Un presupuesto es una gran herramienta para gestionar las finanzas de cualquier empresa, ya que permite establecer un plan de acción concreto, pero flexible, que facilita la visualización y gestión de los recursos disponibles para tomar mejores decisiones en momentos cambiantes de crecimiento y panoramas económicos variables.
El proceso de crear un presupuesto depende de las necesidades y objetivos que tenga tu empresa, pero existen ciertas características que cualquier plan financiero debe considerar. Además, es igual de importante saber cómo controlar y revisar el presupuesto para que tu negocio pueda beneficiarse de este.
¿Por qué es importante crear y controlar un presupuesto?
Crear un presupuesto sirve para contar los recursos que tiene tu empresa y distribuirlos de la mejor manera, esto significa un mayor control sobre tus finanzas y un amplio conocimiento de ellas. Un presupuesto te permite conocer tu estado financiero y, además, proporciona suficiente información para hacer proyecciones a futuro.
Generarlo te da acceso, en un solo documento, a datos valiosos como el origen y destino de tu capital, la presencia de fondos disponibles para invertir, gastos prescindibles, etc. Esta información es valiosa también para mostrarla a los inversionistas que podrían financiar a tu empresa y para proyectar oportunidades de crecimiento o dificultades estacionales que puedes enfrentar, y así, poder tomar decisiones basadas en hechos.
¿Cómo empezar a realizar un presupuesto empresarial?
Para empezar, es necesario delimitar los objetivos que deseas alcanzar y trazar metas realistas basadas en información tanto de tu empresa, como del mercado. También es importante considerar el plazo de tiempo que deseas que abarque tu presupuesto, así como tomar en cuenta las necesidades específicas de tu empresa según su tamaño, sector, contexto específico, etc.
Puedes comenzar realizando un presupuesto general de toda la empresa y luego crear presupuestos específicos por área o actividad, por ejemplo, un presupuesto para marketing, para producción, para inversiones, personal, etc. Una parte crucial de este proceso es la comunicación cercana con los encargados de cada departamento para tener una noción de las necesidades para que cada equipo desarrolle sus actividades.
Antes de tomar cualquier decisión final en tu presupuesto, es recomendable realizar una comparativa con empresas similares que pertenezcan a la misma industria para tener una referencia sobre el promedio de gastos que se destinan a cada área. Esto tiene como finalidad tener más información al momento de tomar una decisión sobre el aumento presupuestal de un departamento. Para facilitar este proceso, Xepelin, está desarrollando una herramienta gratuita de benchmark para presupuestos empresariales con el objetivo de dar acceso a información valiosa a cualquier empresa que lo necesite.
¿Qué aspectos financieros debe incluir mi presupuesto?
Para contar con información concreta y cuantificable, tu presupuesto debe contener todos los datos relacionados con tus ingresos y egresos de forma detallada. No es suficiente incluir las ganancias y costos netos, sino también la procedencia y propósito de cada uno de ellos.
Cualquier presupuesto empresarial general debe abarcar información específica y exhaustiva de estos elementos:
- Ingresos: se debe concentrar la información acerca de todas las fuentes de ingreso de tu empresa en el periodo que hayas establecido.
- Coste de ventas: se refiere al costo implicado en generar y distribuir los productos o servicios que ofrezcas (materiales, mano de obra, maquinaria, etc.).
- Gastos operativos: esto incluye todos los gastos que no pertenecen directamente a la producción, pero que son necesarios para mantener el funcionamiento de tu empresa.
- Gastos financieros: se refiere a aquellos gastos relacionados con el financiamiento de la empresa, como tasas de interés o créditos.
- Inversiones: cualquier inversión, ya sea a proyectos específicos o a largo plazo.
- Impuestos: es importante considerar los gastos relacionados con las obligaciones fiscales de tu empresa.
- Flujo de efectivo: se debe abarcar la trayectoria completa de cualquier movimiento de capital financiero.
Al colocar toda esta información en un solo documento, podrás descubrir qué gastos están generando beneficios para tu empresa y de cuáles costos puedes prescindir y reinvertir en otra área que más lo necesite.
¿Qué otro aspecto de mi empresa debe considerar mi presupuesto?
Es crucial considerar una parte del presupuesto para lidiar con cualquier posible riesgo, emergencia o imprevisto que pueda surgir y que no puedas controlar.
Con los datos de tu empresa que ya poseas puedes hacer estimaciones sobre futuros aumentos de costos, inflación, fluctuaciones de mercado, etc. y destinar una porción del presupuesto a lidiar con esas posibilidades. Sin embargo, dado que el presupuesto también funciona con proyecciones, existe un margen de error natural y es mejor para garantizar el funcionamiento de tu negocio considerar cualquier otro tipo de contingencia.
¿Cómo mantener el control de mi presupuesto?
Para mantener el control del presupuesto que generes, es necesario prestar constante atención a la actividad financiera de tu empresa y revisar de cerca el documento para poder realizar cualquier cambio que consideres prudente. Para asegurar esto, puedes implementar algunas medidas:
- Hacer revisiones y comparaciones constantes: esto implica ir ajustando tu presupuesto conforme surjan datos pertinentes y comparar las proyecciones iniciales con información real para tomar mejores decisiones a futuro o prevenir situaciones.
- Implementar políticas de gastos: esto consiste en establecer normas sobre los gastos empresariales, por ejemplo, viajes de negocios, transporte, alojamiento, etc. Estas reglas buscarían marcar límites en cuanto a gastos máximos por cada elemento.
- Comunicación cercana con jefes de área: establecer una comunicación abierta con los otros sectores de tu empresa no solo propicia un ambiente de confianza, sino que también facilita las conversaciones sobre finanzas. Es buena idea mantener una comunicación constante sobre el presupuesto determinado para garantizar su cumplimiento.
En caso de que el presupuesto fuera excedido en algún momento, no es necesario tomar medidas drásticas si no es un problema mayor. Únicamente se debe equilibrar el presupuesto, ya sea ajustando los costos de meses siguientes o eliminando gastos prescindibles por un periodo de tiempo. Si llega a existir un problema que afecte la liquidez de tu empresa, también puedes recurrir a opciones de financiamiento como el factoraje, que, en vez de generar deuda, consiste en el pago adelantado de tus cuentas por cobrar.
Generar y controlar un presupuesto empresarial puede ser un proceso extenso, pero crear este documento es de gran valor para cualquier empresa, sin importar su tamaño. La organización que proporciona puede ayudarte a detectar problemas antes de que crezcan, además de orientarte a tomar las mejores decisiones para corregirlos.
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