Los problemas que enfrentan los departamentos de cuentas por cobrar de empresas de todo tipo son claros y documentados ampliamente. Entre ellos, destacan las grandes cantidades de tiempo que pasan los dueños de negocios tratando de efectuar el cobro de facturas sin pagar (hasta un 10% de sus horas de trabajo) y el incremento paulatino de pagos retrasados que experimentan todo tipo de compañías (hasta un 81% de ellas, de acuerdo con PYMNTS).
¿La mejor forma de enfrentar estos retos? Adoptando un sistema de gestión de cuentas por cobrar. Sin embargo, al momento de elegir uno, algunas empresas pueden encontrarse con diferentes tipos de software, con distintas especialidades y funcionalidades, por lo que llegar a una decisión final no es algo tan sencillo.
Por esta razón, en este artículo hablaremos sobre las principales funcionalidades que debe tener un sistema de este tipo para optimizar las cuentas por cobrar en tu empresa. De esta forma, podrás elegir aquel que mejor se adapte a tus necesidades y metas específicas.
Control de cuentas por pagar y cobrar
Al momento de elegir un sistema de gestión, siempre es buena idea optar por uno que centralice la gestión de cuentas por cobrar y por pagar. Aunque sus funciones son diferentes, los departamentos cobranza y de pagos realizan tareas complementarias que tienen el fin de garantizar que una empresa mantenga un nivel apropiado de capital de trabajo. De hecho, de acuerdo con una encuesta de Versapay, el 97.7% de los CFO expresan que sus equipos serían más productivos si existiera mayor integración entre estos departamentos.
¿Por qué es tan importante centralizar la información de estos departamentos? Por un lado, el acceso a la información de cobros y facturas de clientes con saldos pendientes le permite a los miembros del equipo de pagos conocer la liquidez que tiene la empresa para afrontar sus obligaciones y así decidir si postergar algunas cuentas. Por otro lado, y de manera inversa, al conocer los pagos salientes, los miembros del equipo de cuentas por cobrar saben cuándo es momento de acelerar el proceso de cobranza de ciertas cuentas para no afectar el flujo de caja de la compañía.
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Monitoreo de facturación y cobranza
De manera general, cuando un sistema de cobranza funciona a partir de los datos de facturación de tu empresa, esto siempre será mejor. Dado que todos los pagos que recibes deben de estar asociados con una factura, una herramienta que opera a partir de esta clase de información facilitará la conciliación de facturas y te permitirá tener una mejor administración fiscal.
Además, si estás en México, una plataforma relacionada con tus datos de facturación te podrá alertar cuando necesites emitir documentos adicionales como un complemento de pago. De esta manera, puedes enfocar tu atención en otros aspectos importantes de tu negocio y reduces la probabilidad de olvidar crear este documento, cuya omisión puede resultar en multas.
Automatización de cobro para reducir índices de morosidad
La automatización de cobros es, probablemente, la funcionalidad más útil que un sistema de gestión de cuentas debe ofrecer. De acuerdo con PYMNTS, el 91% de las empresas que automatizan por completo este proceso reportan mejoras en su flujo de caja, su capacidad de ahorro e, incluso, su crecimiento. Esto se debe a que esta función tiene el potencial de reducir drásticamente los índices de morosidad, gracias a que permite que los pagos entrantes siempre sean procesados antes de su fecha límite.
Al automatizar la cobranza no solo recibes antes tu dinero y acortas tus DSO, sino que liberas tiempo y recursos para enfocar tu atención, y la de tu equipo, en otras actividades más complejas que requieren de un proceso manual o un pensamiento estratégico más complejo.
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Visualización en tiempo real
Uno de los problemas más grandes en la administración de facturas y cobros es la falta de acceso oportuno a datos actualizados. Tradicionalmente, es necesario esperar al cierre de mes para contabilizar las facturas emitidas y los pagos procesados, por lo que la versión más reciente de estos datos tarda un tiempo en estar disponible.
Con el fin de que nunca exista un momento en el que no conozcas el volumen de facturas emitidas y cuentas de clientes pendientes de pago que tiene tu empresa, el sistema que elijas debe de incorporar la visualización de información en tiempo real. Al contar con estos datos en todo momento, tienes algo relevante que mostrar a shareholders y accionistas, además de que puedes tener una visión mucho más realista sobre los procesos y rendimiento de tu negocio.
Emisión de recordatorios de cobro
Al analizar empresas de distintos tamaños, un estudio de Versapay encontró que la media de facturas procesadas, de manera mensual, por sus departamentos de cuentas por cobrar es de 1850. Sin importar si esta gran cantidad de facturas es gestionada de forma manual o digital, existe el riesgo de que surjan errores u olvidos que retrasen ese procedimiento. Por ello, los sistemas de cobro que generan recordatorios automatizados son un aliado imprescindible para reducir errores humanos.
Aunque existen ciertas herramientas especializadas, únicamente, en ofrecer recordatorios de cobro, lo mejor es elegir una opción escalable en cuanto al tipo de funcionalidades que ofrece. Tal vez al principio sea conveniente adoptar un software que funcione exclusivamente para generar recordatorios, pero, a medida que tu empresa crezca, puede que esto sea insuficiente y necesites realizar el proceso de elección de un sistema nuevo desde cero.
Gestión empresarial completa
Además de la gestión de cuentas, una empresa tiene otras funciones y departamentos críticos que podrían verse beneficiados por la digitalización y la automatización. Sin embargo, el contratar un sistema diferente por cada una de estas funciones resulta costoso y facilita la creación de “silos” de datos que no están comunicados entre sí y que son difíciles de acceder en el momento preciso.
Por tal razón, al momento de elegir un sistema, suele ser buena idea contratar aquel que ofrezca escalabilidad o integración con otras herramientas de gestión empresarial con distintas finalidades. Además de reducir gastos, al eliminar la segmentación de los datos de tu empresa de esta manera, puedes combinar distintas métricas para llegar a insights mucho más valiosos.
Segmentación y seguridad
Parte importante de las tareas del departamento de cuentas por cobrar consiste en segmentar a clientes según su nivel de riesgo, esto con el fin de identificar grupos de clientes con características similares y así gestionar a cada uno de manera distinta. Para omitir los largos procedimientos que conlleva realizar esta actividad de forma manual, es recomendable elegir un sistema digital que lo realice de forma automática.
Aunque esta funcionalidad puede estar incluida en un sistema de cobro, basta con elegir a un proveedor de servicios digitales que ofrezca ambas herramientas en conjunto para conseguir sus beneficios.
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¿Qué tan importante debe de ser el precio al momento de elegir un sistema de cobros?
De acuerdo con una encuesta de Deloitte, el 69% de los líderes de negocios tienen una opinión negativa sobre la inversión necesaria para contratar algún tipo de ERP o sistema de gestión empresarial, esto se debe al incremento progresivo del valor de esta clase de software.
Aunque empresas grandes y corporativos pueden absorber este gasto más fácilmente, para otras de menor tamaño, el proceso de digitalización y automatización puede no ser tan accesible, por lo que el precio es un factor importante al elegir cualquier sistema digital.
Afortunadamente, existen empresas, como Xepelin, cuya misión es la de ofrecer soluciones de gestión aptas para negocios de todo tamaño. Por eso, pone a tu disposición un sistema digital de gestión de cuentas completamente gratuito, pero con múltiples funcionalidades que abarcan la centralización de las cuentas por cobrar y por pagar, el monitoreo de datos en tiempo real y la automatización de recordatorios y procesos de recepción y emisión de pagos.
Además, al formar parte de Xepelin, obtendrás acceso a herramientas complementarias de análisis de riesgo y proyecciones de flujo de efectivo, sin ningún costo adicional.
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