Incluso con previsiones de demanda precisas y un gran conocimiento de las fluctuaciones de mercado, los cambios inesperados pueden surgir y agotar las reservas de stock de tu negocio, resultando en oportunidades desperdiciadas.
Por ello, debes prepararte con una forma para amortiguar picos repentinos de demanda, o sea, necesitas stock de seguridad.
Sin embargo, también es cierto que demasiado inventario de reserva genera costos innecesarios que tienes que evitar, por lo que no solo se necesita stock de seguridad, sino que este debe existir en la cantidad óptima.
Para determinar este valor óptimo adecuadamente, aquí te brindamos toda la información que puedas necesitar, desde por qué es crítico que calcules este indicador, hasta las distintas fórmulas que puedes utilizar para hacerlo y lo que tienes que considerar para que este dato sea útil y guíe decisiones de impacto.
¿Qué es el stock de seguridad y por qué es importante?
El stock de seguridad es la cantidad de inventario adicional a la demanda esperada que tu empresa posee para evitar perder ventas en caso de que un pico de demanda ocurra; es decir, es inventario extra que sirve para cubrir posibles fluctuaciones que no necesariamente se pueden prevenir.
A menos que tu empresa opere bajo un sistema de inventario just in time (solo producir o comprar cuando hay demanda confirmada) o pueda prevenir completamente su demanda mes con mes (algo imposible en la práctica), contar con stock de seguridad es una medida crítica para prevenir el quedar sin existencias en momentos de oportunidad comercial inesperada.
¿Por qué necesitas un valor óptimo de stock de seguridad y no solo reservas?
Ahora bien, el stock de seguridad es solo una reserva de inventario útil en caso de emergencia, pero lo que tu empresa necesita es que esta reserva se encuentre en un valor óptimo, ni bajo, ni demasiado elevado.
¿Por qué? El propósito de poseer stock de reserva es evitar pérdidas, y una reserva insuficiente puede no proteger a tu negocio. Además, demasiado stock genera costos adicionales que es mejor prevenir para preservar un flujo de caja adecuado.
¿Cómo determinar el stock de seguridad ideal? Componentes y fórmula
Predecir la demanda con total exactitud, y por ende el stock que requieres para cubrirla en cualquier escenario, es imposible, pero existen diversas fórmulas para calcular un valor óptimo que protegerá a tu empresa contra stockouts y excesos.
Cada fórmula ofrece un nivel distinto de precisión y complejidad, pero todas ellas se calculan con base en 2 variables principales que determinan niveles apropiados de reserva:
- Demanda esperada: Es el componente principal de cualquier fórmula; representa la cantidad de ventas que podrías esperar mes con mes, tomando en cuenta distintas posibilidades y registros históricos.
- Lead times o tiempos de entrega: Antes de que llegue un pedido, siempre pasará cierto lapso de tiempo dentro del cual tu stock continuará vendiéndose; las fórmulas consideran esta realidad ajustando niveles óptimos de reserva conforme al tiempo en el que una compra pueda llegar.
En conjunto, estos componentes hacen que cualquier fórmula te brinde un resultado útil, considerando que tu stock de seguridad debe ser mayor que la demanda esperada y suficiente para cubrir periodos de entrega y satisfacer posibles picos.
No obstante, la forma exacta en la que estos componentes son considerados y medidos en cada fórmula varía; estas son las 3 fórmulas principales:
Fórmula simple
Esta es la fórmula más sencilla de aplicar, pero también la menos precisa:
SS (stock de seguridad) = (Demanda máxima en un día X Lead times máximos en días) - (Demanda promedio X Lead times promedio)
Los valores se pueden calcular también de manera semanal o incluso mensual, aunque los días son el estándar; aquí lo importante es que la métrica que se utilice para calcular lead times y el periodo analizado de demanda coincidan.
Fórmulas con desviación estándar
Este método considera que, incluso si un componente se mantiene estable, el otro puede variar significativamente, por lo que es un poco más complicado, pero también más preciso.
SS (demanda variable) = Z X Desviación estándar de demanda X Raíz cuadrada de lead times promedio
SS (lead times variables) = Z X Desviación estándar de lead times X Demanda promedio
En estas fórmulas, se agregan 2 valores adicionales a tomar en cuenta: el puntaje Z y las desviaciones estándar de cada componente.
El puntaje Z representa el nivel de precisión que estás dispuesto a tolerar en este cálculo o, más bien, la máxima cantidad de desviaciones estándar que podrías aceptar. Si aceptas un nivel del 90%, el valor es de 1.28; si aceptas uno del 95%, el valor es de 1.64; si aceptas uno del 98%, el valor es de 2.05 y si necesitas una precisión del 99%, el valor es de 2.33.
En cuanto a la desviación estándar, esta indica qué tan separados están los valores de un componente (sea demanda o lead times) de su promedio, y puedes calcularla siguiendo estos pasos:
- Calcula el promedio de valores del periodo a analizar y divídelo entre su total.
- A cada número individual, resta el promedio encontrado.
- Eleva cada resultado al cuadrado.
- Suma los resultados.
- Divide el resultado entre el total de datos.
- Obtén la raíz cuadrada del resultado anterior.
Fórmula con desviación en ambos componentes
Finalmente, la fórmula más complicada y precisa considera que la demanda y los lead times son variables fluctuantes, así que un cálculo preciso debe considerar desviación en ambos. Este es el proceso de cálculo que exige:
SS = Z X Raíz cuadrada de ((Lead time promedio X (Desviación estándar de demanda ^ 2)) + ((Demanda promedio ^ 2) X (Desviación estándar de lead times ^ 2))
¿Cada cuánto tiempo se debe calcular el stock de seguridad óptimo?
A diferencia de muchos indicadores de gestión de inventario, que se suelen calcular tomando como referencia datos anuales, el stock de seguridad se suele calcular en periodos más cortos, como mensuales, trimestrales o semestrales, según los patrones de demanda de tu empresa.
¿Por qué razón? El propósito de calcular el stock de seguridad óptimo está en la precisión para evitar excesos o faltas, y un cálculo anual tiende a esconder o suavizar patrones de estacionalidad, de tal forma que el resultado no es verdaderamente óptimo, sino que se trata de un promedio.
En cambio, con un cálculo mensual, trimestral, etc., el cálculo puede reflejar la realidad específica de cada periodo del año de forma más granular y precisa.
Relacionado: ¿Qué es la rotación de inventarios y cómo se calcula?
Ejemplos de cálculo de stock de seguridad
Para ilustrar mejor el proceso de cálculo de tu stock de seguridad óptimo, de cómo es que puede variar de acuerdo con la fórmula aplicada y cómo se puede utilizar para resolver problemas concretos, a continuación detallamos un mismo caso, pero calculado utilizando distintos métodos:
Una empresa en su segundo año de operación desea calcular su stock de seguridad ideal en su pico de demanda más alto durante el año: el segundo trimestre, que abarca desde abril hasta junio.
Para comenzar, necesita información sobre sus lead times y demanda, los cuales extrae de sus registros del año anterior y, con fines de lograr un cálculo más rápido, registra en formato semanal. Así es como se ve la información:
Y así es como sería el cálculo utilizando diferentes fórmulas:
Ejemplo fórmula simple
Para ahorrar tiempo, la empresa decide recurrir primero a la fórmula simple y luego determinar si cubre sus necesidades:
SS (stock de seguridad) = (Demanda máxima en un día X Lead times máximos en días) - (Demanda promedio X Lead times promedio)
En primer lugar, sustituye los valores de la fórmula con los datos de su tabla, de tal forma que obtiene un cálculo así:
SS (stock de seguridad) = (91 X 1.57) - (49.67 X 1.02)
Tras realizar las multiplicaciones correspondientes, la fórmula debería verse así:
SS (stock de seguridad) = (142.87) - (50.66)
Al aplicar la resta final, este sería el resultado:
SS (stock de seguridad) = 92.21
Estas serían las unidades de inventario que la empresa debería tener de reserva
Ejemplo desviación en un componente
¿Qué pasa si se necesita un cálculo más preciso para evitar problemas de exceso? Dado que los lead times son más estables, la empresa decide probar también con la fórmula que considera la desviación de demanda:
SS = Z X Desviación estándar de demanda X Raíz cuadrada de lead times promedio
Se necesita una precisión de, al menos, el 98%, así que el puntaje Z es 2.05, y puede calcular la desviación a partir de los datos de la tabla (siguiendo el proceso mencionado) y obtener la raíz cuadrada de los lead times promedio que ya calculó en la fórmula anterior (1.02).
Tras aplicar toda la información, así se ve su fórmula:
SS = 2.05 X 23.46 X 1.01
Al aplicar el cálculo final, este sería el resultado:
SS = 48.57
Como puedes ver, esta fórmula optimiza los resultados para proteger a tu negocio, pero con el menor exceso posible.
Ejemplo desviación en dos componentes
Finalmente, la empresa decide que lo que necesita es precisión máxima, ya que sus lead times, aunque más estables que la demanda, aún varían considerablemente y necesita un resultado lo más acertado posible. Entonces, recurre a la fórmula más compleja:
SS = Z X Raíz cuadrada de ((Lead time promedio X (Desviación estándar de demanda ^ 2)) + ((Demanda promedio ^ 2) X (Desviación estándar de lead times ^ 2))
La gran mayoría de los datos necesarios ya se encuentran disponibles gracias a los cálculos anteriores, y ahora solo es necesario determinar la desviación estándar de lead times, que en este caso sería de 0.31. Con esta información, es posible sustituir los valores de la fórmula:
SS = 2.05 X Raíz cuadrada de ((1.02 X (23.46 ^ 2)) + ((49.67 ^ 2) X (0.31 ^ 2))
Se trata de una fórmula más compleja, en donde el orden de los cálculos es importante para obtener el resultado correcto, así que te proporcionaremos el orden adecuado para resolverla. Primero, es necesario elevar todos los datos necesarios a su segunda potencia:
SS = 2.05 X Raíz cuadrada de ((1.02 X (550.37)) + ((2467.11) X (0.09))
Después, es momento de aplicar las multiplicaciones dentro de cada paréntesis:
SS = 2.05 X Raíz cuadrada de (561.37) + (222.03)
Luego, debes realizar la suma correspondiente y calcular la raíz cuadrada del resultado:
SS = 2.05 X Raíz cuadrada de 783.4
SS = 2.05 X 27.98
Finalmente, solo queda una multiplicación a realizar, y este es el resultado final:
SS = 57.35
Este resultado optimiza al máximo el stock considerando las desviaciones esperadas en lead times y demanda, mostrando un resultado intermedio entre aquellos obtenidos por las fórmulas anteriores.
¿Qué fórmula debes elegir?
Resulta evidente que cada fórmula arroja números bastante diferentes, por lo que es muy válido preguntarte: ¿Cuál debería ser utilizada? La respuesta depende de tus prioridades empresariales actuales, pero esto es lo que debes considerar:
Utiliza la fórmula simple si las consecuencias de un evento de falta de existencias son muy altas; el número arrojado por este método es el más elevado y te brindará la mayor protección.
Utiliza la fórmula intermedia si uno de los componentes de la fórmula es estable y el costo de mantener excesos es mayor al de quedar sin stock; esta fórmula te brinda un número más bajo que pretende eliminar excesos innecesarios, así que es la mejor en estas condiciones.
Utiliza la fórmula avanzada si lo que prefieres es equilibrio total entre riesgos de excesos y riesgos de stockout; dado que considera la desviación de ambas variables, esta fórmula te brindará un punto intermedio seguro entre ambos puntos de riesgo.
Consideraciones importantes al momento de calcular el stock de seguridad
Antes de tomar decisiones a partir de este dato, sea como sea que decidas calcularlo, hay ciertas consideraciones que debes tener:
- No es una métrica exacta, sino aproximada, así que es posible que no elimine por completo la probabilidad de que tengas exceso de stock o que se agoten las existencias de tu negocio.
- Muestra solo una imagen estática creada a partir de datos históricos, por lo que puede cambiar a medida que tu empresa consigue más datos de ventas y crece con el tiempo. Por ello, necesitas calcularla cada cierto tiempo.
- La calidad del resultado depende de la calidad de los datos a partir de los cuales se obtuvo; entonces necesitas contar con un registro preciso de ventas y lead times para que cualquier cálculo final sea útil.
- Un cálculo manual, especialmente usando fórmulas más complejas, puede ser tardado y sujeto a errores, así que es buena idea apoyarte de tecnología para hacerlo y automatizarlo.
- El cálculo solo puede mostrar adecuadamente la realidad de un producto a la vez, por lo que debes aplicar la fórmula correspondiente por cada tipo de inventario para obtener una imagen completa.
Encontrar el stock de seguridad óptimo para tu negocio te protege contra diversos escenarios negativos y maximiza la eficiencia de sus operaciones, pero lo cierto es que se trata de una porción pequeña de lo que optimizar la gestión de stock representa.
Otra parte esencial: asegurarse de que el stock necesario llegue a tiempo, pero al mismo tiempo que preservas tu liquidez; en esta área, Xepelin puede ayudarte.
¿Cómo? Con financiamiento de cuentas por pagar que le da a tu negocio la oportunidad de aprovechar financiación para cubrir sus pagos a proveedores al momento, postergando el pago con recursos propios hasta por 120 días.
De esta forma, aseguras un abastecimiento suficiente que previene stockouts, pero puedes mantener un nivel constante de liquidez para manejar cualquier imprevisto, cubrir cualquier otra responsabilidad y, en general, operar con tranquilidad.
En conjunto, el financiamiento adecuado y una gestión apropiada que involucra calcular métricas como el stock de seguridad ideal; tu empresa aprovecha al máximo sus inversiones de inventario para generar efectivo constante y protege su flujo de caja.
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