Para seguir la filosofía de mejora continua que metodologías como la gestión y mejora de procesos adoptan, hay un marco de trabajo al que toda empresa debe apegarse: el ciclo PDCA o ciclo de Deming.
A través de 4 etapas, este marco brinda nociones claras sobre las acciones que se deben realizar de manera cíclica para optimizar, progresivamente, cada proceso empresarial y así mantenerlo relevante en el contexto actual, de acuerdo con los cambios técnicos y de paradigma que se presenten.
Pero, para aplicar correctamente este marco, el primer paso a seguir es comprenderlo a fondo, y en este artículo te ayudamos a lograrlo con información clave de lo que el ciclo PDCA es, para lo que sirve, lo que conlleva y los recursos de apoyo que se necesitan para volverlo más efectivo.
¿Qué es el ciclo PDCA o PHVA? ¿Para qué sirve?
El ciclo PDCA, ciclo de Deming, o ciclo PHVA (en español) es una metodología de mejora de procesos conformada por 4 pasos a seguir y repetir para eliminar o reducir los errores, cuellos de botella, puntos de fricción y otras ineficiencias operativas dentro de un procedimiento específico.
La metodología fue creada originalmente por el físico estadounidense Walter A. Shewhart, pero la versión moderna y más conocida en la actualidad fue creada por William E. Deming a partir del ciclo original.
Provee un marco de trabajo claro que sirve para asegurar la eficiencia operativa de cada proceso dentro de una organización, es decir, para garantizar que todo workflow genere tan poco desecho como sea posible y que produzca más valor del que necesita para llevarse a cabo.
¿Cuáles son las 4 etapas del ciclo PDCA o ciclo de Deming?
El ciclo PDCA está compuesto por 4 etapas o pasos centrales: planear (plan), hacer (do), verificar (check) y actuar (act). Estos son los pasos que el marco propone que se deben seguir y repetir de manera continua para cumplir con el objetivo de la mejora continua de procesos.
A mayor detalle, esto es lo que cada uno representa:
Planear
Conlleva realizar la planificación teórica de un proceso (nuevo o establecido) para tener una idea concisa del papel que debe desempeñar y lo que se debe hacer para que lo logre. Abarca la definición de sus objetivos, el establecimiento de los pasos que lo conforman, la asignación de recursos clave para realizarlo, y la identificación de oportunidades y riesgos que lo afectan y que se deben gestionar.
Hacer
Implica poner en práctica el proceso planificado, buscando probarlo en un contexto real en el que se confirme, de forma realista, si este cumple con su propósito o si se debe ajustar. Todo esto con el fin de corregirlo antes de su adopción general en una empresa.
Verificar
Significa evaluar si el proceso planeado cumplió o no con su objetivo, utilizando tanto métricas y KPI (medidas cuantitativas) que permitan conocer objetivamente su desempeño, como sistemas de retroalimentación o encuestas (medidas cualitativas) que generen información sobre el éxito y facilidad de su implementación.
Actuar
Engloba realizar las modificaciones pertinentes al proceso, según lo encontrado en la etapa de verificación, para que este ahora pueda ser implementado a un nivel más general y con mayores probabilidades de éxito, gracias a un proceso previo de planificación, prueba, revisión y ajuste.
Cabe mencionar, de nuevo, que estas fases son cíclicas, así que se deben repetir a lo largo de la vida de un procedimiento para asegurar que este se mantenga eficiente sin importar las condiciones que lo puedan afectar, como nuevas tecnologías, nuevas estrategias de competidores, u otra clase de cambios.
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Los 14 principios de Deming que guían al ciclo PDCA
Para que el ciclo PDCA sea tan exitoso como sea posible, es buena idea ejecutarlo siguiendo los 14 principios o puntos de Deming. Estos construyen una filosofía más completa sobre la gestión empresarial ideal, a la cual el ciclo se puede apegar para guiar sus acciones concretas.
Estos son los 14 principios de Deming:
- Crear una constancia de propósito que guíe los esfuerzos de cada miembro de una organización hacia un fin: la mejora de productos y servicios.
- Adoptar una nueva filosofía basada en la cooperación y la búsqueda de mejor calidad en una empresa.
- Invertir en calidad desde un inicio, en lugar de depender de la inspección continua para garantizarla.
- Dejar de basar decisiones de compra solo en precio, sino más bien en su costo total.
- Mejorar continuamente el sistema de producción.
- Capacitar a empleados dentro del trabajo.
- Establecer liderazgo y supervisión clara.
- Erradicar el miedo en los empleados de una organización, optando por construir confianza que inspire un trabajo más eficiente.
- Eliminar barreras que impidan el trabajo en equipo entre departamentos.
- Enfocar el liderazgo en mejorar procesos de producción y no en exigencias en la productividad de los trabajadores.
- Eliminar metas numéricas de desempeño.
- Asegurar que cada persona se sienta satisfecha de su trabajo.
- Implementar un programa general de educación y mejora personal.
- Priorizar el trabajo en equipo y asegurar la participación de cada área.
Las 7 herramientas básicas del ciclo PDCA
Aunque los 14 principios de Deming pueden guiar decisiones del ciclo PDCA desde la teoría, no establecen recursos para apoyar este proceso. Para cumplir este propósito, existen 7 recursos útiles, conocidos como las 7 herramientas básicas del control de calidad, que pueden apoyar al ciclo PDCA de forma más práctica.
Estos son:
Diagrama de Ishikawa
Se trata de una representación visual del conjunto de causas que puedan estar afectando negativamente a un proceso. Sirve para ayudar a encontrar áreas de oportunidad y riesgo.
Hoja de verificación o comprobación (Check Sheet)
Es un documento llenado en tiempo real con información sobre los defectos y aciertos de un proceso, cuyo propósito es el de generar datos que impulsen decisiones realistas. Se puede aplicar durante la fase de realización (hacer) para generar datos relevantes en la etapa de verificación.
Gráfico de control
Consiste en una gráfica que muestra las variaciones y cambios en rendimiento, eficiencia, etc. de un proceso a lo largo del tiempo. Aplicado al ciclo PDCA, puede ser un recurso muy útil en la fase de planificación (para detectar problemas que deban ser gestionados) o en la de verificación (para medir el rendimiento de un nuevo proceso).
Histograma
Al igual que el gráfico de control, genera una representación visual de los cambios en un proceso con el fin de generar datos que impulsen decisiones más apropiadas de mejora en las fases de planeación y verificación.
Diagrama de Pareto
Se trata de un gráfico que muestra las variaciones que más se repiten en un conjunto de datos, ayudando así a identificar las causas principales que generan la mayoría de los resultados. En el ciclo PDCA, es de gran ayuda para identificar áreas de atención prioritaria.
Diagrama de dispersión
Ayuda a identificar, por medio de un gráfico, cómo es que distintas variables afectan a un proceso de diferentes formas. Contribuye a la generación de datos clave del ciclo.
Muestreo estratificado
Divide a pasos o procesos con características similares en distintos grupos, para así medir, más precisamente, la forma en la que pequeños cambios afectan a cada uno.
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Momentos en los que el ciclo PDCA o PHVA puede ser de ayuda
El marco PDCA es una herramienta versátil, que puede ser aprovechada en muchas situaciones. A nivel general, es útil en momentos en los que una empresa necesita resolver ciertos obstáculos en alguno de sus proyectos o procesos, ya sea para alcanzar una mejor eficiencia operativa o, simplemente, para mejorar la calidad de su oferta.
Hablando de manera más específica, estos son momentos en los que utilizarlo puede ser buena idea:
- Cuando se necesita estandarizar un proceso de producción para aumentar su calidad.
- Cuando se necesita aumentar la eficiencia de un proceso para reducir sus costos.
- Cuando las ineficiencias de un proceso están causando retrasos que se deben abordar.
- Cuando se necesita diseñar un nuevo proceso para poner en orden alguna área con deficiencias.
Las ventajas y desventajas del ciclo de PDCA
Ahora bien, como cualquier otra herramienta, el ciclo PDCA posee características únicas que le permiten desbloquear muchas ventajas, pero que también le impiden ser de ayuda en algunos casos.
Entender estas particularidades es vital para utilizar adecuadamente el recurso, con expectativas realistas sobre lo que puede y no puede hacer, y con un enfoque claro sobre lo que se desea conseguir a partir de este.
Esto es lo más importante a tener en cuenta:
Ventajas del ciclo PDCA (lo que puede hacer)
- Es flexible, así que se puede utilizar en muchos contextos.
- Está basado en datos, por lo que los cambios realizados por medio de él tienen un respaldo realista y objetivo.
- Es relativamente simple y no se necesita de una gran capacitación para comenzar a aprovecharlo.
- Permite reducir costos por medio de procesos más efectivos, con menores desechos.
- Reduce ciertos riesgos, como el de disrupciones productivas, problemas de calidad y presiones de rentabilidad.
- Aporta claridad sobre lo que un proceso determinado debe cumplir y lo que se debe hacer para apoyarlo.
Desventajas del ciclo PDCA (lo que no puede hacer)
- Puede ser tardado, así que puede no ser tan útil en momentos en los que una respuesta rápida es lo que se necesita.
- Requiere de la colaboración de directivos y personal por igual, sin ella, no puede ser exitoso.
- Si no se aplica de manera continua, sus ventajas son limitadas.
- No sirve para realizar cambios estructurales radicales, solo para efectuar modificaciones periódicas sobre un proceso ya creado o para crear un proceso nuevo dentro de un sistema establecido.
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Conociendo sus etapas, ventajas y desventajas, herramientas de apoyo y filosofía central, ahora puedes aplicar al ciclo PDCA o PHVA en la gestión de procesos de tu empresa para llegar a procedimientos competitivos, de mayor calidad y que te ahorren tiempo y dinero.
Cabe mencionar que esta metodología es solo una pequeña parte de lo que una buena gestión empresarial representa, así que es posible que necesites de más consejos, cifras y recursos para impulsar a tu empresa al siguiente nivel.
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