En la actualidad, no queda duda de que la diversificación de proveedores es una parte esencial de una gestión adecuada y menos riesgosa de la cadena de suministro. Por medio de esta medida, es posible amortiguar el impacto de disrupciones productivas totales o parciales y así garantizar la continuidad del proceso comercial, incluso si alguno de sus componentes desaparece.
Sin embargo, aunque suena como una tarea relativamente simple y directa, la realidad es que la diversificación es un proceso que conlleva tener ciertas consideraciones y seguir una serie de pasos concretos si la meta es que esta acción lleve a los mejores resultados posibles.
Entonces, ¿Qué proceso hay que seguir? En este artículo responderemos a esta pregunta, mencionando 10 pasos que hay que cubrir para alcanzar una diversificación de proveedores exitosa en tu empresa. De manera complementaria, brindaremos algunos consejos para que cada paso se lleve a cabo de la forma más efectiva y más simple.
Reflexiona sobre las necesidades y metas de tu negocio
Para que el proceso de diversificación sea capaz de cubrir las necesidades y metas de tu empresa, primero es necesario estar completamente consciente de ellas. Con el fin de determinarlas rápidamente, es aconsejable reflexionar sobre la respuesta a ciertas preguntas, tales como:
- ¿Qué vulnerabilidades y riesgos existen en la cadena de suministro actual que deban ser corregidas?
- ¿Existe alguna prioridad que deba atenderse antes?
- ¿Es necesario mejorar el desempeño de las métricas ESG actuales?
- ¿Qué capacidades deben de tener nuevos vendedores para cubrir la demanda actual de tu empresa y aquella del futuro cercano?
- ¿Qué tantos proveedores es capaz de manejar tu empresa al mismo tiempo?
- Idealmente, ¿Cómo debe de verse la distribución proporcional de la contribución de cada vendedor?
Al encontrar la respuesta a estas cuestiones, es posible alinear cada una de las decisiones que el proceso implica con las necesidades y objetivos del negocio.
Diseña una estrategia de diversificación
Una vez identificadas las metas y necesidades relevantes, es momento de crear un plan de diversificación que ayude a alcanzarlas o cubrirlas, respectivamente. Para esto, es buena idea crear una lista de características y condiciones que los nuevos proveedores deberán de cumplir para que la estrategia sea exitosa. Algunos ejemplos son:
- Ubicación geográfica necesaria para reducir el impacto de disrupciones regionales.
- Productos y servicios específicos que se deben ofrecer.
- Capacidad mínima de producción que un vendedor debe tener.
Igualmente, en este paso es importante establecer la cantidad mínima o máxima de proveedores que se desea adquirir, puesto que un número demasiado pequeño puede no generar valor significativo en el alcance de objetivos y una cantidad excesiva puede representar un problema administrativo. Cabe mencionar que la opción perfecta no existe, así que, más que establecer criterios rígidos, es mejor fijar un rango de valores aceptables.
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Identifica posibles proveedores
Al contar con una estrategia delimitada y una lista clara de requerimientos, el siguiente paso consiste en identificar posibles candidatos que se adapten a las características deseadas. Para llevarlo a cabo, lo mejor es realizar una evaluación preliminar rápida que se pueda ejecutar conforme a información fácil de obtener y públicamente disponible, ya que invertir demasiado tiempo en validar candidatos desde un inicio puede resultar contraproducente.
¿Cómo encontrar opciones? Es posible navegar distintas posibilidades en las bases de datos de asociaciones de proveedores, en ferias y exposiciones de industrias específicas, a través de referencias de clientes o empresas socias y aprovechando buscadores de empresas más especializadas. Para terminar esta etapa del proceso, lo único que resta es enlistar a los candidatos más atractivos.
Reduce la lista de candidatos y evalúa opciones principales
Al final del día, más que una ventaja, demasiados proveedores ocasionan problemas administrativos y costos excesivos, por lo que el siguiente paso debe ser reducir la lista de candidatos. En esta fase, puedes partir de la lista de creada en el paso anterior y comenzar a indagar un poco más sobre los costos, reputación, etc., de cada opción y descartar posibilidades poco convenientes con base en estos criterios.
Una vez identificadas las opciones más relevantes, es momento de realizar un proceso de due diligence más profundo que involucre contactar con cada proveedor y hacer lo posible por comprender si, de verdad, se trata de un aliado confiable. Para determinarlo, es recomendable solicitar muestras de productos, acudir a las instalaciones y realizar una revisión financiera, entre otras cosas.
En efecto, los datos financieros de otra compañía pueden no ser información pública, pero es posible consultarlos por medio de algunos software de gestión de proveedores, como el de Xepelin.
Crea una lista de respaldos
Las disrupciones de la cadena de suministro pueden ocurrir repentinamente, sin previo aviso, y afectar a proveedores confiables, por lo que contar con una lista de respaldos con quienes acudir en el caso de emergencias es un paso importante del proceso. Idealmente, estos proveedores de respaldo deben de estar ubicados en una fase del proceso en la que ya son identificados como posibilidades confiables, incluso si no cumplen con todos los criterios ideales.
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Realiza negociaciones y firma contratos
Después de que las opciones restantes hayan sido evaluadas y que los mejores candidatos hayan sido elegidos, es momento de realizar negociaciones y firmar contratos finales. Es relevante recalcar que, para obtener los mejores resultados, la fase de negociaciones con proveedores no puede ser pasada por alto, ya que, además de brindar claridad sobre lo que cada parte involucrada espera de la otra, es una medida importante para conseguir las mejores condiciones posibles de pago y generar la mayor cantidad posible de valor.
Ajusta operaciones
Un mayor número de proveedores implica un ajuste de controles internos y protocolos más eficientes para monitorear entregas y pagos oportunos, por lo que, al momento de diversificarlos, también es tiempo de optimizar los procesos que su gestión involucra. La diversificación representa una oportunidad valiosa para invertir en software de gestión de pagos que centralice la información de cuentas por pagar y por cobrar en un solo lugar para facilitar su monitoreo en tiempo real y vigilar de cerca fechas límites de pago con el fin de evitar retrasos ante una carga mayor de trabajo.
Monitorea el desempeño de nuevos proveedores
En ocasiones, sin importar el nivel de control que se tenga sobre proveedores entrantes a la cadena de suministro, la realidad es que estos pueden enfrentar problemáticas repentinas que afecten su desempeño o mostrar características negativas. Con esto en mente, monitorear el desempeño de proveedores durante la duración de su contrato y, en general, de la relación comercial que tu empresa tenga con ellos, es fundamental. De lo contrario, existe la posibilidad de que disrupciones repentinas minimicen los beneficios de la diversificación.
¿En qué fijarse para evaluarlos? Es importante poner atención en su situación financiera, su cartera de clientes (con el fin de verificar que no depende de un solo consumidor), su volumen de deuda, la calidad de sus productos y sus tiempos de entrega (lead times) por mencionar algunos de los elementos más relevantes.
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Invierte en relaciones sólidas basadas en la confiabilidad mutua
Para que la diversificación de proveedores resulte en una cadena de suministro verdaderamente más resiliente ante cambios y fluctuaciones, las relaciones comerciales dentro de ella deben ser sólidas, confiables y duraderas, por lo que siempre es aconsejable invertir tiempo y recursos en construirlas. Cuando esto no ocurre, existe la probabilidad de que los riesgos asociados con una mala gestión de proveedores persistan.
La clave para construir estas relaciones es la comunicación y la colaboración, informando sobre problemas, y posibles soluciones, desde el momento en el que surjan, cumpliendo acuerdos establecidos, realizando pagos oportunos y, generalmente, pensando en los proveedores como socios, en lugar de solo vendedores de un producto o servicio.
No descuides a los proveedores actuales
Cuando los proveedores actuales se sienten amenazados ante la integración de nuevos competidores a la cadena de suministro, pueden surgir tensiones comerciales que resulten en represalias o la eliminación de privilegios comerciales para tu empresa. Entonces, con el fin de que esta clase de escenarios no se vuelvan una realidad, es recomendable adoptar una mentalidad apropiada que, en lugar de priorizar a nuevos vendedores, busque integrarlos a los procesos existentes, sin descuidar relaciones previas.
A fin de cuentas, los proveedores comprenden que la diversificación es importante y necesaria, pero, con el fin de evitar tensiones y problemas de confianza, es considerado como buena práctica el hacer lo posible por incluirlos en el proceso y tratar de seguir cultivando la relación que se tenga con ellos.
Siguiendo estos pasos y recomendaciones, tu empresa tendrá mayores probabilidades de éxito al implementar una estrategia de diversificación de proveedores. Sin embargo, para mejorar aún más la capacidad de resiliencia y adaptabilidad de la cadena de suministro ante imprevistos y disrupciones, invertir en herramientas de liquidez también es algo importante.
Por ejemplo, una herramienta de liquidez a considerar para reaccionar rápido ante emergencias sin sacrificar el flujo de caja puede ser el confirming o financiamiento de cuentas por pagar, como el que Xepelin ofrece. Por medio de esta solución, es posible solventar las facturas a proveedores con financiamiento y pagarlas en un plazo posterior de hasta 120 días, protegiendo así el flujo de caja, brindando velocidad de respuesta e inyectando liquidez a lo largo de la cadena de suministro.
En esencia, Xepelin le paga a tus proveedores de manera adelantada, promoviendo así su flujo de caja, pero tu empresa le paga a Xepelin el monto de las facturas financiadas en una fecha posterior, protegiendo así la liquidez de tu negocio.
¿Cómo empezar a financiar facturas e impulsar la gestión de cuentas por pagar en tu empresa? Solo necesitas registrarte en Xepelin.
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