El inventario de reserva puede ser una forma útil de manejar fluctuaciones de demanda o disrupciones de abastecimiento, pero si tu empresa cuenta con stock extra que rara vez es utilizado, es posible que este esté generando más problemas que beneficios a través de mayores costos y liquidez atada a mercancías o materiales sin aprovechar.
Para evitar que esta situación escale, o que se presente en primer lugar, el método de gestión just in time (JIT) podría ser una solución relevante.
Sin embargo, hay ciertas consideraciones que debes tener antes de invertir en este modelo para determinar si es apropiado para tu empresa y para explotarlo al máximo en caso de que decidas elegirlo, pero todo lo que necesitas evaluar lo puedes encontrar aquí.
¿Qué es el método just in time (JIT) y en qué consiste?
Para comenzar, el método just in time (JIT) o, en español, justo a tiempo, es un sistema de gestión de inventario y producción que consiste en adquirir materiales o mercancías solo cuando son necesarios y existe la demanda inmediata por ellos, sin excesos de ningún tipo o reservas de stock, pero sin faltas de existencias.
Su propósito principal es la reducción en costos y la mejora en eficiencia a través de menos inventario en almacén, pero el mismo output productivo.
Fundamentalmente, el método just in time está diseñado para la gestión de procesos de gestión de producción y de inventario; no obstante, a través de otras metodologías que adoptan principios de eliminación de excesos y trabajo innecesario, como el método Kanban, los fundamentos del modelo pueden aplicarse a otras áreas, como la gestión de proyectos.
Breve historia del origen del método JIT
La creación de la estrategia just in time es atribuida al ingeniero industrial japonés Taiichi Ohno, quien, durante las décadas de 1950 y 1960 y durante su estadía trabajando para la empresa automovilística de Toyota, la diseñó para manejar los problemas de eficiencia que enfrentaba la compañía después de la segunda guerra mundial.
En sus observaciones, Taiichi notó un problema de sobreproducción en la empresa, el cual resultaba en costos de almacenamiento elevados y errores de manufactura causados por una carga innecesaria de trabajo, así que diseñó un nuevo sistema que pretendía eliminar estos desperdicios al alinear la producción con la demanda real y solo en el momento preciso en el que existía.
Este nuevo modelo de producción, conocido ahora como just in time, se convirtió en una parte central de la filosofía de Toyota y dirigió a la empresa hacia una mayor eficiencia operativa.
A partir de la década de 1970, el método se popularizó también en otras partes del mundo y conformó los fundamentos de la metodología occidental conocida como lean manufacturing.
Just in time vs. just in case: ¿Cuál es la diferencia?
Al hablar del modelo JIT, es importante mencionar al sistema que lo contrasta, el JIC o just in case, y resaltar sus diferencias para crear un panorama completo de lo que cada uno ofrece y, como resultado, de cuándo es que uno puede ser mejor que otro.
¿Cuál es su diferencia? Mientras que el método just in time busca eliminar cualquier exceso de inventario que no es necesitado en un momento dado para minimizar costos y maximizar eficiencia, el sistema just in case se basa en mantener stock de reserva para afrontar posibles disrupciones o cambios de demanda con el menor riesgo posible.
En esencia, poseen valores y prioridades diferentes: JIT prioriza mayor eficiencia y rentabilidad sobre el manejo de posibles riesgos, y JIC prioriza seguridad sobre costos mínimos.
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Beneficios y ventajas principales del método JIT
A mayor detalle, mediante su funcionamiento base, el método JIT tiene el potencial de aportar beneficios como estos:
- Menos costos de gestión que resultan de menos excesos de inventario y, en el caso de la producción, menos trabajo innecesario.
- Niveles de stock manejables que optimizan la gestión y uso de espacio en almacenes.
- Riesgos mitigados de caducidad y obsolescencia gracias a inventario que solo se adquiere cuando es necesario y no se acumula con la posibilidad de perder valor a futuro.
- Gestión de inventario y producción más eficientes y con menos cuellos de botella gracias a que no existen sobrecargas de pedidos a recibir, administrar y manejar; solo se utiliza lo estrictamente necesario.
- Posiblemente, mayor calidad, debido a la desaparición de excesos de trabajo que pueden saturar al personal y llevar a errores o defectos de producción.
Riesgos y limitaciones de una gestión just in time
Por otro lado, la gestión just in time también suele estar intrínsecamente relacionada con algunos riesgos y limitaciones importantes a considerar, tales como estos:
- Depende de una cadena de suministro predecible, sin la cual no es posible confiar en que los productos necesarios estarán disponibles en el momento planeado, lo cual puede llevar a stockouts.
- Puede generar costos de envío excesivos al facilitar la realización de muchos pedidos pequeños frecuentes, según exista demanda, en vez de unos cuantos pedidos grandes.
- Exige previsiones de demanda de alta precisión o una demanda predecible, ya que sin ellas, no hay forma de anticipar correctamente el stock necesario a tiempo.
- Es muy vulnerable a faltas de existencias debido a que las disrupciones son un riesgo natural de la cadena de suministro, sin importar lo estable que una en particular pueda ser, y a que las fluctuaciones de demanda repentinas siempre pueden ocurrir.
- Requiere de un alto nivel de planificación para coordinar pedidos, estabilizar niveles de stock, manejar cambios en demanda, etc.
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Aplicaciones del método just in time: ¿Cuándo es un modelo adecuado para tu empresa?
Aunque el método just in time puede aportar grandes beneficios en cualquier tipo de empresa, no siempre es la mejor opción o la más relevante para cada caso debido a sus fortalezas y riesgos particulares. Entonces, ¿en dónde puede ser aplicado con mayores beneficios?
Usualmente, el método JIT puede ser adecuado para tu negocio si este cumple con estas características:
- Generalmente, posee una demanda predecible y estable que minimiza los riesgos de que un error de cálculo en previsiones de ventas lleve a faltas de stock.
- Pertenece a una industria caracterizada por productos vulnerables a la caducidad o a la obsolescencia, así que el modelo podría ser de ayuda para mantener al mínimo el stock rezagado o imposible de comercializar a futuro.
- Cuenta con una cadena de suministro estable o, por lo menos, predecible que minimiza el riesgo de que disrupciones causen entregas tardías y, como resultado, existencias insuficientes.
- Cuenta con la infraestructura para anticipar fluctuaciones de demanda con precisión y así evitar cualquier tipo de distorsión de inventario.
Por el contrario, si el entorno de tu empresa es caracterizado por alta volatilidad en materia de demanda y abastecimiento, no existe la capacidad técnica para predecir cambios y el impacto de excesos de inventario no comercializados inmediatamente no es tan elevado, es posible que un sistema just in case sea más apropiado.
Recomendaciones para la implementación del método just in time
En caso de que determines que el método JIT es relevante para tu negocio y decidas implementarlo, aquí hay algunas recomendaciones útiles para que esta decisión tenga las mayores probabilidades de éxito como sea posible:
Mapea tu cadena de suministro, evalúala y realiza ajustes: Primero que nada, necesitas evaluar la cadena de abastecimiento de tu empresa para determinar si es lo suficientemente confiable, con entregas puntuales y poca variación. Si no lo es, es momento de realizar ajustes, que pueden ir desde una comunicación más cercana hasta el cambio de vendedores.
Comunícate con proveedores y refuerza alianzas: Si el cambio de proveedores resulta demasiado radical e innecesario, entonces debes enfocar tus esfuerzos en mantener una comunicación cercana con los vendedores existentes y reforzar alianzas que ayuden a generar un suministro más fluido y estable.
Establece nuevos protocolos de compra y medidas de control: Para implementar un modelo JIT, requerirás nuevos protocolos sobre cuándo realizar pedidos y cómo hacerlo. Igualmente, es posible que un nuevo esquema de mantenimiento de equipos sea necesario para reducir tiempos de inactividad en producción.
Invierte en tecnología: Para previsiones más precisas y un proceso de producción libre de fricción, la tecnología es un aliado indispensable. Específicamente, la inteligencia artificial puede ser útil para procesar datos y anticipar escenarios, y los sensores de IoT pueden ayudar a anticipar fallas en equipos.
Capacita a tu equipo: Nuevas herramientas, nuevos procesos y, en general, un nuevo modelo de trabajo requerirán de nuevas capacidades para aprovecharlos al máximo, así que no dudes en invertir tiempo en capacitación.
Apóyate en metodologías como el Kanban: El método Kanban permite visualizar todo el trabajo pendiente en un proceso, brindando información extremadamente útil para un modelo just in time en el que cada área debe reaccionar oportunamente a nuevas circunstancias.
Adopta el método de forma paulatina: En muchos casos, adoptar un modelo just in time implica cambios radicales que, de ser afrontados a gran escala, pueden causar demasiadas complicaciones. Es por esto que lo mejor suele ser optar por una implementación por fases o primero en menor escala.
Monitorea y adapta: Con el fin de asegurar que el modelo opere sin problemas, es considerado como buena práctica el monitorearlo con ciertos KPI de rendimiento (como costos, eficiencia, etc.) y realizar ajustes para optimizarlos conforme sea necesario.
En conclusión, el método JIT puede ser capaz de aportar a tu empresa beneficios significativos, pero estos deben ser contemplados junto con sus riesgos para tomar la decisión adecuada sobre implementarlo o no y, por supuesto, hacerlo de la mejor forma posible en caso de que sea elegido.
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