En cualquier empresa, sin importar si se trata de una pyme o un corporativo más grande, una cosa siempre es cierta: sus recursos financieros son finitos.
Por lo tanto, se tiene que hacer todo lo posible para aprovechar al máximo cada uno de ellos, pero manteniendo al mínimo su inversión para evitar agotarlos innecesariamente, es decir, se tiene que alcanzar la eficiencia operativa.
Para lograrlo, el primer paso es entender a fondo lo que esto significa, y aquí te ayudaremos a hacerlo con todo lo que debes saber sobre la eficiencia operativa, desde lo que es, hasta las razones por las que mejorarla debe ser una prioridad y consejos que puedes seguir para llevarla al siguiente nivel en tu empresa.
¿Qué es la eficiencia operativa?
Para empezar: la eficiencia operativa puede definirse como la capacidad de una organización para aprovechar de manera óptima sus recursos, aumentando o manteniendo su productividad (output) pero disminuyendo su inversión (input) a través de procesos que generen menos desperdicio de tiempo y dinero.
Junto con la rentabilidad, la liquidez y la solvencia, es una de las 4 áreas fundamentales que componen la salud financiera empresarial.
Entendiendo esta definición y el papel que la eficiencia operativa ocupa en mejorar el bienestar económico, es mucho más sencillo identificar las variables que la afectan, saber cómo optimizarlas y, sobre todo, entender la importancia de esta métrica.
Diferencia entre la eficiencia operativa vs. productividad
Aunque son términos estrechamente relacionados, y frecuentemente utilizados de manera indistinta, la eficiencia operativa y la productividad son cosas diferentes. ¿Cuál es esta diferencia? El tipo de relación input-output que mide cada una:
- La eficiencia operativa mide la relación entre costos y producción para determinar si el dinero gastado está generando el output esperado de productos y servicios.
- La productividad toma en cuenta la relación entre tiempo y producción para evaluar qué tanto es el volumen de productos y servicios generados en comparación con el tiempo necesario para crearlos.
Por ejemplo, y tomando como referencia esta diferencia, una empresa puede ser altamente productiva y generar muchas más mercancías en un plazo de tiempo, pero podría no ser eficiente si los costos para producir este volumen de output superan su valor.
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Diferencia entre eficiencia operativa y rentabilidad
Otra confusión común existe entre los conceptos de eficiencia operativa y rentabilidad y, para saber cómo mejorar la primera, se necesita conocer la distinción entre ambos. De nuevo, la diferencia está en la relación que cada una analiza.
Mientras que la eficiencia operativa compara costos y producción, la rentabilidad mide la proporción entre costos e ingresos para comprobar si una empresa está ganando más de lo que invierte para generar estos beneficios.
Entonces, como ejemplo, una empresa puede tener eficiencia operativa y generar una gran cantidad de mercancías con poco dinero, pero, si no logra vender dichas mercancías y superar sus costos de producción, no será rentable.
¿Qué quiere decir mejorar la eficiencia operativa?
Partiendo del significado de eficiencia operativa y de sus diferencias con conceptos relacionados, mejorar esta área quiere decir reducir costos al mínimo, de tal manera que sea posible mantener o aumentar la producción, pero sin comprometer la calidad de los procesos con los que se generan los beneficios ni de los productos o servicios ofrecidos por una empresa.
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¿Cómo se mide la eficiencia operativa? Fórmula para calcularla
La eficiencia operativa se puede medir objetivamente, o sea, se trata de una métrica cuantitativa. Para hacerlo, se debe calcular el ratio de eficiencia operativa aplicando la siguiente fórmula:
Eficiencia Operativa = (Gastos operativos + Costo de bienes vendidos)/Ventas totales del periodo evaluado
Los gastos operativos son todos los costos indirectos, pero necesarios, que mantienen a tu empresa operando con normalidad día a día, como salarios, renta, pago de servicios básicos, etc., mientras que los costos de bienes vendidos o COGS (por sus siglas en inglés) abarcan cada costo directo de producción.
Esta fórmula es la más completa para calcular la eficiencia operativa, ya que además de brindarte este indicador, proporciona una idea general de la rentabilidad en un periodo específico al comparar gastos con ingresos.
Ahora bien, ¿cómo se interpreta el resultado? Un resultado menor siempre será mejor, pues indica que las ventas generadas en el periodo evaluado fueron mayores que los costos necesarios para producirla.
Pero, para que este indicador proporcione más información y permita comparar el desempeño con otras empresas, se tiene que calcular periódicamente y evaluar conforme al estándar de la industria en la que opera tu negocio. Esto se debe a que los modelos de negocios, tipo de activos, ganancias y otras variables pueden hacer que un ratio deficiente en un sector sea el ideal en otro.
¿Por qué es importante mejorar la eficiencia operativa? Beneficios de hacerlo
Debido al rol tan fundamental que ocupa en la salud financiera empresarial, son muchas las razones por las que mejorar la eficiencia operativa no solo es una buena idea, sino una necesidad. Estos son los beneficios de una eficiencia incrementada:
- Mayores márgenes de ganancias: aunque la rentabilidad no siempre es garantía con una mejor eficiencia operativa, mayor eficiencia da lugar a mejores márgenes de ganancias como resultado de costos reducidos.
- Calidad constante y mejores tiempos de entrega: la base de la eficiencia operativa está en la mejora de procesos, eliminando cuellos de botella y defectos, por lo que mejorar este indicador suele llevar a niveles más elevados de calidad y una mayor capacidad para generar y entregar valor de forma más rápida.
- Satisfacción de clientes: como producto de una mayor calidad y velocidad, la eficiencia operativa también da lugar a clientes más satisfechos.
- Estabilidad: con márgenes de ganancias más amplios, conseguir estabilidad y flexibilidad financiera es algo más sencillo.
- Oportunidades de escalabilidad: las empresas eficientes suelen encontrar mayor facilidad al momento de expandir su alcance debido a procesos adaptables que les permiten aumentar productividad, sin elevar costos demasiado.
- Ahorro de tiempo: procesos más eficientes llevan también a desbloquear recursos de tiempo que pueden ser invertidos de mejor manera.
- Sostenibilidad: en muchas ocasiones, la eficiencia operativa y la sostenibilidad van de la mano, pues procesos eficientes de manera general consumen menos energía y recursos naturales.
- Ventajas competitivas: en conjunto, todos los beneficios anteriores llevan a ventajas competitivas en materia de calidad, eficiencia y rentabilidad que le ayudan a tu empresa a destacarse.
Consejos para mejorar la eficiencia operativa de tu empresa
Conocer lo que la eficiencia operativa conlleva y por qué es tan importante es el primer paso para optimizarla, pero, para mejorarla en la práctica, estos son algunos consejos que puedes seguir:
Analiza la eficiencia actual y evalúa el entorno de tu empresa
El primer paso para mejorar la eficiencia operativa es conocer el estado actual de este indicador en tu organización y evaluar el estándar de eficiencia que deseas alcanzar.
Conocer el estado actual te permitirá saber por dónde empezar a optimizar esta área sin tener que invertir de más, mientras que identificar y establecer una meta de te ayudará a enfocar tus esfuerzos, recursos y tiempo a alcanzarla.
Adopta una visión de mejora y gestión de procesos
El centro de la eficiencia operativa está en la mejora y gestión de procesos, lo cual abarca mapear procesos actuales, eliminar cuellos de botella e ineficiencias dentro de ellos, diseñar nuevos procesos y crear protocolos escritos que dicten su seguimiento, por lo que adoptar esta metodología es crucial.
Invierte en automatización
Si no has comenzado a invertir o planificar la automatización de algunas áreas de tu empresa, un proyecto de mejora de la eficiencia operativa puede ser la oportunidad perfecta para hacerlo.
Además de ayudarte a conseguir los procesos optimizados que este indicador necesita para mejorar, la automatización te brindará apoyo adicional en el área de productividad.
Crea un sistema robusto de comunicación y analítica interna
Muchas de las ineficiencias en procesos empresariales provienen de comunicaciones lentas y datos que no están disponibles en el instante en el que se requieren. Por lo tanto, puedes mejorar la eficiencia operativa de tu empresa estableciendo canales de comunicación que faciliten la interacción y un sistema de datos automatizado que brinde información siempre actualizada.
Presta atención a la gestión de la cadena de suministro (procurement, inventario y logística)
Si no sabes qué área de tu empresa empezar a optimizar en materia de costos y eficiencia, la gestión de la cadena de abastecimiento o de suministro puede ser un buen punto de partida.
¿Por qué? Esta genera varios costos cuando no es manejada de la mejor forma. Por ejemplo, proveedores poco confiables pueden generar entregas atrasadas, una mala gestión de inventario puede elevar costos de almacenamiento y un proceso de logística deficiente inflará los gastos de transporte.
Comienza a recurrir al mantenimiento preventivo
Para evitar que una máquina o vehículo descompuesto genere costos extras y ventas perdidas, el mantenimiento preventivo debe implementarse. Esto involucra invertir en mantenimiento a lo largo del ciclo de vida de un activo, no solo cuando este esté averiado, para así evitar problemas más complejos y tiempos prolongados de arreglo.
Busca y elimina gastos innecesarios
Al final del día, la raíz de una mejor eficiencia operativa es la reducción de costos, así que una de las formas más eficaces de alcanzarla es con medidas más fuertes de control de gastos y un enfoque en reducir gastos innecesarios en cada departamento.
Invierte en capacitación y entrenamiento
El nivel de competencia del personal y la mano de obra influyen directamente en la productividad y eficiencia operativa, ya que permite reducir costos y ahorrar tiempo a través de mejores prácticas y procesos. Entonces, aunque los costos de entrenamiento pueden ser elevados inicialmente, a largo plazo esta será una buena decisión para alcanzar los niveles de eficiencia que deseas.
Apuesta por la innovación
Por las mismas razones por las que invertir en capacitación es buena idea para mejorar la eficiencia operativa, también lo es el asignar una parte del presupuesto a la innovación. Con nuevas tecnologías, materiales y herramientas, es muy posible que tu negocio logre reducir los costos de producción e incluso consiga alguna patente que pueda darle un impulso a su rentabilidad.
Monitorea resultados
Una vez puesta en marcha una estrategia de mejora de eficiencia operativa, se necesita un monitoreo constante para verificar si funcionó y evitar que sus resultados positivos sean revertidos.
Resulta prácticamente imposible hacer esto de forma manual, por lo que siempre es recomendable implementar una plataforma que permita el monitoreo de costos y ventas en tiempo real para así calcular la eficiencia operativa con exactitud y velocidad.
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Optimizar la eficiencia operativa, o cualquier otro pilar de salud financiera empresarial, no es fácil, pero toda esta información te brindará las nociones esenciales para lograrlo de forma exitosa.
Por supuesto, es importante recordar que no es posible medir y monitorear la eficiencia operativa sin información confiable y actualizada sobre costos y ventas, por lo que, para lograr un nivel de eficiencia ideal, podría ser buena idea solicitar el apoyo de aliados como Xepelin.
Con Xepelin, tienes acceso gratuito a una plataforma de análisis financiero en la que podrás visualizar compras, ventas, márgenes de ganancias y muchas otras métricas necesarias para comprender el estado de salud de tu negocio y saber exactamente desde qué ángulo mejorarlo.
Por medio de esta herramienta, no solo puedes vigilar y optimizar tu eficiencia operativa, sino también las demás áreas esenciales de bienestar financiero.
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