A veces se necesita de un nuevo enfoque de gestión y desarrollo para asegurar que el valor entregado a clientes sea verdaderamente relevante, sin importar los múltiples cambios por los que sus prioridades y necesidades puedan atravesar. Dicho enfoque puede ser aportado por las metodologías Agile.
Pero, si bien algunas encuestas destacan que alrededor del 80% de las empresas emplean este tipo de métodos de una forma u otra sobre metodologías tradicionales lineales (en cascada o waterfall), muchos negocios que podrían beneficiarse de este aún no están familiarizados con él y muchos otros solo lo aprovechan de forma limitada.
¿Cómo lograr una adopción más profunda? Antes que nada, se necesita comprender a fondo este campo de metodologías, y en este artículo te ayudamos a lograrlo con una guía integral, pero concisa, de lo que el enfoque Agile significa, cuándo es buena idea elegirlo y cómo traducirlo a un entorno práctico.
¿Qué es la metodología Agile y cuál es su fin?
Más que una metodología, Agile es una filosofía de gestión y desarrollo de proyectos centrada en asegurarse de entregar valor a las partes interesadas en un proyecto.
Usualmente, esto se logra mediante la división de la entrega final de un proyecto en pequeños pasos cíclicos de trabajo y retroalimentación, que van repitiéndose y generando mejoras continuas hasta llegar a un resultado ideal entregable para las partes interesadas en este, usualmente clientes.
Todo esto tiene un objetivo principal: mantener al desarrollo de un proyecto siempre alineado con las necesidades y prioridades de su beneficiario final, esto a través de ciclos de feedback y comunicación continua que permiten adaptarse a cambios durante cada fase de desarrollo.
Este tipo de métodos busca evitar situaciones causadas por los modelos de trabajo tradicional en cascada o waterfall, en las que un proyecto solo es sometido a retroalimentación en su entrega final, así que puede existir un desfase entre su enfoque inicial de desarrollo y las necesidades actuales del cliente.
Aunque originada para la industria de desarrollo de software en particular, Agile es una filosofía aplicable a muchas otras áreas dentro de una empresa y sectores comerciales con diversos tipos de proyectos a realizar.
¿Cómo se originaron las metodologías Agile? Breve historia del concepto Agile
Oficialmente, los principios que guían a las metodologías Agile en general fueron creados en 2001 por un conjunto de 17 desarrolladores de software que trabajaron en equipo para diseñar un nuevo modelo de trabajo en su industria, la cual enfrentaba problemas como procesos demasiado prolongados y productos finales que no necesariamente satisfacían su propósito.
Este grupo se autodenominó como The Agile Alliance y publicó el resultado de su trabajo en un documento con el título de Agile Manifesto, en donde se contenían los 12 principios y 4 valores que guiarían su nueva metodología de trabajo.
Sin embargo, muchos conceptos asociados hoy en día específicamente en este documento (como los ciclos de mejora iterativa) fueron creados y explorados con anterioridad, aunque de manera separada, desde 1957. Asimismo, algunas metodologías ahora clasificadas bajo el concepto Agile surgieron durante la década de 1990.
Posterior a la publicación del Agile Manifesto, aquello que define a las metodologías Agile desde la teoría se fue expandiendo con documentos adicionales, tanto externos a The Agile Alliance (como el PM Declaration of Independence, que resalta principios de gestión) como internos, como el Agile Glossary, una recopilación de términos relevantes para la implementación de métodos Agile.
Actualmente, se estima que más del 90% de equipos de desarrollo de software se apoya en metodologías Agile para desempeñar su trabajo, pero, como se mencionó en la introducción de este artículo, el método está presente en muchas otras áreas de desarrollo empresarial en medida similar.
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Agile vs. otras metodologías y filosofías de gestión y desarrollo
Para brindarte una noción completamente sólida y bien definida de lo que el concepto Agile es y representa, aquí hay algunos ejemplos sobre cómo es que se compara con otras filosofías y métodos de desarrollo y/o gestión, tanto opuestos como similares y complementarios, con los que suele ser confundido:
Agile vs. Waterfall
Son filosofías fundamentalmente opuestas; Agile es definida por ciclos iterativos de trabajo y retroalimentación, mientras que Waterfall consiste en seguir un proceso lineal y definido desde el inicio de un proyecto.
Agile vs. Scrum
La metodología Scrum forma parte de la familia de métodos denominados como Agile a nivel general, aunque, como veremos más adelante, tiene sus propias características únicas, como términos específicos (por ejemplo, sprint para referirse a ciclos de trabajo), eventos especiales (de sincronización, evaluación, etc.) y roles muy definidos dentro de un equipo de trabajo.
Agile vs. Kanban
Similarmente, Kanban es una metodología dentro de la filosofía Agile, pero que enfatiza particularmente los propósitos de eficiencia y flexibilidad de esta con una forma de visualizar flujos de trabajo (tableros kanban) y una limitación del trabajo en progreso que permite adaptarse a prioridades cambiantes.
Agile vs. Lean
Suelen ser filosofías complementarias que se enfocan en la mejora continua, pero, mientras que Agile se centra principalmente en flexibilidad con la eficiencia como propósito secundario, Lean prioriza la eficiencia de procesos con pasos concretos para alcanzarla.
Los 4 valores y los 12 principios Agile
Con un entendimiento sólido de lo que Agile es desde lo más básico, ahora es momento de explorar un poco más lo que representa de manera más amplia. Para ellos, es necesario destacar los contenidos del Agile Manifesto, empezando por sus 4 valores clave y lo que significan:
- Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas: Resalta como prioridad en el alcance de un proyecto exitoso al trabajo de individuos y su colaboración, sobre el seguimiento de protocolos estrictos o el uso de herramientas específicas.
- Proyectos que funcionan sobre documentación extensa: Destaca la prioridad de entregar un proyecto funcional sobre la creación de documentación excesiva y otros procesos de apoyo, pero no vitales.
- Colaboración con clientes sobre negociación: Representa la importancia de comunicarse con clientes para llegar al mejor producto posible en vez de mirar la relación con ellos como algo rígido, dictado por contratos.
- Respuesta a cambios sobre adherencia a planes: Resalta que, sobre el seguimiento de un plan inicial, la flexibilidad para ajustarse a nuevos requisitos y necesidades es prioritaria.
Para traer estos valores a la realidad práctica, el documento expresa también estos 12 principios:
- El propósito principal de un proyecto siempre es entregar valor de forma temprana y continua, es decir, lo más importante es demostrar la creación de valor desde un inicio y ajustarla a las necesidades del cliente o partes interesadas en un proyecto.
- Siempre se debe aceptar el cambio de requisitos, incluso en fases tardías de desarrollo, esto con el fin de seguir el objetivo central de Agile.
- Es necesario realizar entregas de valor de forma continua y frecuente, en el menor tiempo posible.
- La colaboración y comunicación continua (incluso diaria) entre equipos de desarrollo y partes interesadas es esencial para mantener a ambos alineados y evitar malentendidos.
- Se debe fomentar la motivación de equipos de desarrollo, mediante autonomía y apoyo, para que cada proyecto finalice de la mejor forma.
- Para fomentar la colaboración clara, la mejor forma de comunicarse es cara a cara, ya sea de forma presencial o virtual.
- Un proyecto que funciona es el principal indicador de éxito, sin importar los planes que llevaron a este o el tiempo que se invirtió y tratando de mantener al mínimo el trabajo en progreso.
- Un ritmo de trabajo constante y sostenible de forma realista es crucial para la entrega oportuna de proyectos, así que este se debe apoyar evitando sobrecargar a equipos de desarrollo.
- La excelencia favorece la agilidad y eficiencia al servir como la base para futuras mejoras mucho más sencillas y rápidas de implementar, por lo que tiene que ser una prioridad.
- La simplicidad es clave para mantener un proceso eficiente de desarrollo; por lo tanto, el trabajo innecesario o que no genera valor inmediato debe ser eliminado.
- Los equipos autogestionados llevan a los mejores resultados, así que se les debe brindar autonomía.
- Se necesita de reflexión continua y consciente para que los equipos puedan entender cómo mejorar y puedan lograrlo.
Ejemplos de metodologías Agile más utilizadas
Queda claro que Agile es más una filosofía general que un método específico, así que, para implementar este concepto, se necesita de un acercamiento práctico particular. Pero, ¿qué metodologías pueden ser clasificadas como Agile? Dentro de las más utilizadas, se pueden encontrar estas:
Scrum
En la metodología Scrum, los ciclos de trabajo y retroalimentación característicos de la filosofía Agile se denominan sprints y poseen una duración fija; además, cada día se organizan juntas (llamadas daily scrums) para asegurar que el equipo de desarrollo se mantenga en sintonía. En este método, también existe el papel de scrum master, que funciona como un líder de equipo.
Después de cada sprint, ocurren sesiones de retroalimentación con partes interesadas y sesiones de autorreflexión para que un equipo determine por sí mismo cómo mejorar y adaptarse a nuevos cambios.
En esencia, se trata de un acercamiento altamente estructurado en la adopción de la filosofía Agile.
Kanban
En Kanban, el trabajo se ordena de forma visual, de tal forma que todos los involucrados en un proyecto conocen el estado de cada tarea; adicionalmente, se fijan límites en cuanto al número de pasos sin terminar que pueden coexistir. Todo esto tiene el fin de mejorar la eficiencia de un proceso y facilitar su administración de acuerdo con el surgimiento de nuevas prioridades.
Scrumban
Consiste en la implementación simultánea de Kanban y Scrum, mezclando la colaboración estructurada del último con los flujos visibles de trabajo y flexibilidad del primero, de tal forma que no hay tanto control sobre ciclos de trabajo, pero estos son fácilmente manejables y brindan cierto nivel de organización.
Extreme programming (XP) o programación extrema
Es usado principalmente en el desarrollo de software y se caracteriza por ciclos de trabajo muy cortos y respaldados por procesos extensivos de prueba y revisión. Pretende mantener un output constante de nuevas actualizaciones de calidad a un proyecto de software, pero con alta flexibilidad para realizar cambios después de cada entrega.
Adaptive project framework (APF) o marco de proyectos adaptativo
Aplica los principios básicos de Agile de comunicación y flexibilidad, pero con un poco de planificación adicional. Está diseñado para proyectos sujetos a alta incertidumbre y variabilidad.
Involucra la creación de un plan general que define el éxito, acompañado de un plan de ciclos de trabajo que dividen los pasos de un proyecto en su mínima expresión; es a partir de estos documentos que se desarrolla la metodología bajo los ciclos tradicionales Agile.
Scaled Agile Framework (SAFe)
Se trata de una metodología diseñada para ayudar a organizaciones a escalar sus proyectos Agile, esto a través del seguimiento de principios adicionales de liderazgo, capacitación y la creación de una cultura Agile a nivel general.
Lean software development
Opera bajo la estructura básica de la filosofía Agile (ciclos cortos, flexibilidad), pero se guía también por principios lean de eficiencia operativa, como la eliminación de trabajo innecesario y la postergación de decisiones con el fin de no tomar riesgos excesivos sin tener antes la mayor información posible.
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Ventajas de los métodos Agile: ¿por qué son utilizados?
Las características de la filosofía Agile suelen traer consigo ciertos beneficios únicos, los cuales también representan las razones por las que modelos bajo esta forma de trabajo son tan populares en la actualidad. Algunos de los más importantes son estos:
- Mayor satisfacción de clientes: Con un enfoque basado completamente en las necesidades de los consumidores finales de un proyecto, distintos métodos Agile contribuyen a una mayor satisfacción.
- Alta flexibilidad ante cambios: Naturalmente, mayor retroalimentación y menos planificación llevan a que los proyectos creados bajo esta metodología sean más fáciles de adaptar a nuevas circunstancias.
- Fomenta mayor y mejor colaboración: El alto nivel de colaboración que aplicar esta filosofía exige puede ayudar a fomentar un mejor trabajo en equipo más allá de un proyecto.
- Proyectos terminados en menos tiempo: A pesar de involucrar múltiples ciclos de retroalimentación, los ciclos de duración determinada y las entregas constantes de valor de metodologías Agile suelen llevar a proyectos terminados, o al menos listos para entrar al mercado o comenzar a generar valor, más rápidamente.
- Mayor calidad de producto y riesgos mínimos: Por medio de ciclos de retroalimentación constante que facilitan el hallazgo de problemas y ajustes necesarios, estas metodologías ayudan a incrementar la calidad de proyectos y a mantener el riesgo de fallos al mínimo.
Limitaciones y desventajas de métodos Agile
Por supuesto, ninguna metodología o filosofía de gestión es perfecta o completamente libre de ciertas desventajas y Agile no es la excepción. Entonces, antes de elegirla, estas son ciertas limitaciones y riesgos que debes considerar para determinar si es una solución apta para tu empresa:
- Dependencia en colaboración con clientes: Agile funciona cuando los clientes y partes interesadas en un proyecto están dispuestos a invertir tiempo en brindar retroalimentación. Sin este componente, no hay mucho que la filosofía pueda aportar.
- Expansión descontrolada de un proyecto: La falta de un fin claro en un proyecto desarrollado bajo esta filosofía puede llevar a una especie de ciclo interminable de mejoras.
- Documentación insuficiente: Si bien es cierto que Agile no deja completamente de lado la documentación de procesos, sí puede causar escenarios en los que esta es insuficiente para aprender de errores o técnicas exitosas pasadas para nutrir proyectos futuros.
- Burnout: Incluso si el Agile Manifesto expresa la importancia de mantener a un equipo motivado y operando a un ritmo sostenible, los rápidos ciclos que la filosofía exige pueden llevar fácilmente a equipos agotados.
- Fragmentación: En ocasiones, los ciclos separados pueden segmentar un proyecto excesivamente y llevar a productos finales poco cohesivos.
- Elevadas exigencias disciplinarias: Debido al alto nivel de autonomía y la estructura estricta que los caracteriza, las metodologías Agile requieren de un gran compromiso y disciplina por parte de los equipos que las ejecutarán.
Ejemplos de uso reales de las metodologías Agile
El impacto real de las metodologías Agile ha sido documentado ampliamente por diversas compañías, quienes han expresado su experiencia con la filosofía y algunos de los resultados que han logrado con ella. Para ilustrar el potencial que este tipo de métodos puede tener, aquí hay algunos ejemplos:
BBVA
Desde 2014, BBVA comenzó a implementar un enfoque Agile, específicamente a través de las metodologías Scrum y Kanban, en el desarrollo de su app, logrando un mayor rango de funcionalidad en menor tiempo.
A partir de 2016, continuó expandiendo el alcance del proyecto a las áreas de recursos humanos, servicio al cliente y project management y, mediante la visibilidad proporcionada por la combinación de 2 metodologías, BBVA consiguió una forma más eficiente de distribuir sus recursos en proyectos que de verdad lo necesitaban y sin riesgo de invertir en proyectos duplicados.
Philips
La compañía especializada en tecnología médica ha invertido en un modelo Scrum combinado con un acercamiento SAFe para llevar la filosofía Agile a lo largo de todas sus operaciones. En el desarrollo de nuevos proyectos, se estima que esta decisión contribuyó a la reducción de tiempos de lanzamiento al mercado, que pasaron de un promedio de 18 meses a uno de 6.
Toyota
Desde 2004, Toyota ha experimentado con el sistema Scrum con el fin de optimizar su proceso de manufactura hacia un estado más flexible y adaptable a las necesidades del mercado.
Mezclándolo con principios de la filosofía lean, Toyota logró crear una metodología personalizada para sus propios requerimientos: “Scrum the Toyota way”, la cual le ayudó a desbloquear beneficios como un ciclo PDCA más corto con resultados más rápidos y mayor control y visibilidad sobre backlogs y proyectos en desarrollo.
¿Cuándo optar por métodos Agile?
Tomando en cuenta lo anterior, es posible sacar una conclusión importante: Agile es una filosofía útil en muchos casos para lograr varias metas diversas, pero su adopción puede no ser siempre la mejor o más relevante dependiendo del tipo de proyecto y las preferencias de cada cliente particular.
¿Cuándo es buena idea optar por metodologías Agile? Generalmente, en proyectos con alta incertidumbre y requerimientos inciertos que exigen flexibilidad, en aquellos con complejidad elevada que hace de los ciclos constantes de retroalimentación algo crucial o aquellos en los que la velocidad es clave. También puede ser un buen recurso si la colaboración con clientes es una posibilidad.
Es en este tipo de proyectos en el que cualquier posible riesgo o limitación de una metodología Agile se vuelve, prácticamente, irrelevante.
Por el contrario, Agile puede no ser la filosofía a seguir en proyectos muy estables en los que los ciclos de retroalimentación pueden interrumpir procesos innecesariamente, en aquellos con grandes requisitos de documentación por motivos legales o de seguridad o, en casos en los que, simplemente, no hay forma de mantener una comunicación constante con clientes.
En estas circunstancias, otro tipo de metodología de desarrollo puede ser mejor o, por lo menos, podría ser necesario tomar varias precauciones al momento de implementar el sistema.
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Tips para una implementación Agile exitosa
Si crees que adoptar una filosofía Agile sería una buena decisión en tu empresa, estas recomendaciones podrían ayudarte a afrontar los posibles retos que esto traerá, así como a aprovechar cualquier oportunidad de la mejor manera:
Toma el tiempo necesario para comprender a fondo la filosofía
Sin una noción sólida del significado de los principios Agile, su implementación puede ser deficiente, así que invertir tiempo en entenderlos a fondo es crucial.
Define canales de comunicación claros
Agile depende de una buena comunicación, y una buena comunicación requiere de canales bien establecidos que guíen a cada participante de un proyecto por los caminos adecuados de retroalimentación y sincronización para evitar malentendidos.
Invierte en capacitación y un cambio cultural completo
Cualquier metodología Agile exige un gran compromiso, disciplina y la internalización de conceptos y formas de trabajo radicalmente diferentes a lo tradicional, por lo que implementarla requiere de una inversión considerable en capacitación y en la construcción de un cambio cultural profundo.
Mide y gestiona motivación y niveles de burnout
Para minimizar riesgos de burnout que puedan dañar la eficiencia en el desarrollo de un proyecto, es necesario tomar medidas concretas para medirlos y administrarlos. Por ejemplo, manteniendo una comunicación abierta con miembros y creando metas realistas para cada ciclo de trabajo.
Empieza a menor escala y expande la adopción a un ritmo sostenible
Dado el cambio cultural que exige, Agile naturalmente requiere tiempo y esfuerzo para rendir resultados y su implementación suele traer ciertos desafíos. Para que estos desafíos no se salgan de control, lo mejor es optar por una adopción paulatina que permita identificarlos y reaccionar a ellos antes de que escalen o se multipliquen.
Asegura el apoyo de posiciones de liderazgo
El liderazgo de una organización es uno de los actores con mayor influencia para aplicar los cambios culturales que una metodología tipo Agile requiere, así que cualquier nivel de adopción se beneficia del apoyo activo de posiciones de gerencia alta que aprovechen su autoridad para generar impacto real.
Crea ciertas metas para cada proyecto
Aunque muchos de los beneficios de esta filosofía surgen de su flexibilidad, los proyectos desarrollados bajo un modelo Agile necesitan ciertas metas generales para evitar entrar en un ciclo de mejora interminable y para mantenerse cohesivos.
Fija métricas de éxito y monitoréalas
¿Cómo saber si los efectos de Agile están tomando forma? ¿Cómo estimar y manejar riesgos? Se requieren métricas para cuantificarlos, las cuales permitirán reportar éxito y detectar problemas para su rápida gestión.
Adopta una metodología única que le funcione a tu empresa
Si bien se necesita adoptar todos los principios Agile para una implementación exitosa, cada empresa y cada proyecto son únicos, así que es posible realizar pequeñas adaptaciones al modelo según sea necesario. Por ejemplo, si ciertas juntas no están siendo productivas, no sería mala idea reducir su frecuencia.
En conclusión, la filosofía Agile trae consigo el potencial para obtener muchos beneficios, pero también algunos riesgos. Por lo tanto, antes de adoptarla o elegirla en primer lugar, entenderla a fondo mediante una guía como esta siempre es recomendable.
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