Para saber lo que se puede hacer para mejorar el estado de salud financiera de una empresa, es necesario conocerlo en primer lugar, ¿cómo? Por medio de un diagnóstico financiero completo que brinde claridad sobre el desempeño económico y las causas detrás de este.
Este diagnóstico puede llegar a ser algo extenso, pero, siguiendo ciertos pasos, puede llevarse a cabo de manera relativamente simple y precisa, garantizando un resultado que, realmente, genere una imagen clara sobre la salud empresarial.
En este artículo hablaremos sobre ellos, específicamente, sobre los 10 pasos que puedes seguir para realizar un diagnóstico acertado de principio a fin y utilizar el resultado para informar mejores decisiones que impulsen tu negocio.
Evaluar la fiabilidad de los reportes financieros
Todo diagnóstico financiero se divide en 3 etapas: una preliminar, una de recopilación de datos y una de análisis. Sin embargo, dado que su precisión depende completamente de la calidad de datos registrados, primero es necesario evaluar qué tan fiables son los reportes financieros actuales.
Incluso con procesos rigurosos de registro de datos, los reportes financieros son llenados de forma manual, por lo que siempre serán vulnerables a errores y pueden no estar actualizados en el momento en el que se requieran.
Por ello, para asegurar datos fiables para realizar un diagnóstico acertado, lo mejor es automatizar el registro de datos financieros con una herramienta digital que los extraiga de forma directa del banco o sistema de facturación de tu negocio, sin intervención humana.
Una vez que cuentas con fuentes fiables de datos para realizar tu diagnóstico, puedes empezar a llevarlo a cabo, comenzando por su etapa preliminar.
Definir los objetivos del proceso
Para comenzar con la etapa preliminar del diagnóstico financiero de tu empresa, lo primero que debes hacer es definir los objetivos del proceso.
¿Por qué se deben definir objetivos? Un diagnóstico completo puede consumir mucho tiempo, por lo que es considerado como una buena práctica el delimitarlo con objetivos que guíen cada parte del proceso hacia resultados concretos, en vez de generales.
Sin embargo, si cuentas con los recursos suficientes para llevar a cabo un diagnóstico completo, definir metas tan claras no es enteramente necesario.
Establecer métricas y KPIs clave a calcular
La definición de objetivos implica también el establecimiento de KPIs y métricas de alto nivel, es decir, que ayuden a evaluar el estado de salud de tu empresa de forma precisa, pero con la menor cantidad posible de indicadores, pues el cálculo de cada uno requiere una inversión considerable de tiempo.
De nuevo, si tienes tiempo suficiente para realizar un diagnóstico completo, puedes elegir tantos KPIs como consideres necesarios, sin limitaciones.
Relacionado: ¿Cómo hacer un análisis de viabilidad financiera?
Ahora que tienes claridad total sobre lo que quieres encontrar con este diagnóstico, puedes avanzar a la siguiente fase: la recopilación de datos, en la que deberás juntar todos los reportes y estados financieros que necesites para alcanzar las metas del proceso y calcular los KPIs elegidos.
Centraliza toda la información que necesites
Con el fin de que el diagnóstico financiero no consuma tanta cantidad de tiempo en la fase de recopilación, es recomendable centralizar todos los reportes que necesites para realizarlo.
Además de facilitar el acceso a los datos requeridos, la centralización de estos informes te ayudará a cotejar información de distintas fuentes, verificando que esta sea fiable y que cualquier error pasado por alto durante la fase preliminar pueda ser corregido antes del análisis final.
Si ya cuentas con un dashboard financiero que te brinde todas las métricas que puedas requerir en una sola plataforma, este paso se puede omitir.
Calcular las métricas definidas
Para que la información recopilada tenga sentido, el siguiente paso en la recopilación de datos debe ser el cálculo de las métricas establecidas en la fase preliminar, ya sean estos ratios, promedios, medias, tasas, o cualquier otro tipo de indicador.
De manera sencilla y objetiva, el cálculo de estas métricas te permitirá pasar a la fase de análisis con información procesada, más fácil de trabajar y entender, en lugar de con datos brutos que pueden ser numerosos y, por ende, difíciles de manipular, comprender e interpretar.
Te podría interesar: KPIs de cuentas por pagar más importantes y cómo optimizarlos
Una vez que cuentas con suficientes datos ya procesados, puedes pasar a la etapa de análisis del diagnóstico financiero, la cual te permitirá interpretarlos para saber lo que dicen sobre el estado de tu empresa y lo que necesita para mejorar.
Comparar desempeño histórico
A fin de cuentas, los datos y métricas recopilados en determinado momento solo hablan sobre la salud financiera en un instante, por lo que pueden no proporcionar información relevante sobre tendencias periódicas y patrones de desempeño que, en verdad, hablen sobre el estado de tu empresa.
Con esto en mente, al analizar las métricas obtenidas en tu diagnóstico, es buena idea compararlas con datos históricos de tu empresa. Solo así, puedes saber lo que realmente significa un resultado particular, si representa un incremento positivo, un estancamiento, una estacionalidad o un valor constante.
Por ejemplo, si al calcular los ingresos mensuales de tu empresa obtienes un resultado negativo, esto puede ser alarmante. Pero, si al compararlo con resultados pasados notas que este último valor parece ser solo un tropiezo, entonces es probable que este solo haya sido producto de la estacionalidad, y no habría sido posible determinar esto sin una comparación con datos pasados.
Comparar métricas entre sí
Cada dato obtenido y métrica calculada en tu diagnóstico financiero solo representa una porción de la realidad completa del estado de tu negocio. Por lo tanto, para trazar una imagen integral, la etapa de análisis del proceso debe involucrar también el contraste de diferentes datos e indicadores.
Como ejemplo: calcular el ROA (Retorno sobre activos) de tu empresa puede ayudarte a conocer qué tan eficiente es esta para generar valor a partir de sus activos, pero esto no es suficiente para determinar si tu negocio es rentable a nivel general, por lo que esta métrica debe calcularse en conjunto con otros ratios de rentabilidad.
Realizar un benchmark por industria
Siguiendo los pasos anteriores, puedes saber si el resultado de un diagnóstico es positivo o negativo para tu empresa. Sin embargo, como esta no opera en un vacío, sino en un contexto en el que compite con otros negocios, también debes comparar los resultados con los estándares de tu industria por medio de un benchmark.
Mediante este proceso, el diagnóstico no solo te permitirá conocer si tu empresa está en un mejor o peor lugar que antes, también, sabrás cómo se compara con su competencia y así podrás llegar a una conclusión realista sobre su salud actual.
Te podría interesar: Tipos de benchmarking y cómo elegir el indicado para mi negocio
Identificar lo que funciona y lo que no funciona, así como las razones detrás de ello
Conociendo lo que cada dato y resultado obtenido durante el proceso diagnóstico dice sobre tu empresa, ahora puedes dar el siguiente paso, que consiste en identificar problemas que deban ser solucionados y aciertos en la gestión financiera que deben mantenerse.
Aquí, es importante tratar de indagar las causas detrás de lo que funciona y lo que no a través de un análisis de causa raíz o una técnica similar, ya que es más rápido conocer las razones detrás de un problema para solucionarlo que invertir tiempo en múltiples pruebas que pueden no ser exitosas.
Proponer soluciones
Finalmente, lo único que queda por hacer es utilizar las comparaciones y análisis del diagnóstico para llegar a posibles soluciones a los problemas encontrados, tomando en cuenta las causas de cada uno.
Dependiendo de los problemas hallados, estas son algunas de las medidas que puedes tomar para arreglarlos:
- Establecer políticas de gastos que reduzcan costos excesivos para así mantener un flujo de efectivo más sano.
- Recurrir al factoraje o factoring para conseguir financiamiento sin contraer deuda bancaria.
- Negociar con proveedores para conseguir reducciones de costos.
Siguiendo los pasos de esta guía, puedes realizar un diagnóstico financiero efectivo que te permita comprender el estado de tu negocio y lo que puedes hacer para mejorarlo.
No olvides que la base de un diagnóstico preciso está en la información confiable y siempre disponible, por lo que siempre es buena idea comenzar a digitalizar, automatizar y centralizar el registro de tus datos financieros por medio de alguna herramienta digital, como la que Xepelin ofrece para ti de manera gratuita.
Creando tu cuenta en Xepelin y activando su herramienta de análisis empresarial, puedes tener acceso inmediato a los indicadores financieros que necesitas para entender la salud de tu negocio y tomar decisiones eficaces para impulsarla. Todo ello, en tiempo real y disponible de manera completamente en línea, sin descargas, ni trámites.
Así, garantizas la precisión total de cualquier análisis financiero que realices.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
