Las fugas de dinero, definidas como gastos constantes e innecesarios pero difíciles de detectar, pueden llegar a impactar a tu empresa de forma significativa, acumulando salidas de efectivo que con el tiempo pueden llegar a convertirse en reducciones drásticas de liquidez y márgenes de beneficio.
Por ello, tienes que controlarlas, y el paso inicial para hacerlo efectivamente es asegurar que puedas detectarlas en primer lugar y así consigas eliminarlas antes de que escalen.
Para lograrlo, en este artículo te brindamos 8 recomendaciones enfocadas en hacer que las fugas de capital de tu negocio sean mucho más visibles, de tal manera que sus riesgos sean mínimos. Igualmente, te brindamos ejemplos de fugas que deberías buscar y algunos consejos para prevenirlas más allá de solo detectarlas oportunamente.
Elige una forma de digitalizar y centralizar cada gasto
La forma más efectiva de mantener la visibilidad sobre cada gasto en tu empresa, y así facilitar la identificación de fugas, es digitalizando y centralizando la información financiera, eliminando así errores de registro que puedan ocultar gastos innecesarios y bases de datos segmentadas que solo muestran informes parciales.
Para ello, tienes distintas opciones, como utilizar tarjetas corporativas, instalar software de control de gastos o recurrir a una herramienta que extraiga información directamente de tu sistema de facturación; aquí lo importante es tomar acción para construir una sola fuente de verdad en tu empresa, que sea más sencilla de monitorear.
Crea procesos claros y repetibles de registro
Una gran cantidad de información sobre gastos que podría ayudar a detectar fugas suele perderse entre el momento en el que un ticket de compra es generado y en el que es anotado oficialmente, así que contar con un proceso claro y repetible para registrar estos datos en la base de datos de tu empresa es crucial.
¿Qué debe hacer el realizador de una compra para registrarla? ¿A quién debe acudir? ¿Por qué medio? ¿Cuándo es la fecha límite para registrar un gasto? La respuesta a estas preguntas debe ser perfectamente clara para cualquier miembro responsable de manejar compras, de tal forma que la pérdida de datos causada por errores u olvidos en el proceso sea mínima.
Aprovecha los dashboards de datos en tiempo real
Hoy en día, existen muchas herramientas digitales que no solo extraen datos y los centralizan, sino que generan dashboards o reportes con cambios en tiempo real según surja nueva información, y esta clase de tecnología es extremadamente útil para tener una visibilidad total y detallada sobre gastos y posibles fugas.
Es común que la razón por la que estas herramientas no son aprovechadas sea su costo, pues suelen estar incluidas con software más complejo con un costo de suscripción mensual; por esto es importante destacar que existen versiones gratuitas, como Xepelin, que te permiten visualizar gastos sin representar uno por sí mismas.
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Conecta herramientas de software
Desafortunadamente, a menos que solo se utilice una sola herramienta, aprovechar software financiero no es una solución mágica a los problemas que invisibilizan patrones de gasto en tu empresa. Cuando varios de estos coexisten (por ejemplo, cuando se cuenta con uno de contabilidad, otro de gastos, otro de cobros, etc.), diversos datos pueden perderse o ser inaccesibles en el momento correcto.
Por esto, es importante elegir herramientas que se puedan integrar y compartir información entre sí, de tal forma que gastos y posibles fugas permanezcan visibles en cualquier sistema.
Realiza auditorías periódicas
Las herramientas adecuadas y los protocolos detallados te permitirán generar la información para detectar excesos de dinero gastado, pero esto no servirá de mucho si los datos no son revisados con una periodicidad fija y constante.
Cuando se monitorean los gastos de tu negocio de forma periódica, puedes detectar cuándo existe un aumento de egresos que esté revelando una posible fuga. Sin esto, los incrementos de cuidado pueden pasar desapercibidos por mucho tiempo.
La mejor frecuencia posible depende de las necesidades y situación de tu empresa; por ejemplo, una situación crítica de gastos podría requerir un monitoreo más estricto. Lo importante es fijarla oficialmente y realizar auditorías cada vez que llegue el momento.
Mantén una comunicación abierta y constante con responsables de compras
Ciertas fugas pueden pasar desapercibidas incluso con una auditoría periódica, ya que existen adquisiciones como software o inventario extra que pueden parecer indispensables, pero que no necesariamente lo son, y el escuchar el criterio de tu equipo te ayudará a detectarlos.
A fin de cuentas, los datos no generan valor si no son interpretados, y es tu equipo (ya sea de finanzas u otros miembros responsables de tomar decisiones de compra) el que interactúa directamente con ellos, siendo capaz de expresar si encuentra algo sospechoso o potencialmente riesgoso, así que es importante fomentar un entorno de comunicación abierta que incentive la participación de esta forma.
Considera invertir en tecnología para el análisis automático de gastos
Existen patrones deficientes de gasto que incluso un humano entrenado puede pasar por alto en algunas situaciones de presión o cansancio, por lo que podría ser buena idea invertir en tecnología más avanzada para analizar gastos y encontrar fugas automáticamente.
Específicamente, la IA puede ser de gran ayuda para analizar grandes cantidades de información de forma rápida, pero sin sesgos y con una vulnerabilidad menor a errores, lo cual hace del incorporarla a procesos de control de gastos una decisión óptima.
Consolida cuentas
Muchas veces es necesario contar con múltiples cuentas bancarias para organizar y separar obligaciones de pago como la nómina, los impuestos y demás, pero demasiadas cuentas o subcuentas pueden nublar la visibilidad sobre los patrones de gasto de tu empresa.
Entonces, lo ideal es consolidar cuentas en la mínima cantidad posible, de una forma en la que los gastos están organizados, pero no demasiado segmentados como para hacer del acceso a datos importantes algo complicado.
Ejemplos de fugas de dinero comunes a tener en mente
Todo lo anterior te permitirá mantener la visibilidad de gastos, de tal forma que encontrar excesos sea más sencillo, pero tener en mente estas fugas comunes te ayudará a encontrarlas más fácilmente al saber exactamente lo que estás buscando:
- Suscripciones a software sin utilizar
- Pagos duplicados a proveedores
- Comprar más inventario del necesario
- Costos excesivos de almacenamiento
- Pago de intereses excesivos debido a retrasos
- Compra de beneficios que no se están utilizando
- Aumentos de precios de proveedores
- Pago de más impuestos de los necesarios
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¿Qué puedes hacer para prevenir fugas de dinero en tu empresa?
Dado que las fugas de dinero son tan difíciles de detectar al momento, aumentar su visibilidad con el fin de simplificar su detección tan pronto como sea posible es la mejor estrategia para mitigarlas. Sin embargo, sí hay controles que puedes ejercer para reducir la posibilidad de que estas se presenten en primer lugar, tales como:
Crear políticas de gasto detalladas: Las políticas de gasto le dicen a tu equipo límites y categorías permitidos, así como posibles consecuencias de excesos. Así, incentivan la revisión y el análisis y guían directamente decisiones que prevengan fugas.
Tener metas claras: Un objetivo claro de ahorro o retorno le puede decir mucho a tu equipo sobre cómo puede gastar dinero para lograrlo, algo que permite que decisiones de gasto se mantengan útiles y en los parámetros deseados, sin excesos.
Estandarizar procesos de aprobación: Los procesos de aprobación adecuados y alineados con políticas y metas funcionan como un filtro adicional que impide que fugas en potencia se materialicen. Cuando una solicitud de gasto irrelevante o excesiva se presenta, contar con este proceso ayuda a que no se convierta en un desperdicio con impacto real.
En pocas palabras, prevenir fugas de dinero implica crear barreras que impidan que se vuelvan tangibles debido a malentendidos, errores o una mala comunicación, pero, dado que es imposible que estos límites filtren a toda fuga, lo ideal es aumentar la visibilidad para identificar problemas a tiempo.
Siguiendo estas medidas, detectar fugas de dinero a tiempo puede ser algo mucho más sencillo en tu empresa. Una vez identificadas a tiempo, puedes evitar que reduzcan tu liquidez y márgenes de forma radical.
Todas estas estrategias son extremadamente útiles, pero es cierto que una de ellas se destaca: la visibilidad en tiempo real, pues es la que brinda el mayor nivel de trazabilidad y transparencia que te permitirá detectar fugas, así que, si necesitas empezar por una sola medida, esta es la que te brindará el mayor impacto en menos tiempo.
Solo recuerda que no necesitas un software especializado o costoso para conseguirla, pues Xepelin la brinda de manera gratuita por medio de una plataforma en la nube que se conecta con el sistema de facturación de tu empresa para mostrar datos siempre actualizados y fiables de gastos, pero junto con ingresos y márgenes para construir una visión completa.
Así, puedes tomar el control de fugas y gastos, sin tener que gastar más.
Lo único que necesitas para empezar es crear una cuenta en Xepelin.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
