En los últimos años, la gestión de cuentas por cobrar se ha vuelto más estratégica para el 75% de líderes en finanzas empresariales, indicando que una administración óptima, que mantiene niveles estables de liquidez, es cada vez más crítica y cada vez más compleja de lograr, pues exige un enfoque mucho más calculado.
¿La buena noticia? Son muchas las estrategias de cobro que tienen un impacto tangible y ampliamente documentado en el alcance de una gestión ideal, y en este artículo te compartimos 12 de las más importantes.
A partir de estas estrategias, tu empresa también puede construir un departamento de cobranza eficaz que, verdaderamente, convierta las cuentas por cobrar en efectivo y mantenga una buena relación con clientes.
Envía facturas inmediatamente
Cuanto más tarde una factura en ser enviada, menor tiempo tiene un cliente para revisarla, aprobarla y procesarla antes de su fecha de vencimiento, así que su envío inmediato (o tan rápido como sea posible) es crítico para conseguir cobros puntuales.
Para asegurar esto, pero evitando que una acción apresurada o rápida lleve a errores, implementar un software de facturación que automatice la emisión de comprobantes puede ser la mejor solución.
Mantén una comunicación constante
Cada uno de tus clientes puede tener ineficiencias internas que dificulten la realización de pagos oportunos debido a olvidos o facturas pasadas por alto. Aunque esto no excusa los pagos en mora, es una realidad que debes considerar y manejar con estrategias de cobro para evitar que afecte tu empresa.
¿Cómo? Manteniendo una comunicación frecuente (aunque moderada para evitar dañar la relación comercial) que garantice que tus clientes siempre estén conscientes de fechas y términos de pago, sin importar sus problemas internos.
Por supuesto, muchos pagos atrasados se deben a dificultades económicas y no necesariamente a olvidos, pero una buena comunicación también es valiosa para lidiar con estas situaciones y renegociar términos para asegurar el pago de deudas y evitar que se vuelvan incobrables.
Establece una política clara de cobranza
¿Cómo debe comunicarse tu equipo con deudores? ¿Qué métodos se deben aplicar para cobrar una factura? ¿Cuáles son las consecuencias por pagos en mora? Estas y otras cuestiones deberían ser aclaradas en una política de cobranza para fines externos e internos, que mantenga expectativas claras de ambas partes, guíe decisiones de clientes y dirija los esfuerzos de cobro de tu equipo.
Sin este documento escrito, ciertos clientes podrían no entender perfectamente qué se espera de ellos y no existirían protocolos de cobranza fijos que el área de cobros pueda seguir para evitar dañar relaciones comerciales con estrategias inconsistentes y hasta poco profesionales.
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Adopta métodos de pago diversos
Cuando el método de pago más conveniente para un cliente no está disponible, el pago de una factura corre el riesgo de ser aplazado innecesariamente, y es por esto que una estrategia de cobranza crítica que debes implementar es la de adoptar tantos métodos de pago como sea viable para tu negocio.
Automatiza el envío de recordatorios
La emisión de recordatorios de pago es una estrategia vital para evitar que un cliente olvide el pago de una factura, pero lo cierto es que el envío mismo de estos recordatorios puede ser fácilmente olvidado debido a factores como una sobrecarga del área de cobros y poca visibilidad sobre cuentas pendientes.
Es por esto que la mejor práctica en la gestión de cobros ya no es el envío de estos mensajes, sino su automatización con el propósito de asegurar su entrega oportuna, bajo plazos establecidos y sin posibilidad de olvido.
Para automatizarlos, un software de cobro es necesario.
Fija un canal de comunicación conveniente para preguntas y disputas
Cualquier duda, reclamo o disputa de una factura debe ser resuelta con velocidad para garantizar su cobro oportuno y, muchas veces, esto depende de una cosa: un canal claro de comunicación que los clientes puedan identificar y usar sin problemas, y que sea revisado por tu equipo día a día.
Sea cual sea la cuestión a resolver, este acelerará el proceso con una comunicación mucho más fluida.
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Segmenta las cuentas por cobrar y adapta métodos a las preferencias y perfil de cada cliente
Segmentar cuentas pendientes según su nivel de riesgo es una buena práctica para enfocar esfuerzos en aquellas que exigen mayor atención, pero otra estrategia de cobro importante es segmentarlas de acuerdo con las preferencias de comunicación y tipo de cada cliente.
Más allá de mantener tu enfoque en invertir mayores esfuerzos en cuentas riesgosas, esto te permite tomar decisiones sobre cómo acelerar la cobranza desde un punto de vista más particular.
Centraliza la información de clientes
Para automatizar recordatorios, necesitas programarlos con antelación; para segmentar cuentas, necesitas estar consciente de todas ellas y, para contactar clientes, requieres información actualizada sobre estos.
Por esto, necesitas contar con una base centralizada y en tiempo real de cuentas por cobrar que proporcione alta visibilidad. Esta facilitará el acceso a información para la toma de decisiones, la organización de comunicaciones y la vigilancia en la evolución de riesgos.
Aunque muchas empresas generan esta base de datos de forma manual o con hojas de cálculo, la mejor forma de conseguirla es con una herramienta digital de cobros que se actualice automáticamente sin intervención humana para así eliminar errores y acelerar procesos de registro.
Asigna responsabilidades claras al equipo de cobros
Cuando los miembros de tu equipo de cobranza no tienen una idea exacta de las responsabilidades que deben cumplir (responder preguntas, contactar a clientes, monitorear cartera, etc.), incrementan las probabilidades de que algunas tareas pasen desapercibidas o no sean realizadas y, por ende, no lleven a cobros efectivos y puntuales.
Por eso es muy importante que existan expectativas claras sobre las tareas específicas que cada miembro del área de cobros debe gestionar y/o de las cuentas particulares que deben manejar.
Capacita a tu equipo constantemente
Las habilidades para manejar disputas, realizar cobranzas, utilizar nuevas herramientas y desempeñar otras estrategias de cobro críticas no son rápidas de aprender o desarrollar, pero puedes reducir el tiempo que exigen invirtiendo tiempo de entrenamiento en ayudarle a tu equipo a conseguirlas.
Tal vez estas puedan consumir demasiados recursos temporales inicialmente, pero, a largo plazo, mantendrán costos estables, evitarán errores y asegurarán que cada rol se realice de la mejor manera.
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Incentiva pagos anticipados
Si no puedes permitirte dejar de ofrecer crédito a clientes para aumentar ventas, pero necesitas acortar ciclos de cobro para aumentar tu liquidez, una estrategia de cobranza muy relevante puede ser la introducción de descuentos por pronto pago que incentiven pagos más rápidos.
Efectivamente, estos no acelerarán el cobro de cada factura, pero sí tendrán el potencial para aumentar la velocidad de algunos de ellos, incrementando tu flujo de efectivo en el proceso.
Monitorea la efectividad de tu proceso y realiza ajustes
Finalmente, la mejor estrategia consiste en definir métricas para cuantificar el impacto de cada acción y ajustar acciones de acuerdo con esta información, ya sea para abandonar ciertas medidas, invertir más en ellas, modificarlas, etc.
La situación financiera, preferencias y actitudes de clientes pueden cambiar, así que tus demás estrategias deben responder a estas modificaciones para mantenerse relevantes.
En conclusión, tu empresa tiene a su disposición una gran cantidad de estrategias de cobro a las cuales puede recurrir para optimizar su cobranza. Sin embargo, recuerda que debes vigilar de cerca su impacto para modificarlas según sea necesario.
Como puedes ver, muchas de las mejores estrategias de cobro requieren de un componente muy importante para materializarse: infraestructura digital especializada en cobranza. Afortunadamente, Xepelin pone a tu disposición una plataforma de cobros gratuita capaz de brindarla con todas las funcionalidades que puedas requerir, tales como:
- Recordatorios de pago automatizados que puedes programar con antelación para asegurar pagos oportunos.
- Una base de datos centralizada y actualizada en tiempo real de tus cuentas por cobrar, que facilita su vigilancia y administración.
- Configuración automática de fechas de vencimiento de acuerdo con plazos de pago.
Como herramienta 100% gratuita, lo único que necesitas para comenzar a utilizarla es crear una cuenta en Xepelin.
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