La gestión de inventario óptima ocupa un lugar crucial en tu empresa por muchas razones: asegura un flujo suficiente de stock, evita excesos de costos, minimiza pérdidas y garantiza procesos de entrega y producción oportunos, entre otras cosas.
Sin embargo, aunque la estrategia humana detrás de esta área de gestión es todavía central y vital para su éxito, la adopción de tecnología se ha vuelto cada vez más importante para ejecutar este proceso de forma más precisa, con menos errores, interrupciones y limitaciones.
Pero, ¿qué clase de tecnología? Hoy en día, son 9 los desarrollos tecnológicos que están optimizando la gestión de inventario de empresas reales, y en este artículo te hablamos sobre ellos y exploramos sus usos, características y costos, para que así puedas comenzar con un plan de adopción rentable y adaptado a tu negocio.
Software de gestión de inventarios
Los software de gestión de inventarios ya forman parte de la operación cotidiana de administradores de almacenes en industrias de todo tipo.
No obstante, aún existen empresas, especialmente aquellas de menor tamaño o en regiones globales con menor digitalización, que no utilizan estas herramientas por distintos motivos como desconocimiento de la tecnología, falta de un plan de adopción o, simplemente, la aparente falta de presupuesto suficiente.
¿Qué puede hacer esta tecnología? En esencia, se encarga de automatizar, digitalizar y centralizar la ejecución de las tareas administrativas involucradas con el manejo de inventario, como rastrear entradas y salidas de stock, calcular el punto de reorden y hacer previsiones de demanda basadas en los datos del sistema.
De esta forma, permiten ahorrar tiempo en esta clase de tareas, pero también evitar errores de conteo, cálculo o previsión al eliminar el componente manual y vulnerable a equivocaciones del trabajo humano.
Los precios exactos de estos sistemas varían de acuerdo con su proveedor y factores como las funcionalidades y el número de usuarios que necesita tu empresa, pero pueden ir desde los $11 hasta los $299 dólares mensuales, aunque opciones como Odoo y Alegra difícilmente superan los $56 dólares al mes.
Por su relativamente bajo costo y su utilidad para cualquier empresa que maneje inventarios físicos, los software de gestión de inventario son especialmente relevantes para pymes que no pueden permitirse un enorme gasto en tecnología, pero podrían beneficiarse de operaciones más fluidas; aunque, evidentemente, son de valor también para grandes empresas.
Software de gestión de almacenes
De manera más completa, los software de gestión de almacenes optimizan también la administración misma de un almacén día a día, automatizando tareas como el rastreo de mercancías para su localización rápida, la asignación de tareas a empleados según disponibilidad y la creación de rutas óptimas de retiro de stock de acuerdo con niveles de demanda o hasta de actividad.
Este nivel más elevado de especialización los convierte en herramientas menos comunes en general, pero altamente relevantes para el manejo de grandes almacenes, en donde mejorar la eficiencia en la que un equipo se mueve día a día ahorra tiempo significativo.
Al tratarse de tecnologías más completas, similares a un ERP, los software de gestión de almacenes tienden a existir en menor variedad de opciones y con mayores costos base, aunque su precio máximo es similar al de planes premium de sistemas de inventario. En general, tienen un costo de entre $33 y $230 dólares mensuales.
No obstante, existen algunas opciones gratuitas, si bien con funciones limitadas, como es el caso de Stockpile.
Códigos de barras
Los códigos de barras son una tecnología extremadamente común (aunque no siempre adoptada en los niveles de micro o pequeños negocios) en el manejo de inventario, siendo de ayuda para asignar a cada tipo de mercancía una etiqueta de papel legible por computadora que permite registrar piezas y tener acceso a información sobre ellas, como su precio, niveles y hasta ubicación en un almacén, con un simple escaneo.
Esto sirve para agilizar el conteo de stock, eliminar errores de registro manual y mejorar la trazabilidad de niveles de inventario, entre otras cosas. Además, muchas veces son la tecnología básica para que sistemas de inventario y almacén puedan operar, mediante un código que lleva información física a un sistema digital.
Los costos de un sistema de fijación y lectura de códigos de barras en tu empresa varían de acuerdo con su tamaño principalmente, mezclando gastos únicos (como sistemas de lectura) y recurrentes (generación de nuevas etiquetas y licencias de software de escaneo).
Para negocios pequeños, los costos de un proyecto de adopción pueden ser tan bajos como de $500 dólares (maquinaria inicial) más tarifas recurrentes, aunque menos costosas, por el uso mensual de software y la impresión de etiquetas.
Pero, en el caso de grandes empresas que pueden necesitar de múltiples y mejores máquinas, software de mayor escala y una reimpresión constante de etiquetas, el costo puede ser de hasta $100,000 dólares iniciales o más, aunado a costos recurrentes.
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Etiquetas RFID
Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (o RFID, por sus siglas en inglés) cumplen un papel prácticamente idéntico al de los sistemas de códigos de barras: asignar etiquetas a clases de mercancía para contarlos digitalmente y tener acceso rápido a información sobre sus niveles o precio.
Sin embargo, mientras que los códigos de barras requieren de un escaneo manual individual por etiqueta, las etiquetas RFID funcionan por medio de la emisión de ondas de radio, detectables por una máquina especial sin necesidad de contacto cercano. Así, permiten el escaneo de múltiples etiquetas a la vez, ahorrando todavía más tiempo en tareas de rastreo y registro.
Por supuesto, las etiquetas RFID están hechas de plástico y otros componentes electrónicos y utilizan tecnología más sofisticada, así que implementarlas tiene un costo mayor. Además, aunque su durabilidad es mayor y pueden no necesitar reemplazos constantes, sí tienen mayores exigencias en cuanto a mantenimiento.
En promedio, pequeños proyectos pueden tener un costo inicial aproximado de $5000 dólares, considerando la creación de etiquetas, la compra de maquinaria y la mano de obra de implementación, aunque existen costos de software (los mismos que los de un sistema de gestión de inventario o almacén) y mantenimiento a tomar en cuenta.
Proyectos más grandes que exigen más máquinas, etiquetas e instalaciones mayores pueden costar más de $100,000 dólares, más costos recurrentes de software y mantenimiento.
Sensores de internet de las cosas
La tecnología de IoT o internet de las cosas le permite a una serie de dispositivos y sensores conectarse a una red para brindarle información a otros sistemas dentro de la misma.
En la gestión de inventarios, suele ser aplicada a través de sensores (de presión, de calor, cámaras, etc.) que recolectan información sobre niveles de existencias y hasta condiciones físicas de stock y la comunican a sistemas de inventario para así tomar decisiones precisas de reabastecimiento o revisión de mercancía.
Inclusive, pueden ayudar a detectar problemas de robo y calidad de almacenamiento de stock particular.
¿Cuál es su costo? Este puede variar mucho de acuerdo con el tamaño de un proyecto, pero, usualmente, un sensor de peso o de factores ambientales puede costar entre $10 y $500 dólares, aunque otros más avanzados pueden tener un precio de más de $8000 dólares, y la implementación de un sistema compatible puede costar $15,000 al menos.
A esto, suelen sumarse costos de mano de obra para implementación (de al menos $20,000 dólares) y usos de licencia mensual de software.
Vehículos de guiado autónomo y robots autónomos
Pasando a tecnologías más complejas, se pueden destacar los vehículos de guiado autónomo y robots autónomos, herramientas robóticas móviles equipadas con IA y sensores para navegar almacenes automáticamente según instrucciones y transportar mercancías de un lugar a otro.
De esta manera, permiten agilizar operaciones internas y reducir tiempos de transporte de mercancía, aliviando también la carga laboral física de equipos de trabajo de almacén.
Por supuesto, esta tecnología sofisticada tiene un costo mayor, y cada máquina suele costar alrededor de $14,000 dólares en el caso de herramientas simples y de bajo límite de carga y hasta más de $100,000 dólares por montacargas automáticos con mayor capacidad.
Drones de escaneo automático
En almacenes de gran tamaño, drones automáticos equipados con sistemas de escaneo llegan a ser empleados hoy en día para registrar niveles de existencias, hacer conteos y hasta encontrar mercancías ubicadas en lugares equivocados, todo en pocos minutos y con mínima asistencia humana, ahorrando tiempo valioso y mejorando la precisión de registros.
Una sola de estas herramientas suele estar en un rango de costos de entre $8000 y $85,000 dólares, aunque existen sistemas de arrendamiento en los que tu negocio puede conseguir servicios de rastreo mediante dron por una cuota mensual menor y sin tener que asumir costos de reparación o mantenimiento.
Brazos robóticos
Aunque más asociados con la manufactura, los brazos robóticos se han comenzado a usar en la gestión de inventario, principalmente en tareas repetitivas de retirar mercancías de anaqueles, organizar pedidos y, en algunos casos, empaquetar órdenes.
Lo que estas piezas de tecnología ayudan a conseguir es menos errores (gracias a la automatización) y procesos más eficientes de procesamiento de órdenes.
Claro, estas herramientas suelen ser de las más costosas, con un precio por brazo que suele situarse entre los $30,000 y los $80,000 dólares, más costos de instalación, aunque piezas de alto rendimiento podrían costar mucho más.
Es importante destacar que, aunado a estos costos, los brazos robóticos pueden consumir también grandes cantidades de dinero de manera recurrente a través de su mantenimiento, actualizaciones de software y ajustes.
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Automatic storage and retrieval systems (AS/RS)
Por último, una de las tecnologías que más impacto está logrando en la gestión de inventario son los sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación (ASRS, por sus siglas en inglés).
Estos son mecanismos altamente sofisticados que automatizan por completo el proceso para depositar inventario y retirarlo cuando es necesario al introducir ciertas instrucciones en una computadora con un software especial.
Como resultado, aceleran procesos de gestión cotidiana, todo sin la necesidad de grandes cantidades de mano de obra y con menores riesgos de errores. Al eliminar la necesidad de pasillos entre anaqueles, también pueden ahorrar espacio significativo.
Sin embargo, son las soluciones más costosas, exigiendo presupuestos mínimos de $70,000 dólares para la implementación de un solo módulo (o un anaquel) y hasta cifras de millones para sistemas completos, su instalación y mantenimiento continuo.
¿Por qué invertir en tecnología para la gestión de inventario?
Si bien es cierto que hay un gran rango de precios para estas soluciones, muchas exigen costos elevados, así que es válido preguntarse si vale la pena invertir en ellas. La mejor decisión depende de las necesidades y posibilidades reales de tu empresa, pero aquí hay algunas razones por las que esto podría ser buena idea:
- Se reducen costos de mano de obra a largo plazo.
- Se incrementa la eficiencia y productividad de almacenes.
- Como producto de una mayor velocidad en las entregas, es posible aumentar la satisfacción de los clientes.
- Se minimizan pérdidas por robo o merma.
- Se reducen errores, los cuales pueden generar costos innecesarios.
- Se incrementa la precisión en compras y gestión de existencias.
- Se puede optimizar el espacio en almacenes.
- Se obtienen datos valiosos para la toma de decisiones en la gestión de inventario.
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Tips para una adopción tecnológica rentable y efectiva
Incluso si los beneficios de la tecnología son llamativos, hay muchas cosas que pueden salir mal al momento de su implementación, dejando a tu empresa vulnerable a riesgos y con un flujo de caja expuesto a demasiadas presiones. Para manejar y mitigar estos riesgos, estas son algunas recomendaciones que puedes seguir:
- Analiza profundamente las necesidades de gestión de inventario de tu empresa para así elegir una solución verdaderamente relevante para cubrirlas y evitar gastar en tecnología costosa que no soluciona nada.
- Junto con costos económicos, evalúa las posibles inversiones en capacitación que cada opción requeriría.
- Toma el tiempo para calcular el ROI esperado de una implementación y evaluar siempre la viabilidad financiera de un proyecto antes de invertir en él.
- Compara opciones y precios de una misma solución para encontrar la más adecuada a tu presupuesto; no elijas inmediatamente al primer proveedor.
- Refuerza medidas de gestión de liquidez para evitar drenar los recursos de otras áreas operativas en el proyecto.
- Considera financiamiento especializado en flujo de efectivo para mantener un nivel estable que te permita cubrir cualquier costo, pero sin deuda a largo plazo.
- Antes de iniciar un proyecto, invierte en mejorar los procesos internos de gestión, ya que la tecnología y automatización pueden complicar ineficiencias en lugar de solucionarlas si no existe un workflow organizado previo.
- Sea cual sea el tipo de proyecto, ejecútalo en torno a un plan y línea de tiempo con fases, de tal forma que exista el tiempo para realizar cambios o ajustes según sea necesario y puedas evitar un proyecto terminado, pero que no funciona de acuerdo con lo esperado.
- Fija metas y KPI de éxito que te permitan medir, objetivamente, si un proyecto está rindiendo frutos o si necesita cambios.
- Sé realista sobre los resultados del proyecto; todo con el fin de evitar cancelar planes con potencial antes de que lo alcancen o gastar en proyectos sin oportunidad con la esperanza de que logren un cambio radical.
En conclusión, son muchas las opciones de tecnología disponibles para optimizar la gestión de inventario de tu empresa, pero, para elegir la adecuada y garantizar una adopción exitosa, deberás tener una mentalidad estratégica y realista.
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