En la actualidad, cada día se habla más sobre la automatización y sobre las formas en las que puede impactar positivamente la productividad y eficiencia de múltiples procesos empresariales.
En efecto, las tecnologías de automatización se están convirtiendo en ventajas esenciales para mantener la competitividad, pero es aconsejable que todo líder de empresa que esté buscando implementar estas herramientas conozca las maneras exactas en las que funcionan para tener expectativas realistas sobre sus capacidades y para aprovecharlas al máximo.
Comprenderla a fondo puede tardar mucho tiempo, pero en este artículo buscaremos ayudarte a lograrlo de forma mucho más rápida, hablando sobre los tipos y tecnologías de automatización que existen actualmente y brindándote estadísticas y ejemplos sobre las formas en las que esta está siendo utilizada hoy en día.
¿Qué es la automatización?
En esencia, la automatización es la práctica de utilizar distintas tecnologías para llevar a cabo ciertos procesos con tan poca intervención humana como sea posible. Su propósito es el de acelerar la realización de tareas específicas y de reducir su vulnerabilidad ante errores manuales y sesgos humanos, esto con el fin de reducir costos y aumentar la productividad y eficiencia operativa.
En teoría, son muchas las operaciones de una empresa que podrían automatizarse, pero las capacidades actuales de la tecnología de automatización permiten facilitar 2 áreas principales: la analítica y registro de datos y la realización continua de tareas repetitivas.
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¿Qué tipos de automatización existen?
En un contexto empresarial general, se dice que existen 3 tipos de automatización: la básica, la de procesos y la inteligente. Estas son las características que definen a cada uno de ellos:
- La automatización básica es capaz de realizar tareas repetitivas y con poca variación de manera constante, agilizándolas y reduciendo su índice de errores. Por ejemplo, el registro de datos, el envío de correos, la realización de pagos, etc.
- La automatización de procesos tiene un grado de complejidad mayor a la básica, puede agilizar procedimientos completos de principio a fin y combinar bases de datos para brindar nuevas perspectivas o insights.
- La automatización inteligente va un paso más allá, con la capacidad de realizar tareas de forma más eficiente, con base en instrucciones y algoritmos personalizados, y de tomar decisiones en ciertos casos, de manera similar a la inteligencia humana.
En un contexto más industrial, la automatización también se puede clasificar como fija, programable o flexible, dependiendo de si solo es capaz de producir la misma pieza o artículo múltiples veces (fija), de si es posible personalizarla para desarrollar una variedad más grande de productos (programable) o de si es posible configurarla de forma automática y más rápida (flexible).
Tecnologías de automatización
Existen distintos tipos de software y herramientas relativamente simples capaces de llevar a cabo procesos automáticos; sin embargo, en la actualidad, la inteligencia artificial ha ocupado un rol creciente en la creación de nuevos sistemas de automatización, debido a su capacidad para acelerar y completar, de forma más flexible, múltiples procesos.
Esto se ha traducido en la generación de tecnologías como las siguientes:
- Machine Learning, una rama de la IA dedicada a crear algoritmos flexibles que simulan el proceso de aprendizaje humano, esto con el fin de darle capacidades de decisión y automatización a sistemas computacionales.
- Modelos de lenguaje que procesan el idioma humano y responden rápidamente a instrucciones específicas, sin necesidad de algoritmos. Estos se han popularizado gracias a herramientas como ChatGPT.
- Visión artificial, una rama de la IA similar al procesamiento de lenguaje, pero que busca ayudar a que algoritmos de inteligencia artificial comprendan imágenes y otros inputs visuales.
- IA Generativa, la cual automatiza la generación de nuevos datos a partir de inputs e instrucciones en distintos formatos.
- Asistentes de IA (bots) respaldados por tecnologías como el machine learning, que están diseñados para operar de manera similar a un trabajador y realizar los procesos que se le asignen.
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Pero, ¿cómo se está aplicando la automatización en el entorno empresarial actual? Aquí hay algunas utilizaciones que se le están dando en distintas áreas y estadísticas sobre su nivel de éxito y relevancia.
Automatización en el área de finanzas
El área de finanzas posee procesos altamente enfocados en la analítica de datos y en la realización de ciertas tareas repetitivas, por lo que se trata de uno de los sectores con mayor capacidad de automatización en la actualidad. En concreto, la tecnología actual ha permitido la automatización de tareas como estas:
- Registro y actualización de datos
- Generación de reportes de métricas financieras
- Realización de pagos a proveedores y de nómina
- Análisis de gastos
- Generación de presupuestos y forecasts financieros
- Creación y envío de facturas de venta, entre otros.
La automatización de estos procesos suele traducirse en ganancias concretas de productividad y eficiencia y, de acuerdo con PwC, esto puede reducir entre un 30% y 40% del tiempo invertido en actividades cotidianas. Además, algunas estimaciones apuntan a que un área de finanzas automatizada también tiene el potencial de disminuir errores hasta en un 90%.
Automatización en el área de recursos humanos
Aunque en el área de RH existe un componente humano que es difícil automatizar o reemplazar con inteligencia artificial, existen muchas tareas de este departamento que pueden mecanizarse con la tecnología disponible, tales como las siguientes:
- Análisis y segmentación de CV
- Publicación de vacantes
- Asignaciones de permisos en procesos de onboarding
- Administración de vacaciones
- Programación de entrevistas virtuales, etc.
Aunque la gran mayoría de tareas automatizables en esta área son de origen administrativo y pueden no parecer significativas, la realidad es que esta clase de procesos consumen un 57% del tiempo de los miembros de un equipo promedio de recursos humanos, de acuerdo con Deloitte, por lo que mecanizarlas resulta una buena idea.
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Automatización en servicio al cliente
Principalmente por medio de la inteligencia artificial, existen varios pasos del proceso de servicio a clientes que pueden ser automatizados hasta cierto grado. Tales como la resolución de problemas simples, la generación y categorización de tickets de soporte y la recolección de feedback. Todo ello, gracias a chatbots con respuestas predeterminadas y disponibilidad total.
Si bien es cierto que hay estadísticas que apuntan a que aún existe una cantidad considerable de consumidores que prefieren la interacción humana al momento de contactar con servicio a clientes (alrededor del 75%), la automatización de este proceso aún puede ser beneficioso para aumentar su satisfacción promedio, reduciendo tiempos de respuesta hasta en un 37%.
Automatización en el área de marketing
El marketing (y especialmente el marketing digital) es otra de las áreas en donde existe una cantidad importante de tareas que pueden ser automatizadas. De hecho, se estima que más del 40% de empresas han incorporado algún tipo de automatización en en esta área, principalmente en la gestión de anuncios, emails y redes sociales
Algunas de las tareas más fáciles de automatizar en esta área son estas:
- Análisis de datos de campañas
- Programación de contenido en redes sociales
- Envío oportuno de emails de onboarding o reactivación de clientes
- Segmentación de audiencias
- Distribución personalizada de contenido, etc.
Gracias a modelos de IA generativa, la creación automatizada de imágenes y algunos contenidos también se ha convertido en una opción para muchas empresas; no obstante, de ser llevada a cabo de forma inadecuada o deficiente, esto puede resultar en más problemas que ventajas.
En cuanto a efectividad, hay estadísticas que señalan que el 77% de los negocios que automatizan su departamento de marketing perciben un incremento en tasas de conversión y que el 80% de ellos también perciben un aumento en leads.
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Automatización en la gestión de la cadena de suministro
Incluso en un área tan compleja como la gestión de la cadena de suministro, existen procesos y tareas que, por medio de la tecnología actual, se pueden automatizar, aunque las herramientas para conseguirlo tienden a ser menos accesibles en algunos casos.
De manera más específica, estos son algunos procesos automatizables en el área:
- Registro de datos sobre ventas y niveles de demanda esperados
- Mapeo de cadenas de suministro
- Rastreo de bienes, desde su producción hasta su venta
- Asignación y mapeo de rutas de entrega
- Monitoreo de existencias, entre otros.
En efecto, esta área no presenta un nivel de automatización tan elevado como los demás sectores mencionados, por lo que no hay una gran cantidad de estadísticas sobre su eficacia, Sin embargo, el mercado de herramientas de automatización en este departamento está creciendo y se estima que su valor alcanzará los 25.6 billones de dólares en 2033.
A fin de cuentas, las herramientas y estrategias que elijas para llevar a tu empresa hacia procesos automatizados pueden variar, pero, con esta información, puedes construir una expectativa más realista sobre las capacidades actuales de esta tecnología y sobre los beneficios que pueden ayudarte a conseguir.
Como consejo final, recuerda que la clave para una transición más simple hacia la automatización está en procesos y workflows estructurados y estandarizados que puedan traducirse más fácilmente a procedimientos automatizados.
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