Si tu equipo no está logrando terminar tareas a tiempo por cualquier motivo, desde cuellos de botella hasta responsabilidades poco claras, adoptar una metodología Agile o ágil puede ser la solución. ¿Cuál elegir? El método Kanban se presenta como una alternativa sencilla de ejecutar y muy efectiva.
No obstante, aunque simple, el método Kanban exige cierto grado de dominio sobre sus principios, prácticas, ventajas y limitaciones para ser exitoso, así que, antes de comenzar, es buena idea que te familiarices con ellos.
Con el fin de ayudarte a lograr una implementación rápida y eficaz de esta metodología, aquí te brindamos esta y más información en una guía completa, pero concisa, de lo que el método Kanban es y lo que requiere para generar valor.
¿Qué es el método Kanban?
Para comenzar, el método Kanban o metodología Kanban es un sistema o marco de trabajo de gestión de flujos de trabajo que pretende optimizarlos para que se completen de forma eficiente (con los mismos recursos, pero en menor tiempo), principalmente a través de mayor visibilidad sobre estos y una menor saturación de tareas.
Pertenece al grupo de metodologías Lean y Agile, diseñadas para la mejora de procesos empresariales, pero su implementación es única: conlleva la creación y administración de tableros especiales (tableros Kanban) que facilitan la visualización de procesos y tareas, entre otras cosas.
Tuvo su origen en la década de 1940 en las fábricas de Toyota, en donde Taiichi Ohno, ingeniero industrial, desarrolló un método de producción just-in-time en el que nuevos automóviles eran manufacturados solo cuando había demanda suficiente para ellos, recortando así costos de inventario y permitiendo enfocar recursos productivos solamente en satisfacer la demanda real.
Llevado a otros contextos, permite enfocar esfuerzos solo en tareas pendientes (en lugar de mercancías) para evitar backlogs extensos de proyectos sin terminar (en lugar de inventarios) y permite visualizar el progreso de dichas tareas.
Kanban vs. otras metodologías Agile y Lean
Aunque puede ser clasificado con otros grupos de metodologías Agile y Lean, el método Kanban es único y debes entender qué es lo que lo diferencia de otras alternativas, no solo para comprenderlo, sino también para reflexionar si se trata de un método útil para tu empresa o si otra opción resulta mejor.
Frente a otras metodologías, así es como Kanban se destaca:
Kanban vs. Scrum: mientras que Scrum se basa en la creación de sesiones intensivas de solución de problemas específicos, Kanban es un método de gestión más continuo que prioriza un flujo constante de trabajo. Sin embargo, son métodos que se pueden aplicar de forma conjunta con diferentes objetivos.
Kanban vs. Six Sigma: son procesos diferentes, pero complementarios; mientras que Six Sigma se basa en el seguimiento de un ciclo de mejora continua bajopasos específicos (DMAIC), Kanban se centra más en la eficiencia de workflows, aunque también bajo nociones de mejora continua.
Kanban vs. Waterfall: ambos buscan generar mayor eficiencia y organización en procesos, pero, mientras que el método Waterfall opera bajo estrictos requisitos que una tarea debe cumplir para avanzar a otra, Kanban trabaja con límites más flexibles en materia de ajuste de prioridades.
Los 4 pilares principales del método Kanban
El método Kanban parte de 4 pilares o principios esenciales que guían su implementación en todo tipo de contextos, los cuales debes conocer perfectamente para que la adopción de este método en tu empresa se mantenga enfocada y efectiva.
Estos son los siguientes:
Empezar con lo que se hace ahora: con el fin de evitar reestructuraciones radicales de procedimientos, el método Kanban se debe aplicar a procesos y tareas ya existentes.
Comprometerse a seguir cambios progresivos: por las mismas razones, cualquier cambio originado por esta metodología, como su implementación, debe ser llevado a cabo de manera progresiva, de tal forma que la transición a workflows optimizados sea más sencilla.
Respetar procesos, responsabilidades y títulos actuales: en la práctica, Kanban no requiere el nombramiento de nuevos líderes o roles, sino que funciona a partir de las estructuras de poder y responsabilidades presentes.
Fomentar liderazgo en todos los niveles: bajo el método Kanban, los cambios y decisiones de mejora no se originan solamente en gerentes, sino también en cualquier miembro de un equipo que brinde propuestas de valor. Adicionalmente, este principio indica que cada miembro debe tomar control y responsabilidad sobre sus tareas.
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Las 6 prácticas del método Kanban
Los principios anteriores son de ayuda para guiar la implementación del Kanban desde la teoría. Pero en un contexto real, este método dicta también 6 prácticas básicas de adopción y ejecución:
Visualización de flujos de trabajo: se requieren tableros visuales que permitan rastrear el estado de compleción de cada proceso, esto con el fin de que cada equipo entienda la naturaleza de workflows compartidos y pueda detectar cuellos de botella fácilmente.
Limitación del work in progress (WIP) o trabajo pendiente: con el fin de eliminar procesos saturados que nunca terminan, este método exige la creación de límites de trabajo pendiente, es decir, establece un número máximo de tareas en las que un miembro puede trabajar antes de aceptar nuevas.
Gestión de procesos: partiendo de la visibilidad de workflows, esta práctica conlleva monitorear constantemente cada proceso en búsqueda de ineficiencias operativas que se deban corregir y asegurando que todo procedimiento transcurra a tiempo.
Creación y difusión de políticas claras en torno a workflows: cada miembro de un equipo debe estar consciente de las formas en las que se espera que desempeñe sus tareas y de cómo debe verse una tarea terminada. Esto permite que cada uno entienda su papel y pueda desempeñarlo exitosamente.
Implementación de sistemas de retroalimentación: para llevar a una mejora continua, el método Kanban exige la creación de ciclos de retroalimentación en los que se comunica lo que funciona y lo que no funciona, se realizan ajustes y se repite el proceso desde el inicio.
Mejora colaborativa y evolución experimental: en Kanban, todos los equipos trabajan en conjunto para decidir cómo mejorar procesos, y estas mejoras se realizan de forma progresiva.
¿Qué es un tablero Kanban y cómo crear y usar uno?
El método Kanban funciona, principalmente, en torno a un recurso visual específico: el tablero Kanban, el cual se puede definir como una herramienta de gestión que permite visualizar flujos de trabajo y gestionarlos de manera sencilla, compuesta por varias columnas que representan diferentes estados de compleción y tarjetas Kanban que representan tareas y se ubican en la columna correspondiente.
¿Cuál es la forma correcta de crear uno y utilizarlo? Únicamente necesitas seguir estos pasos:
- Crea una tabla (sea esta digital o física) con columnas que representen los diferentes estados de compleción de una tarea en un proceso. Como referencia, puedes usar estas categorías:
- En progreso: tareas que están siendo trabajadas, pero aún no están terminadas.
- En espera: tareas que requieren de la compleción de otros pasos o la presencia de otros miembros para ser iniciadas.
- En revisión: tareas completadas, pero que están sujetas a aprobación.
- Finalizadas: tareas completadas y aprobadas.
- Genera tarjetas con descripciones claras de las tareas que conforman el proceso a monitorear y posiciónalas en el tablero según su estado de compleción.
- Marca un límite de tareas en progreso que le indique a tu equipo la cantidad máxima de actividades que se pueden posicionar en esa columna.
- A partir de este punto, el tablero está listo y el siguiente paso es gestionarlo, solicitándole a tu equipo revisarlo de forma diaria o periódica y mover las tarjetas según cambios en su estado.
- Probablemente necesites nuevos tableros por cada proceso o departamento, así que crea tantos como sean necesarios, tratando de no saturar a un solo equipo con tableros excesivos que, en lugar de brindar visibilidad, la reduzcan.
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Ejemplo del método Kanban en la práctica
A pesar de su origen en el área de producción, el método Kanban tiene actualmente aplicaciones en una gran variedad de departamentos. Para darte una idea más práctica de cómo funciona el método en un contexto real, este ejemplo te puede ayudar:
El equipo de creación de contenido de marketing de una empresa necesita mejorar la eficiencia del área, así que recurre al método Kanban.
Para ello, crea un tablero digital con 4 columnas (en progreso, en espera, en revisión y finalizada) y comienza introduciendo tarjetas de tareas dentro de este, fijando como límite de “en progreso” un máximo de 5 tareas, aunque aproximadamente son 10 las tareas principales del área.
De esta forma, el equipo debe enfocar sus esfuerzos en terminar las 5 tareas principales antes de tomar otra, permitiendo que estas se completen de manera más rápida y que los recursos y el tiempo del área no se vean diluidos en demasiadas actividades.
A medida que el tiempo avanza, si una tarea permanece en progreso demasiado tiempo, todo el equipo puede detectar que existe un cuello de botella y puede recurrir rápidamente a solucionarlo.
Como resultado, el equipo puede tomar pasos tangibles para mejorar sus procesos, ya que tiene suficiente información para entender sus puntos de fricción, y puede realizar tareas de forma más eficiente, sin sobrecargas y sin tantos obstáculos.
Las ventajas y limitaciones del método Kanban
Todo lo anterior deja claro que el método Kanban puede ser muy valioso, pero, antes de implementarlo, necesitas entender sus ventajas y limitaciones para tener expectativas claras de lo que puede y no puede hacer por tu negocio. Estas son las siguientes:
Ventajas del método Kanban
- Permite visualizar problemas e ineficiencias rápidamente, para así corregirlas tan pronto como sea posible.
- Ayuda a concentrar esfuerzos, recursos y tiempo en tareas concretas, en lugar de esparcirlos y diluir su impacto en varias actividades.
- Se adapta a workflows cambiantes, puesto que un ajuste de prioridades puede ser fácilmente registrado con un cambio de categoría.
- Genera información que no solo ayuda a detectar problemas, sino también a entender cómo solucionarlos.
- Aumenta la eficiencia operativa general de procesos gracias a un buen uso de recursos y una forma fácil de encontrar y eliminar problemas.
Limitaciones del método Kanban
- Para ser útil, requiere del compromiso y disciplina constante de los miembros de un equipo, quienes deben dedicarse a mover tarjetas periódicamente y adaptarse a límites de trabajo en progreso.
- Genera cambios progresivos, así que no es la mejor solución para procesos que necesitan una reestructuración total.
- No opera bajo tiempos estrictos, lo cual lo vuelve flexible, pero también hace que sea difícil estimar tiempos de compleción de tareas
Herramientas útiles en la implementación de una metodología Kanban
Aunque puedes aplicar el método Kanban de forma completamente manual, lo cierto es que esto puede reducir su capacidad de visibilización, así que suele ser más recomendable implementarlo digitalmente. Estas herramientas y software te pueden ayudar a lograrlo:
- Excel: es una alternativa de bajo costo para hacer tableros Kanban simples que todo un equipo puede visualizar desde su propio equipo de trabajo, aunque requiere actualizaciones manuales.
- Asana: se trata de un software más especializado en gestión de proyectos para crear tableros Kanban de manera más automatizada y con flujos que requieren menor interacción manual.
- Trello: ofrece funciones para crear tableros Kanban y monitorearlos de forma sencilla y tiene un menor costo que herramientas muy especializadas.
- Notion: se trata de una herramienta todavía más compleja que permite aplicar la metodología Kanban en tu empresa, pero que también brinda otras funcionalidades de organización centralizada, como carpetas de documentos y bases de datos.
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En conclusión, el método Kanban es una buena solución para mejorar la eficiencia de distintos procesos o áreas de tu empresa sin tantas complicaciones, aunque, si requieres de una optimización más radical de tus procedimientos internos, tal vez sea mejor optar por otra metodología.
Si decides que quieres probarlo en tu negocio, puedes consultar esta guía las veces que necesites y así asegurar una implementación exitosa de este método.
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