Detrás del éxito de varias grandes empresas y corporativos, las inversiones en tecnología suelen encontrarse como algunas de las principales razones. Esto se debe a que la transición hacia el ámbito tech, de acuerdo con McKinsey, genera valor para un negocio a través de potenciar los flujos de ingresos actuales, la realización de nuevos streams, menores costos y hasta mejoras en la experiencia del personal.
Aunque los beneficios de esta transición han sido ampliamente documentados, para empresas de menor tamaño a estos grandes corporativos este proceso aparenta ser inalcanzable debido a los altos costos involucrados y a la falta de accesibilidad a las herramientas de tecnología correctas. Afortunadamente, esto dista de la realidad, y las grandes ventajas de la tecnología pueden estar al alcance de cualquier tipo de negocio al conocer los recursos indicados.
En Xepelin, tenemos la misión de acercar a los negocios a las herramientas de tecnología empresarial que necesitan y a ayudarles a conocer las opciones que tienen a su alcance para iniciar su camino hacia el ámbito tecnológico. Por esta razón, en este artículo hablaremos sobre los beneficios que tiene invertir en tecnología para tu negocio, sobre las áreas en las que esta transición suele ser más sencilla y sobre las herramientas más accesibles que existen para lograrla, entre otros puntos relevantes.
¿Por qué es importante la tecnología para las pymes?
Principalmente, se puede decir que la tecnología es fundamental para las pymes porque les permite alcanzar 2 de sus metas más comunes: estabilidad financiera y crecimiento. De manera concreta, esta contribuye al alcance de estos objetivos por medio de herramientas que facilitan las tareas esenciales de preservar la liquidez y mantener la posición en el mercado.
Por ejemplo, en materia de liquidez, los software de automatización de cuentas por cobrar, permiten que un negocio reciba a tiempo sus cobros pendientes, manteniendo estable su flujo de caja. En cuanto a posicionamiento en el mercado, un ejemplo podría ser la forma en la que las herramientas digitales de analítica influencia mejores decisiones a través de mayores datos sobre ventas y comportamientos de consumo, los cuales ayudan a entender la realidad y a tomar mejores decisiones comerciales que se acoplen a dicha realidad.
Así pues, combinando distintas tecnologías (de reportes financieros automáticos, dashboards, inteligencia artificial, etc.) se desbloquean beneficios diversos que contribuyen a generar ventajas competitivas, ahorrar recursos temporales y económicos, preservar la liquidez, obtener mejoras productivas y responder a los cambios del mercado. En consecuencia, y a largo plazo, las compañías pueden mantener la estabilidad de sus finanzas y conseguir mejoras progresivas de ingresos que las ayuden a crecer.
Beneficios generales de la tecnología en el ámbito empresarial
Es cierto que cada tipo de tecnología ayuda a desbloquear distintos beneficios, por lo que nombrar a cada uno de ellos tomaría demasiado tiempo. Sin embargo, algunas de las ventajas más importantes, y mayormente documentadas, que la tecnología tiene la capacidad de crear en el ámbito empresarial, se pueden resumir de la siguiente manera:
- En los años posteriores a su implementación, distintas herramientas tecnológicas disminuyen costos operativos hasta en un 76% de los casos, de acuerdo con una encuesta de McKinsey.
- De acuerdo con la misma encuesta, el 69% de las empresas que inician su transformación tecnológica reportan mejoras en el rendimiento de sus flujos de ingresos actuales.
- En menor proporción (el 59% de los casos), pero aun de forma significativa, la evolución tecnológica ayuda a las empresas a reconocer y explotar nuevos flujos de ingresos.
- El desarrollo tecnológico empresarial lleva a una mejor experiencia del personal en un 79% de las compañías, siendo el beneficio reportado de manera más frecuente, probablemente por el alivio en la carga laboral y simplicidad que las herramientas digitales representan para este.
Hablando de tecnologías más específicas y su impacto en aumentar las ganancias de una compañía, una encuesta de KPMG encontró que, de las herramientas que generaron algún tipo de beneficio económico en los negocios, las inversiones en data y analítica, ciberseguridad, y sistemas en la nube fueron las más rentables. Seguidas de cerca por las inversiones en IA, realidad virtual y aumentada y las herramientas no code.
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El potencial de la inteligencia artificial para realizar tareas cotidianas
Aunque, aparentemente, el potencial económico de la inteligencia artificial aún no está alcanzando los niveles de rentabilidad del big data, la ciberseguridad o los sistemas en la nube, la nueva popularidad de esta tecnología ha generado enormes cantidades de inversión en ella, lo cual está desbloqueando cada vez más aplicaciones con gran impacto financiero. Entre las funcionalidades más importantes que la IA tiene el potencial de ayudar a realizar, se pueden nombrar las siguientes:
- Atención al cliente por medio de chatbots u otras herramientas que agilizan el primer contacto que un cliente tiene con un negocio o que solucionan problemas con varios niveles de dificultad.
- Personalización a través de algoritmos que analizan los patrones de consumo de cada cliente para hacer recomendaciones precisas, fomentando la lealtad comercial.
- Extracción y análisis de datos a través de software que permite mantener actualizada la información financiera de un negocio de forma automática y sacar posibles insights importantes a partir de ella.
- Automatización de pagos y cobros, conciliaciones, contabilidad, y otras tareas cotidianas relativamente sencillas, pero que consumen grandes cantidades de tiempo, esenciales para otras funciones estratégicas.
- Generación de contenido por medio de distintas herramientas que, mediante prompts o instrucciones, pueden crear planes de negocios, imágenes, y otros contenidos utilizables tanto de forma interna como externa.
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Diferencia entre la automatización y la digitalización
Automatización y digitalización son 2 procesos esenciales en el camino hacia la evolución tecnológica. Si bien se puede decir que son complementarios y que están relacionados, en realidad, se tratan de 2 conceptos diferentes que deben ser entendidos a fondo para tomar una mejor decisión sobre en cuál invertir de acuerdo con las metas y necesidades específicas de tu empresa.
Por un lado, la automatización se define como el proceso en el que cualquier tipo de tarea comienza a realizarse de forma automática a través de un sistema digital, es decir, sin intervención de input humano. Este procedimiento es de gran ayuda para negocios que buscan ahorrar en tiempo en tareas diarias o mejorar su productividad. Algunos ejemplos de automatización en el ámbito empresarial son la extracción de datos en tiempo real, la generación automática de recordatorios de pago y la conciliación y sincronización de facturas sin intervención humana.
En cambio, la digitalización es el proceso de llevar las tareas manuales, procesos operacionales, reportes y datos de un espacio análogo o físico a un entorno digital. La digitalización es crucial para aquellas empresas que enfrentan problemas de desorden administrativo, puesto que esta suele implicar centralizar los datos y hacerlos más accesibles. Un claro ejemplo de digitalización en el contexto de negocios es la utilización ERP o software de gestión de recursos empresariales para rastrear los recursos disponibles.
Áreas clave que se pueden automatizar o digitalizar de manera accesible
Toda esta información deja claro que el gran impacto positivo que la tecnología puede tener en un negocio, no obstante, obtener dicho impacto suele requerir de cierto grado de inversión. La buena noticia es que existen herramientas altamente accesibles que permiten automatizar procesos, digitalizar datos y, en general, desbloquear estas ventajas con una inversión reducida o, incluso, inexistente, en ciertas áreas. Específicamente, estas áreas son 3: finanzas, cuentas por pagar y por cobrar y gestión de riesgos externos.
Analítica financiera
Digitalizar y automatizar las finanzas de una empresa es, generalmente, una tarea alcanzable por medio de un sistema de gestión empresarial o ERP que se encargue de centralizar la información en un solo lugar y facilite su monitoreo. Aunque estos sistemas pueden ser costosos, la buena noticia es que existe un mercado amplio con opciones que se adaptan a diferentes tamaños de negocios, industrias y hasta presupuestos, ya que también existen plataformas de gestión empresarial gratuitas.
Cuentas
El área de cuentas por pagar y por cobrar puede ser fácilmente automatizable y digitalizable gracias la gran cantidad de procesos repetitivos que abarca, los cuales pueden ser realizadas por un sistema digital, sin necesidad de grandes conocimientos técnicos. Dependiendo de las metas, presupuesto y necesidades de un negocio, es posible digitalizar y automatizar sus cuentas de forma sencilla mediante software que se especialice en generar recordatorios de pago automáticos, en permitir la programación de pagos o, mejor aún, en automatizar las cuentas de forma completa.
Gestión de riesgos externos
Aunque resulta cierto que las compañías pertenecientes a sectores bancarios o de tecnología financiera necesitan de sistemas de gestión de riesgos externos y seguridad más complejos, empresas de otras industrias pueden cubrir sus necesidades de manejo de riesgos de terceros con herramientas gratuitas o de bajo costo y que son fáciles de integrar. Las capacidades de esta clase de plataformas van desde el monitoreo de datos de proveedores y clientes, hasta la creación automática de perfiles de riesgo según ciertos indicadores.
Herramientas básicas para automatización y digitalización
Para llevar esta información hacia un contexto práctico, con herramientas específicas en las que los negocios se pueden apoyar para aprovechar los beneficios de la tecnología, aquí hay algunas recomendaciones de software, apps y distintas plataformas que tienen el potencial de asistir en el proceso de automatización y digitalización de tu empresa en áreas específicas:
Software de analítica financiera
Xepelin ofrece una plataforma de tecnología con la que es posible monitorear indicadores financieros en tiempo real gracias a su sincronización con el sistema de facturación de una empresa. Como resultado, cualquier persona que lo necesite, puede acceder a información actualizada sobre las ventas, compras y flujo de liquidez del negocio, generar reportes y obtener información adicional sobre volumen de deuda y sobre tendencias y patrones estacionales de ventas conforme a datos históricos, todo de forma gratuita.
Sage 300 combina la gestión contable con algunas funciones de analítica que permiten vigilar las fluctuaciones de indicadores financieros mes con mes, año con año y día con día. Sin embargo, su relación calidad-precio puede no ser considerada como la mejor, ya que, aunque ofrece funcionalidades básicas, cada función adicional tiene un costo extra.
Qlik es un software de analítica avanzado que incorpora funcionalidades de inteligencia artificial, generación automática de reportes y bases de datos colaborativas entre miembros de un equipo. No obstante, su precio puede ser un obstáculo para negocios de menor tamaño, puesto que el plan más básico tiene un valor aproximado de $825 dólares mensuales para una cantidad máxima de 20 usuarios.
Plataformas de manejo de gestión de cuentas por cobrar y por pagar
Xepelin también ofrece un sistema que se integra con las cuentas por pagar y por cobrar de una empresa para sincronizar facturas automáticamente, automatizar pagos y cobros, programar la emisión de recordatorios de pago, y centralizar toda la información sobre cuentas vigentes y vencidas en un solo lugar para facilitar su monitoreo. Esta herramienta resulta accesible para empresas de todo tipo, dado que es completamente gratuita.
Moonflow es un software especializado en gestión y automatización de cobros con planes que van desde los $149 dólares mensuales, y ofrece funcionalidades interesantes, como la posibilidad de enviar recordatorios por el medio preferido de cada cliente. Desafortunadamente, Moonflow no ofrece funcionalidades en materia de pagos, por lo que se requiere adquirir herramientas adicionales para esta área de actividades.
Por cobrar brinda una plataforma con la que es posible facturar y conciliar automáticamente, analizar información actualizada de cobros y programar recordatorios. Al igual que sucede con Moonflow, no tiene capacidades adicionales para procesar cuentas por pagar y cabe mencionar que, si bien tiene costo, este es difícil de estimar, debido a que es necesario agendar una cita para conocerlo.
Herramientas de gestión de riesgos de terceros
Xepelin ofrece una plataforma de gestión de riesgos externos gratuita que es capaz de recopilar y mostrar información sobre clientes y proveedores para determinar su nivel de riesgo a partir de métricas como la composición de su cartera de clientes y proveedores y su salud financiera general. Con ella, es posible tener una mejor idea sobre aquellos clientes y proveedores que son de mayor riesgo y tomar las medidas necesarias para evitarlos o gestionarlos adecuadamente.
Vendor360 es otra de las pocas herramientas en el mercado que cumplen la función de ayudar a determinar el riesgo de terceros a partir de patrones e indicadores clave; además, posee funcionalidades para mejorar la comunicación con ellos. Sin embargo, solo se encarga de analizar proveedores, por lo que no es posible analizar riesgos de impago u otra clase de riesgos asociados con clientes a través de este software.
Como puedes ver, existen muchos beneficios que tiene el preparar a tu empresa hacia el ámbito de la tecnología, y la buena noticia es que hay múltiples herramientas en el mercado que convierten esta meta en algo totalmente accesible. No obstante, los procesos de digitalización y automatización pueden llegar a ser costosos debido a que suelen requerir la adquisición simultánea de múltiples plataformas, por lo que encontrar a un solo aliado que ofrezca distintos servicios en una sola plataforma y sin costos adicionales, como Xepelin, resulta invaluable.
Con Xepelin, tu empresa puede comenzar su transición tecnológica de forma sencilla en materia de analítica, gestión de riesgos, manejo de cuentas y hasta financiamiento digital en un solo lugar, y lo único que tienes que hacer para comenzar hoy mismo a aprovechar estas y otras funcionalidades es crear una cuenta en Xepelin.
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