Aunque muchos sectores comerciales gozan de una demanda continua, estable y predecible la mayor parte del tiempo, muchas otras industrias enfrentan picos de demanda frecuentes que deben saber cómo manejar.
Estos picos representan tanto un riesgo, como una oportunidad para las empresas en estas industrias, puesto que generan presión considerable sobre sistemas de atención, producción, pagos, etc., pero también son capaces de contribuir con ganancias significativas si son manejados de forma adecuada.
Algo está claro: los picos de demanda deben ser gestionados, y aquí te ayudaremos a lograrlo con información precisa de lo que son, lo que los genera, lo que ocasionan y las formas en las que puedes aprovechar sus ventajas y evitar sus riesgos.
¿Qué son los picos de demanda?
Los picos de demanda son aumentos temporales y repentinos en la demanda que recibe una industria o empresa, o sea, la magnitud en la que los consumidores desean y pueden adquirir sus productos o servicios. Se tratan de variaciones que siempre son más elevadas que el volumen de demanda enfrentado habitualmente.
Estos picos pueden ser tanto predecibles, como inesperados, son causados por una gran variedad de factores diferentes, y tienen efectos particulares en una empresa y su cadena de abastecimiento.
¿Qué ocasiona picos en la demanda?
Hay muchas razones, internas y externas, por las que los picos en la demanda pueden presentarse; estas son algunas de las más comunes:
- Estacionalidad del modelo de negocios: el transcurso de feriados específicos, eventos recurrentes y clima a lo largo del año genera temporadas de alta demanda en productos y sectores específicos.
- Cambio en comportamientos de consumo: las preferencias generales de los consumidores no son estáticas, sino que fluctúan continuamente debido a modas, tendencias y aspectos culturales que influencian cambios temporales en el interés por ciertos productos.
- Eventos comerciales o descuentos: eventos comerciales a gran escala, como el Black Friday, y promociones o descuentos de compañías individuales incentivan el consumo y generan picos de demanda.
- Factores económicos: un mejor acceso a crédito, inflación reducida y mayor poder adquisitivo son algunas circunstancias financieras que facilitan que el consumidor promedio compre más y aumente así la demanda general.
- Crisis o desastres naturales: distintas disrupciones en la cadena de suministro pueden preceder periodos de escasez que los consumidores toman en cuenta para prepararse con compras de productos específicos. Igualmente, estas épocas suelen culminar con niveles altos de demanda concentrada que no pudo satisfacerse en su momento.
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¿Cuáles son los efectos de los picos de demanda?
Una vez que se presentan, los picos de demanda generan un efecto principal: un incremento en el volumen de pedidos y compras, el cual suele derivar en efectos más particulares para las empresas que deben gestionar este tráfico:
- Presión en liquidez debido a la necesidad de invertir mayores cantidades en inventario.
- Sistemas de atención y canales digitales saturados, producto de un nivel elevado de clientes que solicitan informes o compran de manera online.
- Cuellos de botella en la cadena de suministro generados por la posible incapacidad de producir al ritmo que el nivel de demanda exige.
- Mayor riesgo de stock-out o falta de existencias debido a niveles de inventario no preparados para satisfacer un nivel mayor de clientes.
- Problemas en la satisfacción de clientes, derivados de retrasos en entregas y largos tiempos de respuesta característicos de sistemas saturados.
- Sobrecarga laboral en el equipo, algo que puede resultar en errores más frecuentes y hasta burnout.
Por supuesto, un volumen elevado de demanda también trae consigo beneficios económicos importantes, pero el conseguirlos depende completamente de que se logren mitigar o eliminar los efectos anteriores con sistemas sólidos y, sobre todo, con una planificación estratégica.
¿Cómo medir la demanda para anticipar picos?
Lo cierto es que hay muchos picos que no pueden anticiparse antes de que se presenten, pero la clave para manejar aquellos que sí son pronosticables es mediante un proceso conocido como previsión de demanda, el cual permite estimar la demanda esperada de un periodo a partir de datos, para así diseñar estrategias suficientes para gestionarlo.
Hay muchas formas complejas en las que este procedimiento puede llevarse a cabo, pero, a grandes rasgos, consiste en analizar bases de datos históricas, tanto de tu empresa, como de tu industria, para identificar patrones que puedan señalar un pico futuro, o a detectar variables importantes que afecten la demanda de tu sector.
En caso de que ya hayas identificado alguna variable que pueda resultar en un pico próximo, puedes aprovechar este proceso para comparar efectos históricos de dicha variable en empresas similares y así construir una idea más clara de lo que un cambio en ella representaría y de cómo manejar dicho cambio si es que se materializa.
Tips para gestionar exitosamente los picos de demanda
Queda claro que los picos de demanda se deben gestionar para evitar sus riesgos y aprovechar sus oportunidades, pero, más allá de la previsión, ¿cómo es que esto se puede lograr? Algunas de las prácticas más comunes para hacerlo son las siguientes:
Aprovecha el confirming para aliviar efectos sobre el flujo de caja
El confirming es una solución que consiste en utilizar financiamiento externo para cubrir las facturas de proveedores y postergar su pago con recursos propios por un tiempo más. Esto lo convierte en un producto muy relevante para cubrir el costo elevado de compras de inventario grandes y no anticipadas, y así aliviar la presión que los picos de demanda tienen sobre la liquidez.
Fija prioridades
Con base en la información obtenida en la previsión de demanda, debes responder a preguntas como ¿Qué productos serán los más cotizados y ¿Qué canales recibirán mayor presión (atención al cliente, sitio web, tienda física, etc.)? Para identificar las áreas operacionales y productivas en las cuales deberás enfocar tus recursos durante el pico.
Esto te permitirá garantizar que los sistemas relevantes sean capaces de responder a la demanda de manera suficiente y a evitar gastos en campos de menor valor.
Invierte en automatización
Siempre es buena idea automatizar ciertos procesos o tareas de tu empresa, pero esto es aún más importante en momentos de alta demanda, en los que la velocidad de la automatización es extremadamente valiosa para reducir la saturación en sistemas de facturación, servicio, gestión de inventario y demás afectados por un mayor tráfico.
Comienza a adoptar prácticas de gestión de datos y analítica
Incluso los picos clasificados como impredecibles pueden ser previstos hasta cierto punto con un proceso de gestión de datos y analítica lo suficientemente desarrollado, así que las inversiones en estos campos son imprescindibles si tu empresa está expuesta a variaciones de demanda.
Redacta un plan de contingencia
¿Se deberá contratar más personal durante un pico?, ¿qué áreas recibirán un impulso?, ¿cuáles son los indicadores de un incremento de demanda? Estas son algunas de las preguntas que deberás responder en un plan de contingencia que le diga a tu equipo cuándo y cómo reaccionar ante la detección de un pico.
Audita constantemente
El mercado se encuentra en cambio constante, así que todo aumento repentino de demanda es invisible sin un monitoreo frecuente sobre las condiciones comerciales presentes, los hábitos de consumo en tendencia y los patrones de ventas actuales.
Considera stock de seguridad y otras técnicas de gestión de inventario
Si predecir los cambios en la demanda es un reto demasiado grande, también puedes manejar los picos con ciertas prácticas preventivas de gestión de inventario capaces de amortiguar sus efectos, como stock de seguridad y un nivel mínimo de inventario ligeramente mayor.
Construye una cadena de suministro flexible y diversa
Gran parte de la gestión de picos de demanda está en responder con adquisiciones rápidas y, sobre todo, suficientes, las cuales dependen de una red flexible y diversa de proveedores. Por lo tanto, para lidiar con estos retos, es recomendable seguir prácticas como la diversificación para asegurarse de contar con una cadena que pueda responder ante un flujo más alto de órdenes.
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Tomando todo esto en cuenta, resulta claro que los picos de demanda representan tanto un riesgo, como una oportunidad que se debe gestionar, y aunque anticipar estos cambios no siempre es tan sencillo, es mucho lo que se puede hacer para mitigar su impacto negativo y lograr que generen valor considerable.
Cabe recordar que una de las cosas más importantes para manejar estas fluctuaciones de mercado es gestionar sus efectos en el flujo de efectivo, pero este impacto lo puedes administrar fácilmente con el apoyo de Xepelin.
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