Sin importar si su causa es natural, económica, operacional, etc., las disrupciones en la cadena de suministro pueden tener un gran impacto en una compañía, limitando sus adquisiciones, poniendo presión sobre su capacidad productiva y afectando la relación con sus clientes. Especialmente en el entorno actual, en donde las cadenas son complejas y pueden recorrer múltiples regiones y países en su camino, basta con una interrupción para afectar a todo una industria.
Incluso para grandes empresas y corporativos, la disminución de los efectos de estos escenarios es un obstáculo importante, por lo que resulta claro que negocios de menor tamaño pueden sufrir consecuencias aún más significativas.
Tomando esto en cuenta, en este artículo hablaremos sobre 11 consejos que esta clase de organizaciones pueden seguir para minimizar el impacto de las disrupciones, brindando algunas estrategias adicionales para facilitar su implementación. De esta manera, aunque inevitables, las interrupciones de la cadena de suministro pueden tener efectos menos catastróficos en este sector tan importante de empresas en América Latina.
Mapea riesgos actuales y analiza a tu negocio
Para reducir el impacto de cualquier disrupción antes de que suceda, lo mejor es empezar por estar consciente del riesgo que implica, de la probabilidad de que se presente y de su posible magnitud, esto por medio del mapeo de la cadena de suministro actual y de una auditoría interna. En conjunto, estas actividades ayudarán a encontrar posibles riesgos internos y externos y a crear mejores planes para contrarrestarlos.
A través de una representación visual de la cadena, será más sencillo comprender su comportamiento e identificar posibles riesgos a los que se está expuesto conforme a la distribución de los nodos de la cadena. Por su parte, la auditoría interna permitirá conocer si la infraestructura actual de procesos, políticas y planes de contingencia será suficiente para lidiar con los riesgos encontrados, en caso de que se vuelvan una realidad.
¿En qué enfocar este proceso? El mapeo debe estar dedicado a encontrar cuellos de botella y áreas vulnerables de la cadena de acuerdo con sus características individuales y con las condiciones del mercado, y a determinar su posible impacto. En cambio, la auditoría deberá estar enfocada en encontrar niveles de exposición ante los riesgos encontrados e ineficiencias que deban corregirse para reducir sus efectos, analizando la cartera de proveedores, las políticas actuales y el proceso de producción, entre otras áreas.
Proyecta riesgos futuros
Tal vez un riesgo pueda no parecer relevante en el presente, pero las rápidas fluctuaciones del mercado pueden volverlo significativo a futuro o provocar el surgimiento de nuevos escenarios que será necesario aprender a manejar. Para identificar estos eventos antes de que ocurran y determinar las posibilidades de que se hagan realidad, es aconsejable invertir en un proceso de analítica predictiva.
Por medio de este procedimiento, que recopila y analiza datos pasados para tratar de predecir eventos futuros, una empresa no solo puede prepararse adecuadamente para los riesgos a los que está expuesta en el presente, sino también a aquellos que se puedan presentar después.
En efecto, llevar a cabo esta tarea requiere de la utilización de algoritmos de inteligencia artificial o machine learning, y las empresas de menor tamaño pueden no tener conocimiento de estas herramientas. Sin embargo, las opciones actuales del mercado son adaptables a niveles de habilidad técnica y presupuestos, por lo que llevar a cabo esta tarea es alcanzable si se elige la opción adecuada.
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Planea para imprevistos y contingencias
Una vez identificados los riesgos actuales más significativos, así como posibles riesgos futuros, es momento de crear un plan de contingencia efectivo para manejarlos. Para lograrlo, es recomendable crear un plan para las disrupciones de mayor impacto (sin dejar de lado riesgos menos relevantes, pero invirtiendo menos en su gestión) y seguir el modelo PPRR, el cual propone el cumplimiento de pasos específicos para afrontar, apropiadamente, cualquier tipo de riesgo:
- Prevención: consiste en hacer lo posible para evitar que un riesgo se convierta en un problema más tangible.
- Preparación: conlleva minimizar el impacto que un riesgo posible pueda tener y en detectarlo de forma oportuna.
- Respuesta: se trata de crear protocolos de reacción que respondan rápida y efectivamente ante un escenario disruptivo.
- Recuperación, la cual se basa en diseñar procesos que ayudarán a volver a la normalidad después de una posible disrupción.
Invierte en flexibilidad
Si bien es cierto que anticipar disrupciones y crear planes de contingencia es importante, estos eventos pueden ocurrir de forma inesperada y rápida, por lo que la mejor forma de protegerse contra ellos es por medio de la flexibilidad. Por medio de una infraestructura flexible y adaptable, es posible responder rápidamente ante cambios sin que esta reacción represente un problema operacional significativo.
¿En qué consiste la flexibilidad? De acuerdo con PwC, existen 3 áreas distintas de flexibilidad en las que es necesario invertir para apoyar cualquier plan de respuesta:
- Flexibilidad de sistema: implica ser capaz de adaptar el sistema de producción en torno a una disrupción o de migrar un nodo específico a otra parte sin inconvenientes.
- Flexibilidad de diseño: significa ser capaz de integrar nuevos componentes a un producto en caso de una disrupción, esto con el fin de mantener el proceso de producción intacto sin sacrificar calidad.
- Flexibilidad de proceso: conlleva tener la habilidad de ajustar cualquier proceso intermediario operacional, así como al equipo que lo efectúa en el día a día, a un nuevo escenario.
Diversifica proveedores y canales de distribución
Como una de las medidas más clásicas para reducir el impacto de una interrupción de la cadena de suministro, destaca la diversificación de proveedores y canales de distribución. Por medio de esta técnica, que consiste en cultivar una red suficientemente variada de proveedores a los cuales acudir en el caso de que uno de ellos desaparezca o enfrente problemas, es posible responder rápidamente ante una disrupción y mantener constante el proceso productivo.
Sin embargo, implementar esta estrategia es más difícil de lo que parece, así que hay que seguir ciertas prácticas para obtener los mejores resultados:
- Mantener el número de proveedores a una cifra manejable, puesto que demasiados contratos diferentes pueden elevar los costos y que proveedores en competencia pueden dirigir represalias hacia una empresa que no consideran leal o confiable.
- Buscar proveedores en distintas áreas geográficas con el fin de minimizar los efectos de disrupciones que afectan a toda una región.
- Más que contratar múltiples proveedores, lo importante es identificarlos, esto con el propósito de reaccionar rápidamente ante cambios, pero sin descuidar la relación con proveedores actuales.
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Evalúa proveedores antes de contratarlos y a lo largo del tiempo
Por sus características individuales, como ubicación, situación financiera, volumen de deuda, etc., algunos proveedores tienen mayores probabilidades de causar una disrupción en la cadena de suministro, por lo que evaluarlos antes de contratarlos, y a lo largo de una relación comercial, es esencial para gestionarlos adecuadamente, o evitarlos por completo. Así, es más sencillo evitar proveedores de alto riesgo antes de que causen estragos o buscar a un nuevo proveedor rápidamente cuando una opción ha perdido su confiabilidad.
Para determinar el nivel de riesgo de un vendedor específico, es posible mirar a cifras como su volumen de deuda, sus lead times (tiempos de entrega), su número de clientes y cantidad de ventas, por mencionar algunos de los más importantes. Sin embargo, dado que acceder a esta información por medios tradicionales representa un desafío, lo mejor es recurrir a sistemas digitales de análisis de proveedores y bases de datos que faciliten su obtención.
Mejora la visibilidad de la cadena de suministro y la comunicación con proveedores
Parte central de una respuesta adecuada ante una interrupción comercial consiste en identificarla cuanto antes para reaccionar de forma ágil, por lo que tomar medidas para mejorar la visibilidad de la cadena de suministro resulta clave. De lo contrario, un plan de contingencia no tiene mucho efecto, puesto que este estará poniéndose en marcha de manera tardía y los efectos que busca reducir ya habrían tenido un impacto significativo al momento de su implementación.
En la práctica, esto conlleva empezar a invertir en una relación de confianza con proveedores por medio de una comunicación constante; así, existirá una mayor garantía de que cualquier disrupción sea reportada de manera oportuna y de que se puedan tomar las medidas para contrarrestarla a tiempo. Igualmente, la tecnología juega un papel importante en este proceso y comenzar a colaborar con proveedores para adoptar tecnologías de rastreo, como la blockchain, es aconsejable para permitir la visualización en tiempo real del trayecto de mercancías.
Mantén una comunicación constante con clientes
Al final de la ola de efectos que desatan las disrupciones de una cadena productiva se encuentra la relación con consumidores. Cuando los clientes no pueden obtener lo que necesitan en el momento oportuno, es muy posible que estos busquen vías alternativas de adquisición y que, en consecuencia, esto afecte a la compañía que afronta la disrupción, por lo que hacer lo posible para disminuir este efecto es fundamental.
¿Cómo hacerlo? La mejor opción suele ser la comunicación, tratando de asegurarle a los clientes que una disrupción es temporal y buscando llegar a un acuerdo que minimice la migración de consumidores hacia otra empresa en medida de lo posible. Aunque cierto nivel de migración es algo natural tras una interrupción comercial, una comunicación clara sobre las causas de retrasos y sobre sus posibles soluciones contribuirá a que los clientes de una empresa sientan mayor confianza por ella y decidan esperar en vez de acudir con un competidor.
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Adquiere reservas de inventario cuidadosamente
Cuando una disrupción es anticipada, pero aún no se vuelve una realidad, adquirir reservas de inventario puede ser una medida relevante para mantener niveles estables de existencias y evitar pérdidas económicas. No obstante, esto se debe de realizar de manera estratégica si se desean evitar costos adicionales de almacenamiento y energía.
Para adquirir solo el volumen adecuado de reservas, lo mejor es basarse en previsiones de demanda y tratar de priorizar la adquisición de mercancías que generen mayor valor en lugar de grupos de artículos que contribuyan a menores ganancias.
¿Por qué razón? Basar las compras en previsiones de demanda es crucial para evitar excesos o faltas de existencias. Además, el priorizar la compra de artículos de mayor importancia (siguiendo criterios como el método ABC o la Ley de Pareto) permite enfocar los limitados recursos de una compañía en su principal fuente generadora de valor, en lugar de incurrir en compras innecesarias que solo ocasionen mayor presión financiera sin un retorno tan significativo.
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Haz lo posible por preservar la liquidez
Los efectos de las disrupciones de la cadena de suministro resultan en momentos críticos para las finanzas de una empresa, ya que pueden dejarla sin la capacidad de generar ganancias suficientes para afrontar sus obligaciones a corto plazo. Con esto en mente, aunque tomar medidas para potenciar la liquidez siempre es esencial, esta tarea adquiere un papel aún más importante en escenarios de disrupción comercial.
Entonces, para fortalecer la liquidez en todo momento, ya sea que se esperen disrupciones o no, prácticas como la automatización de cobros y la reducción de costos operativos resultan relevantes. Pero, para afrontar los desafíos económicos específicos que las disrupciones presentan, soluciones de financiamiento, como el confirming, adquieren importancia.
En esencia, esta alternativa consiste en financiar el pago a proveedores por medio de una institución financiera, para luego pagarle a esta el monto de las facturas solventadas en una fecha posterior. Así, es posible acudir rápidamente con un nuevo proveedor, sin importar sus costos, al mismo tiempo que se conserva el flujo de caja.
Explota la tecnología disponible en materia de gestión de cadenas de suministro
La realidad es que, para implementar algunos de los consejos mencionados, se necesita de cierto grado de infraestructura tecnológica. Incluso si una medida particular se puede llevar a cabo sin herramientas digitales, es muy probable que se obtengan mejores resultados si estas son aprovechadas. Por lo tanto, para minimizar, tanto como sea posible, el impacto de las disrupciones productivas y potenciar las prácticas mencionadas, nunca está de más invertir en tecnología.
Algunos ejemplos de distintas tecnologías que pueden apoyar en el manejo de las interrupciones en la cadena de suministro son los siguientes:
- Inteligencia artificial, con capacidades analíticas que permitan la creación de predicciones de riesgos y previsiones de demanda más acertadas. Un ejemplo de esta clase de herramientas es la versión de pago de Chat GPT, equipada con capacidades analíticas.
- Sistemas de análisis de riesgos como el de Xepelin, que permiten analizar a proveedores a lo largo del tiempo para determinar su nivel de riesgo de forma automática.
- Monitoreo de datos en tiempo real, para visualizar cambios o disrupciones en el mercado en todo momento, analizar su efecto y responder a ellos de manera oportuna.
En concreto, las disrupciones comerciales son retos significativos para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Pero, afortunadamente, existen múltiples estrategias que se pueden implementar para reducir su impacto al mínimo y evitar que estas se conviertan en un obstáculo para el crecimiento, o supervivencia, de una compañía.
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