En ocasiones, los procesos manuales no son los culpables detrás del desorden administrativo o de los gastos excesivos, sino que el factor responsable es la falta de políticas administrativas y financieras.
Específicamente en el ámbito financiero, la falta de políticas puede provocar que los empleados tomen decisiones de gastos o compras sin tener en cuenta las metas de la empresa, lo cual resulta en costos elevados y adquisiciones innecesarias. Además, esta falta de guía puede complicar el proceso administrativo y contable, facilitando que documentos comerciales, como facturas y recibos, no sean procesados adecuadamente y sean difíciles de hallar al momento de conciliar o realizar el cierre contable anual.
Por este motivo, en este artículo te daremos algunos consejos para que construyas una política de gastos efectiva en tu empresa, enfocada en eliminar los gastos innecesarios, facilitar su cumplimiento y alinear la visión del equipo hacia una meta en común.
Define el objetivo de la política de gastos
La definición de uno o varios objetivos específicos ayudará a construir la política de forma más sencilla y a identificar posibles KPIs que permitan rastrear su progreso hacia estas metas. Por ejemplo, si el objetivo de la política será disminuir gastos innecesarios, esta deberá construirse con límites más estrictos y formas más rígidas de cumplimiento, esto con el fin de reflejar la meta principal.
Por otro lado, si esta tiene un enfoque orientado hacia un mejor proceso administrativo, los límites no serán tan importantes, pero los procesos detallados y bien delimitados serán esenciales.
Garantiza transparencia y simplicidad desde un inicio
Si los miembros de una empresa no comprenden las razones detrás de una política de gastos o si esta es demasiado complicada, es posible que busquen formas de burlarla o que, simplemente, sean incapaces de seguirla. Con esto en mente, al momento de redactar, es importante utilizar lenguaje claro y conciso, evitar incluir demasiados apartados y expresar, de forma clara y transparente, las razones detrás de cada punto. De esta manera, es más probable que la política pueda ser respetada sin inconvenientes.
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Categoriza posibles gastos
Al categorizar los gastos en distintos tipos (comida, viajes, transporte, alojamiento, etc.), el planteamiento de límites será mucho más sencillo y justo, facilitando el cumplimiento de la política por parte de los empleados. Diferentes tipos de gastos requieren de distintas cantidades de recursos, y lo que resulta excesivo para una categoría puede resultar insuficiente para otra, por lo que tomar en cuenta estas diferencias al momento de construir la política de tu empresa es una buena idea.
Establece métodos de pago ideales para cada tipo de gasto
Es natural que una sola empresa utilice diferentes métodos de pago para afrontar distintas compras y gastos, esto con el fin de simplificar el manejo de las finanzas o de evitar generar mayores intereses en ciertas tarjetas. Pero, para que no exista confusión alguna sobre cuál método de pago utilizar en cada situación específica, es importante expresar en la política aquel que se deberá ocupar en cada situación.
Incluye un proceso de reembolso claro
En algunas ocasiones, los miembros de tu empresa podrían verse obligados a utilizar recursos propios para cumplir con alguna actividad relacionada con el negocio, y lo justo es que estos gastos sean reembolsados por la compañía. Por esta razón, tu política de gastos deberá incluir un proceso de reembolso claro que les permita a los trabajadores de tu empresa saber con quién acudir para solicitar un reembolso y cómo hacerlo.
Delimita los gastos que se pueden reembolsar y los que no
Antes de delimitar el proceso de reembolso, es crucial hacer una distinción entre aquellos gastos necesarios que un empleado puede hacer para cumplir con su obligación hacia la compañía y aquellos que no contribuyen a las metas generales de esta (como compras personales). Además de reducir ciertos costos no esenciales, redactar este apartado con la máxima claridad posible permitirá que los empleados comprendan las limitaciones de lo que pueden y no pueden reembolsar y que entiendan las razones detrás de cada decisión, facilitando así el cumplimiento de la política sin malentendidos.
Facilita el proceso contable con la centralización de documentos
Como el fin de facilitar el trabajo del equipo contable, resulta una buena práctica el solicitar la presentación de facturas o recibos de compra al momento de pedir un reembolso. De esta manera, los miembros del departamento de contabilidad pueden tener un mejor control sobre cada movimiento específico y conciliar adecuadamente. Como beneficio adicional, esto también te permitirá combatir ciertos tipos de fraude interno en los que los empleados solicitan reembolsos de compras que nunca sucedieron.
Para mayor eficiencia contable, puedes hacer lo posible por juntar estos documentos y centralizar la gestión financiera, con el fin de que cada trabajador pueda consultar y cotejar la información que requiera, siempre que sea necesario.
Establece límites en cuanto al valor de compras y otros gastos
El hecho de que algunos gastos individuales, razonablemente, deban ser cubiertos con los recursos de la compañía, no implica que no exista un límite al que estos deban atenerse. Uno de los aspectos más fundamentales al momento de construir una política de gastos enfocada en eliminar costos innecesarios es poner un límite a la cantidad de dinero que se pueda utilizar según cada circunstancia. Por ejemplo, puedes establecer un límite por categoría de gasto, por método de pago o por empleado, según consideres conveniente.
Además, con el fin de evitar problemas de exceso de inventario, también sería razonable establecer un límite al volumen de adquisiciones que se pueda realizar antes de solicitar autorización adicional.
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Crea procedimientos de autorización
Si bien los límites son necesarios para evitar gastos injustificados, existen casos especiales en los que gastar un poco más en una compra, cena de negocios, viaje, etc., está dentro de lo que podría ser considerado como razonable, por lo que tu política de gastos debería de incluir un proceso de autorización para estas situaciones.
Además de dejar claro el procedimiento para solicitar una autorización adicional, los criterios de aprobación, y con quién acudir para hacerlo, también es buena idea estipular ciertos casos en los cuales se recomienda iniciarlo, ya que un exceso de solicitudes puede entorpecer el trabajo de la persona responsable de brindar o negar las autorizaciones.
Colabora con tu equipo al momento de establecer límites
Si no estás seguro de los límites que deberías establecer para cada departamento o cada tipo de compra, lo mejor es comunicarte con distintos miembros de tu equipo para llegar a un consenso mutuo. Al tomar este paso, conocerás más de cerca las necesidades de cada área y las situaciones específicas en las que un gasto mayor podría ser razonable y así crear una política más justa y con la que todos los trabajadores estén de acuerdo.
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Actualiza en caso de ser necesario
A medida que cambien las necesidades y prioridades de tu compañía, será muy probable que debas modificar la política de gastos para reflejar estos cambios. Si bien es fundamental realizar actualizaciones cada cierto tiempo, las modificaciones demasiado frecuentes solo provocarán que los empleados tengan dificultades en seguir los nuevos cambios, aumentando las probabilidades de que dejen de seguir las normas establecidas, aunque sea de manera involuntaria.
Como regla general, es buena idea revisar la política de gastos de manera anual, considerando nuevas tendencias y objetivos del negocio, sin incurrir en correcciones excesivas. En caso de que se deban realizar modificaciones antes por cualquier razón, es aconsejable enviar una notificación a cada empleado con los cambios realizados, esto con el fin de garantizar que estén conscientes de ellos.
Vigila que la política se cumpla
Sin importar qué tan clara o detallada sea la política de tu empresa, de no hacer lo posible por garantizar que se cumpla, corres el riesgo de que esta no tenga ningún impacto positivo en la reducción de gastos o en otro ámbito. Por lo tanto, es recomendable establecer formas de hacerla cumplir en todo momento a través de un monitoreo constante, reportes de gastos de cada empleado y mediante posibles consecuencias en caso de incumplimiento, como rechazos automáticos a solicitudes de reembolso.
Ahora bien, ¿cómo es posible facilitar el monitoreo de gastos para garantizar que una política se está cumpliendo o está siendo efectiva? Con el propósito de que esta tarea sea lo más rápida y fácil posible, lo mejor es apoyarse en un sistema de rastreo de datos en tiempo real, como el de Xepelin.
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