Problemas diversos como el desorden administrativo, la falta de planificación y un bajo nivel de control financiero son comunes dentro de muchas empresas, dificultando la creación de planes estratégicos que garanticen que cada recurso (tanto económico, como de tiempo y de personal) sea invertido de manera eficiente, rentable y sin gastos innecesarios.
Mejores prácticas en el ámbito administrativo y de finanzas pueden contrarrestarlos, pero una forma más rápida y sencilla de hacerlo es mediante un sistema ERP que brinde visibilidad total sobre operaciones y resultados.
La implementación de un sistema de esta clase puede ser un gran paso para muchos empresarios, así que información suficiente es clave para una transición más sencilla y con menos dudas. Por ello, en este artículo te brindaremos todo lo que necesitas saber para comprender cómo es que un software ERP puede ayudar a tu negocio, las opciones que existen en el mercado y lo que debes saber para elegir el indicado.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o, simplemente, ERP, es una clase de software que brinda información en tiempo real sobre distintos procesos y áreas de tu empresa, en un solo lugar. De esta manera, facilita que cualquier miembro de tu equipo que lo necesite pueda acceder a información actualizada y confiable para tomar decisiones, realizar consultas, etc.
Dependiendo del proveedor, esta clase de sistemas pueden estar equipados con funcionalidades adicionales de analítica de datos o incluso de automatización, permitiendo así aprovechar la información proporcionada y mejorar la eficiencia de operaciones particulares desde una misma plataforma
¿Cómo funcionan los sistemas de ERP?
Generalmente, los sistemas ERP funcionan como una base de datos digital y centralizada sobre la salud general de tu negocio, pero dividida en módulos o aplicaciones distintas que segmentan información relevante para las necesidades de áreas específicas.
A pesar de esta división, los datos de distintos departamentos pueden ser accesibles para cualquier miembro (siempre y cuando este tenga los permisos correspondientes), facilitando la generación de perspectivas más completas, en lugar de aisladas.
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¿Qué beneficios le puede aportar un ERP a tu negocio?
A través de este funcionamiento, un ERP puede aportar estos beneficios a tu empresa:
- Control total sobre la forma en la que se movilizan los recursos, en un solo lugar.
- Visibilidad completa sobre riesgos, oportunidades e indicadores de desempeño de cualquier área.
- Una única fuente de verdad que permite que cada decisión tomada, en cualquier nivel y dentro de todo departamento, sea cohesiva con las metas de la empresa y basada en la misma información.
- Base de datos interconectada que ayuda a entender las relaciones que existen entre la información de cada área, en vez de generar perspectivas aisladas.
- Menores costos operativos, derivados de procesos automatizados y más eficientes.
- Información confiable y valiosa que no es vulnerable a errores de registro, duplicados o discrepancias.
- Informes automatizados que, además de impulsar decisiones más rápidas, están disponibles en menos tiempo.
- Acceso inmediato a datos para cualquier persona que lo necesite.
- Mayor eficiencia, producto de datos rápidos y fiables, así como de operaciones mejoradas.
Tipos de ERP
Distintos ERP pueden categorizarse de diferente manera dependiendo de ciertas características y limitaciones que pueden poseer. Estas clasificaciones son las siguientes:
Según su especialización
Dependiendo de si un ERP está diseñado de forma más general o específica hacia ciertos sectores particulares, este puede ser de 2 tipos: vertical u horizontal.
Por un lado, los ERP verticales se especializan en cubrir las necesidades de industrias específicas de acuerdo con las regulaciones a las que estén sujetas o los procesos particulares que deban ejecutar. Por otra parte, los ERP horizontales cuentan con funcionalidades relevantes para un mercado más general, conformado por empresas en diferentes sectores.
Según su alcance
De acuerdo con el área que ayudan a administrar, los ERP pueden segmentarse de muchas maneras.
Algunos software de gestión están diseñados para departamentos específicos, como el de finanzas, de recursos humanos, de cuentas por cobrar, etc., con módulos de información especializados, mientras que otros tienen un alcance general, ofreciendo funcionalidades diversas que abarcan múltiples áreas dentro de una misma organización.
Según su modalidad de instalación o alojamiento
Dependiendo de los servidores en los que debe ser instalado un software ERP, este se puede clasificar de 3 maneras:
- Local (On-Premise), con instalación directa en los servidores de tu empresa, brindando mayor control y seguridad, pero junto con obstáculos en materia de escalabilidad, asistencia técnica y mantenimiento.
- En la Nube, con alojamiento en los servidores de un proveedor y se acceso que requiere conexión a internet. Esta opción brinda facilidades en escalabilidad, costos y mantenimiento, a cambio de un menor control sobre seguridad.
- Híbrido, con características mixtas de cada uno de los tipos anteriores.
Según su nivel de personalización
De acuerdo con sus capacidades de adaptación a las necesidades específicas de tu empresa, un ERP puede ser de 2 tipos:
- Estandarizado, con módulos predeterminados que no pueden ser ajustados.
- Personalizable, con módulos y funcionalidades que puedes elegir conforme a lo que tu negocio necesite a medida que crezca.
Según el tipo de clientes para el que están diseñados
Dependiendo de su tamaño, distintas empresas poseen necesidades diferentes de software en materia de costos, funcionalidades, escalabilidad, etc., por lo que existen tipos de ERP dirigidos hacia cada una de ellas:
- Los ERP para pequeñas empresas buscan ayudar a estas organizaciones a dar un paso hacia la digitalización y automatización de manera simple, con procesos de instalación rápidos y menores costos.
- Los ERP para medianas empresas suelen estar equipadas con mayores capacidades de analítica y tener un enfoque hacia la competitividad y el crecimiento.
- Los ERP para grandes empresas y corporativos brindan mayor funcionalidad y suelen aportar tecnología moderna y avanzada, así como capacidades más desarrolladas de automatización y analítca; por ende, su costo tiende a ser mucho mayor.
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Ahora bien, ¿por qué es importante distinguir entre los tipos de ERP? Conocer esta información te ayudará a comprender mejor todas las opciones que existen en el mercado para así tomar una decisión más estratégica sobre la adquisición del software apropiado, basada en las metas y necesidades de tu negocio.
¿Cuáles son los ERP más usados?
En la actualidad, estos son 4 de los ERP más utilizados por empresas de todo tipo y con mayor relevancia para las necesidades de múltiples industrias diferentes:
- Microsoft Dynamics 365: brinda una gran variedad de aplicaciones y módulos equipados con inteligencia artificial para brindar apoyo en múltiples áreas, desde ventas y finanzas, hasta gestión de la cadena de suministro.
- Oracle NetSuite: es un software en la Nube respaldado por IA que ofrece múltiples módulos de gestión para distintas áreas. Dichos módulos son personalizables a las necesidades de tu empresa, por lo que los costos también son ajustables.
- SAP: ofrece planes tanto para pequeñas, como grandes empresas, con módulos de información y analítica, además de agentes de IA que pueden trabajar en conjunto para automatizar los procesos que necesites
- Xepelin: es un software ERP en la nube enfocado en finanzas, con módulos para el análisis crediticio de clientes, el monitoreo de salud financiera en tiempo real y la proyección de liquidez, entre otras cosas. A través de él, y de forma completamente digital, también es posible acceder a financiamiento por medio del factoraje o factoring.
Diferencias entre un ERP y un CRM
Si bien es cierto que ambos son tipos de software de gestión, difieren en su propósito principal.
Por una parte, un ERP brinda visibilidad y control sobre los datos de múltiples áreas distintas (como finanzas, inventarios, compras, etc.). Por otro lado, un CRM se enfoca exclusivamente en el proceso de interacción con clientes, funcionando como un medio de comunicación y una base de datos cuyo objetivo es el de ayudar a entender mejor a los consumidores.
De forma más simple: mientras que un ERP tiene el objetivo de apoyar la administración de recursos, un CRM busca facilitar la analítica de datos de clientes para concretar un mayor número de ventas.
Considerando todo esto, aunque un ERP puede ser una herramienta muy completa para gestionar los recursos de tu empresa, integrarlo junto con un CRM es lo ideal para impulsar también otros procesos y áreas comerciales, como ventas y marketing.
¿Qué industrias se benefician más de un ERP?
La realidad es que las empresas de cualquier industria pueden recibir beneficios significativos al implementar un ERP. Sin embargo, sectores como la manufactura, la construcción, la distribución, los servicios financieros y la industria de bienes de consumo son, probablemente, los que mayores ventajas pueden obtener de esta clase de software.
¿Por qué motivo? Todas estas áreas comerciales deben gestionar procesos complejos de suministro para mantener su rentabilidad, algo muy difícil de lograr sin el monitoreo de recursos en tiempo real y la planificación que un ERP permite de forma simple.
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¿Qué considerar al elegir un ERP para tu empresa?
Si decides que un ERP es la herramienta que necesita tu empresa para crecer en este momento, es importante que consideres estos factores al momento de comparar alternativas y tomar una decisión final:
- Funcionalidad, buscando una opción que cubra todas las necesidades actuales de tu negocio o que tenga la capacidad para satisfacerlas en el futuro en caso de que lo requieras.
- Escalabilidad, pensando en que, a medida que tu negocio crezca, mayores capacidades de procesamiento serán necesarias, por lo que un software que crezca en conjunto puede ser una mejor idea.
- Simplicidad de uso, tomando en cuenta que mientras más complicada sea una herramienta, más obstáculos podrían ralentizar su implementación. Por ello, es importante que solicites demostraciones y que evalúes las capacidades técnicas del personal de tu empresa.
- Tiempo de implementación, tratando de reflexionar sobre si tu empresa necesita un software más sencillo de instalar, pero más simple, o si puede invertir algo de tiempo para adquirir una herramienta más completa.
- Soporte técnico, considerando que, sin importar la facilidad de uso de la herramienta elegida, surgirán preguntas que solo un soporte técnico constante y confiable podrá responder a tiempo.
- Costo, analizando el presupuesto actual y reflexionando sobre si un ERP representa un costo justificable en el presente, o si es mejor esperar.
- Compatibilidad con otros software y dispositivos, pensando en que, para mejores resultados, el ERP que elijas deberá ser compatible con los sistemas que tu empresa ya esté utilizando (como software de contabilidad, CRM, etc.) por lo que deberás asegurar que la alternativa a adquirir no requerirá un cambio completo de infraestructura digital.
- Tecnología, tomando en cuenta que herramientas como la inteligencia artificial se han vuelto cada vez más relevantes para organizaciones de todo tipo, por lo que elegir un ERP más moderno y equipado con esta tecnología podría ser la mejor decisión.
En concreto, esta información será de ayuda para impulsar a tu empresa hacia el sistema de gestión que necesita para así mantener su competitividad, pero con menor incertidumbre. También, facilitará el proceso para llegar a una decisión estratégica sobre el mejor ERP para tus necesidades específicas.
Recuerda que, en el entorno actual, una mayor y mejor infraestructura digital es clave para optimizar la rentabilidad de tu empresa a través de procesos más eficientes y un mayor control sobre sus operaciones, por lo que esta puede ser una oportunidad para que empieces a considerar herramientas adicionales que podrían ser de ayuda.
Para reducir costos y disminuir tiempos de implementación, lo mejor es tener acceso a muchas herramientas diferentes en un solo lugar, por lo que un aliado como Xepelin puede lo que tu negocio necesita.
Con Xepelin, no solo obtienes visibilidad en tiempo real sobre la salud de tu empresa, sino que puedes simplificar y agilizar otros procesos, como la gestión de cobros y pagos, el análisis crediticio de clientes, la evaluación de proveedores y la solicitud de financiamiento, todo desde una sola plataforma.
Lo único que necesitas para conseguir acceso inmediato a estos y otros recursos es crear una cuenta gratuita en Xepelin.
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