La realidad es que una empresa sin metas concretas puede sobrevivir e incluso crecer, pero jamás podrá medir su verdadero nivel de éxito, tomar decisiones estratégicas que le lleven por un mejor camino o actuar con eficiencia sin desperdiciar sus recursos.
Por ello, la implementación de propósitos y condiciones claras de éxito, como los OKR, es tan importante hoy en día.
Pero, fijar un OKR de calidad no es tan sencillo como podría parecerlo, este debe tener ciertas características y ser definido siguiendo ciertas buenas prácticas, así como evitando algunos errores, y aquí te ayudamos a lograrlo con información clara y concisa de lo que los OKR son, para qué sirven y cómo puedes aprovecharlos en tu empresa.
¿Qué son los OKR y para qué sirven?
Los OKR (Objectives and Key Results) u objetivos y resultados clave, son metas con condiciones medibles de éxito (resultados), construidas bajo un marco metodológico específico de establecimiento de objetivos creado por Andrew Grove, entonces CEO de Intel, en la década de 1970 y cuyo enfoque particular está en los resultados y no en procedimientos.
Su utilidad principal es la de ayudar a fijar objetivos ambiciosos y medibles, pero facilitando su alcance a través de una guía clara sobre condiciones de éxito, las cuales contribuyen a alinear los esfuerzos de equipos, brindar motivación y crear un sentido de responsabilidad en torno a las acciones que se deben seguir para lograrlas.
¿Un OKR es lo mismo que un KPI?
Si bien es cierto que ambos son esenciales para monitorear el desempeño de tu empresa y que se complementan mutuamente, los OKR y KPI son conceptos fundamentalmente diferentes. Mientras que un OKR representa metas y condiciones de éxito, un KPI es la métrica estratégica que permitirá cuantificar el progreso hacia ellas de forma objetiva.
En esencia: los OKR son metas y los KPI son los indicadores que miden su nivel de alcance.
En efecto, son conceptos complementarios, pues un OKR no puede ser medible sin KPI adecuados y un KPI es solo una métrica más sin una meta con la que esté relacionado. Sin embargo, comprender la diferencia entre estos conceptos es muy importante para utilizar a cada uno apropiadamente y evitar confusiones.
Composición de un OKR
A grandes rasgos, un OKR está compuesto por dos partes: un objetivo y de 3 a 5 resultados clave o condiciones de éxito, cuyo cumplimiento indique que el objetivo principal ha sido alcanzado.
De forma más específica, esto es lo que cada componente representa y algunas de las características que debe tener para formar un OKR de valor:
Objetivo principal: Es una meta significativa y general, muchas veces ambiciosa y desafiante para la organización que la ha fijado, pero alcanzable de manera realista con los recursos disponibles. Idealmente, debe ser cualitativa, clara y breve, creada con el propósito de motivar a los miembros de tu empresa.
Ejemplo: “Aumentar la cuota de mercado para convertirnos en empresa líder del sector”, esta es una meta importante que le brinda a tu equipo una guía general de lo que deben alcanzar, así como una noción motivadora que los impulse a hacerlo.
Resultados clave: Son las condiciones de éxito que ayudan a determinar si el objetivo principal ha sido cumplido o no. Su naturaleza es más cuantitativa y su fin es el de ayudar a medir, objetivamente, el progreso hacia la meta con la que están relacionados y conectar los resultados deseados con las acciones que se requieren para lograrlos.
Por ejemplo, partiendo del objetivo anterior: “Llegar a un 15% más de leads en el próximo semestre”, “Mejorar la retención de clientes en un 10%”, “Completar una expansión hacia 3 nuevos segmentos del mercado”. Estos son resultados concretos y cuantificables que tu equipo puede intentar alcanzar y que les brindan una idea más clara de las acciones que pueden aplicar para hacerlo.
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Conociendo a fondo lo que los OKR son en su sentido más fundamental y de aquello que los compone, ahora puedes dar un paso más y comenzar a establecerlos en tu empresa con estos pasos a seguir, consejos prácticos y errores comunes a evitar.
¿Cómo redactar un OKR? Características que debe tener
Más allá de contar con un objetivo y algunos resultados clave, un OKR de calidad debe poseer ciertas características, y, a continuación, las compartimos por medio de una guía paso a pago sobre cómo redactar OKR que, verdaderamente, orienten a tu empresa, ayuden a medir progreso y generen valor:
1. Define un objetivo general y significativo para tu empresa
Para empezar, no necesitas un objetivo perfectamente redactado, únicamente necesitas un propósito general e importante para tu empresa, el cual podrás modificar después con el fin de que este cumpla otras características que lo hagan valioso.
Una vez que cuentas con una propuesta básica sólida, puedes enfocarte en modificarla.
2. Determina si el objetivo es alcanzable y si está alineado con las necesidades de tu organización
Ahora, debes cuestionarte dos cosas: ¿El objetivo que elegiste puede ser logrado de forma realista con los recursos disponibles y aquellos que podrías conseguir en un futuro?, y ¿Hace sentido con la misión y necesidades de tu organización?
Un OKR que parece inalcanzable tendrá el efecto de desalentar a tu equipo, y uno que no tiene sentido para quien lo lea podría no ser tomado en serio. Entonces, si la respuesta a las preguntas anteriores es no, es momento de modificar tu meta general o encontrar otra.
3. Asegúrate de que el objetivo sea claro, relevante y aspiracional
Si tu objetivo no es claro para cualquier persona que lo lea, difícilmente brindará la guía que debe de proporcionar y si no genera algún sentido de inspiración, lo más probable es que no conecte a un nivel emocional.
Por ello, el siguiente paso a seguir para crear un OKR exitoso debe ser pulir su redacción, de tal manera que no deje nada a la interpretación y que tenga el potencial para generar algún tipo de conexión o motivación en tu equipo, incluso si esta última jamás será una garantía.
4. Identifica todas las condiciones que podrían indicar que tu objetivo anterior ha sido alcanzado
Para encontrar los resultados clave que debes perseguir para alcanzar tu objetivo, una forma fácil de hacerlo es preguntarte: ¿Qué señales indicarían que la meta ha sido lograda? Por ejemplo, si tu meta es mejorar los márgenes de rentabilidad de tu empresa, señales como costos menores o ingresos mayores podrían demostrar que ha sido cumplida y, por ende, serían resultados clave a perseguir.
En este paso, trata de encontrar todas las condiciones posibles, buscando ser tan extenso como sea posible.
5. Elimina condiciones que no puedas medir o en las que tu equipo no pueda influir del todo
El siguiente paso es depurar los resultados clave que no aporten valor, todo con el fin de mantener el enfoque del OKR con una cantidad reducida de condiciones de éxito. Para lograrlo, puedes comenzar eliminando resultados que sean imposibles de cuantificar o aquellos que dependen de factores fuera de tu control.
Si alguna de tus propuestas no se puede medir con la información disponible o depende más del mercado que de tu empresa, entonces es mejor optar por otras opciones.
6. Céntrate en de 3 a 5 condiciones más estratégicas
Finalmente, enfócate en elegir las 3-5 condiciones (resultados) que mayor relevancia tienen en el alcance de tu objetivo principal para terminar de crear un OKR de valor. Más allá de que estas sean medibles y accionables, céntrate también en que sean entendibles y alcanzables.
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Consejos a seguir y errores a evitar en la creación e implementación de OKR
Los pasos anteriores son fundamentales para crear un OKR de calidad, pero hay otras cosas en torno a la construcción e implementación de estos objetivos y resultados clave que debes conocer para lograr un proceso más eficiente y con mayores probabilidades de éxito.
¿Qué clase de cosas? Estas mejores prácticas a seguir y errores a evitar son un buen punto de partida:
Consejo 1: Involucra a perspectivas diversas en la creación de OKR
Cada perspectiva diferente de miembros ubicados en distintas áreas de tu empresa enriquecerá el proceso de generación de OKR con opiniones y experiencias únicas que garanticen objetivos claros e inspiradores, además de resultados clave relevantes y alcanzables.
Error 1: Crear objetivos y resultados demasiado sencillos
En efecto, cada objetivo y resultado debe ser alcanzable para evitar desalentar a tu equipo, pero metas y condiciones demasiado sencillas de lograr no brindarán el nivel de guía, motivación y progreso que un OKR debe aportar, pues fomentan un enfoque en tareas en lugar de metas grandes.
Consejo 2: Monitorea constantemente el progreso de tu equipo
Para cumplir con su propósito de medición de progreso hacia metas, los cambios en los OKR de tu empresa deben ser monitoreados y documentados con frecuencia.
Error 2: Tratar a los OKR con rigidez innecesaria
El propósito de los OKR es guiar hacia resultados positivos y motivar un buen desempeño, más que hacer cumplir cada condición de éxito con total exactitud. Si tus OKR están generando progreso e inspirando a tu equipo, no vale la pena enfocarse en si están siendo cumplidos por completo o no.
Consejo 3: Plantea iniciativas prácticas para alcanzar los OKR más fácilmente
Aunque un OKR ya brinda una idea clara de lo que un equipo de trabajo puede hacer para conseguir ciertos resultados, nunca es excesivo plantear iniciativas más concretas que ayuden a dejar este aspecto todavía más claro y conecten, de mejor manera, acciones con metas particulares.
Error 3: No fijar fechas límite para alcanzar objetivos y resultados
Como tal, los OKR no necesitan de fechas límites de cumplimiento para ser efectivos, pero fijar estos límites puede ser buena idea para aumentar el enfoque que proporcionan, permitiendo una gestión estratégica de recursos limitados para el alcance de ciertos objetivos bajo plazos concisos.
Consejo 4: Mantén la cantidad de objetivos y resultados en un rango razonable
Demasiados OKR tendrán el efecto opuesto de motivar y enfocar los esfuerzos de tu equipo: causarán distracciones innecesarias y ralentizarán el alcance de metas concretas, así que estos deben mantenerse reducidos.
Error 4: Esperar resultados inmediatos
Los OKR facilitan y guían el alcance de metas, más no son capaces de acelerarlo, y es importante tener esto en mente para mantener expectativas realistas y evitar causar presiones excesivas que desmotiven a tu personal.
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Ejemplos de OKR ideales en distintas áreas de tu empresa
Los mejores OKR son fijados, 100%, en torno al contexto de tu empresa, su misión y sus necesidades. Sin embargo, estos ejemplos más generales pueden ayudarte a traducir el aspecto teórico de aquello que un OKR de calidad es a un entorno más práctico en ciertas áreas específicas.
Ejemplo de OKR de marketing
Objetivo principal: Incrementar la conciencia de marca para crecer y llegar a más posibles clientes
Resultado clave 1: Aumentar las menciones de marca en redes sociales un 30% respecto al año anterior
Resultado clave 2: Llegar a un promedio de 10 mil visitas mensuales de tráfico directo al sitio web
Resultado clave 3: Elevar en un 10% el volumen mensual de búsquedas
Resultado clave 4: Conseguir ser mencionado por al menos 3 publicaciones online relevantes con más de 20 mil visitas mensuales
Ejemplo de OKR en finanzas
Objetivo principal: Mejorar la precisión y velocidad de registros financieros para conseguir datos que impulsen a la empresa
Resultado clave 1: Reducir errores de registro en un 40% en un año
Resultado clave 2: Implementar un nuevo software de análisis financiero y capacitar a un 100% del equipo en su uso en 6 meses
Resultado clave 3: Automatizar las tareas de registro financiero en un 50% en 6 meses
Ejemplo de OKR en producción
Objetivo principal: Reducir variaciones en calidad para entregar mayor valor a clientes
Resultado clave 1: Disminuir devoluciones con motivo de calidad a menos del 3% en el próximo año
Resultado clave 2: Capacitar al 100% del equipo en prácticas Lean Six Sigma que reduzcan variaciones
Resultado clave 3: Contar con una política de calidad completa para finales del próximo trimestre
Resultado clave 4: Desarrollar un sistema de gestión de calidad y certificarlo conforme a los estándares de la norma ISO 9001 en un año
Resultado clave 5: Impulsar la satisfacción de clientes en un 25% en los próximos 3 meses
¿Por qué necesitas OKRs en tu empresa?
Los OKR de calidad no se crean fácilmente, requieren de un esfuerzo considerable y cierta cantidad de tiempo, así que, ¿por qué invertir en crearlos? Porque son capaces de brindarle a tu empresa estos beneficios:
- Una dirección clara sobre aquello en lo que tu empresa debe enfocarse para desarrollarse.
- Personal motivado, que puede llegar a ser más productivo y eficiente en sus tareas.
- Una verdad universal en torno al nivel de progreso hacia metas.
- Una cultura de análisis de datos que fomenta la toma de decisiones basadas en información real.
- Eficiencia en el uso de recursos, los cuales se concentran en el alcance de ciertos objetivos en lugar de diluirse entre demasiadas tareas.
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Implementar una cultura en torno a la definición y monitoreo de OKR tiene muchas ventajas en cualquier empresa y, con esta guía, tú también puedes desbloquearlas dentro de tu organización.
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