La relación estratégica con tus proveedores es uno de los aspectos más importantes que tendrás que manejar en tu empresa. Para tener acceso a beneficios como precios más bajos y una mejor reputación, es necesario conocer cómo mantener satisfechos a tus proveedores de calidad.
Pero primero, es crucial saber cómo llevar a cabo la elección de proveedores que aportarán valor y seguridad a tu negocio. Esto se debe llevar a cabo tomando en cuenta las actividades esenciales de tu empresa y la forma en la que cada tipo de proveedor puede influir en tu cadena de producción, ya sea en servicio o producto que ofrecen. Incluso existen herramientas de evaluación de proveedores gratuitas que te ayudan a verificar la legalidad de la empresa o herramientas más avanzadas que te protegen de actividades fraudulentas.
¿Cuándo es necesario buscar nuevos proveedores?
Siempre que inicies la producción de un nuevo artículo o cuando comiences nuevas actividades empresariales, será necesario buscar proveedores que cumplan con las necesidades de tu empresa. También es importante que evalúes constantemente a los proveedores que ya tienes para determinar cuándo es momento de cambiarlos, o incluso puedes diversificar a tus proveedores, ya que esto ayuda a minimizar riesgos y darle estabilidad a tu cadena de suministro. Algunas razones para cambiar de proveedores son:
- Proveedores actuales deficientes: si tu empresa está siendo afectada por retrasos en las entregas o materiales de mala calidad, es recomendable comenzar el proceso de buscar nuevos proveedores.
- Desarrollo tecnológico: buscar proveedores líderes en el sector tecnológico, le brinda a tu empresa las mejores herramientas para solucionar sus problemas cotidianos como la optimización de maquinaria, digitalización de procesos administrativos y el acceso a servicios financieros rápidos y seguros.
- Expansión geográfica: si inicias actividades en otra región o país, será vital encontrar proveedores estratégicos en esa ubicación para agilizar el proceso de producción. Cabe mencionar que tendrás que estar al tanto de todos los permisos de importación, exportación, transporte, etc. necesarios para operar en esos lugares.
- Responsabilidad social, sostenibilidad y sustentabilidad: Actualmente, la sostenibilidad está siendo un factor clave para los consumidores, según Ernst & Young Global Limited (EYG) el 50% de ellos está dispuesto a pagar más por productos con un impacto positivo en la sociedad y en el ambiente. Por ello, buscar proveedores que sigan los principios de sostenibilidad es una gran idea para integrar tu empresa a nuevos mercados.
¿Qué considerar al momento de elegir proveedores?
Dada su importancia, la calidad de tus proveedores puede afectar a tu empresa en gran medida. Por esto, es aconsejable poner atención a los siguientes aspectos al momento de seleccionarlos:
- Adaptabilidad: es decir, la capacidad de tus proveedores de moldear sus productos o servicios, tiempos de entrega, plazos de pago, volúmenes de producción, etc. a las necesidades de tu empresa
- Puntualidad: examinar la trayectoria del proveedor en cuanto a plazos de entrega
- Cumplimiento legal: verificar que el proveedor cumpla con toda la legislación local
- Ubicación: tomar en cuenta las ventajas y desventajas de trabajar con proveedores locales, regionales o internacionales
- Costos: analizar si los precios que el proveedor ofrece son rentables para tu empresa y revisar si este brinda beneficios comerciales como descuentos
- Políticas de servicio: observar detalladamente las políticas de servicio, devolución y garantías que el proveedor establece
- Métodos de pago: conocer las formas de pago que el proveedor ofrece
- Visión corporativa: cuestionar si los valores, metas, misión y visión del proveedor son compatibles con los de tu empresa
- Servicios postventa: Analizar si el proveedor ofrece servicios como soporte técnico o asistencia especializada en caso de tener algún problema
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¿Cómo debe ser el proceso de elección de proveedores?
El proceso de elección de proveedores se puede resumir en 5 etapas: identificar las necesidades de tu empresa, determinar los criterios de elección, analizar todas las opciones disponibles, establecer contacto con las mejores alternativas y tomar la decisión final.
La primera etapa consiste en cuestionar cuáles son las prioridades de tu empresa y encontrar las necesidades más vitales para su crecimiento. Puedes hacerte preguntas como ¿Es más importante mantener costos bajos o mejorar la calidad del producto?, o ¿Qué tan determinante es que un proveedor se encuentre más alejado aunque ofrezca un mejor soporte técnico? De esta forma, podrás llegar a la segunda etapa, que consiste en crear una lista con los criterios de elección más relevantes.
Después, es necesario que identifiques todas las opciones de proveedores disponibles y evalúes si se adaptan a los criterios que estableciste. Puedes hacer esto recurriendo a directorios o solicitando recomendaciones de tus socios comerciales u otras empresas con las que trabajes. Este proceso puede ser extenso, pero, afortunadamente, existen herramientas digitales de inteligencia de negocios que lo simplifican al analizar una extensa red de empresas en minutos, brindándote métricas valiosas para tomar la mejor decisión, como volumen de deuda, historial de crédito, etc. y ofreciéndote una estimación del riesgo de trabajar con ellas. Una vez que has elegido a las mejores alternativas, la siguiente etapa consiste en establecer contacto con ellas para conocer más sobre sus precios y políticas.
Por último, deberás tomar la decisión final, escogiendo a aquellos proveedores que se adapten mejor a tus necesidades y negociando los términos de su contratación para asegurar que ambos estén satisfechos con la nueva relación comercial.
¿Cuáles son los riesgos de no evaluar previamente a proveedores?
Los riesgos de no llevar a cabo el proceso de elección de proveedores son varios y afectan a tu empresa de diversas formas. En primer lugar, existe el riesgo de establecer relaciones de negocios con empresas que suministran productos de mala calidad, con tiempos de entrega demasiado largos o poca flexibilidad al momento de negociar. Esto puede llegar a entorpecer tu cadena de producción, afectar negativamente tu reputación y generar pérdidas económicas considerables.
Si bien puedes terminar la relación comercial con esta clase de proveedores y comenzar a buscar otras que aporten más valor, podrías tener que pagar gastos legales para terminar el contrato. Por ello, es mucho más rentable realizar el proceso de selección previamente.
Otro de los riesgos, y probablemente el más peligroso, es la posibilidad de verse involucrado en actividades fraudulentas. En Chile, existe un caso en donde 55 empresarios emitieron facturas falsas equivalentes a 276 millones de dólares, las empresas que recibieron estas facturas no se tomaron el tiempo de verificar a las compañías emisoras y pagaron esta cantidad sin cuestionarlo. Este suceso demuestra la importancia de establecer relaciones empresariales confiables y de siempre evaluar a tus proveedores y socios comerciales antes de contratarlos.
Elegir a tus proveedores cuidadosamente es una parte esencial para proteger a tu empresa de pérdidas económicas y de actividades ilegales. El proceso de elección de proveedores debe de ser exhaustivo y considerar, tanto las necesidades internas de tu negocio, como las características de todas tus opciones disponibles. Por suerte, puedes agilizarlo si utilizas plataformas de análisis de datos que no solo analizan a tus proveedores, sino que ofrecen información valiosa sobre su confiabilidad, desempeño y calidad.
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