Crear y mantener un presupuesto o un plan financiero son pasos importantes para garantizar que una empresa proteja su liquidez y gestione correctamente sus finanzas, ya que permiten crear políticas de gastos, reducir pérdidas y encontrar oportunidades de mejora. Sin embargo, estos procesos pueden ser extensos y consumir una gran cantidad de tiempo, ya que involucran revisar múltiples archivos, datos y cifras.
Afortunadamente, existen múltiples herramientas digitales, como los dashboards financieros en tiempo real, que permiten visualizar toda la información financiera de una empresa en un solo lugar. De esta forma, se pueden tomar decisiones informadas por datos reales en el momento indicado. En este artículo hablaremos sobre cómo incorporar estas herramientas en tu negocio y sobre el impacto que pueden tener los datos en la toma estratégica de decisiones.
¿Qué debería incluir un dashboard financiero?
Lo más importante que debe ofrecer un dashboard financiero es lo siguiente:
- Opciones de automatización que permitan obtener información en tiempo real
- Gráficos que faciliten la visualización de la información
- Datos complementarios sobre aspectos que puedan afectar las finanzas de una empresa de forma indirecta
Por ejemplo, existen herramientas de recopilación y análisis de datos como XTracker, que ofrece gráficos claros y concisos sobre los gastos, ingresos y margen de beneficio de tu empresa, así como información sobre concentración de la cartera de clientes y proveedores, utilizando como referencia tu volumen de facturación. Este tipo de herramientas brindan datos confiables sobre el desempeño de un negocio y ayudan a identificar tendencias o patrones a lo largo del tiempo. Además, son altamente versátiles, ya que, con los datos que ofrecen, es posible realizar presupuestos, nuevas estrategias e, incluso, proyecciones del flujo de caja.
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Beneficios de implementar un dashboard financiero en tus procesos diarios
Los beneficios de adoptar un dashboard financiero son los siguientes:
- Automatiza procesos repetitivos: un dashboard realiza cálculos y gráficos automáticamente, por lo que esta clase de procesos repetitivos consumen menos tiempo. Esto tiene el potencial de mejorar la satisfacción del personal y permitir que se enfoquen en otros problemas que requieran mayor atención o pensamiento analítico y estratégico.
- Simplifica la interpretación de datos: con los gráficos automáticos de un dashboard financiero, es posible comprender e interpretar la información de forma más rápida.
- Agiliza el registro de información: gracias a la automatización, cualquier cambio en el volumen de facturación genera inmediatamente nuevos gráficos y cálculos sin necesidad de introducir los datos manualmente.
- Permite visualizar información diversa en un solo lugar: en comparación con los procesos manuales, que implican revisar varios documentos distintos, un dashboard permite visualizar la información financiera de una empresa en un solo lugar. Esto también facilita el acceso a cualquier persona encargada de tomar decisiones financieras.
- Facilita la detección de problemas y áreas de mejora: al contar con información completa, diagnosticar problemas específicos y encontrar áreas de oportunidad se vuelve una tarea más sencilla. Por ejemplo, puedes identificar fácilmente fluctuaciones drásticas en el volumen de ventas o una cartera de proveedores reducida, y tomar medidas para corregir estos problemas.
- Favorece la toma de decisiones precisas y rápidas: todos estos beneficios y ventajas funcionan para facilitar y mejorar la toma de decisiones. Al tener información actualizada y de calidad sobre el desempeño de tu empresa, puedes tomar decisiones informadas en el momento preciso. De esta forma, evitas perder oportunidades como la contratación de mejores proveedores o nuevos planes de inversión.
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Pasos para incorporar un dashboard financiero en tu empresa e interpretarlo
Para conseguir todos los beneficios de un dashboard financiero como XTracker, es necesario seguir un procedimiento para implementarlo correctamente. Los pasos para llevar esto a cabo son los siguientes:
- Realiza tu registro: Para acceder a XTracker, únicamente necesitas crear una cuenta gratuita en Xepelin, introducir tu información de contacto y algunos datos sobre tu empresa.
- Introduce los datos relevantes y revísalos: para que un dashboard funcione correctamente, es necesario introducir los datos del desempeño de tu empresa, o conectarlo con otros archivos que contengan información relevante, y revisar que sean correctos. Con XTracker, solo necesitas vincular tu cuenta del SAT o SII, y de forma automática, la herramienta mostrará gráficos sobre tus estadísticas de desempeño, ya que consolida todas las facturas en el mismo lugar.
- Analiza los resultados: utiliza los gráficos y los datos para condensar la información y crear presentaciones, presupuestos, planes financieros, etc. de forma rápida y confiable.
- Encuentra tendencias y patrones: para obtener una perspectiva más completa de los datos, analiza la información a lo largo de un periodo de tiempo para encontrar tendencias y patrones. De esta forma, será más fácil realizar proyecciones acertadas sobre tu empresa y prepararte para problemas antes de que sucedan.
- Modifica los datos necesarios: para garantizar la efectividad del dashboard, es necesario actualizarlo constantemente y editarlo según lo consideres necesario. Si utilizas XTracker, toda la información se modificará automáticamente conforme evolucione el volumen de facturación de tu empresa.
- Comparte el acceso con las personas responsables de tomar decisiones: de esta forma, todos los miembros de tu equipo podrán utilizar la herramienta para tomar decisiones informadas de forma rápida, siempre que lo necesiten.
Impacto de los datos en tiempo real en la toma de decisiones estratégicas
Obtener datos confiables para la toma de decisiones, es un proceso crucial para el éxito de las empresas, tanto en el presente, como a futuro.
Por ejemplo, según un informe de McKinsey, aquellas compañías B2B que implementan una estrategia de crecimiento basada en los datos, logran incrementar su EBITDA entre un 15% y 25% a lo largo de varios años. Esto demuestra que la toma de decisiones basada en datos es una estrategia rentable a largo plazo, sin embargo, es necesario mencionar que esta necesita ser incorporada correctamente.
Implementar herramientas que faciliten el acceso en tiempo real a la información en todos los niveles de una empresa, es clave para que los programas de análisis de datos sean exitosos. El mismo informe de McKinsey, señala el caso de éxito de una compañía global de químicos B2B que logró incrementar su ratio ROS (Return on Sales) un 3% después de implementar en varios niveles, desde representantes de ventas, hasta CEO, un dashboard personalizado con estadísticas sobre volumen de ventas, margen de beneficio, progreso de clientes en el funnel de ventas, entre otras estadísticas clave.
El impacto de los datos en tiempo real va más allá de las finanzas de una empresa, e incluso puede utilizarse para evaluar clientes y proveedores. Actualmente, existen herramientas digitales diseñadas para medir el riesgo de trabajar con cada uno de tus proveedores y clientes, analizando una red amplia de empresas para obtener información sobre su volumen de deuda, compras y ventas, etc. Al juntar datos de diferentes áreas de una compañía, la toma de decisiones estratégicas se enriquece al contar con una perspectiva mucho más completa sobre su entorno y desempeño.
Por estas razones, las plataformas de visualización y rastreo de datos son una gran opción para todas las empresas, sin importar su tamaño, que desean incorporar los datos en todos sus procesos estratégicos. Con herramientas como un dashboard financiero de fácil acceso, los beneficios de la analítica de datos pueden verse reflejados a través de mayores ganancias netas y un mayor crecimiento.
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