Las cuentas por cobrar son derechos que una empresa tiene respecto a un cliente o proveedor para recibir un pago en el futuro. Sin embargo, existe la posibilidad de que los pagos puedan retrasarse o, incluso, nunca ser liquidados. Por lo tanto, una buena gestión de las cuentas pendientes es crucial para asegurar la disponibilidad de efectivo, así como la solvencia financiera de una empresa.
La deuda contraída puede ser a corto plazo (inferior a un año) o a largo plazo (superior a un año), por esta razón una buena gestión de las cuentas por cobrar no solo implica la correcta administración de facturas, también abarca la relación con el cliente y la comunicación efectiva para salvaguardar el flujo de información, y, de esa manera, minimizar los retrasos de pago e inconvenientes.
Tipos de cuentas por cobrar
Las cuentas pendientes se clasifican en dos variantes:
- Cuentas por cobrar comerciales: surgen tras la venta de productos o servicios a los clientes. La expectativa es que sean liquidadas a corto plazo. Se subdividen en tres tipos según el tiempo que ha pasado desde que se emitió la factura:
- Actuales: la expectativa de reembolso es de un periodo de 30 a 60 días.
- Vencidas: son aquellas cuentas que, una vez vencido el plazo, no han sido liquidadas. También puede haber cuentas conocidas como ‘dudosas’, donde existe incertidumbre en cuanto al pago por parte del cliente.
- Incobrables: son las cuentas que se consideran irrecuperables.
- Cuentas por cobrar no comerciales: son aquellas que no están relacionadas con la venta de bienes o servicios, sino que incluyen créditos concedidos a terceros, como financiamiento; préstamos a empleados, clientes; impuestos a recuperar, etcétera. También pueden ser cargos a empresas relacionadas o cobros pendientes por servicios que no son parte habitual de la actividad económica principal.
Cómo impacta la administración de cuentas pendientes en la liquidez y solvencia
Las cuentas por cobrar son un factor crucial para mantener el flujo de efectivo sano y no afectar las operaciones de una empresa, debido a que las cuentas pendientes representan una inversión muy importante, además de que derivarán en efectivo una vez sean liquidadas. Es por esto que su administración debe ser efectiva, ya que influye de manera significativa en la rentabilidad y el riesgo financiero de la empresa. Al no tener un proceso eficiente en este rubro, se provocaría un aumento en el mismo, traduciéndose en menos entradas de efectivo y menos liquidez para cumplir con las obligaciones de una empresa.
¿Qué es la rotación de cuentas por cobrar y cómo ayuda a la gestión de cuentas pendientes?
La rotación de cuentas por cobrar, también conocida como rotación de clientes, es una métrica que ayuda a conocer el número de veces en que una empresa realiza las cuentas pendientes de cobro durante un periodo contable. En otras palabras, cuántas veces un negocio logra convertir dichas cuentas en liquidez. También permite conocer el tiempo que tardan los clientes en liquidar su deuda. Implementar este indicador te permitirá evaluar tu gestión de cuentas pendientes y ajustar las políticas de cobranza, de ser necesario.
Hay dos formas de calcular este indicador: la primera mide la velocidad en la que una empresa cobra sus cuentas, es decir, cuánto tarda en convertir dichas cuentas en liquidez. Para calcularlo suma el saldo inicial de cuentas por cobrar más el saldo final de cuentas por cobrar y divídelo entre dos. Posteriormente, divide el resultado de esa operación entre las ventas netas a crédito.
La segunda forma de calcularlo indica el tiempo que una empresa tarda en cobrar estas cuentas durante un periodo contable, que normalmente es un año. Para calcularlo divide el total de ventas realizadas con crédito entre el promedio de cuentas por cobrar a clientes; después divide el resultado entre 360, que es el periodo contable de un año.
5 Estrategias para mejorar la gestión de cuentas por cobrar
La gestión eficiente de las cuentas pendientes es vital para lograr el éxito financiero de cualquier empresa. Tener un control adecuado de este proceso puede hacer la diferencia entre un negocio con un flujo de efectivo constante y uno que enfrenta problemas de liquidez. Por eso, te compartimos estrategias eficaces para mejorar la administración de cuentas pendientes:
- Evalúa a tus clientes potenciales antes de colaborar con ellos: implementa herramientas para verificar la solvencia de tus clientes potenciales antes de trabajar con ellos, de esta manera, podrás asegurarte de que no tengan antecedentes de incumplimiento de pago. Llevar a cabo esta medida te ayudará a minimizar los riesgos de impago y a mantener una cartera de clientes sana.
- Segmenta tu portafolio de cuentas pendientes: organizar a tus clientes con base en mercado, industria y giro te ayudará a tener una mejor gestión, ya que te ayudará a identificar perfiles específicos. Por ejemplo, puedes clasificar a tus clientes de acuerdo al riesgo de pago que representan. De esa manera, podrás implementar estrategias adecuadas para cada cuenta, lo que te ayudará a reducir retrasos o pagos no liquidados.
- Mejora la comunicación con tus clientes: para fortalecer tus relaciones con tus clientes y proveedores es fundamental comprender su situación financiera. Para esto, investiga si están sufriendo problemas operativos, económicos o personales que puedan estar afectando los pagos. Establecer un enfoque empático crea un ambiente más colaborativo y aumenta las posibilidades de mejorar las relaciones comerciales.
- Establece políticas de cobro claras: para evitar malentendidos y reducir las tensiones innecesarias, asegúrate de contar con políticas de cobro bien definidas y comunica tus procesos de facturación a tus clientes desde un inicio. Explicar detalladamente dichos procesos les permitirá entender los plazos, así como las condiciones de pago. Si tus clientes comprenden claramente cómo funciona tu proceso de cobro, es más probable que realicen los pagos de manera oportuna.
- Ofrece opciones de pago y facturación en línea: es una estrategia inteligente, ya que agiliza el proceso de emisión de facturas, minimiza el tiempo de entrega de los documentos a tus clientes y reduce errores. Asimismo, facilita el seguimiento de las facturas emitidas y su estado de pago. Por otra parte, proporcionar opciones de pago en línea brinda comodidad a tus clientes y a tu negocio, al optimizar el proceso de cobro y reducir la probabilidad de retrasos.
Factoraje financiero, una solución para el cobro de facturas pendientes
Otorgar plazos de pago accesibles a tus clientes te ayudará a establecer relaciones comerciales estables; sin embargo, no contar con la liquidez suficiente para tus operaciones puede convertirse en un problema para tu negocio. Por esto, buscar financiamiento puede ser una opción viable que te permita tener un flujo de efectivo sano y no afectar tus operaciones y cadena de suministro.
El factoraje financiero es un tipo de financiamiento que te ayuda a adelantar el pago de tus cuentas pendientes para que tu capital de trabajo no se vea afectado. Este tipo de financiamiento consiste en cobrar tus pagos pendientes de manera inmediata.
En Xepelin, contamos con una opción de financiamiento, con tasas competitivas para financiar tus facturas de forma fácil y rápida. Además, podrás simplificar tu gestión financiera con herramientas digitales que te permitirán monitorear tu deuda en tiempo real, visualizar tus pagos y vencimientos de tu cartera. De esta manera, evitarás retrasos de pago y mejorarás tu salud financiera.
Gestionar de manera efectiva las cuentas por cobrar contribuye a garantizar la salud financiera de tu empresa. Hacerlo requiere de un proceso ordenado y eficiente de facturación y cobro, pero también de una evaluación exhaustiva del riesgo de impago de tus clientes. Al llevar a cabo un control efectivo de este proceso, podrás mejorar las finanzas de tu empresa y reducir riesgos, impulsando la liquidez y crecimiento de tu negocio.
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