A medida que más y más negocios incorporan herramientas digitales en sus procesos cotidianos, la digitalización se vuelve más importante para que cualquier empresa pueda competir en materia de eficiencia operativa (menores costos, misma o mayor productividad).
Pero, al menos en Latinoamérica, en donde el índice de digitalización empresarial permanece relativamente bajo (en un 49.925) y en donde las pymes componen más del 90% de todas las organizaciones, es claro que hay ciertos obstáculos a superar para que empresas de todo tipo se beneficien de operaciones digitalizadas a un nivel más profundo.
Uno de ellos es la falta sistémica de acceso a financiamiento, pero otro muy importante es la ausencia de conocimientos sobre lo que la digitalización empresarial conlleva, las razones por las que invertir en ella es buena idea y lo que se debe hacer para iniciarla de forma rentable.
En este artículo, respondemos a estas cuestiones para que tu empresa pueda desarrollar un plan de digitalización que, con una cantidad de tiempo y capital adaptada a sus posibilidades, puede generar retornos tangibles.
¿Qué es la digitalización empresarial y qué implica?
La digitalización empresarial es el proceso de reestructuración, total o parcial, de una organización en torno a infraestructura de origen digital, involucrando a la tecnología en el desempeño de operaciones productivas, comunicativas y de innovación (entre otras) con el propósito de volverlas más eficientes.
Esta definición es crucial para iniciar un proceso de digitalización efectivo, ya que deja clara una cosa sobre este: no implica solamente usar tecnología para realizar las mismas tareas, sino aprovecharla para modificar, para bien, la forma en la que una empresa opera fundamentalmente.
Ejemplos de digitalización en empresas
Partiendo de las bases anteriores, aquello que un plan de digitalización debe ser resulta más claro. Pero, para darte una idea aún más concreta de cómo es que este proceso tiene que verse en la práctica, aquí hay algunos ejemplos de lo que es y no es:
- No consiste en tener un perfil en redes sociales, sino en desarrollar una estrategia para utilizarlo y centrar estrategias de comunicación en torno a este.
- No implica solamente pasar registros financieros a un formato digital, sino aprovechar esta decisión para mejorar su precisión, facilitar su acceso y utilizarlos para la toma de decisiones más ágiles.
- No involucra solo adoptar un nuevo software de gestión, sino utilizarlo para automatizar ciertas tareas con el fin de ahorrar tiempo.
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Tipos de plataformas y herramientas involucrados en la digitalización de empresas
La digitalización empresarial exige tecnología, pero ¿qué clase de tecnología? Existe una infinidad de herramientas, tecnologías y plataformas que podrías implementar durante la digitalización de tu empresa y, para brindarte una noción concreta de las opciones a tu disposición, a continuación mencionamos algunas de las más relevantes hoy en día, junto con el impacto que generan:
Computación en la nube
Esta categoría abarca todas aquellas plataformas que operan gracias a la conectividad con Internet, desde sitios web de e-commerce hasta software especializado como CRM y ERP que ayudan a recolectar y administrar datos de tu empresa de forma centralizada.
Inteligencia artificial
Utilizados mayoritariamente por sus capacidades generativas y analíticas, los algoritmos de IA son aprovechados en workflows de creación de contenido, así como en la detección de tendencias y patrones en registros financieros, comportamientos del mercado y otras áreas, todo con el fin de anticipar escenarios y asistir en la toma de decisiones a partir de datos.
Soluciones comerciales como ChatGPT se han vuelto populares, pero muchas grandes empresas invierten recursos en crear sus propios modelos, amoldados a sus necesidades particulares de analítica.
Automatización
Desde chatbots capaces de resolver cuestiones sencillas de atención a clientes, hasta robots de ensamblaje, las tecnologías de automatización son muy relevantes en el contexto empresarial para aliviar la carga de trabajo en ciertas áreas y acelerar procesos para reducir sus costos a largo plazo.
Blockchain
Al aportar un registro seguro y transparente de movimientos financieros e intercambios de datos, la tecnología blockchain está siendo aprovechada en áreas como la creación de registros financieros más fiables y la generación de trazabilidad en la cadena de suministro.
Realidad aumentada y realidad virtual
Aunque no tan adoptadas como las tecnologías de automatización, computación en la nube e inteligencia artificial, los sistemas de realidad aumentada y realidad virtual están siendo ocupados por empresas en áreas como la capacitación y el marketing, a través de experiencias más completas de compra.
Barreras que obstaculizan la digitalización empresarial
A nivel teórico, el potencial de la digitalización es muy llamativo para empresas, pero son muchas las barreras prácticas que obstaculizan su desarrollo al ritmo que el mercado exige.
Estar consciente de estas dificultades es clave para crear una estrategia dirigida a superarlos, así como para la fijación de metas y expectativas realistas sobre el tiempo que un proyecto de digitalización podría tardar, el impacto que podría generar y los recursos que podría consumir.
A grandes rasgos, las principales barreras que obstaculizan la digitalización son la resistencia al cambio, la falta de recursos para invertir en un proyecto, la ausencia de un plan estratégico de implementación y las competencias insuficientes en gestión de nuevas herramientas. Esto es lo que cada una representa:
Resistencia al cambio
Si un modelo de negocio ha funcionado a niveles aceptables por mucho tiempo, el liderazgo de una empresa puede verse renuente a aceptar el compromiso de invertir en cambios. Asimismo, el personal que ha desempeñado su papel de una manera por cierto tiempo puede sentirse desplazado o abrumado por la integración de nuevas tecnologías.
Inversión elevada de recursos
Aunque genera eficiencia en costos a lo largo del tiempo, muchas veces la digitalización requiere inversiones iniciales considerables en tecnología que muchas empresas no siempre pueden cubrir. Además, un proyecto de este tipo suele exigir un nivel de atención, tiempo y esfuerzo que no es tan fácil de invertir sin descuidar otras áreas.
Falta de liderazgo y guía estratégica
Sin un plan concreto que mencione cómo se debe usar una nueva tecnología, metas claras que debe cumplir y un protocolo de adopción, los proyectos de digitalización suelen carecer de un enfoque que les permita generar retornos.
Ausencia de competencias especializadas
Nuevas tecnologías solo pueden ser efectivas con conocimientos y capacidades suficientes para aprovecharlas, por lo que la ausencia de estas competencias y la dificultad para encontrarlas (ya sea dentro o fuera de una compañía) evita que muchos proyectos se concreten.
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¿Cuánto cuesta invertir en la digitalización de una empresa?
Las inversiones en digitalización pueden ir desde algunos cientos o miles de dólares hasta los millones, pues todo depende del alcance y complejidad de un proyecto.
Por ejemplo, mientras que los costos de implementar la IA en un nivel personalizado pueden ser de hasta $200,000 dólares, la adquisición de un plan Pro de ChatGPT para su incorporación en workflows más sencillos de creación de código y contenido o analítica de datos tendría un costo anual promedio de $36,000 dólares.
Entre muchas organizaciones y un proyecto exitoso de digitalización, con frecuencia se interpone el temor a realizar una inversión de grandes dimensiones sin una forma de estimar su retorno. Pero la realidad es que la digitalización puede ser accesible tanto para corporativos como para pymes con un plan detallado de lo que esta debe lograr y límites claros de alcance.
Pasos y consejos para una digitalización exitosa y rentable
Tomando todo lo anterior en consideración, y con el fin de darte una guía rápida y más concisa hacia un plan de digitalización empresarial, estos son los pasos y consejos a seguir para que puedas digitalizar a tu empresa exitosamente:
1.Reflexiona sobre las necesidades y posibilidades de tu empresa
El fundamento de una buena estrategia digital es su alineación con las necesidades y posibilidades de la empresa que la implementará. ¿Qué áreas necesitan atención prioritaria? ¿Qué costos puede solventar tu empresa? ¿Qué metas debe cumplir el proyecto? Estas preguntas pueden ser de ayuda para identificarlas.
2.Delimita el alcance del proyecto
Con necesidades y posibilidades claras, ahora puedes establecer las áreas en las que deberás invertir primero en digitalización y enfocar tus esfuerzos en optimizarlas, sin gastar de más.
3. Evalúa y compara la tecnología que necesitarás
A partir de lo anterior, ya tienes una idea de la tecnología que necesitarás, pero en el mercado existen diferentes proveedores de las mismas herramientas, así que debes invertir tiempo en comparar opciones con el fin de llegar a la más adecuada.
4. Mide la viabilidad financiera
Para conseguir el apoyo del liderazgo de tu empresa, requerirás de una proyección sólida que revele la rentabilidad y viabilidad financiera del proyecto. Puedes utilizar información pública sobre procesos similares o puedes utilizar datos históricos de tu organización.
5. Establece KPI y OKR para evaluar desempeño
La única forma de saber si tu proyecto cumplirá con tus metas es con condiciones claras de éxito (OKR) y métricas de desempeño (KPI) que ayuden a medir progreso. Por lo que necesitarás fijar un número pequeño, pero estratégico, de indicadores a monitorear y resultados a perseguir.
6. Fija un plazo límite, pero prioriza una integración gradual con un roadmap
Una fecha límite para la cual el proyecto deba estar terminado permitirá orientar un uso efectivo de recursos, así que esta se debe establecer. Sin embargo, considera que la digitalización es un proceso prolongado, así que trata de ser realista con tus tiempos.
7. Consigue la aprobación y el apoyo de la gerencia
Los puntos anteriores te ayudarán a conseguir algo crítico: el apoyo de la gerencia de tu empresa en el proyecto. Sin este, los cambios culturales y de infraestructura que la digitalización requiere serán más lentos o imposibles de conseguir.
8. Asegura los recursos que necesitarás e integra tu infraestructura
Ahora, ya puedes adquirir las tecnologías propuestas en tu plan y enfocarte en integrarlas, buscando elegir sistemas que puedan compartir información entre sí y que generen sinergias en tus procesos.
9. Involucra a tu equipo
La perspectiva de tu equipo será vital para entender todo aquello que, en la práctica, funciona y no funciona. Además, el involucramiento de miembros afectados por la digitalización reducirá puntos culturales de fricción en el proceso.
10. Rediseña procesos
Para lograr una digitalización verdadera, debes reestructurar los procesos de tu empresa, por lo que no tienes que olvidar tomar medidas para mapear procesos, evaluarlos y rediseñarlos conforme a nuevas herramientas.
11. Considera capacitaciones previas
Si tu equipo no tiene las competencias para desempeñar nuevos procesos basados en tecnología, debes considerar seriamente invertir en capacitarlos o incluso contratar nuevos empleados. Esto tal vez incremente los costos iniciales del proyecto, pero los mantendrá estables a largo plazo.
12. Mantén una comunicación abierta y bidireccional
Mientras mayor comunicación sostengas con tu equipo en torno al proyecto y mayor apertura muestras para recibir retroalimentación, este se sentirá más cómodo con el cambio y tendrá mayor motivación.
13. Monitorea niveles de éxito y modifica lo que no esté funcionando
Incluso con un plan detallado y buenas prácticas, un proyecto de digitalización es susceptible a ineficiencias diversas que, en realidad, nunca dejan de surgir. Por lo tanto, tu enfoque debe estar en monitorear el proyecto constantemente y ajustarlo conforme lo necesite, en lugar de terminarlo y dejarlo así, sin cambios.
Razones para invertir en digitalización
En este punto, hay algo que resulta muy claro: la digitalización no es sencilla, puesto que requiere de muchos y el acercamiento estratégico correcto. Sin embargo, son muchas las razones por las que vale la pena invertir en ella:
- Mejora la eficiencia operativa a largo plazo, reduciendo el tiempo y dinero que debes invertir en ciertas áreas para que estas sean productivas.
- Brinda datos en tiempo real que asisten en una mejor toma de decisiones.
- Las mejoras en eficiencia interna y analítica le brindan a tus clientes una mejor experiencia por medio de procesos más rápidos y recomendaciones personalizadas.
- Fomenta una cultura de innovación y mejora continua que hace de la creación de mejores productos y procesos algo más fácil.
- Favorece el crecimiento empresarial al aumentar el alcance de tu negocio a otras regiones a través de tecnología y al permitirte incrementar tu rentabilidad.
- Ahorra tiempo que le permite a tu equipo enfocarse en áreas de alto impacto, en lugar de tareas repetitivas.
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