Si tu empresa crece, es muy probable que tu equipo de finanzas también deba hacerlo para manejar una carga creciente de registro, previsión y analítica, entre otras tareas. Sin embargo, una expansión descontrolada o no planificada tenderá a generar más problemas que beneficios, como costos innecesarios y workflows demasiado complicados que obstaculizan la productividad en vez de impulsarla.
La buena noticia es que hay mucho que está bajo tu control para evitar estos problemas y en este artículo destacamos 11 buenas prácticas a seguir para que logres una expansión exitosa del área de finanzas, pero con un enfoque en eficiencia, o sea, productividad y resultados que superan la inversión requerida para obtenerlos.
Empieza con un presupuesto claro
Probablemente tengas en mente una serie de perfiles especializados (en pagos, cobros, análisis, inversión, etc.) a reclutar para que las operaciones crecientes de tu empresa puedan ser sostenidas a largo plazo, pero recuerda que, sin importar el tipo de negocio, los recursos disponibles son siempre limitados y la sobrecontratación puede frenar el crecimiento económico.
Es por esto que empezar la expansión de tu equipo de finanzas (y de cualquier otro equipo, en realidad) con un presupuesto delimitado adecuadamente suele ser ideal.
Lo que este presupuesto te brindará es una guía para tomar decisiones durante el proceso de crecimiento, como la cantidad de perfiles a reclutar, la adquisición de nuevo software y el tipo de trabajo que necesitarás (outsourcing, interno o freelance).
Enlista cuellos de botella, capacidades actuales y analiza soluciones
Para orientar la expansión del equipo de finanzas hacia el alcance de resultados concretos y evitar un crecimiento descontrolado, es buena idea tomar como base del proceso la identificación de cuellos de botella actuales y capacidades del equipo presente, así como la detección de posibles soluciones a problemas con recursos tanto disponibles como no disponibles por el momento.
En esencia, esto le permitirá al área de finanzas de tu empresa crecer adecuadamente, con contrataciones o adquisiciones que tendrán un impacto real.
Para encontrar todos estos parámetros, puedes hacerte preguntas como estas: ¿Qué obstáculos está enfrentando el departamento con la expansión del negocio? ¿Qué se necesita para superarlos? ¿Hoy existen los recursos para lograrlo o esto debe ser incluido en el plan de contratación?
Fija metas y piensa a futuro
Partiendo de necesidades reales y un presupuesto a respetar, puedes terminar de sentar los fundamentos guía del proceso con metas claras acordes a estos parámetros. Estas les permitirán a reclutadores y miembros del equipo reflexionar rápidamente sobre la verdadera alineación de una elección con objetivos generales.
Lo cierto es que las necesidades actuales de tu negocio pueden no ser las mismas en unos meses o años, así que también es recomendable tratar de guiar al proceso con metas a mayor plazo, no solo para cubrir necesidades inmediatas. Esto con el propósito de guiar acciones con un impacto mayor.
Invierte primero en capacitación
Para responder a las nuevas demandas de carga laboral, es posible que tu equipo de finanzas no necesite más personal, sino, solamente, mejores competencias.
Con esto en mente, antes de iniciar procesos de reclutamiento, identifica si las necesidades actuales y próximas del área se pueden cubrir con capacitación y un desarrollo de las habilidades del personal actual. Esto es una posibilidad que podría ahorrar recursos significativos.
Lo cierto es que la capacitación no siempre es suficiente, por lo que, si determinas que tu equipo necesita ser complementado con otros perfiles, no vale la pena tratar de ahorrar dinero con sesiones de entrenamiento, pues esto solo causará problemas a futuro que, de todas formas, requerirán más personal.
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Evalúa opciones de automatización
Gracias a avances en IA y automatización, hay muchas tareas de registro, proyección y demás que la tecnología puede desempeñar con la supervisión de un equipo más pequeño, y esto es algo que debes considerar al momento de pensar en una expansión del área de finanzas.
Es importante recordar que la automatización también tiene un costo y que, al menos hoy en día, no es capaz de desempeñar roles estratégicos o procesos complicados de principio a fin sin errores y asistencia humana, por lo que no debe ser vista como una solución total a problemas, sino como una posibilidad a considerar para ejecutar una expansión eficiente.
Construye una infraestructura tecnológica y analítica sólida
Actualmente, resulta imposible separar las tareas del día a día del área de finanzas de la tecnología, así que la expansión de un equipo es el momento perfecto para crear una mejor infraestructura para llevarlas a cabo de mejor manera en un contexto en el que están incrementando.
Sean cuales sean las decisiones de crecimiento que tomes, una red adecuada de software las apoyará e impulsará a largo plazo, dándole a tu nuevo equipo herramientas para manejar cualquier reto.
Considera el outsourcing de algunas actividades
Si mantener una inversión moderada durante la expansión de tu equipo financiero es una prioridad, puedes considerar tercerizar ciertas actividades a una empresa externa para ahorrar costos, por ejemplo, la contabilidad.
Esta decisión puede ahorrarte costos significativos en cuanto a salarios, software y otras actividades operativas, y es una solución ideal si no te importa perder un poco de control sobre procesos a cambio de una inversión mucho menor.
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Destaca roles que requieres, pero separa necesidades de deseos
Una vez que tienes un punto de partida sólido y una noción del trabajo que puedes y no puedes externalizar o automatizar, es momento de enfocarte oficialmente en crecer a tu equipo directamente, con nuevos miembros.
Para ello, haz una lista de la cantidad de roles que necesitas cubrir y de las tareas que estos deberán desempeñar para aportar valor a tu equipo, teniendo siempre en mente que el perfil ideal jamás existirá, por lo que debes separar perfectamente las capacidades que tu empresa necesita de aquellas que podría aprovechar, pero que no son esenciales.
Establece un plan claro de políticas, procesos y sinergias
Con el fin de que nuevos colaboradores desempeñen sus tareas de la mejor manera posible y con esfuerzos orientados hacia las metas de tu empresa, más allá de una infraestructura tecnológica suficiente, necesitas políticas y procesos que estructuren decisiones.
Siempre es buena idea contar con este nivel de organización para alcanzar resultados constantes y alineados, pero es algo particularmente esencial durante un proceso de expansión, en el que nuevas personas deberán ajustarse a una forma de trabajo diferente tan rápido como sea posible. En este contexto, suficientes políticas y procesos internos orientarán cada decisión apropiadamente.
Realiza incorporaciones paulatinas
Hay muchos casos en los que contrataciones simultáneas son necesarias, pero hay muchos otros en los que esto es una mala decisión que solo genera complicaciones operativas y de onboarding, por lo que suele ser buena idea integrar a nuevos miembros de un mismo equipo de manera progresiva.
Esto permite mayor control sobre capacitaciones y sienta las bases para que nuevos miembros se integren paulatinamente sin demasiada fricción o complicaciones.
Fija KPI de éxito, monitoréalos y realiza ajustes
¿Tu estrategia funcionó? La única forma de saberlo es con indicadores que determinen esto objetivamente, por ejemplo, midiendo desempeño, productividad, eficiencia, etc., y el monitorearlos frecuentemente te permitirá tomar mejores decisiones futuras de contratación o ajustes para mejorar el desempeño de un nuevo equipo.
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El momento en el que detectas que tu empresa crece y necesitas un equipo de finanzas mayor para administrar su evolución está lleno de oportunidades, pero también de muchos desafíos. No obstante, seguir estos consejos puede ayudarte a estructurar el proceso efectivamente y aumentar las probabilidades de que lleve al resultado ideal que visualizas.
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