Tener una buena gestión financiera de inventario es una parte vital de lo que implica manejar una empresa de forma rentable y eficiente, ya que se trata de un área en la que los costos pueden apilarse rápidamente, pero en donde su proveniencia exacta puede ser difusa.
Entonces, para identificar estos posibles gastos excesivos en tu empresa y evitar pasarlos por alto, debes estar completamente consciente de ellos, y en este artículo te ayudamos con un listado de los 7 costos ocultos más comunes en la administración de inventario que debes tener en mente y controlar.
Además, brindamos algunos consejos para gestionarlos efectivamente, de tal forma que nunca sean un problema para tu negocio.
Gastos excesivos por ineficiencias en procesos
Los errores de conteo manual, las largas rutas para retirar una mercancía, los almacenes saturados, los tiempos de inactividad por horarios laborales mal distribuidos y otros problemas pueden parecer partes rutinarias de lo que el trabajo de gestión de inventario es, pero en realidad son ineficiencias que generan costos significativos.
¿De qué forma? Todas estas situaciones desperdician tiempo (con repeticiones de conteo, obstáculos innecesarios y tiempo muerto) que continúa generando gastos de mano de obra sin una productividad proporcional en paquetes entregados o proceso de producción iniciados.
Además, procesos más lentos llevan a entregas más prolongadas, las cuales generan fricción en procesos de compra y abastecimiento, algo que daña relaciones con clientes a largo plazo y puede causar pérdidas futuras de ventas.
Aunque complejos, estos problemas pueden mitigarse, principalmente, con 2 soluciones:
- Inversiones en digitalización y automatización que mecanicen tareas repetitivas en menos tiempo y con menos costos laborales.
- La optimización de procesos para eliminar pasos innecesarios, cuellos de botella y obstáculos a la productividad al rediseñar flujos de trabajo.
Para identificar y monitorear este problema, puedes establecer ciertos KPI de eficiencia que te permitan evaluarlo objetivamente y vigilar su gestión.
Costos de oportunidad por faltas de stock
Otro de los costos ocultos más comunes en la gestión de inventario es el costo de oportunidad que surge cuando tu empresa no posee las mercancías suficientes para satisfacer su demanda, o sea, las pérdidas por faltas de stock.
No se trata como tal de un gasto adicional, sino de pérdidas potenciales de ventas ocasionadas por la decisión de clientes de cambiar de proveedor cuando un artículo particular no está disponible en el momento en el que lo necesitan. Sin embargo, su impacto económico es real, pues se estima que industrias como la minorista pierden trillones de dólares al año debido a estos eventos.
Algunos controles para manejar estos costos son la optimización de previsiones de demanda para volverlas más precisas (asistiéndolas con IA, por ejemplo) y el establecimiento de métricas como el punto de reorden para identificar la mínima cantidad de stock que puede haber antes de tener que realizar un pedido.
Pérdidas por errores administrativos
Y sea por pedidos incompletos, órdenes erróneas o conteos equivocados, el tener más inventario registrado que el stock real puede costarle a tu empresa dinero al causar faltas de stock completamente inesperadas, incluso con un punto de reorden claro. También puede desperdiciar tiempo en el procesamiento de devoluciones o la búsqueda de mercancías que no existen.
Estos problemas pueden ocurrir incluso con un sistema de inventario digital que automatice el rastreo de flujos de entrada y salida, así que la mejor forma de controlarlo es con mejores procesos y tecnología complementaria.
Por ejemplo, con cotejos de mercancía entrante y órdenes de compra más estructurados, pero con escaneos por código de barras o etiquetas RFID que minimicen errores humanos.
Pérdidas por robo
Lo cierto es que los escenarios en los que el inventario real es menor al inventario registrado (merma) no solo son causados por errores administrativos, sino también por robo, tanto interno (por empleados en almacenes o tiendas) como externo (por personas en puntos de venta).
Esta es una situación que genera también costos de oportunidad significativos junto con gastos adicionales a través de la solicitud y el reemplazo de stock.
Históricamente, ha sido una de las causas más comunes en el aumento de costos de industrias como la minorista debido a la dificultad existente para erradicarla, debido a que la solución involucraría la capacidad para controlar el comportamiento de individuos.
Sin embargo, existen formas para mitigarla, como el rastreo en tiempo real de mercancías (con cámaras o sensores), conteos y escaneos más frecuentes y limitando el acceso a ciertos artículos vulnerables en almacén.
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Daños por mal manejo de stock
Las pérdidas de stock debido a procesos equivocados de almacenamiento o manejo también representan un potencial factor oculto en el incremento de costos del área, al reducir posibles ventas, generar gastos de reemplazo y crear pérdidas de tiempo en la limpieza y el desecho de artículos.
Son muchas las causas que este problema puede tener, como proveedores de mala calidad (tanto en el manejo de insumos como en la producción misma de artículos), procesos indebidos de manejo o almacenamiento (temperatura equivocada, trato rudo de productos sensibles, etc.) y hasta equipo mal capacitado.
Entonces, la solución puede abarcar varias acciones según el origen del problema, como cambiar de proveedores, modificar procesos internos e invertir en entrenamiento suficiente para manejar mercancías de acuerdo con sus necesidades y para operar el equipo requerido para hacerlo.
Tanto este, como otros problemas de merma de inventario los puedes medir y monitorear progresivamente calculando este indicador cada cierto tiempo:
Merma de inventario = (Valor de inventario registrado - Valor de inventario real/Valor de inventario registrado) X 100
Costos extra por excesos de inventario
Los costos de la gestión de inventario en tu empresa no solo pueden elevarse indirectamente debido a pérdidas, sino también directamente a través de excesos. Estos excesos de stock almacenado que no son requeridos para cubrir la demanda inmediata elevan necesidades de espacio, transporte, energía, revisión y seguridad que exigen una inversión mayor.
Adicionalmente, pueden afectar las finanzas de tu empresa atando capital que podría ser aprovechado en otra área a bienes sin vender.
Lo cierto es que el origen de estos costos extra es igual al de las faltas de stock: previsiones de demanda imprecisas. Por lo tanto, su solución involucra aumentar la exactitud de ella con tecnología y un mejor manejo de datos, todo con el fin de llegar a órdenes que no excedan la demanda real en un momento dado.
¿Cómo identificar y monitorear excesos de inventario? Prestar atención a métricas mes con mes de costos de almacenamiento y métricas como la rotación de inventarios te permitirá identificar cambios que puedan requerir atención o stock que no se ha movilizado.
Obsolescencia y caducidad
Finalmente, una de las causas detrás de una gran cantidad de costos ocultos de inventario son las pérdidas por stock que, por una razón u otra, ya no se puede convertir en una ganancia.
A mayor detalle, esto es lo que las ocasiona:
- Obsolescencia: Se presenta cuando el inventario disponible ya no es relevante para satisfacer la demanda actual, incluso si está en buenas condiciones. Ocurre frecuentemente en industrias influenciadas por tendencias cambiantes y tecnología en constante evolución.
- Caducidad: Afecta al stock perecedero que pierde las cualidades que le dan valor naturalmente con el tiempo. Se presenta en la industria alimentaria y médica principalmente.
Para manejar las pérdidas que estos factores pueden crear, un primer paso fundamental es invertir en previsiones más acertadas que empaten la demanda con el inventario suficiente y no más, de tal manera que no existan excesos que puedan perder valor.
También es importante rastrear el ciclo de vida de productos y tener un plan de respaldo para movilizar stock próximo a perder valor, considerando que la obsolescencia y la caducidad son difíciles de eliminar por completo. Por ejemplo, puedes vender ciertos productos a descuento o incluso aprovechar partes para generar nuevas mercancías.
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En conclusión, estos costos ocultos de inventario pueden tener un impacto significativo sobre las finanzas de tu empresa, así que tomar acción para controlarlos resulta crucial.
Claro, incluso con tecnología y medidas constantes de control, los riesgos de obsolescencia, caducidad, fluctuaciones de demanda y demás nunca dejarán de existir e impiden que los costos ocultos sean eliminados en un 100%, así que recuerda tener expectativas realistas sobre lo que tus esfuerzos pueden lograr y así evitar frustraciones o inversiones adicionales que difícilmente hagan una diferencia.
Una parte importante en el control de costos es la capacidad de identificarlos y monitorearlos en primer lugar, así que no olvides que Xepelin puede ayudarte en esta área de forma totalmente gratuita.
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