Entre las empresas y la meta común de conseguir procesos eficientes que reduzcan costos, aumenten la productividad y desbloqueen ventajas competitivas, hay un obstáculo crítico que se debe superar: los cuellos de botella.
Estas ineficiencias tienen el potencial para ralentizar procesos de principio a fin, generando interrupciones y constricciones que entorpecen los flujos de trabajo y afectan, no solo al proceso en el que presentan, sino a cualquier workflow relacionado.
Por fortuna, hay muchos recursos informativos sobre lo que estos obstáculos representan y lo que se puede hacer para eliminarlos, y en este artículo te los compartimos todos en un solo lugar para que puedas comenzar a trabajar en la eficiencia operativa de tu empresa cuanto antes.
¿Qué es un cuello de botella en el contexto empresarial?
En una empresa, un cuello de botella se define como un punto de constricción dentro de un proceso en el que el flujo natural de trabajo se ve reducido, impidiendo que este transcurra con normalidad y al ritmo deseado, tal y como sucede con el líquido de una botella cuando pasa de su cuerpo a su boca.
¿Qué sucede cuando hay un cuello de botella? Efectos principales
El impacto principal de los cuellos de botella es claro debido a su definición: ralentizan un proceso; sin embargo, sus efectos específicos van más allá y estos son algunos de los más peligrosos:
- Alcance atrasado de metas debido a procesos lentos que, simplemente, no pueden sostener el cumplimiento de ciertos objetivos a tiempo.
- Recursos mal aprovechados que generan desperdicios de materiales y tiempo, y fugas de capital que no crean retornos.
- Costos elevados debido a una mala eficiencia operativa en la que la inversión realizada supera la producción generada.
- Poca escalabilidad como consecuencia de una productividad estancada que no puede aumentarse para aceptar más clientes o pedidos.
- Sobrecarga de trabajo en el punto de constricción, la cual genera problemas de motivación en empleados y puede provocar la rotación de personal.
- Calidad reducida derivada de los procesos ineficientes con los que se generan productos o servicios.
- Insatisfacción de clientes derivada de una mala calidad, lentitud en procesos y hasta precios elevados debido a aumentos en costos.
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¿Cuántos tipos de cuellos de botella hay y cuáles son?
No existe una sola clase de cuello de botella, sino que estos obstáculos se pueden categorizar en diferentes tipos, los cuales se deben conocer para comprender el impacto que generan e idear posibles soluciones. Estas son las clasificaciones más relevantes:
Tipos de cuello de botella por causa
Según su causa u origen, los cuellos de botella pueden dividirse en 6 categorías:
Por falta de recursos o capacidad: abarca ineficiencias causadas por inversiones, mano de obra, materiales, etc., insuficientes para soportar la carga de trabajo de un proceso.
Por workflows ineficientes: son el resultado de procesos deficientes, como procedimientos manuales o con pasos excesivos, que retrasan la finalización de una tarea.
Por falta de entrenamiento o competencias: ocurren cuando el personal asignado a realizar una tarea no cuenta con las capacidades o conocimientos para realizarla efectivamente, generando una obstrucción en un proceso.
Por problemas técnicos: son originados por software anticuado, maquinaria averiada y otros problemas de tecnología y herramienta que impiden que un proceso transcurra de manera eficiente.
Por mala comunicación: surgen por problemas de comunicación entre departamentos o miembros de un mismo equipo, resultando en información entregada de forma tardía o procesos duplicados que retrasan un workflow.
Por políticas: son ocasionados por políticas, escritas o no, que influyen negativamente en la forma en la que un proceso se lleva a cabo.
Tipos de cuello de botella por duración
Dependiendo del plazo de tiempo por el que perduran, los cuellos de botella también se pueden clasificar en 2 categorías:
A corto plazo: son obstrucciones temporales que no representan un reto tan significativo. Por ejemplo, la avería temporal de una máquina.
A largo plazo: se trata de cuellos de botella sistemáticos que se presentan constantemente, impactando seriamente la productividad de un proceso. Por ejemplo, cuando un equipo no puede lidiar con su carga de trabajo y no se contrata personal adicional para apoyarlo.
Ejemplos de cuellos de botella en distintas áreas
Para ilustrar mejor lo que un cuello de botella es y lo que tiene la capacidad de provocar, aquí hay algunos ejemplos:
Ejemplos de cuellos de botella en manufactura
- Una máquina averiada que no puede procesar mercancías al ritmo deseado, por lo que genera una larga lista de espera.
- Un proveedor deficiente que realiza entregas tardías, retrasando el inicio de la producción repetidamente.
- Un equipo de trabajo poco entrenado que tarda demasiado en ensamblar los componentes de un artículo.
Ejemplos de cuellos de botella en marketing
- Presupuesto insuficiente que impide la creación de campañas a gran escala.
- Un proceso lento de analítica que impide la toma de decisiones rápidas sobre cómo optimizar contenido o generar nuevas campañas.
- Un sitio web confuso que aumenta la tasa de rebote y retrasa el alcance de metas de conversión.
Ejemplos de cuellos de botella en finanzas
- Uso de sistemas manuales, como hojas de cálculo, para registrar y monitorear datos, llevando a información lenta en actualizarse y propensa a errores.
- Falta de personal asignado a la autorización de pagos, lo cual resulta en facturas que tardan demasiado en aprobarse y a posibles retrasos en cuentas por pagar.
- Mala comunicación con clientes que genera atrasos en las cuentas por cobrar.
¿Qué es la teoría de cuello de botella?
La teoría de cuello de botella o teoría de las restricciones es una metodología de gestión que plantea que todos los sistemas están limitados por restricciones o cuellos de botella que impiden que este alcance sus metas. Por ende, estas deben de ser eliminadas para que el sistema opere de acuerdo con las expectativas.
Dado que el origen de esta teoría es la combinación de principios del método científico con el contexto empresarial, establece ciertos procesos que pueden ser muy relevantes para lidiar con los cuellos de botella de una organización.
De manera resumida, la teoría de cuello de botella propone 4 cosas:
- Todo proceso o sistema es afectado por una o más restricciones que le impiden lograr su objetivo o ralentizan su alcance.
- Para eliminar una restricción se deben de seguir 5 pasos:
- Identificar la restricción.
- Explotar la restricción (realizar ajustes para que la restricción permita un mayor flujo de trabajo).
- Subordinar otros procesos y pasos en torno a la restricción, o sea, asegurarse de que estos apoyen las limitaciones de la restricción para que esta deje de existir.
- Elevar la restricción si es necesario, es decir, invertir en nuevas soluciones para lidiar con ella si los recursos actuales no son suficientes.
- Repetir el proceso de manera continua para que el sistema funcione óptimamente.
- Fundamentalmente, un sistema y sus restricciones pueden ser manipulados por medio de 3 variables: su rendimiento (throughput), sus costos operativos y su inventario.
- Cuando una restricción es eliminada, otra siempre surgirá en otra parte del sistema.
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¿Cómo identificar cuellos de botella en tu empresa?
Sin importar si se parte de la teoría de las restricciones o de otra metodología para lidiar con los cuellos de botella en tu empresa, el primer paso siempre será el mismo: identificar estos obstáculos. Para lograrlo, lo mejor es seguir estos pasos:
Mapear los procesos de manera visual
Para detectar ineficiencias en un proceso, primero es necesario crear un gráfico o diagrama que exprese sus pasos claramente. Con una representación visual de un proceso, es más sencillo identificar las áreas posibles en las que este no está fluyendo de la mejor manera.
Establecer y medir indicadores clave de desempeño
Por sí solo, un diagrama no permite conocer si existe un obstáculo dentro de él o no, la única forma de conseguir esta certeza es estableciendo y monitoreando KPIs de rendimiento en cada paso (como tiempos de entrega, productividad por hora, etc.), para así notar patrones que puedan indicar, objetivamente, un cuello de botella.
Prestar atención a las señales de un obstáculo
Largos tiempos de espera, tiempos de inactividad en ciertas áreas y estrés elevado en ciertos puntos son indicadores de que existe un cuello de botella dentro de un proceso, e identificar estas señales a tiempo es crucial para comenzar a gestionar el problema cuanto antes.
Identificar los síntomas de una restricción y buscar sus causas raíz
Cuando existen señales de un cuello de botella, pero identificarlo no es tan sencillo, se pueden utilizar recursos como un diagrama de espina de pescado o la técnica de los 5 Por Qué para explorar sus orígenes y así comenzar a gestionarlo.
Crear un sistema de retroalimentación
Algunos cuellos de botella no se pueden detectar tan fácilmente con métricas o análisis, sino solo con la perspectiva del personal que lleva a cabo un proceso. Para identificarlos, es buena idea crear un sistema de retroalimentación y comunicación que le permita a estos miembros del equipo reportar posibles obstáculos en sus workflows.
Consejos y técnicas para resolver los cuellos de botella
Una vez identificados, estas son algunas medidas que puedes tomar para eliminar cuellos de botella o reducir su impacto en tu empresa:
- Evaluar la distribución de recursos para asegurarse de que el personal, maquinaria, dinero, etc., necesario para cada fase del proceso esté disponible en el momento preciso y sea suficiente para efectuar cada paso.
- Automatizar ciertas tareas manuales para reducir posibles cuellos de botella.
- Simplificar procesos sin comprometer su calidad, eliminando pasos innecesarios o repetidos.
- Brindar entrenamiento para que cada miembro que forme parte de un proceso desempeñe su papel de la mejor manera.
- Invertir en tecnología adicional o mejorada para lidiar con obstáculos originados por maquinaria o equipo anticuado.
- Mejorar la comunicación entre equipos y departamentos para acelerar el flujo de información.
- Fijar prioridades y asignar recursos a las áreas de mayor importancia en un proceso.
- Brindar soporte al cuello de botella para que este no reciba ninguna clase de estrés adicional.
- Redactar políticas flexibles que permitan modificar procesos para aumentar su eficiencia.
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Deshacerse por completo de los cuellos de botella en una empresa muchas veces no es posible, pero esta guía puede ayudarte a afrontar estos obstáculos de tal manera que no impidan que tu negocio alcance sus propósitos.
Cabe mencionar que una de las áreas con más cuellos de botella suele ser el departamento de finanzas, como producto de procesos manuales, grandes cargas de trabajo y protocolos rígidos, por lo que se trata de un área en la que deberías poner particular atención.
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