La toma de decisiones estratégicas basadas en datos es fundamental para el éxito de cualquier empresa, pero la realidad es que este proceso no siempre es tan simple como parece.
Por ello, existen recursos como las matrices de decisiones, herramientas visuales que te ayudarán a elegir entre varias opciones de acuerdo con lo que tu empresa valora, y en este artículo te brindamos la información que necesitas para crearlas y utilizarlas apropiadamente.
¿Cómo funcionan? ¿Qué pueden y no pueden hacer? ¿Cuándo son verdaderamente útiles? Esto y más lo encontrarás aquí.
¿Qué es una matriz de decisión y en qué consiste?
Para empezar, una matriz de decisión o matriz de decisiones es un recurso visual que sirve para comparar opciones similares de forma objetiva y así guiar a una entidad hacia la elección más conveniente.
¿Cómo? Mediante un formato de tabla que muestra a cada alternativa claramente, le asigna niveles específicos de importancia a cada categoría de comparación y permite atribuir valores numéricos a cada opción de acuerdo con su desempeño en distintas categorías.
Una vez llenada por completo, los puntajes de cada alternativa dentro de la matriz se multiplican por el nivel de importancia asignado a cada criterio y se suman para después permitir una comparación numérica objetiva entre alternativas.
Componentes de una matriz de decisiones y ejemplo
El formato de una matriz de decisión está conformado por estos 4 componentes básicos:
- Alternativas: Se encuentran distribuidas en las filas de la matriz.
- Categorías de comparación: Son representadas por las columnas del formato.
- Peso asignado a cada categoría: Es el porcentaje o nivel de importancia que se le asigna a cada criterio de comparación y se suele ubicar junto con el nombre de cada columna.
- Puntaje por categoría: Es la información contenida en las celdas del formato, que muestra el puntaje brindado a una opción en una categoría y, posteriormente, este valor multiplicado por la importancia asignada a esta última.
- Total: Es la suma de los puntajes finales de cada alternativa en cada criterio. Se suelen ubicar al final de cada fila.
Al combinar todos estos componentes, el resultado sería una tabla como la siguiente:
Lo que una matriz de decisión puede y no puede hacer
Debido a las ventajas y limitaciones naturales de este formato, hay ciertas cosas que una matriz de decisiones puede y no puede hacer, y es importante tenerlas en mente al momento de tomar una decisión sobre si conviene usarla o no.
En primer lugar, se puede decir que este recurso puede brindarte cumplir con estos propósitos:
- Reducir sesgos en una decisión al fomentar un proceso basado en criterios más objetivos y valores numéricos, en lugar de sentimientos no cuantificables.
- Brindar apoyo en la toma de un gran tipo de elecciones empresariales, como decisiones de software, contratación, financiamiento y demás, debido a su formato simple y versátil.
- Simplificar decisiones con varios criterios de comparación entre opciones al volverlos concretos en vez de abstractos, con un formato visual y un sistema de puntaje numérico.
- Asistir con la justificación detrás de una elección y su comunicación, brindando documentación que la describe claramente y que fomenta que cada miembro de un equipo la entienda y acepte.
Sin embargo, debes tomar en cuenta que la sencillez que define a una matriz de decisión también implica que no puede lograr cosas como estas:
- Eliminar sesgos al 100%, puesto que los valores asignados a criterios y los puntajes asignados a alternativas no siempre son completamente objetivos.
- Cuantificar lo incuantificable, lo cual limita su aplicación en ciertas elecciones que requieren de evaluaciones subjetivas.
- Ayudar con la elección de alternativas muy diferentes entre sí, pues los criterios de evaluación podrían ser difíciles de definir.
Por ende, este recurso no puede asegurar decisiones correctas o alineadas estratégicamente con las metas de tu empresa, solo ayudar a llegar a elecciones estructuradas y con mayor justificación.
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¿Cuándo es conveniente realizar una matriz de decisión?
Entonces, al tomar en cuenta todo lo anterior, ¿cuándo es de verdad conveniente realizar y utilizar una matriz de decisión? Generalmente, cuando el valor del recurso es relevante para cubrir las necesidades de tu empresa, es decir, cuando sus beneficios específicos solucionan un problema en la toma de decisiones y sus limitaciones no representan un problema tan grande.
Por ejemplo, en casos como estos:
- Necesitas elegir entre varias opciones similares que se pueden comparar bajo los mismos criterios, como software, proveedores, proyectos a priorizar, etc. En este caso, una matriz de decisión permite tomar una decisión imparcial.
- Necesitas estructurar mejor tus procesos de decisión. Aquí, el formato de una matriz de decisiones puede ayudar, incluso solo para ordenar procesos y no necesariamente para llegar a una decisión final.
- Necesitas llegar a una elección objetiva y libre de sesgos. Una matriz de este tipo puede apoyarte en ello con un formato que asigna valores numéricos de comparación. Inclusive si algunos criterios son subjetivos, la matriz puede ayudarte a ordenar tu proceso y minimizar decisiones 100% emocionales o afectadas por factores personales.
- Tienes tiempo para realizar el proceso detenidamente y así llegar a decisiones óptimas, pues, aunque sencilla, una matriz de decisión requiere cierto proceso de creación y análisis para generar valor.
Por el contrario, si las opciones disponibles en un proceso de elección son completamente distintas, solo se pueden evaluar subjetivamente y necesitas llegar a una decisión de forma extremadamente rápida, tal vez una matriz de decisión no sea ideal.
Guía paso a paso para crear y utilizar una matriz de decisiones
¿Las necesidades en la toma de decisiones de tu empresa encajan con lo que una matriz de decisión puede brindar? Entonces es momento de construirla. Para ello, puedes seguir estos pasos:
1. Determina las alternativas y ubícalas en la tabla
Primero que nada, necesitas identificar las alternativas que compararás en la matriz y asegurar que estas puedan ser evaluadas objetivamente. No hay un límite en cuanto a la cantidad de opciones que puedes comparar de esta forma, pero es buena idea mantenerlo al mínimo para crear una matriz legible.
Una vez determinadas, ubícalas a la izquierda de la tabla, como el título de cada fila.
2. Identifica los criterios de comparación y anótalos en el formato
Ahora, debes establecer los criterios mediante los cuales evaluarás las opciones objetivamente, buscando que estos sean tan cuantificables como sea posible para lograr una comparación genuina.
En el momento en el que los hayas identificado, puedes anotarlos en el título de cada columna del formato.
3. Asigna valores o pesos a cada criterio
Con criterios listos, ahora necesitas asignarles un valor según su importancia en la decisión a tomar. Tienes 2 opciones: asignarles un porcentaje para que en conjunto sumen un 100% o, la alternativa más común, asignarles un valor numérico del 1 al 5 o del 1 al 10 para simplificar el cálculo de puntajes.
4. Establece una escala de puntuación
Antes de comenzar a puntuar a cada alternativa en diferentes criterios, necesitas establecer las pautas para lograrlo, es decir, debes determinar la escala que utilizarás para la asignación de puntajes. Como tal, no hay una regla a seguir para hacerlo, pero se suele utilizar una escala del 1 al 5.
5. Asigna un valor numérico a cada alternativa, de acuerdo con cada criterio y la escala elegida
Ahora es momento de puntuar a cada alternativa, asignando un valor del 1 al 5 (o según la escala que hayas elegido) según su desempeño en cada criterio de evaluación.
Recuerda que no se trata de ordenar alternativas de la mejor a la peor en una categoría, sino de puntuarlas, sin importar si hay calificaciones repetidas.
6. Multiplica el peso asignado a cada criterio por el puntaje conseguido por cada alternativa dentro de él
Después, debes multiplicar el valor asignado a cada rubro por el puntaje determinado en esa categoría. Por ejemplo, si una opción de software obtuvo un 3 en costos y esa categoría tiene una importancia de 5, el puntaje final sería de 15.
7. Suma los puntajes de cada fila
Para concluir con la creación de la matriz, solo queda sumar los valores de cada alternativa y ubicarlos al final de cada fila para facilitar su comparación.
8. Analiza los resultados
Con puntajes claros finales para cada alternativa, ahora puedes tomar una decisión basada en números y de acuerdo con aquello que valor tu empresa.
Errores a evitar al momento de crear una matriz de decisión
Aunque relativamente sencillo, el proceso para crear una matriz de decisión puede estar sujeto a errores prácticamente imperceptibles que disminuyen su valor. ¿Cuáles errores? Esto es lo que debes evitar:
Incluir demasiados criterios o alternativas
Cuando incluyes demasiados (más de 7 u 8) alternativas o criterios, el proceso de decisión se complica y es fácil perder de vista lo que de verdad importa para tomar una decisión, así que es mejor mantenerlos al mínimo posible.
Elegir criterios demasiado relacionados entre sí
Idealmente, cada categoría debe ser fácilmente distinguible entre sí, puesto que criterios demasiado relacionados hacen del proceso de puntaje algo demasiado subjetivo.
Omitir la definición de prioridades
Para que la matriz funcione, cada categoría debe tener un valor de importancia claro. De lo contrario existirá poca distinción entre puntajes finales y la decisión recomendada por la matriz podría no tener el impacto deseado.
Calificar alternativas por completo antes que otras
Cuando asignas los puntajes de cada categoría a una sola alternativa en vez de hacerlo criterio por criterio, arriesgas incurrir en un sesgo cognitivo en el que un buen puntaje inicial en un rubro influye en la inflación del resto de calificaciones de la misma alternativa.
No contar con criterio apropiado de puntuación
Para obtener los mejores resultados, es buena idea contar con un criterio de puntuación que brinde rangos o una idea general de lo que un puntaje específico en una categoría particular significa.
No analizar los resultados finales
Las matrices de decisiones no eliminan sesgos en su totalidad, así que es aconsejable revisar resultados finales para corroborar que tengan sentido. De omitir este paso, arriesga optar por una decisión no tan conveniente.
Modificar niveles de importancia después de finalizar
Aunque esto es válido si genuinamente cambian las prioridades de tu negocio, modificar los niveles de importancia de categorías tras finalizar podría ser el producto de sesgos que buscan alterar resultados finales, así que es algo que es mejor evitar.
Omitir criterios de desempate
Si bien es cierto que un criterio de puntuación sólido y categorías priorizadas adecuadamente reducen la probabilidad de que surjan empates en una o más opciones, es aconsejable prepararse para este escenario con el fin de que la decisión final permanezca objetiva.
Por ejemplo, en caso de empate, podrías optar por la alternativa que mayor puntuación tuvo en la categoría más importante.
Trabajar en solitario
Realizar la matriz de decisión completamente solo aumenta la probabilidad de que sesgos pasen desapercibidos, de que existan errores de priorización y de que la subjetividad afecte resultados. Por ello, se aconseja desarrollar este recurso con tu equipo de trabajo.
Usar la matriz por sí sola
La realidad es que una matriz de decisiones puede no considerar todos los aspectos internos y externos de contexto que definen a una buena decisión, así que suele ser buena idea acompañarla de recursos adicionales, como un análisis FODA o PESTEL.
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Una matriz de decisión puede ser de mucha ayuda para que tu empresa llegue a mejores decisiones mediante un proceso más estructurado y objetivo. Teniendo en cuenta también las limitaciones del recurso, no tienes que preocuparte de que este resulte en en elecciones negativas.
¿De qué otra forma puedes conseguir mejores elecciones en tu negocio? Las mejores decisiones se toman conforme a datos reales y objetivos, especialmente en áreas como la gestión financiera, y puedes tener acceso a ellos de forma totalmente gratuita con Xepelin.
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