Un proceso de producción fluido depende de proveedores confiables que brinden a tiempo el abastecimiento que tu empresa necesita y que sean capaces de acomodarse a sus demandas cambiantes a lo largo del tiempo. Por ello, mantener una cartera de proveedores de calidad resulta vital.
¿Qué pasa cuando tu cartera actual no cubre las necesidades de tu negocio? Entonces es momento de modificarla. Sin embargo, cambiar de proveedores no es fácil ni rápido, así que necesitas estar seguro de que tu red comercial requiere ajustes antes de invertir tiempo en reestructurarla.
Para ayudarte a llegar a una decisión e identificar rápidamente aquellos momentos en los que el cambio de proveedores es una necesidad crítica de tu negocio, aquí te brindamos 10 señales claras que indican que lo más probable es que tus proveedores actuales no cumplan con las expectativas de tu empresa a corto o largo plazo.
Retrasos frecuentes o severos en entregas
La gestión logística no es sencilla y hay ciertas disrupciones que no se pueden anticipar, así que las entregas atrasadas ocasionales no son una señal de alerta inmediata sobre la confiabilidad, capacidad o valor estratégico de un proveedor.
No obstante, cuando su incidencia supera ciertos límites, su impacto se vuelve tangible (ventas perdidas, producción atrasada, etc.) y/o estas situaciones ocurren sin previo aviso, esto puede indicar que un cambio de proveedores podría ser necesario en tu empresa para garantizar operaciones continuas.
Inventario anticuado o no actualizado
Debido a las exigencias cambiantes del mercado, las características de aquello que tu negocio requiere para producir mercancías o servicios de calidad están sujetas a muchos cambios, y lo ideal es que tus proveedores puedan responder a estas fluctuaciones con una oferta mejorada, actualizada o innovadora.
Entonces, si tus vendedores actuales no han invertido esfuerzo y dinero en un inventario más relevante para los nuevos requerimientos de tu negocio, es posible que sea buena idea comenzar a buscar proveedores que sí lo hagan, todo con el fin de continuar creando valor apreciado por tus clientes.
Capacidad productiva insuficiente
Junto con el crecimiento natural de tu empresa llegará una cantidad mayor de demanda que deberás satisfacer, por lo que requerirás de una red de proveedores con capacidad productiva suficiente para lograrlo con el inventario necesario.
Con esto en mente, una cartera de proveedores cuya capacidad no ha crecido a la par de tu negocio suele indicar que tu siguiente paso debe ser la modificación de esta con vendedores de mayor tamaño o, simplemente, su expansión con más distribuidores.
Inestabilidad comercial y financiera
Aunque suelen estar ocultas, señales como una cartera de clientes poco diversa o con alta rotación y problemas financieros recurrentes son algunas de las alertas más grandes que pueden revelar a un proveedor de alto riesgo que debería ser cambiado.
Esto se debe a que esta clase de inestabilidades incrementan las probabilidades de que un proveedor desaparezca y cause una disrupción significativa en la cadena de suministro de tu empresa.
Por fortuna, se pueden identificar oportunamente con la herramienta adecuada, como software de análisis comercial especializados y tecnologías similares que revelen estas y otras piezas vitales de información para saber cuándo un vendedor debe ser reemplazado.
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Falta de comunicación y procesos deficientes de atención al cliente
Ya sea para confirmar un pedido, cuestionar un cargo, solicitar información, etc., un canal de comunicación claro y un buen proceso de atención al cliente son vitales en la relación de tu empresa con sus proveedores, así que la dificultad para contactar a un vendedor puede señalar que es momento de cambiarlo.
Además de causar disrupciones (como retrasos productivos debido a incertidumbre sobre tiempos de entrega), una comunicación y atención deficiente suelen indicar que un proveedor no le da a tu negocio la importancia que merece y demuestra que no existe la disposición para construir una mejor relación o brindar un mejor servicio.
Poca flexibilidad en cuanto a plazos, métodos de pago, etc.
Los proveedores de calidad no solo se definen por su capacidad para abastecer materiales críticos, sino también por la voluntad que demuestran de mantener una buena relación con tu empresa a través de flexibilidad en métodos de pago, plazos de crédito, escalabilidad de órdenes, etc.
Si esta voluntad no está presente, es posible que cada desacuerdo sea más difícil de solucionar y que una relación comercial no brinde todos los beneficios que puede generar, así que esto suele señalar que es momento de considerar un cambio de proveedor, evaluando seriamente el impacto de esta situación en tu empresa.
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Calidad en declive o inconsistente
De la misma forma que ocurre con los retrasos en entregas, los problemas aislados de calidad no necesariamente son señal de alerta sobre el valor de un proveedor.
Pero, cuando estos aumentan progresivamente, son frecuentes o no son arreglados cuando tu empresa los reporta, lo mejor que puedes hacer es comenzar a buscar proveedores dispuestos a tomarlos en serio, manteniéndolos al mínimo y corrigiéndolos en el momento en el que situaciones individuales se presenten.
La calidad es crucial para ofrecerle a tus clientes valor continuo, así que los problemas de calidad son una de las señales que más revelan una necesidad genuina de cambiar de proveedores.
Aumentos repentinos de costos o tarifas escondidas
Factores macroeconómicos como la inflación tienen efectos naturales en los precios que ofrece cada proveedor, pero un alza en costos se vuelve una señal de alerta cuando se presenta de manera injustificada o sin un aviso previo que le permita a tu empresa prepararse adecuadamente. Esto es un indicador de que un proveedor puede no tener en mente las necesidades de tu empresa.
Por las mismas razones, tarifas escondidas o no desglosadas con claridad suelen demostrar que cambiar a sus proveedores de tu empresa es buena idea.
Mala organización
Problemas como procesos de pedido demasiado complejos, errores de facturación o solicitudes repetidas de proporcionar información con la que un vendedor ya debería contar son señales de una mala organización interna, un indicador de que un cambio de proveedores podría ser necesario.
A fin de cuentas, todas estas situaciones generan para tu negocio una carga adicional de trabajo a manejar y nuevos retos a superar, consumiendo tiempo importante para otras tareas, así que su presencia continua representa un obstáculo productivo que es mejor evitar.
Cambios en producto o público objetivo
Finalmente, la realidad es que el público objetivo, producto y hasta giro comercial general de un proveedor pueden cambiar con el tiempo, volviéndolo menos compatible con los requerimientos específicos de servicio, materiales y capacidad productiva de tu empresa, y esto es un claro indicador de que podrías necesitar recurrir a uno nuevo.
No tienen que tratarse de grandes cambios, pues simples reducciones productivas y modificaciones en las características de un producto para entrar a otro mercado podrían señalar que un proveedor particular ya no podrá brindarle a tu negocio la atención personalizada que necesita, pues no es una prioridad.
Por supuesto, recuerda que siempre puedes comunicarte con un proveedor para asegurarte de que los servicios o materiales específicos que tu empresa requiere aún serán ofrecidos, o puedes negociar con este para llegar a un acuerdo conveniente para ambas partes.
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Aunque son muchas las instancias en las que estas señales de alerta podrían ser corregidas o arregladas con suficiente comunicación y esfuerzo mutuo para evitar un gasto de tiempo en la búsqueda de nuevos proveedores, por lo menos, suelen indicar que deberías considerar modificar la red de proveedores de tu empresa para construir una mejor cadena de abastecimiento.
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