De una forma u otra, toda empresa está expuesta a riesgos de obsolescencia de inventario con el potencial de causar efectos económicos importantes y hasta afectar su reputación a largo plazo.
Claro, algunas industrias coexisten con esta amenaza en mayor magnitud que otras, pero la posibilidad de que los productos vendidos pierdan relevancia con el público por distintas razones siempre se encuentra latente en empresas de ropa, tecnología y hasta alimentos, con muy pocas excepciones.
Entonces, mitigar y gestionar este riesgo resulta vital, y en este artículo te brindamos la información que necesitas para lograrlo: qué es la obsolescencia de inventario, qué la ocasiona, cómo evitarla y qué hacer cuando ya se ha presentado.
¿Qué es la obsolescencia de inventario?
De la forma más simple, se puede decir que la obsolescencia de inventario es un fenómeno en el que el stock total o parcial que posee tu empresa pierde su relevancia en el mercado, por lo que venderlo en condiciones normales, con un margen de ganancia, resulta prácticamente imposible.
Como resultado, el inventario obsoleto tiende a generar una pérdida económica en casi todos los casos, aunque sus efectos varían de acuerdo con la cantidad de stock en obsolescencia y el grado de relevancia que este ha perdido.
De cualquier forma, se trata de un problema importante que debes gestionar, reduciendo la probabilidad de que se presente y mitigando su impacto una vez que se ha materializado, pero existen muchas formas de hacerlo.
Inventario obsoleto vs. inventario en exceso
Aunque similares, y muchas veces utilizados de forma indistinta, los conceptos de inventario obsoleto y exceso de inventario son diferentes y las mejores estrategias para manejarlos, si bien pueden coincidir en algunos puntos, varían. Entonces, lo ideal es que puedas distinguirlos para evitar malentendidos o situaciones en las que se invierte esfuerzo en solucionar el problema equivocado.
¿Cuál es la diferencia principal? Los excesos de inventario no necesariamente han perdido su relevancia en el mercado, sino que su volumen de adquisición no coincide con la demanda en un momento específico; por otro lado, el inventario obsoleto ha perdido su demanda original y no puede venderse por el mismo precio.
Por supuesto, un exceso de inventario puede tener más riesgo de volverse obsoleto, pero aún tiene valor y demanda.
El impacto tangible de la obsolescencia
Es clara la lógica detrás de por qué los problemas de obsolescencia causan problemas financieros, pero, para no dejar duda alguna sobre la importancia de gestionar este riesgo, hay que destacar sus posibles efectos en profundidad
- Pérdidas económicas: El capital atado a stock que no se puede vender, no se puede liquidar, lo cual resulta en una pérdida; incluso si es posible vender inventario obsoleto a un precio menor, esto no generará un retorno o, por lo menos, el retorno ideal.
- Altos costos: Como cualquier otro exceso de inventario, el stock obsoleto incrementa costos de almacenamiento y mantenimiento hasta que es movilizado.
- Problemas de liquidez: En teoría, el inventario es un activo circulante rápido de liquidar, pero, cuando este pierde valor en el mercado, se convierte en capital atado que disminuye el verdadero flujo de efectivo.
- Daños reputacionales: Una empresa que constantemente trata de vender stock obsoleto puede ser percibida por el público como de poco valor y tener una connotación negativa en la mente inconsciente de consumidores; esto puede afectar sus ventas futuras incluso si logra adaptarse con una oferta más relevante.
- Ineficiencias en almacén: El stock estancado ocupa espacio que puede dificultar la introducción de inventario más relevante y que puede llegar a interponerse físicamente en una gestión eficiente de almacén.
Hablando en cifras concretas, el inventario obsoleto, junto con otros tipos de exceso de stock, le cuesta a empresas de todo el mundo un aproximado de $572 miles de millones de dólares anualmente, en total.
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¿Qué industrias están más expuestas a los riesgos de obsolescencia?
Aunque presente en prácticamente todos los sectores, existen ciertas industrias más expuestas a la probabilidad de que su inventario pierda valor. A nivel general, en esta categoría de riesgo entran sectores comerciales definidos por alguna de estas 3 características: un desarrollo tecnológico rápido, productos vulnerables a la caducidad y un alto nivel de apego a tendencias y modas.
¿Por qué razón? Así es cómo estos factores influyen en los riesgos de obsolescencia:
En industrias con desarrollo tecnológico rápido, como la de electrónicos, los productos más novedosos en un momento son reemplazados por algo mejor en poco tiempo, así que pueden llegar a perder relevancia al mismo ritmo.
En sectores con productos perecederos, como la industria de alimentos, el stock tiene una fecha concreta en la que ya no es apto para consumo o venta, por lo que pierde todo su valor o una gran parte de él.
En sectores regidos por tendencias, como la industria de la moda, aquello que determina el valor de una pieza de inventario fluctúa con el paso del tiempo, las estaciones y hasta la opinión de influencers o celebridades, por lo que nuevo stock siempre está en riesgo de perder valor en corto periodo de tiempo.
Siempre es buena idea tomar acción concreta para manejar los riesgos de obsolescencia, sin importar el sector de tu empresa, pero tener en mente a los sectores más expuestos a este problema te podría ayudar a identificarlo en tu negocio y tomar acción más oportuna para controlarlo.
¿Por qué el inventario se vuelve obsoleto?
Resulta claro por qué es que la obsolescencia de inventario es algo que debes prevenir y manejar, pero, ¿cómo hacerlo? El primer paso es entender aquello que lo origina; de esta manera, puedes detectar las causas del problema en tu empresa y aplicar la solución más adecuada.
Generalmente, el inventario obsoleto se puede atribuir a una de estas 6 causas raíz:
Mala calidad de producto: Cuando un artículo no cubre una necesidad en el mercado o soluciona algún problema, este puede volverse rápidamente irrelevante y dejar de ser comprado.
Previsiones de demanda erróneas: Si la demanda anticipada es menor que la demanda real, esto genera compras en volúmenes mayores, lo cual genera un exceso de stock con alto riesgo de volverse obsoleto.
Nociones deficientes del ciclo de vida de productos: Naturalmente, la demanda de un producto reduce con el tiempo, y si este es producido o adquirido sin tomar en cuenta esta fluctuación, el resultado tenderá a ser un stock obsoleto eventualmente.
Falta de datos y estrategia en el proceso de compras: ¿Cuál es el stock más popular? ¿Cuánto hay disponible? ¿Es buena idea comprarlo o producirlo al por mayor? Sin una respuesta clara a estas preguntas, los equipos de compras pueden adquirir excesos de stock con un alto riesgo de obsolescencia a futuro.
Cambios en el mercado y audiencias: Distintos cambios en tendencias, intereses y patrones de consumo en el público objetivo o la introducción de nuevos competidores o productos pueden hacer que un artículo pierda relevancia.
Deficiencias en la cadena de suministro: Un producto que toma demasiado tiempo en llegar, por cualquier razón, podría convertirse en un exceso con riesgo de obsolescencia cuando es recibido después de su ventana de popularidad.
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¿Cómo evitar que el inventario de tu empresa se vuelva obsoleto?
La buena noticia es que la obsolescencia de inventario rara vez se presenta de forma repentina, así que es mucho lo que puedes hacer para que no afecte a tu empresa en primer lugar.
Partiendo de sus causas raíz, estas son las mejores prácticas a seguir para evitar la obsolescencia de inventario en tu empresa:
Invierte en social listening, encuestas y cualquier forma de entender mejor a tu audiencia
Un nuevo producto puede ser obsoleto desde un inicio si no ocupa un lugar relevante en un mercado, y puede perder relevancia cuando no se adapta a los cambios en la audiencia, por lo que invertir en estrategias que cierren la brecha entre tu empresa y su público objetivo es esencial para evitar la obsolescencia.
Investiga ampliamente la situación de tu mercado y competidores
Cada producto existe dentro de un contexto más grande en el que también interviene la competencia, la cual es capaz de volver irrelevante a un artículo a través de precios menores o una calidad mayor. Lo ideal es que tu empresa monitoree este contexto para realizar los ajustes adecuados que mantengan el valor de cada producto.
Aprovecha tecnología e IA en tus previsiones de demanda
Con el fin de evitar excesos con riesgo de obsolescencia, puedes invertir en mejorar las previsiones de demanda de tu negocio, y una de las formas con mayor impacto para lograrlo es el uso de software especializado e IA para procesar datos históricos sin sesgos y con menos errores y convertirlos en previsiones más acertadas.
Claro, la tecnología por sí sola no lleva a mejores previsiones si no es respaldada por procesos claros, datos de calidad y criterio humano que evalúe la precisión de un análisis realizado con IA, así que no olvides invertir también en estas áreas.
Monitorea datos de ventas de forma constante en busca de fluctuaciones de alerta
El comprar o producir los mismos artículos sin preguntarte si aún son igual de solicitados podría llevar a tu negocio a contar con stock en exceso que podría no venderse después, así que vigilar de cerca la tendencia de su demanda es vital.
Mejora la visibilidad de tu stock y mantén una comunicación óptima entre el área de inventario y el área de compras
Muchos excesos son causados, simplemente, porque no hay información sobre si un artículo está en stock o sobre si se trata de un artículo de alta demanda. Por lo tanto, puedes disminuir considerablemente el riesgo de obsolescencia con un inventario visible en tiempo real (utilizando software especial) y una buena comunicación entre el equipo que lo vigila y el equipo responsable de realizar nuevas compras.
Organiza y gestiona de forma más estratégica la relación con proveedores
Existen disrupciones que no se pueden prevenir, pero muchos problemas de suministro que generan riesgos de obsolescencia, como entregas tardías, sí se pueden arreglar con una gestión estratégica que determine cuándo cambiar de proveedores o cómo estrechar relaciones para conseguir un trato preferencial.
¿Qué se puede hacer con el inventario obsoleto para reducir sus efectos?
Incluso con las prácticas anteriores, tu empresa siempre enfrentará la posibilidad de quedarse con el stock que ya no puede vender. Sin embargo, en estas situaciones aún existen estrategias a seguir para reducir la pérdida que esto implicaría, tales como:
- Recurrir a ofertas y promociones para liquidar el stock obsoleto.
- Explorar otros mercados o canales de venta que puedan conectar el inventario con audiencias que aún lo valoren.
- Vender el inventario por un precio menor a empresas dedicadas a su liquidación.
- Diseñar campañas de marketing creativas que ayuden a generar demanda adicional.
- Si es posible de acuerdo con leyes locales, destruir el stock obsoleto para su posterior declaración fiscal como pérdida con la intención de conseguir deducciones.
Señales de que la obsolescencia de stock está siendo un problema para tu empresa
Lo cierto es que el stock obsoleto puede ser difícil de identificar y declarar como tal; por ejemplo, es posible que sea percibido como un exceso temporal que será vendido después. Esto aumenta sus riesgos, pues fomenta que se continúe acumulando y generando costos sin límites.
¿Cómo puedes saber si es momento de tomar acción para controlarlo? Algunas señales de alerta son:
- Ventas en declive: Esto suele indicar que un producto está perdiendo relevancia y que es momento de ajustarlo, reemplazarlo o dejar de producirlo al mismo ritmo.
- Tiempos de venta en aumento: Si notas que el stock actual está permaneciendo en almacén por más tiempo, es momento de tratar de encontrar una explicación, al menos.
- Costos de almacenamiento y mantenimiento al alza: Cuando los costos de mantener productos en almacén están incrementando, es muy posible que alguna categoría de stock se esté moviendo más lento de lo normal.
- Cambios radicales en el mercado: La presencia de un nuevo producto popular similar al de tu empresa o una nueva tendencia en patrones de consumo podría indicar que tu stock comenzará a perder valor rápidamente y que debes tomar acción.
Como consejo, antes de tomar acciones radicales, puede ser buena idea realizar un benchmark rápido que determine si el problema actual está ocurriendo solo en tu empresa o si se está presentando en tu industria a nivel general. Esto te permitirá decidir el mejor camino a seguir para corregirlo.
En conclusión, el problema de la obsolescencia de inventario tiene una gran influencia en la forma en la que tu empresa opera día tras día, así que manejarlo es algo que no puedes omitir.
Existen muchas formas de mantenerlo bajo control, pero, dado que sus causas pueden variar, lo ideal es realizar un análisis que determine sus razones y permita elegir las estrategias adecuadas para lograrlo.
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