantes como las fechas límites o montos mínimos de pago (en caso de ofrecer créditos). Esto abre la posibilidad de que un cliente pueda no estar consciente desde el inicio sobre el momento en el que debe solventar una factura y decida depender completamente de que tu empresa envíe recordatorios.
Aunque es buena idea enviar recordatorios una vez se acerque el vencimiento de una factura, también es necesario comenzar cada contrato o documento comercial resaltando la fecha límite de pago y el monto total de una transacción. Igualmente, en el caso de nuevos clientes, se considera como una buena práctica el agendar con ellos una reunión en tiempo real (ya sea virtual o presencial) para dejar claras las políticas de tu empresa y las fechas exactas de pago.
Poca flexibilidad en los métodos de pago
Cuando un cliente no encuentra el método de pago que le resulta más conveniente al momento de pagar una factura, puede decidir postergar su pago indefinidamente y olvidarlo después. Para reducir la probabilidad de que esto suceda, es importante adoptar la mayor cantidad posible de métodos distintos de acuerdo con lo que tus clientes prefieran, de esta forma, tus clientes lograrán solventar sus pagos de manera ágil y serán menos propensos a postergar esta tarea.
De acuerdo con informes, hasta un 48% de los compradores B2B abandonan una compra cuando no se les ofrece su método de pago preferido. A pesar de que esta cifra no está relacionada con los atrasos en pagos recibidos, sí denota la importancia que tiene el brindar distintas formas de pago para los clientes empresariales.
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Factura dirigida al departamento incorrecto
Una de las causas de retrasos en cuentas por cobrar con el mayor impacto en tiempos, incluso más que los reclamos por errores, es el enviar una factura a la persona o departamento equivocado. Cuando esto sucede, esta puede pasar completamente desapercibida entre múltiples archivos o emails, retrasando su pago por días o, incluso, semanas.
Afortunadamente, es posible solucionar este problema de 2 maneras sencillas. La primera consiste en comunicarse con un cliente para confirmar la recepción de la factura. Si el cliente confirma, ya no será necesario preocuparse por que esta haya sido enviada incorrectamente, de lo contrario, un nuevo archivo podrá ser enviado a la persona correcta. Cabe mencionar que este proceso puede tomar mucho tiempo si se realiza de forma manual, por lo que siempre es mejor encontrar la manera de automatizarlo.
En segundo lugar, es recomendable establecer una línea de comunicación para que tus clientes puedan reportar esta clase de problemas rápidamente. También para eliminar este problema desde su origen, es posible adoptar tecnología donde puedas registrar correctamente los datos de contacto de un cliente y verificarlos rápidamente al momento de enviar una factura.
Falta de seguimiento a la cartera vencida
Por temor a deteriorar la relación con clientes, algunas empresas pueden postergar el envío de un mensaje de cobro una vez que el plazo de pago de una factura se ha vencido. Sin embargo, esto no es aconsejable, ya que mientras más tiempo pase sin cobrar una factura, percibirás un mayor impacto en la liquidez de tu empresa.
En lugar de hacer esto, es buena idea contactar a un cliente en el momento en el que su fecha límite de pago ha transcurrido y solicitarle el pago de manera clara y amistosa. Dado que es posible que el cliente lo haya olvidado o que el retraso se deba a un error, es importante mantener una actitud de ayuda y evitar una conducta hostil.
Si la razón por la que un cliente no ha pagado alguna compra es por problemas de solvencia temporales, puedes contactarlo y renegociar los términos del contrato, de tal forma que ambas empresas sean beneficiadas. Sin embargo, para evitar problemas futuros de clientes con poca capacidad de pago, antes de trabajar con ellos, es aconsejable utilizar una herramienta digital de análisis empresarial que revise métricas como su historial de deuda, volumen de ventas y márgenes de beneficio, para medir su nivel de riesgo y tomar una decisión informada sobre si aceptarlos o no.
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Desorden administrativo
Algunos de los problemas anteriores tienen un denominador común: la falta de organización en la gestión de cuentas. Cuando la información de cuentas por cobrar está segmentada entre múltiples archivos y miembros del equipo, perder de vista alguna fecha importante u olvidar enviar una factura es algo que puede ocurrir con facilidad.
¿La solución? Dar un paso hacia la digitalización y centralizar las cuentas por cobrar en una sola plataforma digital.
Si los datos de cuentas por cobrar están en un solo lugar, los miembros del departamento correspondiente pueden consultar la información que necesiten de forma ágil, por lo que olvidar una fecha de cobro, o el envío de una factura, se vuelve algo mucho menos frecuente.
Si tu empresa enfrenta varios de estos problemas comúnmente, es posible que necesites optimizar el área de cobranza de manera general. Esto implica mejorar 2 puntos principales que son centrales a la gestión de cuentas por cobrar: la comunicación con clientes y el manejo operacional, ya que estos suelen conformar las causas detrás de todos los problemas anteriores.
Por un lado, al mejorar la comunicación con clientes (creando políticas claras, estableciendo canales fijos de atención, manteniendo una comunicación abierta, etc.), podrás reducir malentendidos, detectar errores de manera más rápida y agilizar los procesos de reclamo. Por otro lado, al invertir en mejoras operacionales, como software especializado en cuentas, puedes disminuir errores, reducir tiempos de cobro e incluso, automatizar procesos de cobranza para mantener un nivel de liquidez constante.
En caso de que necesites ayuda para alcanzar estas metas y reducir retrasos de cobro en tu empresa, Xepelin tiene para ti una herramienta de gestión de cuentas completamente gratuita. Con ella, es posible recibir recordatorios de cobro, automatizar cobranzas y recibir alertas de cambios y reclamos, todo en una sola plataforma.
Además, al formar parte del ecosistema Xepelin, podrás acceder a otras herramientas de gestión empresarial, como monitoreo de datos en tiempo real, análisis de tu red comercial, proyecciones de flujo de efectivo basadas en la analítica, y hasta opciones de financiamiento de facturas.
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