Sin importar las circunstancias, tu empresa siempre estará operando con una cantidad finita de recursos, así que debe hacer lo posible por utilizarlos estratégicamente, de acuerdo con lo que quiere lograr.
¿El primer paso para hacerlo? Prioridades claras y bien definidas que orientan decisiones y esfuerzos hacia fines particulares en lugar de diluirse entre varias iniciativas con niveles variables de importancia real.
Lo cierto es que es más fácil hablar sobre definir prioridades adecuadamente que hacerlo, pero en este artículo te ayudamos con una guía de pasos y buenas prácticas que te ayudarán a conseguirlas, así como algunos consejos para que, más allá de establecer prioridades, tu negocio pueda abordarlas eficientemente.
Empieza con objetivos claros
Para saber en qué debes enfocar los esfuerzos de tu empresa primero (tus prioridades), primero necesitas saber qué quieres lograr con dichos esfuerzos, así que la fijación de objetivos claros es el paso inicial fundamental para establecer prioridades.
Los propósitos generales pueden darte una idea muy amplia de las prioridades que podrían ser relevantes, pero el establecimiento de metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y sujetas a periodos de tiempo) es lo que te permitirá estar seguro de que las prioridades que elijas serán las adecuadas.
Diagnostica problemas y cuellos de botella actuales
Ahora, ¿qué se interpone entre tu empresa y las metas que desea alcanzar? Conocer esta información es también fundamental para identificar aquellos cuellos de botella y obstáculos en los que debes enfocarte en tratar.
Con base en los problemas de mayor impacto dentro de tu negocio y las metas fijadas, puedes ir construyendo una idea todavía más exacta de las prioridades que debes establecer.
Por ejemplo, si tu empresa enfrenta 2 grandes retos en la complejidad excesiva de procesos y la falta de precisión en proyecciones de demanda, pero su meta actual es el incremento en la eficiencia operativa (producir lo mismo o más con menos recursos), es posible concluir que ambos obstáculos son importantes, pero arreglar procesos podría tener mayor prioridad al tener un impacto directo sobre eficiencia.
Busca entender los factores que influyen en el éxito de tu empresa
Otro factor importante a tener en cuenta en la fijación de prioridades son las variables que mayor efecto positivo han tenido en los resultados de tu empresa, sean estos productos con mayores ventas, inversiones con mejor ROI, capacitaciones específicas o demás factores.
Tener esto en mente te ayudará a ser eficiente en la forma en la que utilizas los recursos de tu negocio para lograr sus metas, buscando capitalizar inversiones en las áreas con mayor potencial, por supuesto, de acuerdo con tus metas.
Como ejemplo: si tu meta es mejorar márgenes de rentabilidad tan pronto como sea posible, lo puedes lograr reduciendo gastos o aumentando ingresos. Pero, si notas que la reducción de costos tiene un impacto más inmediato, esta podría ser prioritaria, incluso si aumentar ventas será algo necesario posteriormente.
Piensa en las capacidades actuales de tu negocio
Pensando también en los recursos de capital, infraestructura, personal y tiempo con los que tu negocio cuenta hoy en día, también puedes llegar a prioridades mucho más precisas.
¿Cómo? Mediante el cruce de información de metas, principales obstáculos, oportunidades y capacidades reales. Así, puedes conocer de mejor forma si a tu negocio le conviene más aprovechar recursos actuales para lograr objetivos o si debe buscar recursos externos adicionales.
A fin de cuentas, es probable que el tipo de metas a lograr y las oportunidades y problemas reales actuales tengan mayor peso en la fijación de prioridades, pero entendiendo también las capacidades de tu negocio, podrás tener una idea de aquello en lo que vale la pena invertir primero.
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Apóyate de una matriz de Eisenhower
Las matrices de Eisenhower o matrices de prioridades son herramientas visuales que te pueden ayudar, específicamente, a identificar actividades de mayor prioridad dentro de tu empresa con base en qué tan urgentes (que requieren atención inmediata) o importantes (de alto impacto) son, mediante su ubicación en uno de 4 cuadrantes de un esquema.
Estos 4 cuadrantes son los siguientes:
- Tareas urgentes e importantes: Son aquellas que deberían tener la mayor prioridad.
- Tareas urgentes, pero no importantes: Son actividades que requieren atención, pero pueden ser delegadas.
- Tareas importantes, pero no urgentes: Se trata de actividades con un impacto significativo en metas, pero que no se deben realizar cuanto antes.
- Tareas que no son importantes o urgentes: Son tareas necesarias, pero que pueden pasar a último lugar en cuanto a prioridad.
Mediante una matriz de este tipo, puedes ordenar el trabajo cotidiano de tu empresa conforme a prioridad real, más allá de solo fijar prioridades generales a seguir.
Considera tanto lo general como lo específico
Como puedes ver, establecer prioridades es un proceso tanto general (en torno a metas, problemas y oportunidades a gran escala) como específico (en torno a actividades particulares del día a día), y esto es algo que debes tener en mente para realizar el proceso adecuadamente, con guías generales, pero también con pasos concretos a seguir cotidianamente.
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Involucra a tu equipo en cada fase del proceso
Incluso la perspectiva de altos directivos puede estar sesgada por criterios y opiniones personales que podrían evitar que las verdaderas prioridades de tu empresa sean encontradas. Por ejemplo, un CFO podría destacar la gestión de flujo de caja como prioridad y un CMO podría solicitar la fijación de una mayor inversión en publicidad como algo prioritario.
Es por esto que el proceso de creación de prioridades se beneficia de un alto nivel de colaboración que ayude a identificar sesgos y a enriquecer la actividad con perspectivas diferentes.
Comunica prioridades efectivamente
Para ser respetadas y abordadas adecuadamente con el esfuerzo necesario, tu equipo debe entender y aceptar las prioridades establecidas, ya que, de lo contrario, estas podrían no generar un cambio real.
El crearlas de forma colaborativa es el primer paso para lograrlo, pues esto asegura que cada miembro haya ofrecido su perspectiva en el proceso y se sienta involucrado, pero el invertir en una forma sencilla en la que estas puedan ser revisadas día con día es también importante para que cada acción sea guiada por ellas.
Crea un plan para abordar las prioridades encontradas eficientemente
En teoría, prioridades claras le dicen a cada miembro de tu equipo una noción de qué hacer para abordarlas con acciones particulares, pero siempre es mejor brindar este nivel de orientación de forma más explícita, con planes claros que no solo le digan a tu equipo cuál es la prioridad en la que deben enfocarse, sino cómo pueden hacerlo.
No es necesario hacer un plan extremadamente detallado con pasos específicos, pero sí es útil destacar algunas actividades importantes, roles con mayor responsabilidad o proyectos que se llevarán a cabo.
Monitorea constantemente en busca de posibles cambios
Pero, ¿qué pasa si el panorama contextual en el que se crearon ciertas prioridades cambia? Esta es una realidad frecuente para la que tu negocio debe estar preparado. Esto, mediante una revisión, monitoreo y evaluación constante que ayude a identificar rápidamente si algún nuevo factor exige un cambio de prioridades para ser abordado.
Por ejemplo, algunos obstáculos podrían desaparecer mientras otros surgen y hay oportunidades nuevas con el potencial para aparecer de un momento a otro y, si tu negocio no está al tanto de estos cambios, corre el riesgo de trabajar en torno a las mismas prioridades cuando estas ya no son relevantes.
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No importa cuál sea el sector en el que opera tu empresa o su tamaño; estas recomendaciones pueden ayudarte a encontrar sus prioridades de forma personalizada, de acuerdo con su contexto particular.
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