La gestión de cuentas por cobrar (AR Management) es una función crucial en cualquier empresa; cuando es desempeñada de forma correcta, se liberan tiempo y recursos necesarios para otras actividades y se preserva la liquidez.
Desafortunadamente, en la actualidad, muchos negocios siguen apoyándose en procesos manuales y métodos anticuados para procesar sus cuentas por cobrar, resultando en errores más frecuentes y procedimientos operacionales lentos que generan pérdidas de tiempo y dinero.
En Xepelin, queremos que todas las empresas, sin importar su tamaño, tengan acceso a las herramientas y conocimientos necesarios para crecer, por lo que en el siguiente artículo te compartimos las 7 mejores prácticas a seguir para mejorar la gestión de cuentas por cobrar en tu empresa y algunas herramientas digitales que puedes integrar.
Centralizar el monitoreo de tus cuentas
El equipo de cuentas por pagar puede apoyarse en múltiples archivos para registrar la información de facturas emitidas, pagos recibidos y conciliaciones. ¿El resultado? Información de difícil acceso y una mala comunicación entre miembros de un mismo departamento, lo cual da lugar a que ciertos atrasos pasen desapercibidos o a que existan inconsistencias entre las facturas enviadas y los pagos recibidos.
Para evitar esta clase de problemas, es recomendable centralizar todos los datos en un solo lugar mediante una plataforma digital de AR Management. Al tener toda la información de las cuentas por cobrar de tu empresa en el mismo sitio, se vuelve más fácil el conciliar los pagos recibidos con las facturas emitidas y vigilar de cerca la evolución de las cuentas por cobrar. Además, todos los miembros del equipo que requieran acceder a ciertos datos pueden hacerlo de forma rápida y autónoma.
De acuerdo con Forbes, muchas empresas optan por continuar con sus procesos manuales para no absorber los costos de adopción de las herramientas digitales. Sin embargo, la realidad es que algunas de estas plataformas, como la de Xepelin, son completamente gratuitas, por lo que es posible conseguir sus beneficios sin gastar dinero.
Monitorear el rendimiento de los KPIs
Medir el rendimiento de la gestión de cuentas por pagar en tu empresa es crucial para detectar problemas y solucionarlos a tiempo. Aunque rastrear KPIs como los DSO (Days Sales Outstanding) es importante para conseguir una visión general, también es necesario observar de cerca indicadores específicos, también conocidos como métricas granulares.
Por ejemplo, un DSO elevado indica que una empresa está tardando demasiado tiempo en recibir los pagos de las ventas que realiza, sin embargo, no revela información más específica sobre el manejo de cuentas por cobrar. Para crear una imagen clara, y solucionar problemas concretos, es necesario observar valores como el porcentaje de facturas atrasadas y la cantidad de pagos no conciliados, entre otros.
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Categorizar las cuentas por cobrar
Al categorizar y jerarquizar las cuentas por cobrar de tu empresa, puedes optimizar la inversión de tiempo y recursos seleccionando aquellos clientes o cuentas que necesitan mayor atención. De esta forma, evitas gastar recursos excesivos en procesos de cobranza de baja prioridad.
Algunas formas en las que puedes segmentar a tus clientes y sus cuentas, son las siguientes:
- Por tiempo de pago: al catalogar las cuentas según el tiempo promedio que un cliente tarda en pagarlas (ya sean 30 días, 60, 90, etc.) es posible generar proyecciones de flujo más acertadas e identificar a aquellos clientes que requieren de una mayor inversión de tiempo y recursos en materia de cobranza.
- Por tamaño de factura: es posible que aquellas facturas de gran tamaño requieran seguimiento más frecuente, por lo que el identificarlas es clave para una administración de recursos apropiada.
- Por porcentaje de concentración: analizar la concentración de cartera de clientes permite identificar a aquellas cuentas de mayor importancia (que concentran la mayor cantidad de ventas) y así enfocar tu atención en ellas. Además, ayudan a detectar posibles riesgos de concentración, tales como un cliente que abarque la gran mayoría de las ventas de tu empresa y cuya ausencia podría afectarla de forma severa.
Establecer recordatorios o cobranza automatizada
De acuerdo con estadísticas de PYMNTS, en el año 2023, un 81% de las empresas percibieron un aumento en pagos retrasados. Aunque las causas de este fenómeno son diversas, se pueden destacar 2 razones principales: el rastreo deficiente de fechas de cobro y a las dificultades económicas que presentan los clientes empresariales para pagar a tiempo.
A pesar de que esta última cuestión es difícil de controlar, el rastreo deficiente puede ser solucionado fácilmente a través del establecimiento de recordatorios o, de manera más sencilla, mediante la automatización de las cuentas por cobrar. Además de realizar cobros de manera inmediata, los sistemas digitales de automatización permiten identificar los momentos precisos para cobrar una factura y mantener la liquidez, todo gracias a la inteligencia artificial.
Cabe mencionar que, aunque el 91% de las empresas que automatizan sus cuentas por cobrar perciben mejoras en su crecimiento, generación de capital y flujo de caja, únicamente un 17% de los negocios pequeños y un 5% de las compañías de tamaño mediano adoptan estas tecnologías. Por lo que el simple hecho de integrar estos sistemas puede crear ventajas operacionales clave en un entorno empresarial con un bajo nivel de automatización.
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Ofrecer opciones de pago digitales y flexibles
Para facilitar el monitoreo de cuentas por cobrar, es buena idea ofrecer opciones de pago digitales que, además, aporten flexibilidad. Mientras que los pagos digitales facilitan el registro de transacciones al concentrarlas en un solo lugar, las opciones flexibles, como los créditos a plazos, son de gran ayuda para convertir la estrategia de cuentas por cobrar en una estrategia de ventas.
Igualmente, como parte de tu estrategia de liquidez, es aconsejable ofrecer descuentos por pagos puntuales. ¿Por qué motivo? Los descuentos por puntualidad son un incentivo para que los clientes de tu empresa paguen a tiempo, lo cual te permite mantener intacta la liquidez de tu negocio.
De manera inversa, si prefieres no ofrecer descuentos, puedes realizar cargos extras por pagos atrasados, como una tasa de interés adicional. Más que convertirse en una fuente de ingresos adicional en caso de mora, se trata de otra manera de incentivar a los clientes de tu empresa a realizar a tiempo sus pagos.
Optimizar la comunicación para mejorar las relaciones
Los reclamos por pagos pueden ser difíciles de arreglar e involucrar un gran gasto de tiempo y recursos. Afortunadamente, de acuerdo con una encuesta de Wakefield y Versapay el 78% de los ejecutivos de cuentas por cobrar han encontrado múltiples reclamos que pudieron ser solucionados con una mejor comunicación. Denotando la importancia de establecer un proceso claro de comunicación con tus clientes para evitar malentendidos.
Para lograr esto, la claridad es clave. Al momento de redactar cualquier contrato, es importante resaltar claramente las fechas límites de pago, el valor de la transacción y las consecuencias por no pagar a tiempo, entre otros términos que protegen a tu empresa en caso de un reclamo y que resuelven cualquier tipo de duda.
Asimismo, es necesario establecer claramente un canal de comunicación a través del cual se enviará cualquier recordatorio sobre fechas y procesos de pago. De esta manera, tus clientes conocerán en dónde revisar saldos pendientes y límites de pago, y tu empresa podrá mantener un mejor control sobre cada cuenta.
Evaluar la solvencia de la red empresarial
Finalmente, para evitar firmar contratos con clientes poco confiables, es necesario llevar a cabo un proceso de due diligence cada vez que tu empresa entra en contacto con un nuevo negocio. Este procedimiento tiene el propósito de disminuir el riesgo de los negocios con los que se colabora, de acuerdo con datos sobre su desempeño, para gestionar correctamente a cada uno de ellos y evitar a aquellos que representan un nivel de riesgo demasiado elevado.
En el caso de cuentas por cobrar, este análisis debe de estar enfocado en medir la solvencia que posee un cliente para afrontar una compra. Principalmente, es necesario consultar métricas como la concentración de clientes y proveedores, el volumen de ventas y el historial de deuda para determinar si un cliente podrá responder a sus obligaciones de pago.
En resumen, manejar las cuentas por cobrar de tu empresa no es una tarea sencilla, pero puedes simplificarla si utilizas las herramientas digitales que están a tu alcance. Al registrarte en Xepelin, tendrás acceso a una herramienta de gestión de cobros y pagos completamente gratuita que te permitirá automatizar procesos, recibir alertas instantáneas sobre reclamos, notas de crédito y complementos de pago, además de enviar recordatorios automatizados sobre cobros y pagos pendientes.
Igualmente, al formar parte del ecosistema Xepelin, tendrás acceso a otras herramientas de gestión empresarial que se encargan de analizar tu red, monitorear la salud de tu negocio y acceder a financiamiento rápido y seguro, todo sin salir de una sola plataforma.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
