El análisis de estados financieros es una parte fundamental de la gestión de tu negocio por una gran razón: se trata del proceso que te brinda toda la información y contexto para tomar las mejores decisiones posibles que lo impulsen de manera financiera y estratégica.
Desafortunadamente, este proceso tan importante puede verse afectado por ciertos errores accidentales que reducen su precisión al darte una idea equivocada de las finanzas de tu empresa, ocultar patrones y, en general, limitar la calidad y cantidad de perspectivas y datos que un análisis adecuado puede aportar.
¿Cómo evitar estos errores? El primer paso es saber en qué consisten y por qué se deben eludir y corregir; el segundo es conocer las medidas que deben implementar en lugar de estas malas prácticas.
Con el fin de ayudar a tu negocio, cuanto antes, a crear el tipo de análisis de calidad que necesita y permitirle tomar mejores decisiones sobre su presente y futuro, aquí te brindamos toda esta información a detalle en un solo lugar.
Confundir liquidez y rentabilidad
Al momento de analizar sus finanzas, es común que líderes de empresas interpreten una rentabilidad positiva (más ingresos que egresos) como algo equivalente a una liquidez constante para operar, pero este es un error que puede tener consecuencias graves.
¿Por qué? Un negocio puede tener suficientes beneficios netos al finalizar un año, pero estos podrían ser generados de manera esporádica y no estar coordinados con fechas límites de pago de deudas o a proveedores, de tal forma que existe rentabilidad, pero hay meses en los que no hay suficiente capital para cubrir obligaciones.
Operando bajo la noción de que estas capacidades siempre existen de manera conjunta, existe un riesgo de que problemas de flujo de caja pasen desapercibidos y no sean afrontados a tiempo.
¿La práctica correcta?
Entender la diferencia entre estos conceptos, que puede ser resumida, en pocas palabras, de esta forma:
- La rentabilidad es la capacidad que tiene tu empresa para generar más ingresos que gastos.
- La liquidez es la capacidad para pagar deudas en el momento en el que es necesario.
Para que tu empresa sea líquida y rentable a la vez, esta necesita que las ganancias en efectivo necesarias para pagar estén disponibles en el momento en el que cada deuda vence.
Confundir valor total o patrimonio con activos totales
Otra confusión errónea y común, y con potencial para llevar a la toma de decisiones deficientes, ocurre entre los conceptos de patrimonio y activos totales.
La diferencia es similar: una empresa puede tener una gran cantidad de activos, pero estos no son necesariamente líquidos ni son calculados tomando en cuenta gastos o pasivos (deudas) como sucede con el patrimonio neto, es decir, no representan riqueza real disponible.
Si esta opera sin conocer esta diferencia, podría estarlo haciendo bajo la falsa noción de riqueza, algo que podría llevarla a tomar decisiones riesgosas, como hacer compras de gran tamaño que no podrá pagar, o subestimar riesgos financieros de deuda y liquidez.
¿Qué hacer al respecto?
De nuevo, la clave está en entender la diferencia entre estas ideas y actuar acorde a esta noción:
- Los activos son la propiedad de tu negocio; efectivo, maquinaria, edificios, etc.
- El patrimonio neto es el resultado de restar todas las deudas de este total.
En esencia: el valor de los activos de tu empresa no representa la riqueza verdaderamente disponible para usar hasta que se le restan los compromisos de pago.
Basar el análisis solo en cantidades netas
Ahora bien, las cantidades netas de ingresos, egresos, ganancias, etc., son importantes para saber, de manera exacta, el capital disponible para reinvertir, las ventas concretadas y los gastos realizados, pero depender de ellas para realizar un análisis de estados financieros es un error.
Esto, debido a que no revelan de manera clara y sencilla la forma en la que esta información interactúa entre sí, un componente crítico para la toma de decisiones correctas.
Claro, al comparar cantidades distintas, por ejemplo, de gastos y de ingresos, resulta sencillo saber cuando una supera a la otra, pero medir la proporción exacta entre estas ilustra mejor la magnitud de un problema o un buen escenario, señalando adecuadamente la urgencia o escala con la que se debe tratar.
¿Cuál es la alternativa correcta?
En adición a vigilar cantidades absolutas, se debe realizar el cálculo de ratios financieros que, matemáticamente, expresen la proporción entre diferentes datos para crear una imagen más completa y real sobre salud financiera; por ejemplo, mostrando cuántas unidades de inversión se requieren para generar una unidad de ganancias o cuántas unidades de deuda existen por cada unidad de efectivo.
Analizar estados y ratios de forma separada
Para que un análisis de estados financieros cumpla con el propósito de permitirte realizar un diagnóstico fiable del estado actual de las finanzas de tu empresa, se requiere una evaluación conjunta de cada documento y ratio, pues cada uno muestra una parte aislada de la realidad financiera actual, así que un análisis separado resulta insuficiente.
Por ejemplo, el estado de resultados brinda información sobre ganancias y el balance general brinda información sobre activos de manera separada, pero, en conjunto pueden ayudarte a calcular ratios de eficiencia como el ROA.
Asimismo, el ROA puede revelar rentabilidad y eficiencia en torno a activos, pero también necesitas del ROE para medir estas pero en torno a capital, y su análisis conjunto crea una noción más exacta sobre las finanzas actuales.
¿Cuál es la alternativa ideal?
Al momento de realizar un análisis de este tipo, es recomendable invertir tiempo suficiente en comparar métricas y documentos relacionados con el fin de que, juntos, muestren una imagen más realista sobre tu empresa.
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Omitir la comparación con tu sector o industria
Calcular ratios es ideal, pero no es suficiente para realizar un análisis completo, también necesitas evaluar el desempeño de tu empresa en comparación con el de otras organizaciones dentro de su sector o industria, y el omitir este paso es una equivocación.
Básicamente: los ratios revelan mucho sobre las relaciones entre distintas métricas, pero no hay forma de saber si un ratio es positivo o negativo si no es analizado dentro del contexto en el que tu negocio opera, ya que distintas industrias operan con diferentes rangos ideales de acuerdo con sus características y necesidades.
Tal vez un ratio de endeudamiento de 0.8 sea bueno para tu negocio si este tiene altas necesidades de capital, pero deficiente para otra empresa que no requiere tanto efectivo disponible constantemente, por lo que encontrar el rango adecuado es vital.
¿Cuál es la práctica adecuada?
Por supuesto, es aconsejable incluir la comparación de ratios en el flujo de trabajo cotidiano de cualquier proceso de análisis de estados financieros, de tal forma que cada ratio calculado sea interpretado correctamente.
Hacer comparaciones con otras empresas, sin importar su tamaño
Una ventaja de los ratios financieros es que permiten realizar comparaciones genuinas entre empresas de un mismo sector sin importar su escala; no importa si una empresa gana $450,000 y otra $30,000, si la proporción entre estas cantidades y sus gastos es igual en ambas, calcular el mismo ratio en ambos casos dará el mismo resultado.
Sin embargo, puede llegar a ser un error el hacer comparaciones entre organizaciones demasiado diferentes en cuanto a tamaño, ya que grandes empresas suelen contar con ratios más optimizados debido a economías de escala que les permiten ser más eficientes.
Entonces, una comparación directa con ellas, incluso con la neutralidad de un ratio, podría crear una imagen distorsionada de la realidad de tu negocio.
¿Qué debes hacer en lugar de esto?
Lo mejor es tratar de hacer comparaciones directas solo con empresas equivalentes en cuanto a tamaño y sector, dejando las comparaciones con empresas de mayor tamaño solo en momentos en los que, por cualquier razón, necesitas estimar la posición de tu empresa dentro de un contexto con respecto a ellas.
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Tomar decisiones con base en estados recientes solamente
Aunque los estados financieros pueden revelar una imagen completa de la salud financiera de tu empresa, son solo eso, una imagen estática que no muestra más que el estado de un periodo específico de tiempo, por lo que terminar el análisis tras completar comparaciones por sector y el cálculo de ratios resulta un error.
Hay muchas decisiones que se pueden tomar con base en esta imagen, pero existen muchas otras más y de mayor impacto que se pueden lograr prestando atención a la evolución de las finanzas a lo largo del tiempo.
¿Cuál es la mejor práctica?
Se debe incluir el análisis de estados históricos en este proceso, de tal forma que puedas percibir tendencias que podrían estar alertando un problema, como gastos que aumentan sin un retorno proporcional o un flujo de efectivo que disminuye poco a poco.
Sin un análisis periódico que involucre este paso, es posible que una cifra positiva oculte tendencias negativas o incluso que una cifra negativa oculta una posible tendencia periódica hacia un mejor resultado.
Considerar eventos aislados como tendencias
Por las mismas razones por las que no considerar el análisis de tendencias es un error en cualquier proceso de análisis financiero, asumir que un evento aislado es indicador de una tendencia también lo es.
En esencia, esto puede darte una idea errónea o incompleta del verdadero estado de salud de tu empresa y fomentar acciones apresuradas que podrían no ser productivas.
Por ejemplo, si un déficit aislado de liquidez es interpretado como un problema mayor, tal vez se tome la decisión de adquirir deuda a través de una línea de crédito en lugar de recurrir a una solución ocasional y libre de deuda como el factoraje, elevando innecesariamente el número de pasivos.
¿Qué debes hacer?
En primer lugar, se tienen que analizar tendencias en vez de imágenes estáticas de la salud de tu negocio; después, es necesario tratar de no tomar decisiones sin un verdadero respaldo de datos en los que puedas confiar y que no solo indique una posible escenario, sino que pueda confirmarlo.
Hacer una revisión demasiado superficial del estado de flujo de efectivo
Una revisión rápida del estado de flujo de efectivo y un cálculo ágil del ratio corriente ya pueden decirte si tu empresa contó o no con suficiente capital de trabajo en un periodo, pero no profundizar más allá al revisar este documento es una equivocación común.
¿Por qué razón? Las cuentas por cobrar e inventario se utilizan para calcular liquidez neta, pero si estos se encuentran estancados por cualquier razón, la verdadera cantidad de capital que posee tu negocio para cubrir gastos no será revelada y podría ser sobreestimada. Como resultado, tu negocio podría estar operando con un bajo nivel de efectivo sin saberlo.
¿Cuál es la práctica correcta?
Idealmente, debes analizar la liquidez en 3 niveles distintos: primero, tomando en cuenta todos los activos circulantes; después, eliminando el inventario del cálculo y, finalmente, considerando solo el efectivo disponible inmediatamente,
Esto te indicará adecuadamente la posición de liquidez de tu empresa y te revelará posibles problemas de forma más exacta. Por ejemplo, mostrando si existe mucho inventario y cuentas pendientes, pero poco efectivo, o si hay demasiado efectivo ocioso sin invertir.
Detener un análisis en el tiempo presente
Finalmente, un análisis de este tipo solo puede revelar, con total certidumbre, desempeño presente y pasado. Sin embargo, la información que brinda puede ser aprovechada también para realizar proyecciones financieras a futuro, por lo que detener el proceso en la evaluación presente podría ser un error.
A fin de cuentas, tu empresa siempre puede actuar con decisiones más precisas si tiene una idea de los retos que podría enfrentar en el futuro, así que esta es la oportunidad perfecta para tratar de anticiparlos partiendo de sus propios datos históricos.
¿Cuál es la acción correcta?
Una vez finalizado el análisis, lo mejor es invertir tiempo adicional en realizar proyecciones y planes para actuar de manera preparada ante futuros retos y no solo reaccionando a resultados pasados.
El potencial estratégico que un análisis de estados financieros puede tener es grande, pero frecuentemente limitado por errores. Sin embargo, ahora que conoces las equivocaciones más comunes a evitar, puedes lograrlo con el fin de asegurar los beneficios de este proceso.
Finalmente, hay que resaltar que la precisión de este análisis depende de la calidad de los datos que puedas encontrar en cada estado financiero, los cuales pueden llegar a ser afectados por errores de registro manual. Igualmente, procesos manuales y lentos de llenado hacen que sea difícil contar con los datos correctos en el momento en el que se necesitan para tomar decisiones.
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