Las faltas de stock suelen destacarse como una de las distorsiones de inventario más importantes, con el potencial para causar graves daños económicos mediante elevados costos de oportunidad. En efecto, son problemas de riesgo, pero su opuesto es una situación que también debes de manejar y controlar en tu empresa: los excesos de inventario.
Si bien algunas de las estrategias que ayudan a gestionar las faltas de existencias aplican también para el manejo de este reto, para los mejores resultados, es buena idea entender este fenómeno de manera individual.
Con esto en mente, aquí te traemos una guía completa de lo que son los excesos de inventario, de cómo se originan y de lo que está en tus manos para mantenerlos bajo control.
Exceso de inventario: qué es y qué puede originarlo
Los excesos de inventario se pueden definir de manera simple: es todo el stock que sobra una vez que la demanda real ha sido satisfecha, o bien, las existencias que superan la cantidad de productos que los clientes verdaderamente compran.
A grandes rasgos y de manera superficial, el problema con estos superávits de artículos es que aumentan costos y atan capital, pero no generan ninguna clase de retorno, resultando en pérdidas netas.
¿Por qué surgen? Tal y como sucede con las faltas de stock, sus causas pueden estar en uno o más factores de manera simultánea, pero generalmente, son el resultado de previsiones de demanda poco acertadas y otros problemas que fomentan la compra de más mercancía de la que se puede vender de forma realista.
¿Por qué es tan importante gestionar los excesos de inventario?
A mayor detalle, estas son las razones por las que los excesos de stock son considerados como un problema y por las que es muy recomendable invertir esfuerzo y recursos en gestionarlos:
- Elevan los costos involucrados en la gestión de inventario, ya que requieren de mayor mano de obra, mayor espacio, mayor inversión en servicios y vigilancia y más gastos logísticos, entre muchos otros.
- Disminuyen márgenes de rentabilidad, puesto que generan costos extras, pero no producen retornos.
- Reducen el flujo de efectivo al tratarse de inversiones inmovilizadas que no se pueden utilizar para pagos o emergencias.
- Corren el riesgo de generar pérdidas netas a medida que pasa el tiempo y los artículos en exceso se vuelven obsoletos o caducos. Incluso si no se vuelven obsoletos en su totalidad, con el tiempo su valor disminuye y se venden por un precio menor.
- Complican la administración de almacenes al exigir más procesos de contabilización frecuente y saturar espacios.
En pocas palabras, controlar los excesos de inventario es vital porque, de no hacerlo, estos pueden causar complicaciones en la administración diaria de tu negocio y ejercer presiones innecesarias sobre sus finanzas.
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Estrategias para evitar los excesos de stock
Pero, ¿qué implica controlar estos excesos? El primer paso es actuar de manera proactiva con un enfoque en prevenirlos de la mejor manera posible antes de que se presenten, aunque considerando que erradicarlos por completo es imposible dado que anticipar algo tan volátil y fluido como la demanda no es realista.
Siempre con expectativas adecuadas, estas son algunas de las estrategias que puedes aplicar para evitar excesos de stock dañinos:
Establece un proceso estandarizado de previsión
Los procesos de previsión que no anticipan la demanda futura adecuadamente son de las principales causas detrás de excesos de stock, y un primer paso para corregir esta situación es la estandarización.
Con un flujo de previsión fácil de seguir y replicar por cualquier persona, puedes obtener previsiones más consistentes y eliminar la probabilidad de que un sesgo humano afecte los resultados.
Utiliza IA y analítica de datos en tus previsiones
Para lograr previsiones todavía mejores, recurrir a tecnología que asista el proceso es una buena idea. Específicamente, alguna herramienta para gestionar y procesar datos históricos de ventas (que sirven para anticipar patrones futuros) y algún sistema de IA (para analizar patrones de forma mecánica sin error humano) resultan relevantes para esto.
Invierte en tecnología de gestión de inventario
En algunas ocasiones, las previsiones deficientes no se deben como tal a un mal proceso, sino a datos históricos de demanda de mala calidad o poco visibles, así que invertir en un sistema de gestión digital que automatice el registro de datos, los centralice y elimine errores puede ser útil para eliminar excesos mediante previsiones mejores.
Presta atención a patrones naturales de estacionalidad
Aunque más pronunciada en unas industrias que en otras, la estacionalidad (la fluctuación natural de demanda en un año) se encuentra presente en muchos sectores y el tomarla en cuenta es crucial para que tus previsiones se mantengan flexibles en vez de rígidas, anticipando realmente las demandas del mercado a medida que cambian.
Realiza previsiones más frecuentes
Factores como tendencias, modas o hasta cambios macroeconómicos pueden modificar la demanda de nuevas formas que no necesariamente corresponden con la estacionalidad esperada, así que considerarlos en cada previsión y hacer previsiones más frecuentes por cada cambio es recomendable para mantenerlas actualizadas.
Considera un nuevo sistema de inventario
Si resulta demasiado costoso o complicado manejar inventario en un almacén sin que este exceda ciertos límites, recuerda que existen modelos de gestión como el JIT (just in time) que puedes implementar para realizar compras solo cuando son inmediatamente necesarias, reduciendo la probabilidad de generar excesos.
Planifica adquisiciones
Con el fin de evitar decisiones impulsivas que generen compras excesivas, puedes planificar adquisiciones con antelación y crear una rutina de compra más estructurada.
Recalcula el stock de seguridad de tu empresa y su punto de reorden
Algunos excesos pueden ser originados por métricas desactualizadas de gestión, como el stock de seguridad (inventario de repuesto para evitar stockouts en caso de una disrupción en la cadena de suministro) y el punto de orden (el momento ideal para realizar una nueva compra y evitar faltas de existencias).
Por ejemplo, una distorsión en estas métricas puede hacer que tu empresa retenga más inventario de repuesto del que necesita o que realice una compra antes de que sea necesaria, respectivamente.
Por ello, recalcular estos indicadores periódicamente es considerado como una buena práctica para mantenerlos precisos y relevantes al contexto de tu negocio.
Invierte en mejorar relaciones con proveedores o cambiar vendedores
A veces, un stock de seguridad excesivo surge de proveedores que constantemente retrasan entregas, por lo que resulta crítico preparar inventario de sobra.
Aunque no es posible controlar a otras entidades del todo para corregir el problema, puedes mitigarlo invirtiendo en mejorar relaciones comerciales (con pagos puntuales, negociaciones y colaboración continua) y así tratar de conseguir un trato prioritario.
En caso de que esto no sea de ayuda y existan más opciones, tal vez sea buena idea cambiar de vendedores, dependiendo del impacto de esta decisión y de qué tan graves son los efectos de esta situación en el inventario de tu empresa.
Identifica y documenta adecuadamente qué productos se venden más
Para realizar compras que verdaderamente respondan a la demanda existente, necesitas estar consciente de aquellos productos con mayor rotación. De lo contrario, las adquisiciones en tu negocio corren el riesgo de ser basadas en intuición y no en datos reales, lo cual fomenta excesos en áreas de baja demanda y un monitoreo deficiente de productos importantes.
Sé consciente del ciclo de vida de tus productos
Otra estrategia de valor para recortar excesos es estar consciente del ciclo de vida de cada producto específico, o sea, del tiempo que conserva su valor antes de comenzar a perderlo o perderlo por completo y de las fases por las que pasa en este proceso.
No se trata solo de tener en mente fechas de caducidad, sino también de determinar cuando un producto es tendencia, cuando su demanda está estabilizada y cuando va en declive antes de volverse obsoleto para así hacer compras de manera acorde.
Lo que esto brinda es mayor información para realizar previsiones más realistas que, más allá de datos históricos, evalúen el comportamiento futuro de la demanda.
Piénsalo 2 veces antes de realizar compras de gran volumen para recibir descuentos o compensar alguna escasez o retraso
Finalmente, hay escenarios en los que comprar ciertas mercancías o materiales al por mayor puede tener sentido, como en situaciones en las que se desea un descuento especial o cuando se avecina un periodo de escasez o disrupción y necesitas preparar a tu negocio para evitar quedar sin existencias.
Sin embargo, las mejores decisiones en este rubro solo se pueden tomar con datos, y antes de una elección final es buena idea que consideres si una aparente decisión óptima lo es en verdad, calculando su costo real y la verdadera necesidad de tomarla.
¿Por qué? A veces, un gran pedido puede generar más costos de almacenamiento que ahorros y una compra preventiva ante una disrupción podría ser completamente innecesaria y costosa si esta dura poco tiempo. Esto se debe contemplar en tu decisión.
¿Qué hacer con los excesos de inventario una vez que se han generado?
Como se mencionó antes, la precisión total en las previsiones de demanda no suele ser posible. No obstante, para evitar pérdidas mayores, hay algunas medidas que puedes tomar cuando tu empresa ya cuenta con excesos de stock:
- Ofrecer descuentos o promociones para incentivar compras.
- Realizar un evento de rebajas directamente desde el almacén.
- Probar con otros canales de venta (como marketplaces) o mercados diferentes.
- Donar inventario a asociaciones de caridad o similares. Esto no compensa lo pagado, pero puede recortar costos de almacenamiento inmediatamente y puede ser declarado para reducir impuestos.
- Devolver mercancías a proveedores para obtener al menos una parte de su costo, en caso de que sea posible.
- Vender excesos a tiendas de liquidación que puedan comercializarlos, aunque sea por un precio bajo.
- Ofrecer el stock sobrante como una recompensa para clientes leales; esto no genera un retorno inmediato, pero puede servir para construir relaciones duraderas y fomentar compras futuras.
- Reciclar algunos componentes para aprovecharlos en nuevos productos, ahorrando así algunos costos de material.
- Intercambiar inventario con otra empresa que pueda aprovecharlo y tenga algún servicio o producto relevante a ofrecer.
- Deshacerse de excesos y declararlos como pérdida, siempre y cuando la ley fiscal lo permita.
Señales de que este es un problema que tienes que priorizar
Los excesos de inventario son siempre un problema relevante que tu empresa debe manejar con los recursos y estrategias suficientes, pero hay señales que indican que esta situación es mucho más que una posibilidad a evitar; es un problema que debes manejar para dejar de perder dinero inmediatamente.
Estas son algunas de las más importantes:
- Promociones y ofertas más frecuentes de lo planificado, que indican una necesidad constante por deshacerte de stock extra.
- Costos de inventario en aumento, como el pago de servicios, horas extra de mano de obra en almacén, etc.
- Almacenes saturados sin un aumento proporcional en ingresos que explique la necesidad de contar con más stock.
- Reducciones progresivas en el cash flow de tu empresa; estas pueden ser ocasionadas por muchos factores, pero el exceso de inventario es una de ellas.
- Una tasa de rotación de inventario que va disminuyendo, indicando artículos que no se están vendiendo tan rápidamente.
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Pueden no parecer importantes y muchas veces sus efectos son inferiores a aquellos de las faltas de existencias, pero los excesos de inventario pueden costarle a tu empresa una gran cantidad de dinero año tras año, así que manejarlos es vital.
¿De qué otras maneras puedes optimizar la gestión de inventario en tu negocio? El financiamiento adecuado puede ayudarte a adquirir el stock que necesitas hoy, pero sin sacrificar tu flujo de caja, tal como el confirming de Xepelin.
Con Xepelin, puedes financiar el pago a proveedores siempre que lo requieras, mientras que tu empresa le paga a Xepelin en una fecha posterior, en un plazo de hasta 120 días. De esta forma, aseguras adquisiciones precisas y no necesitas realizar grandes compras a descuento, pero que generan excesos, para proteger el flujo de efectivo de tu negocio.
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